Integración Bookafy ZapierAutomatiza Bookafy con Zapier.
La integración Bookafy Zapier trae 4 disparadores y 2 acciones. Un servicio nuevo, una cita, un cliente o un profesional del equipo pueden arrancar una automatización, y Zapier sabe crear una cita o un cliente en Bookafy sin teclear nada a mano.
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Qué cubre la integración Bookafy Zapier
Bookafy es una herramienta de reservas online: el cliente reserva un servicio y el profesional lo ve en su agenda. Conectada a Zapier, avisa a tus otras herramientas cuando aparece algo nuevo en la cuenta y sabe escribir dos cosas: una cita o un cliente. Cuatro señales que vigilar y dos cosas que crear.
Piensa en un centro de estética con varias cabinas. Una agenda sin huecos sueltos: Create Appointment coloca en la agenda de la cabina la cita que se cerró por teléfono o en otra herramienta, y New Appointment Type detecta cada servicio nuevo. Clientes que llegan de fuera: Create Customer da de alta a una persona con su nombre y su email cuando la petición entró por teléfono o por un formulario. Agenda, clientes y equipo a la vista: New Appointment salta con cada reserva, New Customer con cada cliente nuevo y New User con cada profesional que se incorpora.
Lo que Zapier no hace con Bookafy: ninguno de los cuatro disparadores es instantáneo, todos esperan a la siguiente consulta de Zapier. No hay disparador para una cita cancelada o movida, ni acción para editarla o borrarla, ni paso de búsqueda para comprobar si un cliente ya existe antes de crearlo. Ese último hueco es el que hay que prever. Para comparar, mira la página Integración Bookafy Make o la comparativa n8n vs Zapier.
Zapier en un minuto
Siete palabras sostienen esta página. Una línea para cada una y luego se usan sin repetir.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap, por ejemplo una cita nueva. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía o reserva algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. Los planes se miden en tareas al mes.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo, la app avisa a Zapier en el momento del evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo cuando lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de Bookafy enlazada una vez a Zapier y reutilizada por cada paso de Bookafy de todos tus Zaps.
Cuánto cuesta un Zap de Bookafy
Bookafy no es una app premium: funciona con el plan gratuito. Con cuatro disparadores por consulta, el plan también marca la velocidad.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Zaps en gratuitoIlimitados, de dos pasos
- App premiumNo
- Disparadores instantáneosNinguno, los cuatro consultan
Los disparadores nunca gastan tareas, y las consultas de Zapier a Bookafy en busca de novedades tampoco, por frecuentes que sean. Cada cita o cliente creado con éxito cuenta como una tarea; una acción fallida no cuenta. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos. Un filtro o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que requiere plan de pago. El otro coste es el retraso: en gratuito, cada disparador de Bookafy se consulta cada 15 minutos.
Conecta Bookafy a Zapier
- 01
Abre la página Apps
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Bookafy y acceso a las agendas, servicios o listas de clientes de otras personas que el Zap vaya a usar.
- 02
Busca Bookafy
Escribe Bookafy en el cuadro, selecciónalo y pulsa Add connection. En la pestaña que se abre, inicia sesión en Bookafy con la cuenta que gestiona las reservas del centro.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a usar esa cuenta. La conexión la comparten los cuatro disparadores y las dos acciones en todos tus Zaps, así que se configura una vez por cuenta.
Tu primer Zap de Bookafy: las primeras visitas, a tu hoja de seguimiento
ObjetivoCada cita nueva de primera visita reservada en Bookafy queda apuntada en tu hoja de seguimiento; el resto de tratamientos no pasa.
- 01
Build: elige New Appointment
Crea un Zap, elige Bookafy y el evento New Appointment, y luego tu conexión. Responde que no a Include Blocker Appointments?, así los huecos bloqueados no entran.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres citas más recientes de la cuenta, así enlazas los campos de los pasos siguientes sobre una reserva real.
- 03
Quédate con un servicio
Desde el icono más, añade Filter: el servicio como campo, una regla de texto y el nombre exacto de tu primera visita como valor. El filtro hace el Zap de varios pasos, de pago.
- 04
Añade la fila
Añade la acción de tu hoja de cálculo que crea una fila y enlaza el nombre del cliente, la profesional y la hora de inicio que trajo la prueba.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción, revisa la fila nueva en la hoja y pulsa Publish. Las citas reservadas antes de ese momento no se recuperan.
Los 4 disparadores de Bookafy
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Bookafy. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Appointment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new appointment is added.”
Arranca el Zap cuando se añade una cita en Bookafy, la haya reservado quien la haya reservado. Es la reserva en sí, el momento en que la agenda se llena.
New Appointment Type
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new appointment type is added.”
Salta cuando se añade un tipo de cita nuevo, es decir, un servicio nuevo, a la cuenta. Vigila tu oferta, no tu agenda.
New Customer
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new customer is added.”
Cada vez que se añade una ficha de cliente en Bookafy, este disparador pone el Zap en marcha con esa persona nueva.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is added.”
Se añade a tu cuenta de Bookafy un usuario nuevo, es decir, un profesional que recibe reservas, y el Zap se pone en marcha. Es la cara de equipo de New Customer.
Las 2 acciones de Bookafy
Bookafy te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Appointment
AcciónEn Zapier“Creates a new appointment.”
Coloca una cita en la agenda de un profesional de Bookafy, para un servicio y un horario concretos.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Creates a new customer.”
Da de alta un cliente en Bookafy con un nombre y un email, listo para reservarle o contactarle más tarde.
Cuando un Zap de Bookafy falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Bookafy: los riesgos de abajo son los de cualquier Zap. Con una herramienta de reservas aparecen en sitios concretos.
Casi todo viene de los bucles y del tiempo. Un Zap solo ve lo que ocurre después de publicarlo y, con cuatro disparadores por consulta, lo ve al ritmo de Zapier y no al del cliente. Si ningún caso encaja, la página Depuración Zapier es el siguiente paso.
Las reservas anteriores se quedan fuera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Las citas y clientes que ya estaban en Bookafy no entran; recuperarlos es otro trabajo.Un bucle en citas o clientes
New Appointment que alimenta Create Appointment, o New Customer que alimenta Create Customer, relanza el Zap sin parar y se come las tareas enseguida.Una importación masiva frenada
Si importas una lista grande de clientes o migras citas antiguas, el disparador devuelve un lote enorme de golpe. La protección contra avalanchas puede retenerlo.Sin doble arranque
Zapier recuerda qué citas y clientes ya vio en un disparador por consulta, así que el mismo no arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Bookafy con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
