Integración AdminPulse ZapierAutomatiza AdminPulse con Zapier.
La integración AdminPulse Zapier reúne 8 disparadores, 18 acciones y 4 búsquedas. Los ocho disparadores son instantáneos: una tarea, un cliente o un documento nuevo en AdminPulse pone en marcha la automatización al momento, incluso en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración AdminPulse Zapier en un despacho
AdminPulse lleva la trastienda de despachos contables, gestorías y firmas de auditoría: clientes, tareas, horas y documentos en un mismo sitio. Conectarlo con Zapier permite que un suceso en AdminPulse arranque un Zap: una automatización formada por un disparador y una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ese suceso ocurre, sin que tengas que tocar nada.
Tres resultados que se notan pronto. Clientes dados de alta sin teclear dos veces: cuando un formulario de tu web recoge un cliente nuevo, Create Relation lo crea en AdminPulse y Add Relation Email le añade el correo del contacto de administración. Subtareas que se cierran solas: si la firma de un documento se gestiona en otra herramienta, Update Task Status marca como hecha la subtarea correspondiente. Horas que llegan a facturación: las reuniones apuntadas en un calendario se convierten en partes de trabajo con Create Work Registration.
Y ahora los límites, sin adornos. Zapier no borra en AdminPulse ni clientes, ni tareas, ni documentos: la única eliminación disponible es Delete Relation Bank Account. Tampoco hay disparador para un elemento borrado, y las cuatro búsquedas no tienen variante de buscar o crear. Lo que no aparece entre las 30 operaciones de abajo no existe en Zapier para esta app.
¿Aún dudas entre plataformas? Las comparativas Make vs Zapier y n8n vs Zapier ponen las tres herramientas frente a frente.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en cada bloque de esta página. Aquí van una sola vez, en castellano llano.
- Zap
- La automatización en sí: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan con cada nuevo suceso.
- Disparador
- El suceso de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier lo espera sin que tengas que hacer nada.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo en una app por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto intervalo. Instantáneo, la app avisa a Zapier en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes puedan usar lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de AdminPulse vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de AdminPulse de cada Zap.
Lo que cuesta de verdad AdminPulse en Zapier
AdminPulse no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. La factura depende solo de las acciones que salen bien.
- App premiumNo, disponible en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño de un Zap gratuitoDos pasos: un disparador y una acción
- Disparadores de AdminPulse8 de 8 instantáneos, sin espera de consulta
El disparador nunca gasta una tarea, y tampoco la vigilancia de sucesos nuevos. Cada acción completada cuenta una vez: un Zap con tres acciones consume el triple que uno con una sola, y una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero solo dos pasos por Zap. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a los disparadores por consulta, y AdminPulse no tiene ninguno.
Conecta tu cuenta de AdminPulse con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador: escribe AdminPulse y selecciónala en la lista de resultados.
- 02
Inicia sesión en AdminPulse
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de AdminPulse donde entras con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps. Necesitas una cuenta de AdminPulse y permiso de lectura o escritura sobre los clientes y tareas que no sean tuyos.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión queda guardada en la página Apps y cada paso de AdminPulse de tus Zaps la reutiliza, así que solo la creas una vez por cuenta.
Tu primer Zap: dejar constancia de cada documento revisado
ObjetivoCuando alguien modifica un documento en AdminPulse y cumple tu condición, registrar una interacción en la ficha del cliente para que el historial muestre la revisión.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige AdminPulse como app y Document Updated como suceso. Selecciona la conexión que acabas de crear.
- 02
Prueba con datos reales
Lanza la prueba. Zapier trae los tres documentos más recientes de la cuenta conectada, así que enlazas los pasos sobre un registro auténtico y no sobre un ejemplo vacío.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono del más, elige Filter e indica el campo que se mira, la regla y el valor de comparación. Este paso convierte el Zap en uno de varios pasos, de modo que requiere plan de pago.
- 04
Añade Create Interaction
Añade otra vez AdminPulse con el suceso Create Interaction. Rellena título, descripción, identificador del cliente y tipo, con la fecha en ddMMyyyy y la hora en HH:mm.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta la prueba de la acción y abre AdminPulse para confirmar que la interacción aparece en el cliente correcto. Si todo cuadra, pulsa Publish y el Zap queda encendido.
Disparadores de AdminPulse en Zapier
8 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en AdminPulse, y 8 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Document Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a document is created in AdminPulse.”
Cada documento que entra en AdminPulse pone en marcha el Zap. Unas cuentas anuales enviadas por el cliente, un contrato firmado: en cuanto se guardan, lo siguiente puede ocurrir sin que nadie tenga que acordarse.
Document Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a document is updated in AdminPulse.”
No siempre importa el archivo nuevo, a veces importa el cambio. Este disparador salta con cada modificación guardada en un documento existente de AdminPulse, y por eso es la puerta de entrada para seguir revisiones y versiones.
Registration Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a registration is created in AdminPulse.”
Un parte de trabajo es tiempo facturable asignado a un cliente. Este disparador reacciona a cada parte nuevo en AdminPulse y convierte las horas en una señal que otras herramientas pueden seguir sobre la marcha, no a fin de mes.
Registration Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a registration is updated in AdminPulse.”
Las correcciones de horas son donde se esconden los errores de facturación. Este disparador arranca el Zap en cuanto cambia un parte ya existente en AdminPulse: duración corregida, fecha movida o concepto de tarifa distinto.
Relation Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a relation is created in AdminPulse.”
En AdminPulse, una relación es la ficha de un cliente o de un contacto. Darla de alta suele marcar el inicio de un encargo, y este disparador deja que ese momento abra el expediente por ti en lugar de depender de una lista en papel.
Relation Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a relation is updated in AdminPulse.”
Un cambio de domicilio social, un interlocutor nuevo, otro régimen: cada vez que se guarda una ficha de cliente modificada, este disparador despierta el Zap. Es la fuente lógica para que tus otras herramientas no se queden atrás respecto a AdminPulse.
Task Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is created in AdminPulse.”
IVA trimestral, cierre contable, nóminas: el trabajo del despacho vive en las tareas. Este disparador lanza un Zap con cada tarea que se añade en AdminPulse, para que el equipo y las herramientas de alrededor se enteren en cuanto existe.
Task Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is updated in AdminPulse.”
El seguimiento es donde se pierden las tareas, y este disparador vigila justo esa fase: un estado nuevo, otro responsable asignado, una observación añadida, y el Zap se pone en marcha. El avance interno se vuelve visible para el resto de tus herramientas.
Acciones de AdminPulse en Zapier
AdminPulse te da 18 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Document
AcciónEn Zapier“Creates a new document.”
Añade un documento a AdminPulse desde el Zap, para que los archivos generados en otra herramienta lleguen al expediente sin subirlos a mano.
Create Email
AcciónEn Zapier“Creates a new email.”
Crea un correo en AdminPulse con remitente, destinatarios, asunto, cuerpo e identificador de mensaje, para guardar la correspondencia junto al expediente.
Add Attachment to Interaction
AcciónEn Zapier“Adds a file attachment to an existing interaction.”
Adjunta un archivo, con su nombre y extensión, a una interacción que ya existe, para que el justificante quede pegado al intercambio.
Create Interaction
AcciónEn Zapier“Creates a new interaction.”
Anota un intercambio con el cliente en su ficha: título, descripción, tipo, fecha y hora. El historial queda completo sin notas a mano.
Create Work Registration
AcciónEn Zapier“Creates a new work registration.”
Registra un parte de trabajo desde otra herramienta: fecha, hora de inicio y fin, cliente y concepto de tarifa al que se factura.
Add Tag to Relation
AcciónEn Zapier“Add new tags to an existing relation”
Pone etiquetas nuevas a un cliente que ya existe, lo que permite segmentar la cartera sin abrir ficha por ficha.
Add Relation Address
AcciónEn Zapier“Adds a physical address to a relation.”
Escribe una dirección postal en un cliente (calle, número, código postal, ciudad y país) y puede marcarla como principal.
Add Relation Bank Account
AcciónEn Zapier“Adds a bank account to a relation.”
Registra una cuenta bancaria por su IBAN en un cliente, con opciones de domiciliación, devolución PIT y cuenta principal.
Delete Relation Bank Account
AcciónEn Zapier“Deletes a bank account from a relation.”
Quita una cuenta bancaria de un cliente, identificada por el cliente y el GUID de la cuenta. Es la única eliminación que AdminPulse ofrece en Zapier.
Update Relation Bank Account
AcciónEn Zapier“Updates a bank account of a relation.”
Corrige una cuenta bancaria ya vinculada a un cliente: IBAN, domiciliación, devolución PIT o cuenta principal.
Create Relation
AcciónEn Zapier“Creates a relation.”
Da de alta un cliente o contacto nuevo en AdminPulse a partir de lo que arrancó el Zap, por ejemplo un formulario de tu web.
Add Relation Email
AcciónEn Zapier“Adds an e-mail address to a relation.”
Suma una dirección de correo a un cliente y puede convertirla en la principal en el mismo paso.
Update Relation
AcciónEn Zapier“Updates a relation. Fields that are empty will be ignored.”
Modifica un cliente existente e ignora los campos que dejas vacíos, así cambias un dato sin pisar el resto.
Add Relation Web Address
AcciónEn Zapier“Adds a web address to a relation.”
Guarda una URL en un cliente junto con su tipo de sitio, para tener la web de la empresa a un clic de la ficha.
Create New Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Abre una tarea en un cliente a partir de una de tus plantillas, con su fecha límite, para que entre en la planificación normal de AdminPulse.
Create New Todo
AcciónEn Zapier“Creates a new todo.”
Deja un pendiente ligero en un cliente: nombre y fecha límite, sin más. Ideal para recordatorios que no merecen una plantilla de tarea completa.
Update Task
AcciónEn Zapier“Change the name, status, assigned user, remark or tags of a task.”
Retoca una tarea existente: nombre, estado, usuario asignado, observación o etiquetas, y puede marcarla como bloqueada o no aplicable.
Update Task Status
AcciónEn Zapier“Change the status of a task, for example from in-progress to done.”
Cambia el estado de una tarea o de una de sus subtareas, por ejemplo de en curso a terminada, en un cliente concreto.
Búsquedas de AdminPulse en Zapier
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en AdminPulse, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en AdminPulse y se lo pasa a los pasos siguientes. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH, y como cualquier paso extra convierten el Zap en uno de varios pasos.
Find Relation Bank Account
BúsquedaEn Zapier“Finds a bank account of a relation, for example to check whether the relation already has a given IBAN.”
Revisa las cuentas bancarias de un cliente y te dice si un IBAN ya está registrado antes de añadirlo otra vez.
Search Relations
BúsquedaEn Zapier“Search for relations based on various criteria”
Encuentra clientes según varios criterios, con una opción para incluir los inactivos y otra para los selfbookers.
Search Tasks
BúsquedaEn Zapier“Search for tasks based on various criteria”
Recupera las tareas existentes que encajan con tus criterios, para que un paso posterior actualice la buena y no otra.
Search Users
BúsquedaEn Zapier“Search for users based on various criteria”
Busca entre los usuarios de tu despacho, es decir, las personas a las que se asignan las tareas.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como viene, una búsqueda sin resultados detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en buscar o crear en las apps que lo ofrecen. AdminPulse no tiene esa variante en Zapier: para crear lo que falta, añade una acción aparte detrás de un filtro.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero (la opción por defecto), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando el Zap de AdminPulse se rompe
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a AdminPulse ni publica límites de uso propios de la app. Lo que falla son los mecanismos generales de Zapier, que pesan más en una app con tantos disparadores de actualización.
Cuatro casos cubren casi todas las sorpresas. Si un Zap se para sin motivo aparente, la guía de Depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden.
El histórico no llega nunca
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Los clientes, tareas y documentos que ya estaban en AdminPulse no se recogen; trasladarlos es otro trabajo.Un Zap que se dispara a sí mismo
Relation Updated seguido de Update Relation sobre la misma ficha escribe un cambio que vuelve a disparar el Zap. El bucle se come el cupo de tareas muy deprisa.Una importación masiva retenida
Tras una migración o una carga masiva, un disparador puede devolver de golpe un lote enorme. La protección de Zapier ante avalanchas puede frenarlo.El plan gratuito rechaza el filtro
El plan gratuito solo permite Zaps de dos pasos. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción de AdminPulse lo convierten en un Zap de varios pasos que no se publica sin plan de pago.
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Una persona lee cada mensaje.
