Intégration bexio ZapierAutomatiser bexio avec Zapier.
L'intégration bexio Zapier propose 7 déclencheurs, 15 actions et 9 recherches pour faire circuler contacts, offres, factures et projets entre bexio et tes autres outils sans ressaisie. Voici ce que fait chacun, ce que ça coûte et ce qui casse.
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Ce que l'intégration bexio Zapier change pour une PME suisse
bexio, c'est le logiciel de gestion des petites entreprises en Suisse : comptabilité, factures, salaires. Le brancher sur Zapier permet deux choses. Un événement dans bexio (une commande confirmée, un projet qui change de phase) lance un travail ailleurs. Et d'autres outils écrivent dans bexio à ta place.
Commençons par les limites, parce qu'elles décident de tes scénarios. Aucun des sept déclencheurs bexio n'est instantané : Zapier passe vérifier à intervalle fixe, donc rien n'arrive à la seconde. Les déclencheurs de documents de vente livrent l'en-tête du document, pas ses lignes. Et il n'existe aucune action de suppression : un Zap crée, modifie, envoie, exporte, mais n'efface jamais rien dans bexio.
Dans ce cadre, trois usages rapportent vite. La facture qui naît de la commande : une commande confirmée devient une facture via Create a Sales Invoice, sans recopier le client. La comptabilité alimentée de l'extérieur : Create Manual Entry passe une écriture simple ou combinée, et Upload File to Inbox dépose un justificatif reçu ailleurs. Le carnet d'adresses unique : Find or Create Company évite le doublon quand un prospect signe.
Tu hésites encore sur l'outil ? La page Intégration bexio Make décrit la même app côté Make, et Make vs Zapier pose les critères pour trancher.
Le vocabulaire Zapier, sans jargon
Huit mots reviennent sur toute la page. Les voici une bonne fois, en français courant.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement dans bexio qui lance le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier attend cet événement et rien d'autre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée une fiche, envoie une facture ou dépose un fichier pour toi.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier interroge bexio à intervalle fixe, récupère les éléments récents et ne garde que ceux qu'il n'a pas encore vus.
- Déclencheur instantané
- L'app prévient Zapier elle-même dès que l'événement a lieu. bexio n'en propose aucun, d'où un léger délai.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans bexio (client, produit) pour que la suite du Zap s'en serve.
Combien coûte vraiment un Zap bexio
bexio n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Vérifications du déclencheur0 tâche, quel que soit l'intervalle
- Taille d'un Zap en gratuit2 étapes : un déclencheur, une action
- bexio sur le plan gratuitOui, aucun plan payant exigé
Surveiller bexio ne coûte rien, quelle que soit la fréquence des vérifications. Chaque action réussie vaut une tâche ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Un Zap qui crée une facture puis l'exporte en PDF consomme deux tâches par passage. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche. Le vrai plafond du gratuit, c'est la taille du Zap : deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.
Connecter ton compte bexio à Zapier
- 01
Ajouter une connexion
Dans Zapier, ouvre la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte bexio relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape bexio.
- 02
Choisir bexio et s'identifier
Cherche bexio par son nom dans la fenêtre, sélectionne-le, puis clique sur Add connection. Connecte-toi à bexio dans l'onglet qui s'ouvre, avec un compte qui voit les fiches et documents que tes Zaps vont manipuler.
- 03
Autoriser l'accès
Accepte la demande d'accès pour que Zapier puisse lire et écrire dans bexio en ton nom. Si une partie des données appartient à un collègue, ton compte doit d'abord avoir des droits de lecture ou d'écriture dessus.
Ton premier Zap bexio, pas à pas
ObjectifUne menuiserie veut qu'une commande confirmée devienne une facture complète, lignes comprises, sans rouvrir le document.
- 01
Build : poser le déclencheur
Crée un Zap, choisis bexio puis l'événement
New Order. Sélectionne le statut qui veut dire « confirmée » chez toi et laisse le suivi de chaque changement de statut sur non. - 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois commandes les plus récentes du compte connecté. Tu fais le mappage, c'est-à-dire le branchement des champs, sur une vraie commande.
- 03
Récupérer les lignes
Le déclencheur ne livre pas les produits. Ajoute
Search Orderavec les positions incluses. Le Zap devient multi-étapes, donc il demande un plan payant. - 04
Créer la facture
Ajoute
Create a Sales Invoice. Branche le client de la commande dans Company or Person, puis le produit, la quantité et le prix trouvés par la recherche. - 05
Test, puis Publish
Teste chaque étape et relis ce qui revient, puis clique sur Publish pour activer le Zap. Seules les commandes confirmées après ce moment seront prises en compte.
Les 7 déclencheurs bexio
7 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans bexio. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New/Updated Company
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a company is added or updated.”
Ton Zap démarre dès qu'une entreprise entre dans bexio ou qu'une fiche existante est modifiée. Nouveau client et adresse corrigée passent par la même porte.
New Sales-Invoice
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a Sales-Invoice is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Repère chaque facture de vente créée ou arrivée au statut choisi dans le réglage. Tu reçois la facture elle-même, sans le détail de ses lignes.
New Order
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a Order is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Côté commandes de vente, ce déclencheur réagit à la création ou au passage au statut retenu. Il transmet l'en-tête de la commande, sans les produits commandés.
New/Updated Person
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a person is added or updated.”
Même logique que pour les sociétés, mais côté particuliers : une personne ajoutée à bexio, ou dont quelqu'un a changé les coordonnées.
New Product
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers new Products.”
À chaque nouveau produit ajouté au catalogue bexio, ce déclencheur lance un passage du Zap, un produit à la fois.
New or Updated Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a project is created or transitions to a new status. Each project-status combination fires once — if a project returns to a previously-seen status, it will not trigger again.”
Un projet naît dans bexio ou franchit un nouveau statut : le Zap part. Chaque couple projet et statut ne compte qu'une fois.
New Quotes
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a quote is created or updated with the chosen status (line items not provided).”
Tes offres sous surveillance : une offre créée, ou arrivée au statut défini dans le déclencheur, lance le Zap. Les lignes de l'offre ne suivent pas.
Les 15 actions bexio
bexio te donne 15 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Manual Entry
ActionDans Zapier“Creates a manual entry in accounting.”
Passe une écriture comptable simple ou combinée : date, devise, comptes au débit et au crédit, montant. Plusieurs écritures peuvent partir d'un coup en lignes.
Create Company
ActionDans Zapier“Create a new company.”
Ajoute une société à tes contacts bexio. Seul le nom de l'entreprise est obligatoire, le reste se complète si l'outil d'origine le fournit.
Create Person
ActionDans Zapier“Create a new person.”
Enregistre un particulier, avec nom et prénom tous deux obligatoires. C'est l'action à prendre quand ton client n'est pas une société mais une personne.
Update Person
ActionDans Zapier“Updates a person.”
Met à jour une fiche personne existante, repérée par son identifiant, champ obligatoire de l'action.
Upload File to Inbox
ActionDans Zapier“Uploads a file to Inbox.”
Dépose un fichier dans l'Inbox de bexio, pour qu'un document produit ailleurs rejoigne ta comptabilité sans import à la main.
Create a Sales Invoice
ActionDans Zapier“Create a product based sales invoice.”
Produit une facture de vente basée sur ton catalogue, avec une option pour indiquer si la TVA est comprise dans le total.
Export Invoice to PDF
ActionDans Zapier“Exports an existing sales invoice as a PDF document.”
Transforme une facture de vente existante en document PDF que les étapes suivantes peuvent classer ou joindre. La facture est le seul champ exigé, en général branchée depuis un déclencheur.
Send a Sales-Invoice
ActionDans Zapier“Send a Sales-Invoice to an E-Mail address.”
Envoie par e-mail une facture existante, avec ton objet et ton message. Le terme [Network Link] dans le texte insère un lien vers la facture, et une option la marque en attente après l'envoi.
Create a Sales Order
ActionDans Zapier“Create a sales order based products.”
Ouvre une commande de vente à partir de produits existants, pour le client que tu y branches, TVA incluse ou non dans le total.
Create Product
ActionDans Zapier“Creates a product.”
Crée un article de catalogue complet. Type, nom, code, unité, prix de vente et devise sont tous exigés : la source doit fournir une fiche entière.
Update Product
ActionDans Zapier“Updates a product.”
Corrige un article du catalogue, retrouvé par son code produit, le seul champ obligatoire.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a project.”
Lance un projet pour une société ou une personne, avec un nom, un type et un statut de projet.
Create a Sales Quote
ActionDans Zapier“Create a sales quote based products.”
Rédige une offre fondée sur tes produits, pour une société ou une personne, avec quantité et prix par ligne.
Create Time Tracking
ActionDans Zapier“Creates a time tracking.”
Inscrit un temps dans bexio, facturable ou non, rattaché à une activité. Ces deux champs sont obligatoires : décide d'abord comment tu classes tes heures.
Update Company
ActionDans Zapier“Updates a company.”
Modifie une société déjà présente dans bexio, retrouvée par son identifiant, qui est obligatoire.
Les 9 recherches bexio
9 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans bexio, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve ce qui existe déjà dans bexio et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et certains champs d'action proposent + Add search step pour en insérer une juste avant. Chaque recherche ajoute une étape, donc un plan payant. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.
Find Account
RechercheDans Zapier“Finds an existing account.”
Retrouve un compte de ton plan comptable à partir de son numéro, le seul champ demandé.
Find Company
RechercheFind or createDans Zapier“Find a company.”
Cherche une société dans tes contacts. L'éditeur l'affiche aussi sous Find or Create Company : c'est la même recherche, case de création cochée, qui ajoute le client absent.
Find Country
RechercheDans Zapier“Find a country.”
Renvoie un pays tel que bexio le connaît, pour qu'une adresse venue d'un autre outil colle à la liste de bexio.
Search Invoice
RechercheDans Zapier“Search an invoice.”
Récupère une facture existante. Un réglage obligatoire décide si les positions, ces lignes que le déclencheur omet, sont incluses. Active-le seulement si une étape s'en sert.
Search Order
RechercheDans Zapier“Search an order.”
Va chercher une commande de vente, avec ses positions si le réglage obligatoire les demande. Sans elles, tu n'as que l'en-tête.
Find Person
RechercheFind or createDans Zapier“Find a person.”
Localise un particulier. Sa jumelle dans la liste, Find or Create Person, est la même recherche avec la création activée, pas une opération de plus.
Find Product
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing product by name or code.”
Trouve un article par son nom ou son code. Find or Create Product reprend exactement cette étape, avec l'option de création cochée.
Search Project
RechercheDans Zapier“Search a project.”
Retrouve un projet par son nom, champ obligatoire, et transmet ses informations à l'étape suivante sans ressaisie.
Search Quote
RechercheDans Zapier“Search an quote.”
Rapporte une offre existante, et ses positions quand le réglage obligatoire les demande. C'est par là qu'un Zap accède au contenu d'une offre.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande de quoi créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties possibles : garder le premier résultat, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap bexio casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit propre à bexio. Les pannes ci-dessous sont générales, mais les données comptables les déclenchent facilement.
Avec bexio, les pièges tiennent au calendrier et aux boucles. Relis-les avant de publier, et garde la page Dépannage Zapier sous la main pour le jour où un passage échoue.
Les anciennes factures restent de côté
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son activation. Les offres, factures ou contacts déjà présents sont ignorés ; reprendre l'historique est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Update Company dans un Zap lancé par New/Updated Company modifie la fiche que le déclencheur surveille. Chaque modification compte comme nouvelle, et les tâches fondent.Un import massif reste bloqué
Importer d'un coup une grosse liste de contacts dans bexio peut renvoyer un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir.Deux passages pour un même élément ? Non
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu : une facture ne relance pas le Zap deux fois, sauf si tu suis chaque changement de statut.
Besoin d'aide pour automatiser bexio avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
