Integración Clockodo ZapierAutomatiza Clockodo con Zapier.
La integración Clockodo Zapier ofrece 17 disparadores y 14 acciones, sin paso de búsqueda. Todos los disparadores son instantáneos: un proyecto cerrado, un cliente nuevo o un fichaje arrancan tu Zap al momento, también en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración Clockodo Zapier
Clockodo es el programa donde tu equipo registra las horas por cliente, proyecto y servicio. Zapier lo vigila por ti: cuando algo cambia en Clockodo, un Zap ejecuta el siguiente paso sin que nadie abra la hoja de horas. Aquí funcionan los dos sentidos: 17 eventos que escuchar y 14 registros que crear o editar.
Empecemos por lo que no hace, porque condiciona todo lo demás. No hay paso de búsqueda: un Zap no puede localizar un cliente o un proyecto existente por su nombre. Cada acción de actualización pide el id del registro, así que ese id tiene que salir de un paso anterior del mismo Zap, casi siempre del disparador.
Con eso claro, tres resultados habituales. Proyectos cerrados que se retiran solos: Project Completed pasa el proyecto a Update Project, que lo marca como inactivo en Clockodo. Fichajes que avisan al equipo: Entry Started y Entry Stopped cambian el estado de un técnico en la herramienta de soporte de una consultora informática. Altas de personal sin papeleo: Create User abre la cuenta de quien entra en una gestoría en cuanto RR. HH. lo da de alta en otro sistema.
Si estás comparando, la Integración Clockodo Make trata la misma app desde Make, y la comparativa Make vs Zapier resume los criterios.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van una sola vez, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cambia o envía algo en tu lugar, sin intervención.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: cada acción que tu Zap completa con éxito. La cuota de tu plan cuenta eso.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la propia app. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo fijo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no.
- Conexión
- Tu cuenta de Clockodo enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada paso que use Clockodo.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Clockodo
Clockodo no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Se paga en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño de un Zap gratuito2 pasos: un disparador, una acción
- Disparadores de Clockodo17, todos instantáneos
- App premiumNo
El disparador no gasta nunca, por muchos cronómetros que arranque tu equipo. Cada acción con éxito cuenta una tarea: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una. Si una acción falla, no se descuenta. El plan gratuito se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, y eso exige un plan de pago. En un equipo con mucho fichaje, ese límite pesa más que la cuota.
Conecta tu cuenta de Clockodo en 3 pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Clockodo y permisos sobre los clientes o proyectos que no son tuyos pero que el Zap va a tocar.
- 02
Elige Clockodo
Escribe Clockodo en el buscador de la ventana y selecciónalo. Después pulsa Add connection: el acceso a Clockodo se abre en una pestaña nueva. Elige la cuenta donde tu equipo ficha de verdad.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Clockodo desde esa pestaña y da a Zapier acceso a la cuenta. A partir de ahí, todos los pasos de Clockodo de todos tus Zaps reutilizan esta conexión.
Tu primer Zap con Clockodo: cliente nuevo, proyecto y primera fase
ObjetivoCada cliente que da de alta la gestoría recibe su proyecto de contabilidad y una primera fase, antes de imputar la primera hora.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Clockodo como app y Customer Created como evento, y luego tu conexión. Es instantáneo: no hay intervalo que esperar.
- 02
Prueba con un cliente real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres clientes más recientes de tu cuenta. Elige uno para configurar el resto con datos reales y no con campos vacíos.
- 03
Abre el proyecto
Añade Clockodo con Create Project. Escribe el nombre, por ejemplo «Contabilidad», y mapea en Customers id el id del cliente que llega del disparador.
- 04
Añade la primera fase
Añade Create Subproject y mapea en Projects id el id del proyecto que devuelve el paso anterior. Este tercer paso convierte el Zap en uno de varios pasos: necesitas un plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción y revisa el resultado en Clockodo. Si todo cuadra, pulsa Publish para encender el Zap. Solo actuará sobre clientes dados de alta desde ese momento.
Los 17 disparadores de Clockodo
17 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Clockodo, y 17 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Project Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is completed.”
Salta cuando un proyecto se marca como completado en Clockodo. Es la señal de cierre: factura final, encuesta de satisfacción, archivo.
Absence Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an absence is created.”
Unas vacaciones, una baja o cualquier ausencia registrada en Clockodo pone en marcha el Zap con sus datos.
Customer Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a customer is created.”
Cada cliente nuevo que aparece en Clockodo llega al Zap. Es el sitio natural para preparar todo lo que ese cliente necesitará.
Entry Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an entry is created.”
Cualquier registro de horas nuevo en Clockodo pasa al Zap. Es el flujo en bruto de lo que hace tu equipo.
Project Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is created.”
Un proyecto nuevo en Clockodo es tu señal para montar lo que lo rodea: subproyectos, carpeta compartida, canal del equipo.
Service Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a service is created.”
Los servicios son los tipos de trabajo que facturas, como asesoría o mantenimiento. Cuando se añade uno, este disparador lo envía al Zap.
Subproject Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a subproject is created.”
Reacciona a cada subproyecto añadido, el nivel fino que se usa para fases, entregas o sprints dentro de un proyecto.
User Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a user is created.”
Cuando alguien recibe su acceso a Clockodo, el Zap recoge ese usuario y puede seguir con la incorporación.
Entry Started
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an entry is started.”
A diferencia de Entry Created, este salta en cuanto alguien pone en marcha un cronómetro, antes de que termine el trabajo.
Entry Stopped
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an entry is stopped.”
La otra mitad de Entry Started: el Zap arranca cuando se detiene un cronómetro en marcha, y el registro ya tiene su duración final.
Absence Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an absence is updated.”
Recoge los cambios en una ausencia ya registrada: fechas movidas, media jornada añadida, justificante marcado.
Customer Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a customer is updated.”
Cambia la ficha de un cliente y el Zap se entera: pasa a inactivo o cambia su facturación por defecto.
Entry Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an entry is updated.”
Cada corrección de un registro lo despierta: hora cambiada, otro cliente, casilla facturable marcada o desmarcada.
Project Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is updated.”
Las ediciones de un proyecto existente pasan por aquí: un presupuesto revisado, un paso a activo o inactivo.
Service Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a service is updated.”
Un servicio renombrado o desactivado en Clockodo llega al Zap con sus datos, listo para reflejarlo en otra herramienta.
Subproject Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a subproject is updated.”
Vigila el nivel de subproyecto: presupuesto de una fase ajustado, facturación por defecto cambiada.
User Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a user is updated.”
Cambia el perfil de alguien en Clockodo: nombre corregido, rol revisado o cuenta desactivada cuando una persona se va.
Las 14 acciones de Clockodo
Clockodo te da 14 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Absence
AcciónEn Zapier“Creates a new absence.”
Registra una ausencia a partir de una fecha de inicio y un tipo, con media jornada y baja médica como opciones.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Creates a new customer.”
Da de alta un cliente en Clockodo con solo un nombre, y opcionalmente su estado activo y facturación por defecto.
Create Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new entry.”
Registra un bloque de horas terminado: inicio, fin, cliente y si es facturable, todo obligatorio.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto ligado a un cliente existente. Pide nombre e id del cliente, y admite presupuesto desde el inicio.
Create Service
AcciónEn Zapier“Creates a new service.”
Añade un nuevo tipo de trabajo facturable, definido por nombre y estado activo.
Create Subproject
AcciónEn Zapier“Creates a new subproject.”
Divide un proyecto en partes más pequeñas con el id del proyecto padre y un nombre.
Create User
AcciónEn Zapier“Creates a new user.”
Crea el acceso a Clockodo de una persona. Email, rol, nombre y apellido son obligatorios.
Update Absence
AcciónEn Zapier“Updates absence.”
Corrige una ausencia registrada por su id, por ejemplo para dejarla en media jornada o marcar la baja médica.
Update Customer
AcciónEn Zapier“Updates customer.”
Modifica un cliente por su id, normalmente para desactivarlo o cambiar su facturación por defecto.
Update Entry
AcciónEn Zapier“Updates entry.”
Reescribe un registro de horas. Id, inicio y fin son obligatorios aunque solo cambie uno.
Update Project
AcciónEn Zapier“Updates project.”
Cambia un proyecto existente mediante su id: estado activo, facturación por defecto o ajustes de presupuesto.
Update Service
AcciónEn Zapier“Updates service.”
Edita un servicio a partir de su id, con el estado activo como palanca principal.
Update Subproject
AcciónEn Zapier“Updates subproject.”
Ajusta un subproyecto desde su id, sobre todo presupuesto y facturación por defecto.
Update User
AcciónEn Zapier“Updates user.”
Modifica un usuario por id. Nombre y apellido se exigen en cada ejecución; el estado activo es opcional.
Cuando un Zap de Clockodo se rompe
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Clockodo, así que estos fallos son los generales. Pesan más en el control horario, porque los registros se acumulan rápido.
Casi todos aparecen en cuanto el Zap se enfrenta a volumen real. Si te atascas, la página de Depuración Zapier es el siguiente paso.
El histórico no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los proyectos y registros anteriores se quedan donde están; moverlos es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Entry Updated con Update Entry, o Customer Updated con Update Customer: la acción reactiva el disparador, el bucle se repite y la cuota de tareas se agota.Las importaciones masivas se frenan
Importar un año de horas o toda una cartera de clientes genera una avalancha de eventos que la protección contra avalanchas de Zapier puede retener.Actualizaciones sin id
Cada actualización pide el id del registro y no hay búsqueda que lo encuentre. Si el disparador no lo trae, la acción no tiene nada que cambiar.
¿Necesitas ayuda para automatizar Clockodo con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
