Integración DocuGenerate ZapierAutomatiza DocuGenerate con Zapier.
La integración DocuGenerate Zapier ofrece 2 disparadores, 2 acciones y 0 búsquedas. Basta para convertir cada fila de una hoja de cálculo en un PDF hecho con una plantilla de Word, y para avisar a tu equipo cuando aparece un documento o una plantilla nueva en la cuenta.
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Qué hace de verdad la integración DocuGenerate Zapier
DocuGenerate rellena plantillas de Word con datos y las convierte en PDF. Conectado a Zapier, deja de depender de que alguien copie los valores a mano: otra app le pasa la información, él genera el documento, y Zapier puede avisar a tus otras herramientas cuando hay un documento o una plantilla nueva. Funciona desde el plan gratuito, porque DocuGenerate no es una app premium.
Hay tres resultados típicos. Primero, un presupuesto, un contrato de servicios o una factura proforma generada en cuanto entra una fila nueva en una hoja, con Generate Document: la fila se convierte en los datos del documento y nadie vuelve a teclearlos. Segundo, un equipo que se entera de cada PDF sin abrir DocuGenerate, porque New Document pone en marcha un Zap que escribe en Slack o manda un correo. Tercero, una biblioteca de plantillas que crece sola con Create Template, mientras New Template vigila cada alta.
Y ahora lo que Zapier no hace con esta app. No hay ningún paso de búsqueda para DocuGenerate, así que un Zap no puede localizar un documento o una plantilla que ya existe. Los dos disparadores funcionan por consulta (aquí no hay disparador instantáneo), de modo que siempre pasa un rato entre el evento y el arranque del Zap. Tampoco hay manera de borrar, renombrar o enviar un documento desde DocuGenerate: eso le toca a la siguiente app del Zap.
Si todavía comparas plataformas, la comparativa Make vs Zapier pone las dos frente a frente, y existe una página Integración DocuGenerate Make para la misma app en Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Estas palabras aparecen en toda la página. Aquí van, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando justo ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap cuando arranca: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, por ejemplo generar un PDF.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cifra mensual de tu plan cuenta exactamente eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento en que ocurre.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de DocuGenerate enlazada una vez con Zapier y reutilizada después por cada paso de cada Zap que la usa.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta un filtro o una segunda acción, y entonces pide un plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap con DocuGenerate
El disparador nunca gasta tareas, y que Zapier revise DocuGenerate tampoco, por muchas veces que lo haga. Solo se cobra una acción completada.
- App premiumNo, funciona en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Se cobraCada acción que sale bien
- No se cobraDisparador, consultas, acciones fallidas
Cada Generate Document o Create Template que sale bien cuenta una vez; una acción fallida no cuenta. El plan gratuito trae 100 tareas al mes y consulta cada 15 minutos. Lo que nadie cuenta: en ese plan un Zap se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Con un filtro o una segunda acción ya necesitas un plan de pago. Los planes de pago, además, consultan más a menudo, hasta cada minuto en Team y Enterprise.
Conecta DocuGenerate con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
Entra en la página Apps de tu cuenta de Zapier y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta en DocuGenerate, y acceso a las plantillas que no hayas creado tú si un Zap va a usarlas.
- 02
Elige DocuGenerate
Escribe DocuGenerate en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre entonces una pestaña nueva del lado de DocuGenerate, donde sigue todo.
- 03
Inicia sesión y da permiso
Entra en DocuGenerate desde esa pestaña y concede acceso a Zapier. La conexión aparece en tu página Apps, lista para cualquier Zap que use DocuGenerate.
Tu primer Zap: cada presupuesto apuntado en una hoja de seguimiento
ObjetivoUna gestoría genera sus presupuestos en DocuGenerate y quiere que los que interesan queden registrados en una hoja de Google Sheets, sin copiarlos a mano.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige DocuGenerate y el evento New Document, selecciona tu conexión y después la plantilla del presupuesto en el campo Template.
- 02
Prueba con un documento real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres presupuestos más recientes de esa plantilla. Escoge uno y localiza el valor que separa los que quieres registrar de los demás.
- 03
Añade el filtro
Con el botón más, añade Filter: ese valor, una regla de texto y lo que esperas encontrar. El filtro convierte el Zap en uno de varios pasos, así que pide un plan de pago.
- 04
Registra la fila
Añade Google Sheets con Create Spreadsheet Row, elige la hoja de seguimiento y lleva a cada columna los datos que viste durante la prueba.
- 05
Comprueba y publica
Prueba la acción y mira la fila que aparece en la hoja antes de seguir. Si está bien, pulsa Publish para activar el Zap y dejarlo trabajando.
Disparadores de DocuGenerate
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en DocuGenerate. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Document
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new document is generated from a template.”
Arranca con cada PDF que DocuGenerate genera a partir de la plantilla que elijas. Al configurarlo indicas una sola plantilla y solo cuentan los documentos salidos de ella, así una cuenta con mucho movimiento no llena el Zap de archivos que no vienen al caso.
New Template
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new template is created.”
Este vigila la biblioteca de plantillas, no los PDF. En cuanto alguien añade una plantilla a la cuenta de DocuGenerate, el Zap la detecta en la siguiente consulta y puede comunicarlo al resto del equipo.
Acciones de DocuGenerate
DocuGenerate te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Generate Document
AcciónEn Zapier“Generates a document based on a template and a dynamic data set.”
La pieza central de la integración: recibe una plantilla y los datos de los pasos anteriores, y devuelve el documento terminado. Cada generación correcta cuenta una tarea.
Create Template
AcciónEn Zapier“Creates a new template from a file.”
Convierte un archivo que llega de un paso anterior en una plantilla de DocuGenerate lista para usar. Acepta Word y también .odt, .rtf, .txt, .sql o .html.
Cuando un Zap con DocuGenerate falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a DocuGenerate ni le conoce un límite de uso propio. Lo que falla es lo mismo que en cualquier Zap, y hay cuatro casos que conviene tener claros antes de publicar.
Ninguno es raro y todos tienen arreglo sencillo. La guía de Depuración Zapier sigue a partir de aquí cuando un Zap se resiste.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los documentos y plantillas que ya estaban quedan fuera, y moverlos es otro trabajo.Un Zap que se alimenta solo
New Document seguido de Generate Document con la misma plantilla crea un documento que vuelve a lanzar el Zap una y otra vez. Usa otra plantilla en la acción.Una avalancha que se frena
Tras una importación masiva, el disparador puede devolver un lote enorme de golpe. La protección de Zapier contra avalanchas puede retener esos elementos.Nunca dos veces lo mismo
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta. Volver a guardar una plantilla antigua no pone el Zap en marcha otra vez.
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