Integración Deputy ZapierAutomatiza Deputy con Zapier.
La integración Deputy Zapier ofrece 15 disparadores, 11 acciones y 2 búsquedas para mover turnos, fichajes, ausencias, plantilla y ventas entre Deputy y el resto de tus herramientas. Aquí tienes qué hace cada una, cuánto cuesta y dónde se atasca.
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Qué hace de verdad la integración Deputy Zapier en tu negocio
Conectar Deputy con Zapier significa dos cosas. Un hecho de tu planificación (un empleado que llega tarde, una ausencia pedida, un fichaje que nadie cerró) puede poner en marcha una automatización. Y otras herramientas, o el propio Deputy, pueden crear empleados, turnos, tareas, avisos y ventas en tu cuenta. Deputy no es una app premium: funciona desde el plan gratuito.
Tres resultados que se montan con ella. Ninguna ausencia olvidada en un cajón: New Leave arranca el Zap y Create Task deja la solicitud en manos de quien decide. Un primer día sin improvisar: New Employee detecta la alta y Create Task o Create Announcement preparan la acogida. Coste de personal frente a caja: Create Sales Data sube cada venta a Deputy para cruzarla con los gráficos de horarios.
Lo que Zapier no hace con Deputy, y conviene saberlo antes de empezar. Ninguno de los 15 disparadores es instantáneo: todos funcionan por consulta, así que en el plan gratuito un retraso puede tardar hasta 15 minutos en llegar a tu Zap. Tampoco hay acción para borrar un turno, un empleado o una sede, ni para aprobar o rechazar una ausencia. Esas decisiones se quedan en Deputy.
¿Estás comparando herramientas? La Integración Deputy Make cubre la misma app en Make, y la comparativa n8n vs Zapier ayuda a sopesar las dos.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor. Las explicamos una vez aquí y el resto de la página las usa sin repetir.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y, detrás, una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese hecho.
- Disparador
- El hecho en una app que pone en marcha el Zap, por ejemplo una ausencia nueva en Deputy. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, escribe o envía algo por ti, como un turno o un aviso.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que termina bien. El contador de tu plan solo cuenta eso, nada más.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a Deputy cada cierto tiempo si hay elementos nuevos y se queda solo con los que aún no había visto.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre algo, sin esperar a la siguiente revisión. Deputy no tiene ninguno en Zapier.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llegó cumple la condición que fijaste; si no, lo detiene ahí.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, un empleado o un turno, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
Cuánto cuesta realmente un Zap de Deputy
Zapier factura tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien. El disparador nunca gasta una tarea, por muchas veces que Zapier consulte Deputy.
- DisparadorNo gasta tareas
- Cada acción que sale bien1 tarea (alguna app o acción gasta más)
- Acción fallidaNo cuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Deputy en el plan gratuitoSí, no es una app premium
Cada acción que termina bien cuenta por separado: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. Una acción que falla no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados con una revisión cada 15 minutos, pero solo de dos pasos: un disparador y una acción. En cuanto añades otra acción, un filtro o una búsqueda, pasa a ser un Zap de varios pasos y necesitas un plan de pago. Algunas apps y acciones gastan más de una tarea al completarse.
Conecta tu cuenta de Deputy a Zapier
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Deputy enlazada una sola vez y reutilizada por todos los pasos que tocan Deputy.
- 02
Busca Deputy y añádela
Escribe Deputy en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de Deputy ya creada para seguir con el paso siguiente.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Deputy en la pestaña que se abre y autoriza a Zapier a usar la cuenta. Si el Zap va a tocar sedes, turnos o empleados que no son tuyos, tu usuario necesita permisos de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap con Deputy: preparar la incorporación de cada alta
ObjetivoCuando la responsable de RR. HH. de una cadena de gimnasios da de alta a un monitor en Deputy, asignarle una tarea de primer día y publicar un aviso de bienvenida para el equipo.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap nuevo desde tu cuenta con Build. Escoge Deputy como app, New Employee como evento y selecciona tu conexión de Deputy.
- 02
Prueba el disparador
Pulsa Test. Zapier trae los tres empleados más recientes de tu cuenta, así que haces el mapeo sobre una alta real y no sobre un ejemplo vacío.
- 03
Añade Create Task
Añade una acción de Deputy, Create Task, con el empleado del disparador como destinatario. Rellena Question con una instrucción clara: leer el protocolo de sala, por ejemplo.
- 04
Añade Create Announcement
Suma una segunda acción, Create Announcement, y escribe el Message reutilizando el nombre del nuevo monitor. Con dos acciones el Zap ya es de varios pasos: plan de pago.
- 05
Prueba y pulsa Publish
Prueba cada acción una vez y revisa el resultado en Deputy. Luego Publish para activar el Zap. Cada alta gastará dos tareas a partir de ahora.
Disparadores de Deputy en Zapier
15 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Deputy. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Colleague
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new individual is added to your workplace, you can see them here. This is subject to you have workplace visibility.”
Mira tu centro de trabajo con los ojos del usuario conectado: cuando entra alguien nuevo y tienes visibilidad sobre esa persona, el Zap arranca con su ficha.
New Area/Department
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new area or department created.”
Cada área o departamento que se crea en Deputy (una barra, un almacén, una planta de hospital) llega a tu Zap como punto de partida.
New Post
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new newsfeed post arrives.”
Escucha el muro de noticias de Deputy: cada publicación nueva que llega al usuario conectado inicia una ejecución.
New My Schedule
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new schedule for me.”
Pensado para una sola persona: salta cuando se te asigna un horario nuevo a ti, el usuario de la conexión, no al resto del equipo.
New My Timesheet
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new timesheet that has been saved for me.”
Cada vez que se guarda un fichaje a tu nombre, Zapier lo recoge y arranca el Zap con esa hoja de horas.
Break Started or Finished
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a employee starts or ends their break.”
Aquí el hecho es la pausa: cuando un empleado la empieza, o la termina, ese momento llega a tu Zap.
New Location
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new location or company.”
¿Abres un local? Cuando aparece una sede o una empresa nueva en tu cuenta de Deputy, este disparador arranca el Zap con ella.
New Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new employee created.”
El punto de partida es la contratación: cada empleado creado en Deputy, a mano o desde otro Zap, inicia una ejecución.
Forgot to End Shift (Timesheet Incomplete)
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a timesheet needs to be completed, because an employee has forgotten to end their shift.”
Alguien se fue sin fichar la salida: Deputy deja la hoja de horas incompleta y este disparador se lo cuenta a tu Zap.
New Late Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when someone is late to start their shift.”
El retraso se convierte en un hecho: cuando alguien llega tarde a su turno, Zapier pasa el caso a los pasos siguientes.
New Leave
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Leave request is submitted”
Una solicitud de ausencia enviada en Deputy activa este disparador, para que llegue a quien tiene que revisarla.
New Notification
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new notification for you.”
Funciona como un reenvío de tu bandeja de Deputy: cada notificación nueva dirigida al usuario conectado arranca el Zap.
New Role
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when New Role/Persmission set.”
El tema son los permisos: cuando se crea un rol nuevo, un conjunto de permisos, en Deputy, el Zap arranca con él.
New Schedule
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new schedule”
La versión de equipo del disparador de horarios: cualquier horario nuevo creado en Deputy, sea de quien sea, inicia una ejecución.
Get New Timesheets
Disparador por sondeoEn Zapier“Lists all the new timesheets”
Todas las hojas de horas nuevas de la cuenta, no solo las tuyas, pasan por aquí: es el disparador del lado de las nóminas.
Acciones de Deputy en Zapier
Deputy te da 11 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Employee
AcciónEn Zapier“Creates a new staff member.”
Da de alta a un empleado en Deputy a partir de lo que arranque el Zap, normalmente un contrato firmado o un formulario de selección.
Create Location
AcciónEn Zapier“Creates a new location.”
Abre una sede nueva en Deputy con su nombre de centro de trabajo y su dirección, ambos obligatorios.
Create Announcement
AcciónEn Zapier“Creates a new announcement”
Publica un aviso en Deputy; el mensaje es el único campo que exige.
Create Area/Department
AcciónEn Zapier“Creates an area or department.”
Crea un área o departamento dentro de la sede que elijas, con el nombre que le des.
Create Shift
AcciónEn Zapier“Creates a new shift.”
Coloca un turno nuevo en el cuadrante con hora de inicio y de fin, y te deja elegir si se publica en el acto.
Create My Unavailability
AcciónEn Zapier“Adds your unavailability to the calendar.”
Bloquea un periodo en el calendario de Deputy del usuario conectado, de una fecha y hora de inicio a una de fin.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task for the specificed employee”
Asigna una tarea al empleado que indiques, con el campo Question obligatorio para describirla.
Create Sales Data
AcciónEn Zapier“Creates a new sales data. Ideally this is an invoice or a transaction at it's most granular level. We overlay this data for schedule charting and other reporting.”
Envía una venta a Deputy, idealmente ticket a ticket, para superponerla a los gráficos de horarios y a los informes.
End Shift
AcciónEn Zapier“Ends a shift that is in progress.”
Cierra un turno que sigue en curso, identificado por su hoja de horas, el único campo obligatorio.
Start Shift
AcciónEn Zapier“Starts a shift for your staff.”
Inicia el turno de un empleado desde otra app; Work Area y Employee son obligatorios.
Update Shift
AcciónEn Zapier“Updates an existing Deputy shift.”
Modifica un turno existente, localizado por su Shift ID de Deputy, y puede publicarlo en el mismo paso.
Búsquedas de Deputy en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Deputy, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un empleado o un turno que ya existe para que la acción siguiente lo use. En el editor, las dos búsquedas de Deputy están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Algunos campos ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda justo antes y la conecta al campo por ti.
Find Employee
BúsquedaEn Zapier“Finds an employee by first and last name, with an optional email match”
Busca a un empleado por nombre y apellido, ambos obligatorios, con el email como coincidencia opcional para afinar.
Find Shift
BúsquedaEn Zapier“Finds shifts by employee, open status, earliest start, and latest end.”
Encuentra turnos por empleado, estado abierto, inicio más temprano y fin más tardío: así obtiene el Zap un ID de turno que no tenía.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Actívalo y el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en un buscar o crear. Deputy no ofrece esa variante en Zapier, así que no la verás en estas dos búsquedas.
- If multiple search results are found?Tres salidas si hay varias coincidencias: quedarte con la primera (la opción por defecto), detener el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando un Zap de Deputy falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Deputy, así que los fallos de abajo son los que comparte toda app con disparadores por consulta.
Ninguno es raro. Salen de cómo Zapier lee Deputy a intervalos, y cuestan tareas o hechos perdidos antes de que alguien se dé cuenta. Si un Zap se rompe y no sabes por qué, la página de Depuración Zapier es el siguiente paso.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Fichajes, ausencias o altas previas se quedan donde están; trasladar ese histórico es otro trabajo.Un Zap que se relanza solo
New Employee con Create Employee, New Post con Create Announcement: escribir donde mira el disparador reinicia el Zap una y otra vez y quema tareas muy rápido.Un lote enorme retenido
Una importación masiva de plantilla o de turnos, o una migración, puede devolver un lote muy grande. La protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo.Los duplicados se descartan
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta, así que el mismo turno o fichaje no arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Deputy con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
