Intégration Clockify ZapierAutomatiser Clockify avec Zapier.
L'intégration Clockify Zapier compte 7 déclencheurs, 7 actions et 6 recherches pour faire circuler clients, projets, tâches et chronos entre Clockify et le reste de tes outils. Voici ce que fait chacun, ce qu'il coûte, et là où ça coince.
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Ce que l'intégration Clockify Zapier fait vraiment
Relier Clockify à Zapier, concrètement, c'est ceci : un événement se produit dans ton outil de suivi du temps (un client, un projet, un chrono lancé) et Zapier enchaîne une opération à ta place, dans Clockify ou ailleurs. Tu le règles une fois. Ensuite, plus personne ne recopie un nom de client à la main.
Trois montages reviennent presque toujours en premier. Une liste de projets propre : New Client repère le client, Create Project ouvre son projet, et l'équipe arrête de pointer ses heures sur « Divers ». Un chrono qui démarre seul : un autre outil signale le début d'une intervention, Start Timer lance le compteur, Stop Timer l'arrête plus tard. Un référentiel d'étiquettes sans doublon : Find Tag vérifie avant que Create Tag n'écrive.
Ce que Zapier ne fait pas avec Clockify compte autant. Les sept déclencheurs fonctionnent tous par interrogation : rien ne réagit à la seconde où un chrono démarre, et sur le plan gratuit la vérification tombe toutes les 15 minutes. Aucune action ne modifie ni ne supprime une saisie de temps, un client ou un projet existant. Et aucun déclencheur ne signale l'arrêt d'un chrono, seulement une nouvelle saisie ou un chrono qui démarre.
Si ces limites te gênent, l'app existe ailleurs : compare avec l'intégration Clockify n8n et l'intégration Clockify Make avant de te lancer.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent à chaque ligne de cette page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend : ici un nouveau client, un projet ou un chrono.
- Action
- Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, comme créer une tâche Clockify.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe ; un instantané est signalé par l'app. Clockify interroge partout.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues respectent ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui va chercher un élément déjà présent, un projet Clockify par exemple, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Combien coûte un Zap Clockify
Clockify ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit de Zapier.
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Zaps en gratuitDeux étapes maximum
- Réservée au payantNon
- Coût du déclencheur0 tâche
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, même si Zapier interroge Clockify très souvent. Chaque action réussie compte pour une, donc un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action en échec ne coûte rien. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois, mais uniquement des Zaps à deux étapes : un déclencheur, une action. Ajoute un filtre ou une recherche et le Zap devient multi-étapes, donc payant.
Connecter Clockify à Zapier en 3 étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Clockify relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent Clockify.
- 02
Choisis Clockify
Tape Clockify dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Clockify s'ouvre alors dans un nouvel onglet, où se joue l'étape suivante.
- 03
Identifie-toi et autorise
Connecte-toi à Clockify dans cet onglet et accorde l'accès à Zapier. Prends le compte qui appartient vraiment aux workspaces à automatiser : Zapier ne voit que ce que cet identifiant voit.
Ton premier Zap : un projet pour chaque nouveau client
ObjectifÀ chaque client ajouté dans Clockify, ouvrir son projet et y créer une première tâche, pour que les heures tombent au bon endroit dès le départ.
- 01
Crée le Zap et pose le déclencheur
Lance un nouveau Zap, choisis Clockify et l'événement New Client. Sélectionne ta connexion, puis le Workspace que le Zap doit surveiller.
- 02
Teste sur de vraies données
Lance le test : Zapier remonte les trois clients les plus récents du workspace. Tu fais ainsi la correspondance des champs sur un vrai client, pas sur une coquille vide.
- 03
Ajoute Create Project
Ajoute une action Clockify, choisis Create Project, reprends le même Workspace et place le nom du client dans le nom du projet. Décide s'il est public pour tout le workspace.
- 04
Ajoute Create Task
Ajoute Create Task. Choisis d'abord le Workspace, la liste Project se remplit ensuite. Prends le projet créé juste avant et nomme la tâche, Lancement par exemple.
- 05
Teste chaque étape et publie
Teste chaque étape et lis ce qui revient. Avec deux actions, ce Zap demande un plan payant. Quand tout est bon, clique sur Publish pour l'allumer.
Les déclencheurs Clockify sur Zapier
7 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Clockify. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Client
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new client is added to a workspace.”
Il repère un client tout juste ajouté à un workspace Clockify et transmet son nom au reste du Zap. C'est le point de départ logique de tout ce qui doit exister une fois par client : un projet, un dossier partagé, une fiche.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is added to a workspace.”
Se lance sur un projet fraîchement créé dans un workspace. Ton Zap récupère le projet et peut enchaîner des tâches, des étiquettes ou un message dans un autre outil pour prévenir l'équipe.
New Tag
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new tag is added to a workspace.”
Surveille la liste des étiquettes d'un workspace et démarre le Zap dès qu'une nouvelle apparaît. Si ton équipe trie ses heures par étiquettes, une nouvelle peut mériter une réaction ailleurs.
New Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new task is added to a project on a specified workspace.”
Réagit à une tâche ajoutée sous un projet précis. C'est le plus ciblé des déclencheurs Clockify : tu le pointes sur un seul projet, et seules les tâches nées là lancent le Zap.
New Time Entry
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new time entry is added.”
Capte une saisie de temps dès qu'elle est ajoutée au workspace. C'est la base de tout ce qui repose sur des heures déjà pointées : reporting, préparation de facture, récap hebdo dans un autre outil.
New Timer Started
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new entry is started and running.”
À ne pas confondre avec le précédent : il attrape un chrono en cours, avant que quiconque l'arrête. Ton Zap sait que quelqu'un vient de se mettre au travail, et sur quoi.
New Workspace
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new workspace is created.”
Le seul déclencheur Clockify sans Workspace à choisir, puisque son rôle est justement d'en repérer un nouveau. C'est celui qu'il te faut si ton organisation ouvre de nouveaux workspaces au fil du temps.
Les actions Clockify sur Zapier
Clockify te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a task on a specified project.”
Ajoute une tâche sous le projet que tu désignes, pour que l'équipe la sélectionne au lieu de taper du texte libre.
Create Client
ActionDans Zapier“Creates a client on a specified workspace.”
Inscrit un nouveau client dans un workspace à partir d'une donnée reçue plus tôt, une affaire signée ou un formulaire en général.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a project on a specified workspace.”
Ouvre un projet dans un workspace, avec un nom et deux interrupteurs : public ou non, facturable ou non.
Create Tag
ActionDans Zapier“Creates a tag on a specified workspace.”
Ajoute une étiquette à la liste d'un workspace, prête à être posée sur les saisies de temps.
Create Time Entry
ActionDans Zapier“Creates a new time entry on a specified workspace.”
Enregistre un bloc de temps terminé, avec un début et une fin, dans un workspace, en le marquant facturable si besoin.
Start Timer
ActionDans Zapier“Starts a new time entry.”
Lance un chrono dans un workspace, exactement comme un clic sur démarrer dans Clockify, avec l'option facturable si tu veux.
Stop Timer
ActionDans Zapier“Stops currently running time entry on a specified workspace.”
Coupe le chrono qui tourne dans le workspace choisi. Pas besoin de désigner une saisie, le Workspace suffit.
Les recherches Clockify : vérifier avant de créer
6 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Clockify, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche regarde dans Clockify avant que le Zap n'écrive quoi que ce soit. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste des actions, sous leur propre titre SEARCH. Chacune existe aussi en version « trouver ou créer » : c'est la même recherche avec une case cochée, pas une opération de plus. Trois réglages décident de la suite.
Find Client
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a client by name on a specified workspace.”
Retrouve un client par son nom dans un workspace et passe sa fiche à l'étape suivante, pour rattacher un projet au bon client.
Find Project
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a project by name on a specified workspace.”
Cherche un projet par son nom dans un workspace. Les étapes d'après peuvent alors y pointer du temps ou y ajouter des tâches.
Find Running Timer
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a currently running time entry on a specified workspace.”
Vérifie si un chrono tourne dans le workspace et le renvoie le cas échéant. Seul le Workspace est demandé.
Find Tag
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a tag on a specified workspace.”
Parcourt les étiquettes d'un workspace à la recherche d'un nom, pour qu'une étape suivante pose une étiquette existante.
Find Task
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a task by name on a specified project and workspace.”
Localise une tâche par son nom, mais seulement dans un projet d'un workspace : il faut donner les deux avant le nom de la tâche.
Find Time Entry
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a time entry by description, start datetime or end datetime.”
Retrouve une saisie existante par sa description, son début ou sa fin, dans un workspace donné.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap à cet endroit et les étapes suivantes sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage ci-dessus disparaît et l'étape demande de quoi créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand un Zap Clockify casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Clockify et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse, c'est la mécanique générale de Zapier, et quatre cas reviennent sans cesse.
La plupart des soucis apparaissent dans l'historique du Zap : une étape qui n'a pas tourné, ou qui a tourné deux fois. Avant de tout reconstruire, regarde quel cas correspond. Le guide de dépannage Zapier va plus loin si aucun ne colle.
L'historique n'est jamais repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Clients, projets et heures déjà présents restent de côté ; les rapatrier est un chantier à part.Le Zap se relance en boucle
Si un Zap crée des étiquettes dans le workspace que surveille son déclencheur New Tag, chaque nouvelle étiquette le relance et ton quota de tâches fond vite.Un import massif est retenu
Quand un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après l'import d'une année de saisies par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le bloquer.Pas de double passage sur un élément
Zapier mémorise ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà vu : un même client ou une même saisie ne relance pas le Zap, même modifié ensuite.
Besoin d'aide pour automatiser Clockify avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
