Integración Calendly ZapierAutomatiza Calendly con Zapier.
La integración Calendly Zapier trae 11 disparadores, 8 acciones y 7 búsquedas. Diez de los once disparadores son instantáneos: una reserva o una cancelación pone en marcha tu Zap sin esperar, incluso en el plan gratuito. Aquí tienes qué hace cada uno, cuánto cuesta y dónde falla.
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Qué hace la integración Calendly Zapier
Conecta tu cuenta de Calendly con Zapier en los dos sentidos. Lo que pasa en tu agenda (una reserva, una cancelación, alguien que no se presenta, una respuesta a un formulario de enrutamiento) puede arrancar una automatización, y Zapier puede a su vez reservar, cancelar u ordenar cosas en Calendly por ti. Lo configuras una vez y funciona solo.
Hay tres usos que se repiten. Una agenda de contactos al día: cada cita que capta Invitee Created or Rescheduled se convierte en un contacto de Calendly con Create Contact, y nadie vuelve a copiar un nombre desde un correo. Un seguimiento de ausencias: cuando alguien queda marcado con Invitee No Show Created, el Zap le prepara un enlace nuevo con Create One-Off Meeting Link. Citas reservadas desde fuera: un lead cualificado en otra herramienta consigue un hueco real con Book Meeting for Invitee, y Calendly envía sus confirmaciones de siempre, como si hubiera reservado él mismo.
Lo que la ficha oficial no cuenta. Zapier no puede editar un tipo de evento, cambiar tu disponibilidad ni mover una cita ya creada: no existe ninguna operación para eso. Todo lo relacionado con contactos y resúmenes de reunión pide un plan de pago de Calendly, además de lo que pagues a Zapier. Y un Zap nunca mira hacia atrás: las citas reservadas antes de activarlo se quedan fuera.
¿Prefieres montar lo mismo en otra plataforma? La integración Calendly n8n y la integración Calendly Make cubren la misma app en esas dos plataformas.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras, una línea cada una. Con esto, el resto de la página se lee sin tropiezos.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un evento de partida y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperándolo: una cita nueva, por ejemplo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cancela o reserva algo en una app en tu nombre.
- Tarea
- Lo que Zapier te cobra: una acción que salió bien. El cupo de tu plan no es más que un número de tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo envía la propia app en cuanto pasa el evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene sin ruido si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, un evento o un usuario, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Calendly enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por todos los pasos de Calendly de todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad
Calendly no es una app premium en Zapier, así que funciona desde el plan gratuito. Lo que se cobra son las acciones, nunca los disparadores.
- App premiumNo, disponible en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Coste del disparador0 tareas
- Disparadores instantáneos10 de 11, sin espera en ningún plan
Vigilar Calendly no cuesta nada, da igual cuántas veces mire Zapier. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea; la que falla no cuenta. Un Zap con tres acciones gasta tres tareas por cada cita que procesa. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago.
Conecta tu cuenta de Calendly en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador: escribe Calendly y selecciónala. Para empezar basta con tener una cuenta de Calendly.
- 02
Inicia sesión en Calendly
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el acceso de Calendly. Entra con la cuenta cuyas citas debe ver el Zap. Si los tipos de evento los gestiona un compañero, comprueba antes que tu cuenta puede leerlos.
- 03
Concede el acceso
Calendly te pide que dejes a Zapier usar la cuenta. Acepta: la conexión queda hecha una sola vez y todos los pasos de Calendly de tus Zaps la reutilizan sin volver a pedirte nada.
Tu primer Zap con Calendly: recuperar a quien no se presentó
ObjetivoCuando un invitado queda marcado como ausente, crear un enlace de reunión único nuevo, pero solo para los tipos de cita que importan.
- 01
Crea el Zap
Pulsa Create, elige Calendly como app de partida y el evento Invitee No Show Created. Selecciona la conexión que acabas de crear.
- 02
Elige el alcance
Configura el alcance de la suscripción: user para tus propias citas, organization para todo el equipo. La segunda opción exige una cuenta propietaria o administradora.
- 03
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que mapeas los campos con una ausencia real y no con un ejemplo vacío.
- 04
Añade el filtro
Pulsa el icono más, añade Filter e indica el campo, la regla y el valor. Una regla de texto solo compara texto: elige el tipo correcto o el filtro nunca dejará pasar nada.
- 05
Añade la acción
Suma un paso de Calendly con Create One-Off Meeting Link. Rellena el nombre, el anfitrión, la duración (720 minutos como máximo) y el rango de fechas con los datos del disparador.
- 06
Prueba y publica
Prueba la acción, revisa lo que devuelve y pulsa Publish. Con un filtro, este Zap es de varios pasos: necesita un plan de pago.
Disparadores de Calendly: lo que puede arrancar un Zap
11 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Calendly, y 10 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Contact Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a contact is created. Requires a paid Calendly plan.”
Cada vez que alguien entra en tus contactos de Calendly, este disparador pasa su ficha al Zap. Es el punto de partida natural para mantener otra agenda o una lista de correo al ritmo de Calendly sin exportar nada a mano.
Contact Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a contact is deleted. Requires a paid Calendly plan.”
Cuando un contacto desaparece de Calendly, el Zap se entera. Es el disparador de la limpieza: el que evita que una lista guardada en otro sitio conserve a personas que borraste a propósito.
Contact Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a contact is updated. Requires a paid Calendly plan.”
Aquí importan los cambios, no las altas. Corriges un nombre o añades un correo, y el Zap recibe la versión nueva del contacto para llevar la corrección a todos los sitios donde existe esa persona.
Event Canceled
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event is canceled.”
El único de los once disparadores que Zapier tiene que ir a revisar por su cuenta. Detecta un evento cancelado y lo pasa al paso siguiente.
Invitee Canceled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invitee cancels a scheduled event.”
En cuanto un invitado cancela la cita que había reservado, Calendly se lo comunica a Zapier. Suficiente para liberar una sala, avisar a un compañero o preguntar el motivo.
Invitee Created or Rescheduled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invitee schedules or reschedules an event.”
El caballo de batalla de esta página. Un invitado reserva un hueco o mueve el que ya tenía, y el Zap recibe la cita para que los pasos siguientes la aprovechen.
Invitee No Show Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invitee is marked as a no-show.”
Marcas a un invitado como ausente en Calendly y este disparador salta. Así, una cita perdida se convierte en un evento sobre el que un Zap puede actuar.
Meeting Recap Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a meeting recap is created. Requires a paid Calendly plan.”
Cuando Calendly genera el resumen de una reunión ya terminada, el Zap lo recoge. Las notas de una llamada pasan a ser algo que puedes archivar, compartir o adjuntar a una ficha de cliente sin abrir Calendly.
Meeting Recap Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a meeting recap is deleted. Requires a paid Calendly plan.”
Pocas veces es el primero que se monta, pero sirve para que las copias no mientan. Si se borra un resumen en Calendly, el Zap lo sabe y puede borrar o marcar la copia que guardó en otro sitio.
Meeting Recap Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a meeting recap is updated. Requires a paid Calendly plan.”
Un resumen corregido a posteriori, y este disparador entrega la versión nueva. Combínalo con Meeting Recap Created para que la copia archivada se mantenga al día en vez de quedarse en el primer borrador.
New Routing Form Submission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new routing form submission is created.”
Cuando un visitante envía uno de tus formularios de enrutamiento de Calendly, el envío llega al Zap y los pasos siguientes pueden archivarlo, compartirlo o pasárselo a la persona adecuada.
Acciones de Calendly: lo que el Zap hace por ti
Calendly te da 8 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Cancel an Event
AcciónEn Zapier“Cancels an event.”
El camino corto hacia el mismo resultado: das el identificador del evento y queda cancelado, sin motivo adjunto.
Create One-Off Meeting Link
AcciónEn Zapier“Creates a new one-off meeting in Calendly.”
Genera una reunión de un solo uso con su nombre, anfitrión, duración y rango de fechas, fuera de tus tipos de evento habituales.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact. Requires a paid Calendly plan.”
Añade a una persona a tus contactos de Calendly con un nombre visible y al menos un correo.
Book Meeting for Invitee
AcciónEn Zapier“Creates a new scheduled event with an invitee. Standard notifications, calendar invites, and workflows run as if booked via the Calendly UI.”
Reserva un hueco real en uno de tus tipos de evento a nombre de otra persona. Calendly envía luego sus confirmaciones y ejecuta sus propios flujos como si el invitado hubiera reservado él mismo.
Delete Contact
AcciónEn Zapier“Deletes a contact by UUID. Requires a paid Calendly plan.”
Elimina un contacto de Calendly a partir de su identificador único.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates an existing contact by UUID. Requires a paid Calendly plan.”
Modifica un contacto de Calendly que ya existe, localizado por su identificador único, para que Calendly siga las correcciones hechas en otro sitio.
Mark Invitee as No Show
AcciónEn Zapier“Marks a specific invitee as a no show.”
Marca a un invitado concreto como ausente en una reunión.
Cancel Scheduled Event
AcciónEn Zapier“Cancels a scheduled event with a specified reason for the cancellation.”
Cancela una cita ya programada y guarda el motivo que indiques.
Búsquedas de Calendly: encontrar lo que ya existe
7 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Calendly, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Recuperan un evento, un contacto o un usuario para que los pasos siguientes lo aprovechen. Algunos campos de acción ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda por ti. Calendly no tiene ninguna variante de buscar o crear: aquí una búsqueda solo busca.
Find Contact
BúsquedaEn Zapier“Finds a contact by UUID. Requires a paid Calendly plan.”
Recupera un contacto de Calendly a partir de su identificador único y deja toda su ficha a mano para los pasos siguientes.
Find Event
BúsquedaEn Zapier“Finds an event based on UUID.”
Localiza un evento programado por su identificador, con la hora y los detalles que el resto del Zap pueda necesitar.
Find Invitee by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds an invitee by their email address, returning up to their 100 most recent bookings. Optionally narrow the search to a single event type.”
Busca a un invitado por su correo y devuelve hasta sus 100 reservas más recientes, con la opción de limitarte a un tipo de evento.
Find Meeting Recap
BúsquedaEn Zapier“Finds a meeting recap based on UUID. Requires a paid Calendly plan.”
Trae el resumen de una reunión a partir de su identificador para archivarlo en la ficha del cliente o reenviarlo a quien no pudo asistir.
Find Meeting Recap Transcript
BúsquedaEn Zapier“Finds a meeting recap transcript based on UUID. Requires a paid Calendly plan.”
Baja un nivel por debajo del resumen y devuelve la transcripción asociada, usando el mismo identificador del resumen.
Find User
BúsquedaEn Zapier“Searches for a User by name or email.”
Encuentra a un miembro de tu organización de Calendly por nombre o correo: así se consigue el anfitrión correcto para una cita.
List Contact
BúsquedaEn Zapier“Builds a list of contacts. Requires a paid Calendly plan.”
Construye una lista de tus contactos de Calendly en vez de devolver uno solo, útil cuando un paso necesita el conjunto.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Actívalo para seguir con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Convierte una búsqueda en buscar o crear. Ninguna búsqueda de Calendly lo ofrece, así que esta casilla no aparece aquí.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primer resultado (la opción por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando algo falla
Seis formas en que un Zap de Calendly puede fallar, ligadas a la app o al funcionamiento de Zapier.
Zapier mantiene además una página de ayuda titulada Common Problems with Calendly on Zapier; para lo demás, la guía de Depuración Zapier cubre los casos generales.
Las citas antiguas nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Las reservas de la semana pasada se quedan fuera; traerlas es otro trabajo distinto.El Zap se dispara a sí mismo
Book Meeting for Invitee crea una reserva, que lanza Invitee Created or Rescheduled, que vuelve a reservar. Escribir donde mira tu disparador agota las tareas.Contactos y resúmenes no funcionan
Todas las operaciones de contactos y resúmenes de reunión piden un plan de pago de Calendly. Una cuenta gratuita no puede usarlas, tengas el plan de Zapier que tengas.Alcance organization rechazado
El alcance organization de los disparadores y de Find Invitee by Email es solo para propietarios y administradores de Calendly. Un miembro debe usar user.Una avalancha de eventos retenida
Tras una importación masiva, un disparador que de golpe devuelve un lote enorme puede quedar frenado por la protección contra avalanchas de Zapier.Usuarios de la versión 1.0.2
Zapier publicó un aviso titulado Action required for Calendly (1.0.2) users. Si tus Zaps antiguos usan esa versión, léelo antes de tocarlos.
¿Necesitas ayuda para automatizar Calendly con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
