Integración Academy by Coassemble ZapierAutomatiza Academy by Coassemble con Zapier.
La integración Academy by Coassemble Zapier reúne 7 disparadores, 8 acciones y 3 búsquedas. Tres disparadores arrancan al momento y cuatro esperan a que Zapier pase a mirar. Aquí tienes qué hace cada uno, cuánto te cuesta y dónde suele romperse.
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Qué hace de verdad la integración Academy by Coassemble Zapier
Conecta tu plataforma de cursos Academy by Coassemble con el resto de herramientas de tu equipo, sin programar. Un Zap (una automatización: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez) vigila lo que pasa en Academy, una matrícula o un curso terminado, o escribe allí por ti: una carpeta, un grupo, un usuario.
Una bienvenida que llega sola. En una academia de idiomas, New Enrollment avisa en cuanto alguien se matricula y la acción siguiente envía el correo de bienvenida desde tu herramienta de email. Funciona incluso en el plan gratuito.
Una carpeta por cada nueva sede. Una red de franquicias da de alta un local en su CRM, y Create Folder le reserva su espacio en Academy para los cursos propios de esa sede.
Un responsable que se entera. Cuando un empleado acaba su formación obligatoria, Course Completed lo comunica al instante y el aviso llega a su responsable por el canal que ya usa.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción edita ni borra un curso, un grupo o una carpeta, y ningún disparador reacciona a un curso modificado. Un Zap tampoco mira atrás: las matrículas anteriores a su activación se quedan como están. Si dudas entre plataformas, la comparativa Make vs Zapier ordena los criterios.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras lees toda la página. Mantienen este sentido hasta el final.
- Zap
- Una automatización montada en Zapier: un único disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ese disparador ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, por ejemplo un curso nuevo en Academy. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap cuando arranca: el paso que crea, envía o mueve algo por ti, como un grupo nuevo.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cuota mensual de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta: Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo: la app llama a Zapier en cuanto ocurre el evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, un usuario o un curso, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Academy vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada en cada paso de cada Zap que toca Academy.
Lo que cuesta de verdad
El disparador sale gratis. Zapier cobra tareas, y una tarea es una acción que salió bien.
- App premiumNo, entra en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos en el plan gratuito2: un disparador, una acción
- Disparadores instantáneos3 de 7
Comprobar si hay cursos o carpetas nuevos en Academy no cuesta nada, por mucho que Zapier mire. Cada acción que se completa cuenta una vez: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no se descuenta. Academy by Coassemble no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito: 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y una consulta cada 15 minutos. La pega: ese plan se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Con un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y exige un plan de pago.
Conectar Academy by Coassemble con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Solo tienes que hacerlo una vez: después la conexión aparece en cada paso que use Academy.
- 02
Elige Academy by Coassemble
Escribe Academy by Coassemble en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Academy para que inicies sesión allí.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Academy by Coassemble en esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. Necesitas una cuenta en la app y permiso de lectura o escritura sobre lo que no sea tuyo y quieras que el Zap toque.
Tu primer Zap: cada curso nuevo para la promoción en marcha
ObjetivoCada vez que aparece un curso en Academy, buscar el grupo de la promoción en curso y matricularlo en ese curso.
- 01
Coloca el disparador
Crea un Zap, elige Academy by Coassemble como app de inicio y New Course como evento, y luego tu conexión. Es un disparador por consulta: Zapier mirará al ritmo de tu plan.
- 02
Prueba con un curso real
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que configuras lo demás con un curso de verdad y no con un ejemplo.
- 03
Busca el grupo
Añade Find Group y escribe el nombre de la promoción en Group Name, que es obligatorio. Este paso de búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, así que necesita plan de pago.
- 04
Matricula el grupo
Añade Enroll Group in Course, con el grupo encontrado en Group y el curso del disparador en Course. Prueba el paso y revisa lo que devuelve antes de seguir.
- 05
Publica
Pulsa Publish para activarlo. Solo los cursos creados a partir de ese momento entran en el Zap; los anteriores no se recuperan.
Los 7 disparadores de Academy by Coassemble
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Academy by Coassemble, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Course
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new course is created.”
Cada curso que alguien crea en tu espacio se convierte en punto de partida de un Zap, listo para anunciarlo o registrarlo en otra herramienta.
New Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new folder is added.”
Las carpetas son donde Academy guarda los cursos, y este disparador detecta cada carpeta nueva de tu espacio.
New Enrollment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new enrollment is added.”
En cuanto alguien queda matriculado en un curso o un grupo, este disparador pasa la matrícula. Zapier lo destaca para esta app y es el más rápido de reaccionar.
New Group
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new group is added.”
Un grupo junta a varios alumnos dentro de un curso, y este disparador recoge cada grupo nuevo de tu espacio.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is added.”
Cualquier persona que entra en tu espacio de Academy aparece aquí, venga de una invitación o de otro Zap.
Module Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a student completes a module.”
Más detallado que el curso entero: este disparador salta cada vez que un alumno termina un módulo, para seguir el avance paso a paso.
Course Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a student completes a course.”
Cuando un alumno llega al final de un curso, este disparador envía la finalización sin esperar. Zapier también lo destaca.
Las 8 acciones de Academy by Coassemble
Academy by Coassemble te da 8 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Enroll Multiple Users
AcciónEn Zapier“Enrolls multiple users into groups or courses in one go.”
Coge una lista entera de usuarios y los matricula en grupos o cursos de una sola vez.
Create Course
AcciónEn Zapier“Creates a new course.”
Monta un curso en blanco con el título que le das, dentro de la carpeta que elijas.
Deactivate User
AcciónEn Zapier“Deactivate a user to remove their access to your workspace.”
Quita a una persona el acceso a tu espacio desactivándola. Es la única acción de retirada disponible.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Creates a new folder.”
Añade una carpeta a tu espacio para que los próximos cursos tengan dónde vivir.
Enroll Group in Course
AcciónEn Zapier“Enrolls an existing group in a course.”
Engancha un grupo existente a un curso, de modo que todos sus miembros acceden a él.
Create Enrollment
AcciónEn Zapier“Enrolls a user into a course or group.”
Matricula a un usuario en un curso o en un grupo. Es la acción que Zapier destaca para la app.
Create Group
AcciónEn Zapier“Create a new group in a course.”
Abre un grupo vinculado a un curso, listo para recibir una promoción.
Create User
AcciónEn Zapier“Creates a new user.”
Da de alta a una persona en tu espacio de Academy, y solo exige First Name.
Las 3 búsquedas de Academy by Coassemble
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Academy by Coassemble, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra algo que ya existe en Academy, un curso, un grupo o un usuario, y se lo pasa a los pasos siguientes. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Cada una aparece también como «buscar o crear»: la misma búsqueda con una casilla marcada, no una operación más.
Find Course
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a course.”
Localiza un curso de tu espacio para que un paso posterior matricule a alguien en él o le enganche un grupo.
Find Group
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a group.”
Busca un grupo por su nombre, y basta con una parte: Group Name es su único campo obligatorio.
Find User
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a user of your Coassemble workspace.”
Trae a una persona de tu espacio de Coassemble para que una matrícula o una baja apunte a la cuenta correcta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Márcala y la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el paso pide los campos para crear el elemento que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, parar el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Academy se rompe
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a esta app, así que las trampas a conocer son las generales, aplicadas a cursos y alumnos.
Cuatro casos cubren casi todos los sustos. Si tu Zap ya falla, empieza por Depuración Zapier.
Nada de recuperar el pasado
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los cursos o las matrículas anteriores nunca llegan; mover ese histórico es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Si escribes donde mira tu propio disparador, como Create Enrollment en un Zap que arranca con New Enrollment, se relanza sin parar y quema tareas.Importaciones masivas retenidas
Si importas de golpe muchos grupos o usuarios, el disparador devuelve de repente un lote enorme. La protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.Permisos que faltan tras un campo obligatorio
Create Course exige una carpeta donde la cuenta conectada tenga permiso de creación. Sin ese permiso en Academy, el paso no puede crear el curso.
¿Necesitas ayuda para automatizar Academy by Coassemble con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
