Integración Clockify ZapierAutomatiza Clockify con Zapier.
La integración Clockify Zapier trae 7 disparadores, 7 acciones y 6 búsquedas para mover clientes, proyectos, tareas y cronómetros entre Clockify y el resto de tus herramientas. Aquí tienes qué hace cada uno, cuánto gasta y dónde suele fallar.
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Qué hace de verdad la integración Clockify Zapier
Conectar Clockify con Zapier significa, en la práctica, que algo ocurre en tu control de horas (un cliente, un proyecto, un cronómetro en marcha) y Zapier responde haciendo un trabajo por ti, dentro de Clockify o en otra app. Lo configuras una vez y nadie vuelve a copiar a mano el nombre de un cliente.
Hay tres montajes que casi todo el mundo prueba primero. Proyectos ordenados: New Client detecta al cliente, Create Project le abre su proyecto y se acabó imputar horas a «Varios». Un cronómetro que arranca solo: otra herramienta avisa de que empieza una llamada, Start Timer pone el reloj en marcha y Stop Timer lo detiene después. Etiquetas sin duplicados: Find Tag comprueba antes de que Create Tag escriba.
Igual de importante es lo que Zapier no hace con Clockify. Los siete disparadores funcionan por consulta, así que nada reacciona en el segundo exacto en que arranca un cronómetro: en el plan gratuito, la comprobación llega cada 15 minutos. Ninguna acción edita ni borra una entrada de tiempo, un cliente o un proyecto ya creados. Y no hay disparador para un cronómetro que se detiene, solo para una entrada nueva o un cronómetro que arranca.
Si esos límites te frenan, la misma app está en otras plataformas: revisa la integración Clockify n8n y la integración Clockify Make antes de decidir.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en cada línea de esta página. Aquí van, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. Con el Zap activo, Zapier lo espera: aquí un cliente, un proyecto o un cronómetro nuevo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez lanzado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como crear una tarea en Clockify.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto tiempo; uno instantáneo lo avisa la propia app. En Clockify, todos consultan.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo para sin hacer ruido en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, como un proyecto de Clockify, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Clockify
Clockify no está entre las apps reservadas a planes de pago, así que funciona desde el plan gratuito.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Zaps en gratuitoSolo dos pasos
- Reservada a pagoNo
- Coste del disparador0 tareas
El disparador nunca gasta una tarea, por muchas veces que Zapier consulte Clockify. Cada acción que sale bien cuenta una vez: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no cuesta nada. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y exige un plan de pago.
Conecta Clockify con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Clockify enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por cada paso que toque Clockify.
- 02
Elige Clockify
Escribe Clockify en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Clockify se abre entonces en una pestaña nueva, donde sigue el paso siguiente.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Clockify desde esa pestaña y autoriza a Zapier. Usa la cuenta que de verdad pertenece a los workspaces que quieres automatizar: Zapier solo ve lo que ve ese usuario.
Tu primer Zap: un proyecto para cada cliente nuevo
ObjetivoCada vez que aparece un cliente en Clockify, abrirle un proyecto y crear una primera tarea, para que las horas caigan en su sitio desde el primer día.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Clockify como app y New Client como evento. Selecciona tu conexión y luego el Workspace que el Zap debe vigilar.
- 02
Prueba con datos reales
Lanza la prueba. Zapier trae los tres clientes más recientes de ese workspace, así que relacionas los campos con un cliente real y no con un molde vacío.
- 03
Añade Create Project
Añade una acción de Clockify, elige Create Project, repite el mismo Workspace y lleva el nombre del cliente al nombre del proyecto. Decide si será público para todo el workspace.
- 04
Añade Create Task
Añade Create Task. Primero el Workspace, después se llena la lista Project. Elige el proyecto recién creado y ponle nombre a la tarea, por ejemplo Arranque.
- 05
Prueba cada paso y publica
Prueba cada paso y revisa lo que devuelve. Con dos acciones, este Zap necesita un plan de pago. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activarlo.
Los disparadores de Clockify en Zapier
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Clockify. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new client is added to a workspace.”
Detecta un cliente recién añadido a un workspace de Clockify y pasa su nombre y sus datos al resto del Zap. Es el punto de partida natural para todo lo que debe existir una vez por cliente: un proyecto, una carpeta, una ficha.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is added to a workspace.”
Salta con un proyecto que se acaba de crear en un workspace. Tu Zap recibe el proyecto y puede responder con tareas, etiquetas o un aviso en otra herramienta para que el equipo sepa que ya puede imputar.
New Tag
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new tag is added to a workspace.”
Vigila la lista de etiquetas de un workspace y arranca el Zap cuando aparece una nueva. Si tu equipo ordena sus horas con etiquetas, una nueva puede merecer una respuesta en otra herramienta.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is added to a project on a specified workspace.”
Responde a una tarea añadida dentro de un proyecto concreto. Es el más acotado de los disparadores de Clockify: lo apuntas a un único proyecto y solo las tareas que nacen ahí ponen en marcha el Zap.
New Time Entry
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new time entry is added.”
Recoge una entrada de tiempo en cuanto se añade al workspace. Sirve para todo lo que parte de horas ya imputadas: informes, preparación de facturas o un resumen semanal en otra herramienta.
New Timer Started
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new entry is started and running.”
No es lo mismo que el anterior: atrapa un cronómetro mientras está corriendo, antes de que nadie lo pare. Tu Zap sabe que alguien acaba de ponerse a trabajar, y en qué.
New Workspace
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new workspace is created.”
El único disparador de Clockify sin Workspace que elegir, porque su trabajo es justo detectar uno nuevo. Es el que necesitas si tu organización va abriendo workspaces nuevos con el tiempo.
Las acciones de Clockify en Zapier
Clockify te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a task on a specified project.”
Añade una tarea bajo el proyecto que indiques, para que el equipo la elija en lugar de escribir texto libre.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a client on a specified workspace.”
Da de alta un cliente en un workspace con datos que llegaron en un paso anterior, normalmente un trato cerrado o un formulario.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a project on a specified workspace.”
Abre un proyecto en un workspace con un nombre y dos interruptores: público o no, facturable o no.
Create Tag
AcciónEn Zapier“Creates a tag on a specified workspace.”
Suma una etiqueta a la lista de un workspace, preparada para ponerla en las entradas de tiempo.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new time entry on a specified workspace.”
Registra un bloque de tiempo ya terminado, con inicio y fin, en un workspace, y lo marca como facturable si hace falta.
Start Timer
AcciónEn Zapier“Starts a new time entry.”
Pone en marcha un cronómetro en un workspace, igual que si alguien pulsara iniciar en Clockify, con opción de marcarlo facturable.
Stop Timer
AcciónEn Zapier“Stops currently running time entry on a specified workspace.”
Detiene el cronómetro que esté corriendo en el workspace elegido. No hace falta señalar ninguna entrada, basta con el Workspace.
Las búsquedas de Clockify: comprobar antes de crear
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Clockify, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda mira dentro de Clockify antes de que el Zap escriba nada. En el editor, las búsquedas están al final de la lista de acciones, bajo su propio título SEARCH. Cada una tiene además una versión de buscar o crear: es la misma búsqueda con una casilla marcada, no una operación más. Tres ajustes deciden lo que pasa después.
Find Client
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a client by name on a specified workspace.”
Busca un cliente por su nombre en un workspace y entrega su ficha al paso siguiente, para colgar un proyecto del cliente correcto.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a project by name on a specified workspace.”
Localiza un proyecto por su nombre dentro de un workspace. Los pasos posteriores pueden imputarle tiempo o añadirle tareas.
Find Running Timer
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a currently running time entry on a specified workspace.”
Comprueba si hay un cronómetro corriendo en el workspace y lo devuelve si es así. Solo pide el Workspace.
Find Tag
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a tag on a specified workspace.”
Recorre las etiquetas de un workspace en busca de un nombre, para que un paso posterior aplique una etiqueta existente.
Find Task
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a task by name on a specified project and workspace.”
Encuentra una tarea por su nombre, pero solo dentro de un proyecto de un workspace: hay que indicar ambos antes del nombre.
Find Time Entry
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a time entry by description, start datetime or end datetime.”
Busca una entrada existente por su descripción, su inicio o su fin, dentro de un workspace.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y los pasos siguientes se saltan. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear: el ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, parar el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Clockify falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Clockify y no hay límites propios de la app documentados. Lo que falla es la mecánica general de Zapier, y hay cuatro casos que se repiten.
Casi todos los problemas aparecen en el historial del Zap: un paso que no se ejecutó o que se ejecutó dos veces. Antes de rehacer nada, mira cuál encaja. La guía de depuración Zapier profundiza si ninguno coincide.
Lo anterior nunca entra
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Clientes, proyectos y horas que ya existían se quedan fuera; traerlos es un trabajo aparte.El Zap se dispara en bucle
Si un Zap crea etiquetas en el workspace que vigila su disparador New Tag, cada etiqueta nueva lo relanza y tu cupo de tareas se agota deprisa.Una importación masiva queda retenida
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, por ejemplo tras importar un año de entradas, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo.Nada se procesa dos veces
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya vio, así que un mismo cliente o entrada no relanza el Zap, aunque lo edites después.
¿Necesitas ayuda para automatizar Clockify con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
