Integración bexio ZapierAutomatiza bexio con Zapier.
La integración bexio Zapier ofrece 7 disparadores, 15 acciones y 9 búsquedas para mover clientes, presupuestos, facturas y proyectos entre bexio y el resto de tus herramientas sin teclear dos veces. Aquí ves qué hace cada uno, cuánto cuesta y dónde falla.
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Para qué sirve la integración bexio Zapier
bexio es el software de gestión que usan las pequeñas empresas en Suiza para la contabilidad, las facturas y las nóminas. Al conectarlo con Zapier, un cambio en bexio (un presupuesto aceptado, un cliente nuevo) pone en marcha trabajo en otra herramienta, y otras herramientas escriben en bexio por ti.
Tres resultados que se montan primero. Presupuesto aceptado, factura lista: cuando un presupuesto llega al estado que marcas, Create a Sales Invoice la prepara con las líneas reales de la oferta, y Send a Sales-Invoice puede enviarla por correo. Horas que no se pierden: Create Time Tracking registra tiempo facturable o no contra una actividad, útil para una asesoría que cronometra fuera de bexio. Catálogo al día: Update Product corrige el precio de un artículo a partir de su código.
Ahora, lo que Zapier no hace con bexio. No hay ningún disparador instantáneo: los siete se consultan cada cierto tiempo, así que siempre hay una pequeña espera. Los disparadores de documentos de venta entregan el documento sin sus líneas. Y no existe acción de borrado: un Zap crea, actualiza, envía y exporta, pero nunca elimina nada en bexio.
Si aún comparas herramientas, la página Integración bexio Make cubre la misma app en Make, y n8n vs Zapier repasa los criterios para elegir.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Estas palabras aparecen en toda la página. Aquí van explicadas una sola vez, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un evento de inicio y, detrás, uno o varios pasos que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento en bexio que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea una ficha, envía una factura o sube un archivo por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se mide en tareas.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a bexio cada cierto tiempo por elementos recientes y se queda solo con los que no había visto.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre el evento. bexio no tiene ninguno, de ahí la espera.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en bexio, un cliente o un producto, para que los pasos siguientes lo usen.
Cuánto cuesta de verdad un Zap con bexio
bexio no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Lo que pagas se mide en tareas.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Consultas del disparador0 tareas, sea cual sea el intervalo
- Tamaño de un Zap gratis2 pasos: un disparador, una acción
- bexio, app premiumNo, disponible en el plan gratuito
Vigilar bexio no cuesta nada, consulte Zapier cuantas veces consulte. Cada acción que sale bien es una tarea, y la que falla no se descuenta. Un Zap que crea una factura y luego la envía gasta dos tareas por ejecución. Algunas apps y acciones consumen más de una tarea. El gran límite del plan gratuito es el tamaño: dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago.
Conecta tu cuenta de bexio a Zapier
- 01
Añade una conexión
En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de bexio enlazada una vez a Zapier y reutilizada luego por cada paso de bexio.
- 02
Elige bexio e inicia sesión
Busca bexio por su nombre en el cuadro de diálogo, selecciónalo y pulsa Add connection. Entra en bexio en la pestaña que se abre, con una cuenta que vea las fichas y documentos que tus Zaps van a tocar.
- 03
Concede el acceso
Acepta la solicitud para que Zapier lea y escriba en bexio en tu nombre. Si parte de los datos pertenece a otra persona del equipo, tu cuenta necesita antes permisos de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap con bexio, paso a paso
ObjetivoUna consultora de formación quiere que cada presupuesto aceptado se convierta en factura, con sus líneas, sin abrir bexio.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige bexio y el evento
New Quotes. Escoge el estado que significa «aceptado» para ti y deja el seguimiento de cada cambio de estado en no. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres presupuestos más recientes de la cuenta conectada. Así mapeas, es decir, enlazas los campos, sobre un presupuesto real.
- 03
Recupera las líneas
El disparador no trae los productos. Añade
Search Quotecon las posiciones incluidas. Desde aquí el Zap es de varios pasos, así que necesita plan de pago. - 04
Crea la factura
Añade
Create a Sales Invoice. Lleva el cliente del presupuesto a Company or Person, y el producto, la cantidad y el precio que encontró la búsqueda. - 05
Test y Publish
Prueba cada paso y revisa lo que devuelve. Después pulsa Publish para activar el Zap. Solo cuentan los presupuestos aceptados después de ese momento.
Los 7 disparadores de bexio
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en bexio. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New/Updated Company
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a company is added or updated.”
Arranca tu Zap cada vez que entra una empresa en bexio o alguien edita una ficha existente. Cliente nuevo y dirección corregida llegan por la misma vía.
New Sales-Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Sales-Invoice is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Detecta cada factura de venta creada o que alcanza el estado que eliges al configurarlo. Recibes la factura, pero no sus líneas.
New Order
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Order is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Para los pedidos de venta: salta al crearse uno o al pasar al estado elegido. Entrega la cabecera del pedido, sin los productos pedidos.
New/Updated Person
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a person is added or updated.”
La misma idea que con las empresas, pero para particulares: una persona dada de alta en bexio o cuyos datos ha cambiado alguien.
New Product
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers new Products.”
Con cada producto nuevo en tu catálogo de bexio, este disparador lanza una ejecución del Zap, un producto cada vez.
New or Updated Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a project is created or transitions to a new status. Each project-status combination fires once — if a project returns to a previously-seen status, it will not trigger again.”
Se activa cuando nace un proyecto en bexio o cuando pasa a un estado nuevo. Cada combinación de proyecto y estado cuenta una sola vez.
New Quotes
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a quote is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Vigila tus presupuestos: uno nuevo, o uno que alcanza el estado fijado en el disparador, lanza el Zap. Las líneas del presupuesto no viajan con él.
Las 15 acciones de bexio
bexio te da 15 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Manual Entry
AcciónEn Zapier“Creates a manual entry in accounting.”
Registra un asiento contable simple o combinado: fecha, moneda, cuentas de debe y haber e importe. Varios asientos pueden ir de golpe como líneas.
Create Company
AcciónEn Zapier“Create a new company.”
Da de alta una empresa en tus contactos de bexio. Solo el nombre de la empresa es obligatorio; el resto se completa si la herramienta de origen lo aporta.
Create Person
AcciónEn Zapier“Create a new person.”
Registra a un particular, con nombre y apellido obligatorios. Es la acción indicada cuando tu cliente es una persona y no una sociedad.
Update Person
AcciónEn Zapier“Updates a person.”
Actualiza una ficha de persona existente, localizada por su identificador, campo obligatorio de la acción.
Upload File to Inbox
AcciónEn Zapier“Uploads a file to Inbox.”
Deja un archivo en el Inbox de bexio, para que un documento generado en otra herramienta llegue a tu contabilidad sin subirlo a mano.
Create a Sales Invoice
AcciónEn Zapier“Create a product based sales invoice.”
Genera una factura de venta a partir de tu catálogo, con una opción para indicar si el IVA va incluido en el total.
Export Invoice to PDF
AcciónEn Zapier“Exports an existing sales invoice as a PDF document.”
Convierte una factura de venta existente en un PDF que los pasos siguientes pueden guardar o adjuntar. La factura es el único campo obligatorio.
Send a Sales-Invoice
AcciónEn Zapier“Send a Sales-Invoice to an E-Mail address.”
Envía por correo una factura existente, con tu asunto y tu mensaje. El término [Network Link] en el texto inserta un enlace a la factura, y una opción la marca como pendiente tras el envío.
Create a Sales Order
AcciónEn Zapier“Create a sales order based products.”
Abre un pedido de venta con productos existentes para el cliente que mapees, con o sin IVA incluido en el total.
Create Product
AcciónEn Zapier“Creates a product.”
Crea un artículo de catálogo completo. Tipo, nombre, código, unidad, precio de venta y moneda son obligatorios, así que el origen debe traer la ficha entera.
Update Product
AcciónEn Zapier“Updates a product.”
Corrige un artículo del catálogo, localizado por su código de producto, el único campo obligatorio.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a project.”
Pone en marcha un proyecto para una empresa o una persona, con nombre, tipo y estado de proyecto.
Create a Sales Quote
AcciónEn Zapier“Create a sales quote based products.”
Prepara un presupuesto basado en tus productos, para una empresa o una persona, con cantidad y precio por línea.
Create Time Tracking
AcciónEn Zapier“Creates a time tracking.”
Apunta un tiempo en bexio, facturable o no, ligado a una actividad. Ambos campos son obligatorios, así que decide antes cómo clasificas las horas.
Update Company
AcciónEn Zapier“Updates a company.”
Cambia los datos de una empresa que ya está en bexio, localizada por su identificador, que es obligatorio.
Las 9 búsquedas de bexio
9 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en bexio, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra algo que ya existe en bexio y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH, y algunos campos de acción ofrecen + Add search step para insertar una justo antes. Cada búsqueda suma un paso, así que pide plan de pago. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es limpio.
Find Account
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing account.”
Localiza una cuenta de tu plan contable a partir de su número, el único campo que pide.
Find Company
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a company.”
Busca una empresa entre tus contactos. El editor la muestra también como Find or Create Company: es la misma búsqueda con la casilla de creación marcada, que añade al cliente que falta.
Find Country
BúsquedaEn Zapier“Find a country.”
Devuelve un país tal como lo conoce bexio, para que una dirección que viene de otra herramienta encaje con la lista de bexio.
Search Invoice
BúsquedaEn Zapier“Search an invoice.”
Recupera una factura existente. Un ajuste obligatorio decide si incluye las posiciones, esas líneas que el disparador deja fuera. Actívalo solo si un paso posterior las usa de verdad.
Search Order
BúsquedaEn Zapier“Search an order.”
Trae un pedido de venta, con sus posiciones si el ajuste obligatorio las pide. Sin ellas solo tienes la cabecera del pedido.
Find Person
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a person.”
Encuentra a un particular. Su gemela en la lista, Find or Create Person, es esta misma búsqueda con la creación activada, no otra operación.
Find Product
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing product by name or code.”
Encuentra un artículo por su nombre o su código. Find or Create Product es este mismo paso con la opción de creación marcada.
Search Project
BúsquedaEn Zapier“Search a project.”
Localiza un proyecto por su nombre, que es obligatorio, y entrega sus datos al paso siguiente sin volver a teclearlos.
Search Quote
BúsquedaEn Zapier“Search an quote.”
Devuelve un presupuesto existente, y sus posiciones cuando el ajuste obligatorio las pide. Así es como un Zap llega al contenido de la oferta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue sin nada encontrado.
- Create X if it doesn't exist yet?Al marcarlo, la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el paso pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarte con el primer resultado, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap con bexio falla
Zapier no asocia a bexio ningún artículo de ayuda ni ningún límite de velocidad propio. Los fallos de abajo son generales, pero los datos contables los provocan con facilidad.
Con bexio, las trampas tienen que ver con el momento y con los bucles. Léelas antes de publicar y ten a mano la página Depuración Zapier para el día en que una ejecución falle.
Las facturas antiguas no entran
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Presupuestos, facturas o contactos anteriores se ignoran, y migrar ese histórico es otro trabajo.El Zap se relanza solo
Update Company dentro de un Zap que arranca con New/Updated Company edita la ficha que vigila el disparador. Cada edición cuenta como nueva y las tareas vuelan.Una importación masiva se queda parada
Importar de golpe una lista grande de contactos en bexio puede devolver un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.¿El mismo elemento dos veces? No
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio: la misma factura no relanza el Zap, salvo que sigas cada cambio de estado.
¿Necesitas ayuda para automatizar bexio con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
