Integración AgencyPro ZapierAutomatiza AgencyPro con Zapier.
La integración AgencyPro Zapier trae 22 disparadores, 9 acciones y 2 búsquedas. Los 22 disparadores son instantáneos: un pedido, una suscripción o una factura en tu portal de clientes arranca el Zap al momento, también en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración AgencyPro Zapier
AgencyPro es un portal de clientes y gestor de proyectos para agencias: solicitudes, tickets, facturas y mensajes con el cliente viven en el mismo sitio. Zapier lo conecta con el resto de tus herramientas sin programar. La integración escucha lo que pasa en AgencyPro y también puede escribir en él.
Piensa en una agencia de marketing digital con varios clientes en cuota mensual. Hay tres resultados que se repiten.
Una ficha de cliente lista en cuanto llega el pedido. Order Form Submitted salta cuando alguien completa un formulario de pedido, y Create Client crea su ficha con nombre, email y organización.
Una primera solicitud abierta al contratar. Service Subscription Created avisa de que un cliente se ha suscrito a un servicio recurrente, y Create Request abre la solicitud de arranque para que producción se ponga en marcha.
Un ticket de seguimiento cuando un cliente se va. Service Subscription Cancelled salta al cancelar, y Create Ticket deja la tarea al responsable de la cuenta antes de que el cliente se enfríe.
Lo que Zapier no hace aquí: no puede editar una factura, un pago ni un ticket que ya existe. Esos objetos disparan Zaps, pero la integración solo escribe clientes, solicitudes, comentarios, tickets nuevos, mensajes y etiquetas.
De momento no hay página de n8n ni de Make para AgencyPro en el sitio. Si dudas entre plataformas, Make vs Zapier repasa los criterios, y la reseña de Zapier analiza la herramienta entera.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras se entiende todo lo demás. Cada una se explica aquí una vez y luego se usa sin más.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperando a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o cambia algo en una app por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Cada acción que termina bien es una tarea, y tu plan cuenta esas tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa el evento.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si los datos recibidos cumplen tu condición; si no, lo para sin hacer ruido.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un cliente, para que los pasos siguientes lo aprovechen.
- Conexión
- Tu cuenta de AgencyPro enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de cada Zap que toque AgencyPro.
Lo que cuesta de verdad un Zap de AgencyPro
Zapier cobra las acciones que salen bien, nunca el disparador. AgencyPro no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito.
- Tareas del plan gratuito100 al mes
- Tamaño de un Zap gratuito2 pasos: un disparador y una acción
- App premiumNo
- Disparadores instantáneos22 de 22
Cada acción completada gasta una tarea: un Zap con tres acciones consume el triple que uno con una sola. Si una acción falla, no cuenta, y vigilar los eventos tampoco cuesta nada. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos como máximo. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que pide un plan de pago. La tabla de abajo solo afecta a los disparadores por consulta, y AgencyPro no tiene ninguno.
Conecta AgencyPro con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de AgencyPro y permiso de lectura o escritura sobre los clientes y solicitudes que no sean tuyos.
- 02
Elige AgencyPro
Escribe AgencyPro en el buscador del cuadro, selecciónala entre los resultados y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de AgencyPro para iniciar sesión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en AgencyPro desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La pestaña se cierra y la conexión aparece en tu página Apps, lista para todos tus Zaps con AgencyPro.
Tu primer Zap con AgencyPro
ObjetivoCuando un cliente cancela un servicio recurrente, se abre un ticket para su responsable y el cliente recibe un mensaje.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige AgencyPro como app de inicio y
Service Subscription Cancelledcomo evento. Selecciona la conexión que creaste antes. - 02
Prueba el disparador
Zapier trae las tres cancelaciones más recientes de tu cuenta. Elige una real: sobre ella vas a enlazar los campos de los pasos siguientes.
- 03
Abre el ticket
Añade
Create Ticket. Rellena cliente, título, descripción, prioridad, tipo y responsables; los seis son obligatorios y salen de tu cuenta. - 04
Escribe al cliente
Añade
Send Messagecon el cliente como destinatario y un texto breve que le confirme la baja. Los dos campos son obligatorios. - 05
Prueba y publica
Ejecuta cada paso una vez, revisa lo que devuelve y pulsa Publish. Con dos acciones, este Zap es de varios pasos y necesita un plan de pago.
Disparadores de AgencyPro: 22, todos instantáneos
22 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en AgencyPro, y 22 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Client Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
Salta en cuanto se da de alta un cliente en AgencyPro, lo cree un compañero a mano u otro Zap. Ese cliente nuevo es el punto de partida de lo que venga después.
Client Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client is deleted.”
Borrar un cliente en AgencyPro activa este disparador. Así el resto de herramientas se entera de que la relación terminó sin que nadie lo repita.
Client Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client is updated.”
Cualquier cambio en una ficha existente pone en marcha el Zap: email nuevo, nombre corregido, otra organización. Mantiene tus herramientas al día con el portal.
Update Client sobre las mismas fichas, entras en bucle: cada cambio vuelve a dispararlo.Comment Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new comment is created against a request.”
Cada comentario nuevo en una solicitud lo activa. Ahí se concentra casi toda la conversación con el cliente, así que es la señal de que algo se movió.
Create Comment se dispara a sí mismo; filtra los comentarios que escribe el propio Zap.Comment Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a comment is deleted.”
Cuando alguien elimina un comentario de una solicitud, Zapier lo sabe por aquí. Es un evento discreto, útil si necesitas un registro de lo que se dijo y se retiró.
Invoice Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Una factura nueva en AgencyPro arranca este Zap. Es el enganche para todo lo que el área de finanzas hace fuera del portal.
Invoice Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is deleted.”
Eliminar una factura dentro de AgencyPro lo dispara. Si esa factura estaba copiada en otro sitio, es la señal para limpiar la copia.
Invoice Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Los cambios en una factura existente activan este disparador, cambie lo que cambie. El Zap recibe la factura tal como queda.
Request Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new request is created.”
Es el centro de casi todos los Zaps de AgencyPro: se abre una solicitud, desde el cliente o desde el equipo, y Zapier la recibe al instante. Ahí empieza casi todo el trabajo del portal.
Order Form Submitted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a order form is submitted.”
Se activa cuando alguien rellena y envía uno de tus formularios de pedido de AgencyPro. Para una agencia que vende servicios empaquetados, marca el momento en que el cliente dice sí.
Organization Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new organisation is created.”
Una organización nueva, la empresa que agrupa a varios contactos del cliente, pone en marcha este Zap. Trabaja un nivel por encima del cliente individual.
Create Client crea la organización por su cuenta cuando el nombre recibido no coincide con ninguna, así que una errata en ese campo deja una empresa de más.Organization Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an organization is deleted.”
Aquí llega la baja de una organización. Normalmente significa que se cierra una cuenta entera, no un solo contacto.
Organization Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an organisation is updated.”
Las ediciones de una organización existente lo activan: otro nombre, datos nuevos, una cuenta reorganizada. Es el equivalente de Client Updated un nivel más arriba.
Payment Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a payment record is created.”
Cuando se registra un pago en AgencyPro, este disparador arranca el Zap. Es lo más parecido a una señal de cobrado que ofrece la integración.
Send Message en cuanto paga.Request Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a request is deleted.”
Por aquí sabe Zapier que se ha quitado una solicitud. Te hace falta si copias las solicitudes a otro gestor de tareas y no quieres tareas fantasma.
Find Request no encontrará una solicitud borrada, no la pongas detrás.Request Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a request is updated.”
Basta con tocar una solicitud existente para que arranque este Zap, del estado al responsable. En una cuenta con movimiento, cuenta con que salte a menudo.
Update Request Status, Update Request Assignee o Add Tag puede crear un bucle que agota las tareas.Review Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new review is added against a request.”
Un cliente deja una valoración en una solicitud y este disparador salta. La opinión se convierte en algo con lo que el equipo puede trabajar.
Service Subscription Cancelled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a service subscription is cancelled.”
Salta cuando un cliente cancela un servicio recurrente en AgencyPro. Para una agencia que vive de cuotas mensuales, es el primer aviso de baja que da la integración.
Service Subscription Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new service subscription is created.”
Un cliente se suscribe a uno de tus servicios recurrentes y arranca este Zap. Es la otra cara del disparador de cancelación.
Create Request.Ticket Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new ticket is created.”
Los tickets de soporte nuevos pasan primero por aquí. Venga de donde venga, el Zap lo ve al instante.
Create Ticket se dispararía a sí mismo; nunca crees tickets desde este disparador.Ticket Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a ticket is deleted.”
Cuando se elimina un ticket en AgencyPro, Zapier se entera por esta vía. Mantiene al día las copias externas de la cola de soporte.
Ticket Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a ticket is updated.”
Cada edición de un ticket existente lanza el Zap, cambie lo que cambie. En un soporte con mucho volumen, salta a menudo.
Acciones de AgencyPro: lo que el Zap puede escribir
AgencyPro te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Tag
AcciónEn Zapier“Adds a tag to a request or organisation in the system.”
Pone una o varias etiquetas a una solicitud para ordenarla y filtrarla luego.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a client in the system.”
Da de alta un cliente en AgencyPro con nombre, email y organización, los tres obligatorios.
Create Comment
AcciónEn Zapier“Creates a comment in the system against a request.”
Publica un comentario en una solicitud, con el texto y un sí o no sobre si es interno.
Create Request
AcciónEn Zapier“Creates a request in the system.”
Abre una solicitud en el portal con datos que llegan de otra app.
Request Created, esta acción también lo pondrá en marcha.Create Ticket
AcciónEn Zapier“Creates a ticket in the system.”
Registra un ticket de soporte. Es la acción más exigente: cliente, título, descripción, prioridad, tipo y responsables son obligatorios.
Send Message
AcciónEn Zapier“Send and creates a message record.”
Envía un mensaje a un destinatario dentro de AgencyPro y guarda el registro. Destinatario y contenido son obligatorios.
Update Client
AcciónEn Zapier“Updates a client in the system.”
Modifica un cliente existente. Pide nombre, email y organización en cada ejecución, no solo el dato que querías cambiar.
Update Request Assignee
AcciónEn Zapier“Updates a request's Assignee in the system. Request can be unassigned as well.”
Decide quién trabaja en una solicitud, y también puede dejarla sin nadie.
Update Request Status
AcciónEn Zapier“Updates a request's status in the system.”
Pasa una solicitud a otro estado, elegido de la lista de tu cuenta.
Request Updated como disparador sobre la misma solicitud, el Zap se relanza sin fin.Búsquedas de AgencyPro: encontrar antes de escribir
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en AgencyPro, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un cliente o una solicitud que ya existe para que el paso siguiente lo use. Las búsquedas de AgencyPro están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando la búsqueda sale mal.
Find Client
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a client in the system.”
Localiza un cliente que ya está en AgencyPro para colgar el trabajo de la persona correcta.
Update Client, para dar con la ficha a partir de un email.Find Request
BúsquedaEn Zapier“Finds a request in the system.”
Encuentra una solicitud existente para que Create Comment o Update Request Assignee sepan cuál tocar.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue sin resultado.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en buscar o crear: desaparece el ajuste anterior y el paso pide lo necesario para crear el elemento.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (por defecto), parar el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuándo falla un Zap de AgencyPro
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a AgencyPro, y no hay límites propios de la app documentados. Lo que falla viene de cómo funcionan los Zaps en general.
Cuatro casos explican casi todas las sorpresas. Dos son bucles, porque AgencyPro tiene disparadores y acciones de actualización sobre los mismos objetos. Cuando algo ya se ha torcido, la página de depuración Zapier explica cómo seguir.
El histórico no se recupera
Un Zap solo ve lo que ocurre después de publicarlo. Las solicitudes, tickets y facturas anteriores se quedan donde están; moverlos es otro trabajo.Bucle en las solicitudes
Request Updated como disparador y Add Tag sobre la misma solicitud: cada cambio relanza el Zap y el contador de tareas se vacía rápido.Bucle en las fichas de cliente
La misma trampa en otro objeto: Client Updated arranca un Zap que ejecuta Update Client sobre ese cliente. Un filtro o un destino distinto lo evita.Importación masiva retenida
Importar muchos clientes o solicitudes de golpe puede hacer que un disparador mande un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.
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Una persona lee cada mensaje.
