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Intégration Bookafy ZapierAutomatiser Bookafy avec Zapier.

L'intégration Bookafy Zapier compte 4 déclencheurs et 2 actions. Un nouveau client, un rendez-vous, un type de prestation ou un collaborateur peut lancer une automatisation, et Zapier sait créer un rendez-vous ou un client dans Bookafy sans ressaisie.

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Aperçu

Ce que couvre l'intégration Bookafy Zapier

Bookafy est un outil de prise de rendez-vous en ligne : le client réserve une prestation, le praticien la voit dans son agenda. Branché sur Zapier, il prévient tes autres outils quand un élément nouveau apparaît dans le compte, et il sait écrire deux choses : un rendez-vous ou un client. Quatre signaux à surveiller, deux créations possibles.

Prends un cabinet de kinésithérapie. Un agenda qui reste la seule référence : Create Appointment pose dans l'agenda du praticien un bilan pris ailleurs, au téléphone ou dans un autre outil, et New Customer repère chaque nouveau patient. Des fiches qui arrivent d'ailleurs : Create Customer ajoute un patient avec son nom et son email, quand la demande est arrivée par un formulaire ou par téléphone. Une équipe et une offre suivies : New User réagit à l'arrivée d'un praticien, New Appointment Type à une nouvelle prestation, et New Appointment à chaque réservation.

Ce que Zapier ne fait pas avec Bookafy : aucun des quatre déclencheurs n'est instantané, chacun attend le prochain passage de Zapier. Rien non plus pour un rendez-vous annulé ou déplacé, aucune action pour modifier ou supprimer, et aucune étape de recherche pour vérifier qu'un client existe déjà avant d'en créer un. Ce dernier manque, c'est celui à anticiper. Pour comparer, va voir la page Intégration Bookafy Make, ou le comparatif n8n vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots portent cette page. Une ligne chacun, puis on s'en sert sans rappel.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement d'une app qui lance le Zap, comme un nouveau rendez-vous. Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou réserve quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité facturée par Zapier : une action réussie. Les plans se mesurent en nombre de tâches par mois.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier au moment même de l'événement.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et qui l'arrête sinon.
Connexion
Ton compte Bookafy relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape Bookafy de tous tes Zaps.
Coût

Combien coûte un Zap Bookafy

Bookafy n'est pas une app réservée aux plans payants : il fonctionne avec le plan gratuit. Avec quatre déclencheurs par interrogation, ton plan règle aussi la vitesse.

  • Plan gratuit100 tâches par mois
  • Zaps en gratuitIllimités, deux étapes chacun
  • Réservée aux plans payantsNon
  • Déclencheurs instantanésAucun, les quatre interrogent

Les déclencheurs ne coûtent jamais de tâche, et les passages de Zapier chez Bookafy pour repérer les nouveautés non plus, quelle que soit leur fréquence. Chaque rendez-vous ou client créé avec succès compte pour une tâche ; une action ratée ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes. Un filtre ou une seconde action rendent le Zap multi-étapes, donc payant. L'autre prix, c'est le délai : en gratuit, chaque déclencheur Bookafy est vérifié toutes les 15 minutes.

Connexion

Connecter Bookafy à Zapier

  1. 01

    Va sur la page Apps

    Dans Zapier, ouvre Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Bookafy, et un accès aux agendas, prestations ou listes de clients d'autres personnes que le Zap doit utiliser.

  2. 02

    Trouve Bookafy

    Cherche Bookafy dans la fenêtre, sélectionne-le et clique sur Add connection. Dans l'onglet qui s'ouvre, connecte-toi à Bookafy avec le compte qui gère les réservations du cabinet.

  3. 03

    Autorise l'accès

    Laisse Zapier utiliser ce compte. La connexion sert ensuite aux quatre déclencheurs et aux deux actions, dans tous tes Zaps : une seule mise en place par compte Bookafy.

Premier Zap

Ton premier Zap Bookafy : prévenir l'équipe de chaque bilan réservé

ObjectifChaque nouveau rendez-vous de bilan réservé dans Bookafy part en message dans la messagerie de l'équipe ; les autres prestations restent de côté.

  1. 01

    Build : choisis New Appointment

    Crée un Zap, prends Bookafy et l'événement New Appointment, puis ta connexion Bookafy. Réponds non à Include Blocker Appointments? : les plages bloquées restent hors du Zap.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois rendez-vous les plus récents du compte. Tu fais le mapping, le branchement des champs, sur une vraie réservation.

  3. 03

    Garde une seule prestation

    Avec l'icône plus, ajoute Filter : la prestation comme champ, une règle de texte, et le nom exact de ta prestation de bilan comme valeur. Le filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajoute le message

    Ajoute l'action de ta messagerie d'équipe qui envoie un message, et place-y le nom du patient, le praticien et l'heure de début ramenés par le test.

  5. 05

    Teste, puis publie

    Teste l'action, lis le message reçu dans la messagerie, puis clique sur Publish. Les rendez-vous pris avant ce clic ne sont pas repris.

Déclencheurs

Les 4 déclencheurs Bookafy

4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Bookafy. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New Appointment

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new appointment is added.”

Lance le Zap quand un rendez-vous est ajouté dans Bookafy, peu importe qui l'a réservé. C'est la réservation elle-même, au moment où l'agenda se remplit.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
un cabinet d'expertise comptable qui veut que chaque rendez-vous client parte vers son outil de suivi, pour que personne ne le découvre le jour même.
Attention
Include Blocker Appointments? est obligatoire. Réponds oui, et les plages bloquées dans les agendas lancent aussi le Zap, comme de vraies réservations.
2

New Appointment Type

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new appointment type is added.”

Part quand un nouveau type de rendez-vous, autrement dit une nouvelle prestation, est ajouté au compte. Il surveille ton offre, pas ton agenda.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
une auto-école qui ouvre un nouveau forfait de conduite et veut prévenir l'équipe dès que la prestation est en ligne dans Bookafy.
Attention
seuls les nouveaux types comptent. Modifier une prestation existante ne lance pas le Zap.
3

New Customer

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new customer is added.”

Chaque fois qu'une fiche client est ajoutée dans Bookafy, ce déclencheur met le Zap en route avec cette nouvelle personne.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
le cabinet de kiné du Zap tout en haut, qui copie chaque nouveau patient dans son CRM sans passer par le secrétariat.
Attention
ne l'associe jamais à Create Customer sur le même compte. Chaque client créé par le Zap le relancerait.
4

New User

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new user is added.”

Un nouvel utilisateur, c'est-à-dire un collaborateur qui reçoit des réservations, est ajouté à ton compte Bookafy, et le Zap démarre. C'est le pendant côté équipe de New Customer.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
un réseau de salons de coiffure qui recrute et veut lancer l'intégration du nouveau coiffeur sans dépendre de la mémoire de quelqu'un.
Attention
seuls les utilisateurs ajoutés après la publication sont vus ; l'équipe existante se traite à part.
Actions

Les 2 actions Bookafy

Bookafy te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Appointment

Action

Dans Zapier“Creates a new appointment.”

Pose un rendez-vous dans l'agenda d'un collaborateur Bookafy, pour une prestation et un créneau donnés.

Quand l'utiliser
des réservations prises ailleurs, au téléphone ou dans un autre outil, doivent atterrir dans Bookafy pour que l'agenda reste la seule référence.
Attention
huit champs sont obligatoires, dont Service, Staff User, début, fin, Customer Name et Is Blocker Appointment?. Un seul vide, et l'action échoue. Des horaires saisis à la main restent les mêmes à chaque passage : fais-les venir d'une étape précédente.
2

Create Customer

Action

Dans Zapier“Creates a new customer.”

Ajoute un client dans Bookafy avec un nom et un email, prêt à être réservé ou contacté plus tard.

Quand l'utiliser
des demandes arrivent par un formulaire ou un CRM et doivent exister dans Bookafy avant qu'on leur propose un créneau.
Attention
Name et Email sont obligatoires. Aucune recherche ne vérifie l'existence du client avant, donc une même personne peut apparaître deux fois.
Quand ça casse

Quand un Zap Bookafy casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Bookafy : les risques ci-dessous sont communs à tous les Zaps. Avec un outil de réservation, ils tombent à des endroits précis.

Les ennuis viennent surtout des boucles et du temps. Un Zap ne voit que ce qui arrive après sa publication, et avec quatre déclencheurs par interrogation, il le voit au rythme de Zapier, pas à celui du client. Si aucun cas ne colle, la page Dépannage Zapier prend le relais.

  • Les réservations existantes restent de côté

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les rendez-vous et clients déjà dans Bookafy n'y entrent pas ; les reprendre, c'est un autre chantier.

  • Une boucle sur les rendez-vous ou les clients

    New Appointment qui alimente Create Appointment, ou New Customer qui alimente Create Customer, relance le Zap sans fin et vide ton quota de tâches.

  • Un import massif retenu

    Importe une grosse liste de clients ou migre d'anciens rendez-vous, et le déclencheur renvoie un énorme lot d'un coup. La protection anti-afflux peut le retenir.

  • Pas de double départ

    Zapier garde la trace des rendez-vous et clients déjà vus sur un déclencheur par interrogation : le même ne relance pas le Zap deux fois.
Besoin d'aide

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FAQ

Intégration Bookafy Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Bookafy Zapier est-elle gratuite ?
Oui. Bookafy n'est pas une app réservée aux plans payants, il tourne donc avec le plan gratuit de Zapier. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, limités chacun à deux étapes : un déclencheur et une action. New Customer suivi d'une action dans ton CRM tient dans ce cadre. Un filtre ou une seconde action rendent le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Pas de prix ici, les grilles changent trop souvent.
02Combien de tâches consomme un Zap Bookafy ?
Une tâche par action réussie. Chaque rendez-vous ou client créé compte pour une, et une action ratée n'est pas décomptée. Les quatre déclencheurs ne coûtent rien, pas plus que les passages de Zapier chez Bookafy, quelle que soit leur fréquence. Un Zap qui copie chaque nouveau patient dans ton CRM consomme donc une tâche par patient. Avec deux actions dans le même Zap, chaque passage entièrement réussi en consomme deux.
03Bookafy se déclenche-t-il en temps réel sur Zapier ?
Non. Les quatre déclencheurs Bookafy fonctionnent par interrogation : Zapier demande à Bookafy ses nouveautés à intervalle fixe, toutes les 15 minutes en Free, toutes les 2 minutes en Professional, chaque minute en Team et Enterprise. C'est l'app qui fixe ce mode, l'éditeur ne permet pas de le changer. Sur les plans payants, tu peux régler la fréquence d'un déclencheur par interrogation et lancer une vérification à la main depuis l'éditeur.
04Que faut-il pour connecter Bookafy à Zapier ?
Un compte Bookafy, et un accès aux agendas, prestations ou listes de clients d'autres personnes dont ton Zap a besoin. La connexion se fait une fois depuis la page Apps de Zapier avec + Add connection, puis connexion à Bookafy et autorisation d'accès. Avant de construire un Zap de rendez-vous, vérifie que la prestation et le praticien existent dans Bookafy : Create Appointment exige les deux et ne sait pas les inventer. Crée-les d'abord.
05New Appointment compte-t-il les plages bloquées dans Bookafy ?
Seulement si tu le décides. Le déclencheur a un réglage obligatoire, Include Blocker Appointments?, qui dit si le temps bloqué dans les agendas compte comme un nouveau rendez-vous. Réponds oui, et ces plages lancent le Zap comme de vraies réservations, au risque de remplir ton CRM ou tes notifications d'entrées qui ne sont pas des clients. Réponds non si le Zap ne doit suivre que les vraies réservations. Le même choix revient dans Create Appointment, sous Is Blocker Appointment?.
06Et si l'opération Bookafy dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Alors le Zap ne peut pas la faire avec Bookafy aujourd'hui. Les six opérations visibles couvrent quatre types de nouveautés et deux créations, rien pour annuler, déplacer, modifier ou retrouver. Le contournement le plus courant : garder Bookafy comme déclencheur et confier la suite du travail à une autre app. Regarde aussi ce que les autres outils d'automatisation proposent pour Bookafy avant de t'engager. Dans l'autre sens, Create Appointment et Create Customer savent toujours écrire dans Bookafy ce qu'un autre outil a recueilli.
07Zapier, Make ou n8n pour Bookafy ?
Choisis sur des critères, pas sur un classement. La couverture : côté Zapier, Bookafy apporte quatre déclencheurs par interrogation et deux actions de création ; regarde ce que chaque outil expose pour la même app. La vitesse : les quatre déclencheurs interrogent, donc ton plan fixe le délai, de 15 minutes en gratuit à une minute. Le coût : Zapier facture chaque action réussie et rien pour la surveillance. Pèse ces trois points selon ton volume de réservations.
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