Recursos · Integración Make

Integración Bookafy MakeAutomatiza Bookafy con Make.

¿Tus citas y tus fichas de clientes podrían moverse solas? La integración Bookafy Make trae 13 módulos: 3 disparadores, 8 acciones y 2 búsquedas. Esta guía es para quien lleva una agenda de citas con clientes y te acompaña desde la clave API hasta un escenario funcionando.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué te aporta la integración Bookafy Make?

La integración Bookafy Make une tu cuenta de Bookafy con Make, una herramienta visual donde armas un escenario (la automatización en sí, una cadena de pasos) sin programar. Cada paso es un módulo: vigila Bookafy, reserva o cambia una cita, o busca a un cliente. Tú eliges los módulos y Make los ejecuta en orden.

El equipo siempre al día. Watch Users detecta a las personas de tu cuenta de Bookafy. Viene bien cuando alguien nuevo entra en el equipo y también necesita acceso a otras herramientas.

Cada cita con su cliente completo. Para una academia o una consulta, Watch Appointments recoge cada reserva y Get a Customer trae la ficha de la persona, lista para tu CRM o tu hoja de cálculo. Nadie copia datos a mano.

Solicitudes que terminan en citas. Alguien rellena un formulario en otra app; Create a Customer lo da de alta en Bookafy y Create an Appointment reserva su hueco. Si cambia de idea, Cancel an Appointment deja la agenda limpia.

Sobre los límites: la documentación no marca ninguna cuota, y los 3 disparadores son programados, así que Make consulta Bookafy cada cierto tiempo en lugar de recibir un aviso. Lo que no cubren los módulos lo resuelve Make an API Call con la misma conexión. La app suele existir también en n8n: la comparativa n8n vs Make te ayuda a elegir, Precio de Make explica los planes y el Curso de Make te lleva más lejos.

Conexión

¿Cómo se conecta Bookafy con Make?

  1. 01

    Copia tu clave API en Bookafy

    Entra en Bookafy, haz clic en el icono del engranaje arriba a la derecha y luego en Settings. Abre Integrations, después API, y copia el valor de API Key. Guárdalo bien: es lo que abre tu cuenta a Make.

  2. 02

    Crea la conexión en Make

    Añade cualquier módulo de Bookafy a tu escenario y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Bookafy enlazada una sola vez con Make, y la reutilizan todos los módulos de Bookafy. En Connection name puedes ponerle un nombre.

  3. 03

    Pega la clave y guarda

    Pega la clave en el campo API Key y pulsa Save. Si Bookafy te pide iniciar sesión y confirmar el acceso, acepta. El módulo ya muestra tu conexión y Make puede leer tus datos de Bookafy.

Primer escenario

Tu primer escenario con Bookafy

ObjetivoCuando llega una solicitud desde otra app, Make da de alta al cliente en Bookafy y le reserva la cita.

  1. 01

    Crea un escenario nuevo

    En la página Scenarios, crea un escenario y pulsa el +. Elige la app donde entran las solicitudes, por ejemplo tu herramienta de formularios, y su módulo que vigila las respuestas nuevas.

  2. 02

    Añade Create a Customer

    Pulsa el + a la derecha de ese primer módulo, busca Bookafy y elige Create a Customer. Enlaza tu cuenta con Create a connection y asigna el nombre y los datos de contacto que vienen del formulario.

  3. 03

    Añade Create an Appointment

    Suma el módulo Create an Appointment y rellénalo con lo que llega de los dos módulos anteriores. Cada elemento que pasa de un módulo a otro se llama bundle: aquí, una solicitud y un cliente.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Envía una respuesta de prueba en el formulario y pulsa Run once. Make ejecuta el escenario una sola vez y te enseña los bundles que recibió cada módulo. Luego revisa el cliente y la cita en Bookafy.

  5. 05

    Programa y activa

    Abre el reloj del primer módulo: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto, y el plan Free no baja de 15 minutos. Ajusta la programación y activa el escenario.

Disparadores

Disparadores de Bookafy: lo que arranca tu escenario

3 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Bookafy. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Bookafy en cuanto ocurre.

Bookafy1Watch Appointments

Watch Appointments

programadoSolo en la doc

Consigues cada cita de Bookafy dentro de Make, un bundle por cita, y cada reserva puede poner en marcha su propia cadena de pasos. Es el punto de partida natural para todo lo que gira en torno a la agenda.

Cómo se dispara
es un disparador programado; Make consulta la app según la programación del escenario, sin que Bookafy le avise.
Cuándo usarlo
quieres pasar cada reserva al calendario compartido del equipo o a una lista de seguimiento.
Ojo
cada cita que llega pone en marcha los módulos siguientes y gasta operaciones, la unidad que Make descuenta de tu plan. Elige una programación acorde a la rapidez que de verdad necesitas.
Bookafy2Watch Customers

Watch Customers

programadoSolo en la doc

Los clientes guardados en Bookafy entran en tu escenario, uno por bundle, y puedes copiarlos a donde gestiones tus contactos. Así ninguna ficha se queda atrapada en la herramienta de reservas.

Cómo se dispara
Make consulta la app según la programación del escenario; Bookafy no empuja nada en el momento en que aparece un cliente.
Cuándo usarlo
una peluquería quiere que cada cliente que reserva por internet aparezca también en su herramienta de boletines.
Ojo
este disparador mira clientes, no citas. Si lo que importa es la reserva, usa Watch Appointments.
Bookafy3Watch Users

Watch Users

programadoSolo en la doc

Sigue a los usuarios de tu cuenta de Bookafy, es decir, las personas del equipo que atienden las reservas, y pasa cada una al módulo siguiente. Es el único módulo del grupo Users, así que no tiene pérdida.

Cómo se dispara
de forma programada, con la insignia del reloj en el módulo; Make consulta la app en cada ejecución del escenario.
Cuándo usarlo
una persona nueva se suma al equipo y debe figurar también en tu directorio interno o en tu chat.
Ojo
los usuarios son tus compañeros, no tus clientes. Las fichas de clientes llegan con Watch Customers.
Módulos

Módulos de Bookafy: lo que tu escenario puede hacer

Bookafy te da 10 módulos en 3 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Appointments

4 módulos
Bookafy1

Create an Appointment

AcciónSolo en la doc

Reservas un hueco en Bookafy sin que nadie abra la agenda: el módulo crea la cita con los datos de los módulos que van antes.

Cuándo usarlo
una solicitud entra por un formulario o un chat y tiene que acabar en una reserva confirmada.
Ojo
probar con Run once crea una cita real. Bórrala después o prueba en un hueco sin importancia.
Bookafy2

Update an Appointment

AcciónSolo en la doc

Tu agenda de Bookafy refleja lo acordado en otro sitio, porque este módulo cambia una cita que ya existe. Actúa sobre una sola cita en cada pasada.

Cuándo usarlo
un cliente mueve su sesión escribiendo a soporte y la reserva tiene que seguirle.
Ojo
necesita saber qué cita tocar. Pon antes Search Appointments o un disparador que se la entregue.
Bookafy3

Search Appointments

BúsquedaSolo en la doc

Localizas una reserva antes de actuar sobre ella: el módulo recorre tus citas de Bookafy y devuelve las que encajan. Puede dar cero, una o varias citas, cada una en su propio bundle.

Cuándo usarlo
antes de cambiar o cancelar la cita de un cliente concreto.
Ojo
varios resultados hacen que los módulos siguientes se ejecuten una vez por cada uno, con sus operaciones.
Bookafy4

Cancel an Appointment

AcciónSolo en la doc

El hueco queda libre sin tocar nada a mano: este módulo anula una reserva de Bookafy desde el escenario. Encaja bien detrás de una búsqueda que haya dado con la cita correcta.

Cuándo usarlo
se reembolsa un pedido o se retira una solicitud en otra herramienta, y la cita asociada debe desaparecer.
Ojo
pruébalo con una reserva ficticia, porque Run once cancela citas reales.

Customers

5 módulos
Bookafy5

Create a Customer

AcciónSolo en la doc

La persona ya existe en Bookafy antes de su primera reserva: el módulo da de alta un cliente con los datos que llegan de pasos anteriores, nombre y contacto incluidos.

Cuándo usarlo
un posible cliente se registra en tu web o entra en tu CRM y debe poder reservar en Bookafy.
Ojo
si la misma persona puede llegar dos veces, pasa antes por List Customers para no duplicarla.
Bookafy6

Update a Customer

AcciónSolo en la doc

Un cambio hecho en otra herramienta llega también a tus fichas de Bookafy: el módulo actualiza un cliente ya guardado, uno por pasada.

Cuándo usarlo
un cliente cambia de teléfono o de correo en tu CRM y Bookafy tiene que coincidir.
Ojo
debe saber qué cliente editar. Get a Customer o List Customers, colocado antes, se lo da.
Bookafy7

List Customers

BúsquedaSolo en la doc

Sabes quién está ya en Bookafy: el módulo devuelve tus clientes como bundles, uno por persona. Es una de las 2 búsquedas de la app.

Cuándo usarlo
antes de dar de alta a alguien, para no repetirlo, o para volcar tu cartera de clientes en una hoja de cálculo.
Ojo
cada cliente devuelto ejecuta una vez los módulos siguientes, así que una lista larga cuesta otras tantas operaciones.
Bookafy8

Get a Customer

AcciónSolo en la doc

Tienes a mano la ficha completa de un cliente concreto para el resto del escenario, por ejemplo para rellenar un correo o un registro del CRM. A diferencia de List Customers, apunta a una sola persona ya identificada.

Cuándo usarlo
un disparador te entrega una cita y quieres la ficha del cliente que la reservó.
Ojo
necesita un dato que identifique a ese cliente, normalmente tomado de un módulo anterior.
Bookafy9

Delete a Customer

AcciónSolo en la doc

Tu lista de clientes queda ordenada: este módulo borra de Bookafy un contacto que ya no debe estar ahí. Úsalo con cabeza, porque la ficha se pierde.

Cuándo usarlo
una persona pide que borres sus datos y tu proceso gestiona esa petición desde otra herramienta.
Ojo
un borrado no tiene vuelta atrás. Asegúrate de que solo llega el cliente correcto a este módulo y prueba con uno ficticio.

Other

1 módulo
Bookafy10

Make an API Call

AcciónSolo en la doc

Llegas a cualquier punto de la API de Bookafy desde tu escenario, con la conexión que ya creaste. Cubre el hueco cuando ninguno de los módulos ya preparados hace lo que buscas.

Cuándo usarlo
una función de Bookafy que necesitas no tiene módulo propio en Make.
Ojo
la petición la escribes tú. Ten abierta la documentación de la API de Bookafy y pásala por Run once antes de activar.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Bookafy con Make?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Bookafy y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Bookafy Make es gratuita?
Sí, Bookafy es una app estándar en Make y funciona desde el plan Free. Ese plan incluye 2 escenarios activos, un intervalo mínimo de 15 minutos entre ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y permiten 40 minutos de ejecución. El consumo se cuenta en operaciones. La suscripción de Bookafy va aparte.
02¿Qué hace falta para conectar Bookafy con Make?
Una cuenta de Bookafy y su clave API. En Bookafy, pulsa el engranaje de arriba a la derecha, luego Settings, Integrations y API, y copia el valor de API Key. En Make, añade un módulo de Bookafy, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres, pega la clave en el campo API Key y pulsa Save. Si Bookafy pide confirmar el acceso, acéptalo. Los 13 módulos de Bookafy reutilizan después esa misma conexión.
03¿Los disparadores de Bookafy en Make son instantáneos?
No. Watch Appointments, Watch Customers y Watch Users son programados: Make consulta Bookafy según la programación del escenario, marcada con la insignia del reloj en el módulo. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto, y el plan Free no baja de ahí. Los planes de pago permiten una consulta por minuto. Ninguno de los 3 disparadores es instantáneo, así que una reserva llega a tu escenario en la siguiente consulta y no en el mismo segundo.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Bookafy en Make?
Usa Make an API Call. Este módulo llama a cualquier punto de la API de Bookafy con la conexión que ya tienes, así que no dependes solo de los módulos ya preparados. A cambio, montas la petición tú mismo con la documentación de la API de Bookafy delante. La documentación de Make para Bookafy no indica cuotas ni límites numéricos; lo que sí aplica en cada ejecución son los límites de tu plan de Make.
05¿Make o n8n para Bookafy?
Depende sobre todo de la herramienta que tu equipo ya domina. En Make, Bookafy es una app estándar con 13 módulos sobre citas, clientes y usuarios, más Make an API Call para el resto. La app suele tener también un nodo en n8n. Compara qué operaciones de Bookafy ofrece cada herramienta frente al escenario que tienes en mente, y fíjate en dónde están conectadas ya tus otras apps. La comparativa n8n vs Make del sitio repasa en detalle las diferencias entre ambas plataformas.