Intégration DocuGenerate ZapierAutomatiser DocuGenerate avec Zapier.
L'intégration DocuGenerate Zapier compte 2 déclencheurs, 2 actions et 0 recherche. De quoi transformer les réponses d'un questionnaire en PDF tiré d'un modèle Word, et prévenir ton équipe dès qu'un nouveau document ou un nouveau modèle apparaît dans le compte.
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Ce que fait vraiment l'intégration DocuGenerate Zapier
DocuGenerate remplit des modèles Word avec des données et en sort des PDF. Branché sur Zapier, il n'attend plus qu'on recopie les valeurs à la main : une autre app lui passe les informations, il produit le document, et Zapier peut prévenir tes autres outils quand un document ou un modèle est nouveau. Tout ça dès le plan gratuit, puisque DocuGenerate ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants.
Trois usages reviennent souvent. D'abord l'attestation de fin de formation, le devis ou le bon de commande produit dès qu'un questionnaire est rempli, grâce à Generate Document : les réponses servent de jeu de données au document, personne ne retape rien. Ensuite le PDF signalé à l'équipe sans qu'elle ouvre DocuGenerate, parce que New Document lance un Zap qui écrit dans Slack ou envoie un e-mail. Enfin une bibliothèque de modèles qui se remplit toute seule avec Create Template, pendant que New Template surveille chaque ajout.
Maintenant, ce que Zapier ne fait pas ici. Il n'y a aucune étape de recherche pour DocuGenerate : un Zap ne peut pas retrouver un document ou un modèle existant par son nom. Les deux déclencheurs fonctionnent par interrogation, sans déclencheur instantané, donc il y a toujours un petit délai entre l'événement et le départ du Zap. Et rien ne permet de supprimer, renommer ou expédier un document depuis DocuGenerate : ces gestes reviennent à l'app suivante du Zap.
Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif Make vs Zapier pose les deux côte à côte, et une page Intégration DocuGenerate Make existe pour la même app côté Make.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Ces mots reviennent partout sur la page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait partir le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement-là et rien d'autre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme produire un PDF.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le volume mensuel de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe par Zapier. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Connexion
- Ton compte DocuGenerate relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui passe par DocuGenerate.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
Combien coûte un Zap DocuGenerate
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Zapier peut aller voir DocuGenerate aussi souvent qu'il veut, ça reste gratuit : seule une action réussie est comptée.
- Réservée aux plans payantsNon, marche sur le plan gratuit
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- FacturéChaque action réussie
- GratuitDéclencheur, vérifications, actions en échec
Chaque Generate Document ou Create Template qui aboutit compte une fois ; une action en échec ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et une interrogation toutes les 15 minutes. Le piège que personne n'annonce : sur ce plan, un Zap s'arrête à deux étapes. Un filtre ou une seconde action, et tu passes au payant. Les plans payants vérifient aussi plus souvent, jusqu'à chaque minute en Team et Enterprise.
Connecter DocuGenerate à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Va sur la page Apps de ton compte Zapier et clique sur + Add connection. Il te faut un compte DocuGenerate, et l'accès aux modèles que tu n'as pas créés toi-même si un Zap doit s'en servir.
- 02
Choisis DocuGenerate
Tape DocuGenerate dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre alors côté DocuGenerate.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur DocuGenerate dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. La connexion apparaît ensuite sur ta page Apps, prête pour tous les Zaps qui utilisent DocuGenerate.
Ton premier Zap : la responsable pédagogique prévenue à chaque attestation
ObjectifUn organisme de formation produit ses attestations de fin de stage dans DocuGenerate et veut que la responsable pédagogique reçoive un e-mail pour celles qui la concernent, sans surveiller le compte.
- 01
Pose le déclencheur
Crée un Zap, choisis DocuGenerate et l'événement New Document, sélectionne ta connexion, puis le modèle d'attestation dans le champ Template. Chaque attestation générée lancera le Zap.
- 02
Teste sur une vraie réponse
Lance le test : Zapier ramène les trois attestations les plus récentes tirées de ce modèle. Prends-en une et repère la valeur qui distingue celles que la responsable doit voir.
- 03
Ajoute le filtre
Avec le bouton plus, ajoute Filter : la valeur repérée, une règle de texte et la valeur attendue. Ce filtre rend le Zap multi-étapes, donc il demande un plan payant.
- 04
Envoie l'e-mail
Ajoute Microsoft Outlook avec Send Email, indique l'adresse de la responsable, puis place dans l'objet et le message les informations repérées pendant le test.
- 05
Vérifie puis publie
Teste l'action et vérifie l'e-mail reçu par la responsable avant d'aller plus loin. S'il est correct, clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les déclencheurs DocuGenerate
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans DocuGenerate. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Document
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new document is generated from a template.”
Ce déclencheur part sur chaque PDF que DocuGenerate fabrique à partir du modèle choisi. Tu désignes un seul modèle au réglage, et seuls les documents tirés de ce modèle comptent : un compte très actif n'inonde donc pas le Zap de fichiers sans rapport.
New Template
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new template is created.”
Ici, c'est la bibliothèque de modèles qui est surveillée, pas les PDF. Dès qu'une personne ajoute un modèle au compte DocuGenerate, le Zap le remarque à la vérification suivante et peut l'annoncer au reste de l'équipe.
Les actions DocuGenerate
DocuGenerate te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Generate Document
ActionDans Zapier“Generates a document based on a template and a dynamic data set.”
Le cœur de l'intégration : un modèle, les données apportées par les étapes d'avant, et le document fini sort. Chaque génération réussie compte une tâche.
Create Template
ActionDans Zapier“Creates a new template from a file.”
Transforme un fichier reçu d'une étape précédente en modèle DocuGenerate prêt à servir. Il prend du Word, mais aussi du .odt, .rtf, .txt, .sql ou .html.
Quand un Zap DocuGenerate casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à DocuGenerate et ne lui connaît aucune limite de débit. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur n'importe quel Zap. Quatre cas à connaître avant de publier.
Aucun n'est rare, et chacun se contourne simplement. Le guide Dépannage Zapier va plus loin quand un Zap résiste.
Pas de rattrapage de l'historique
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les documents et modèles déjà présents sont ignorés : les reprendre est un chantier à part.Le Zap qui se relance lui-même
New Document suivi de Generate Document sur le même modèle crée un document qui relance le Zap, encore et encore. Vise un autre modèle dans l'action.Un afflux soudain retenu
Après un import massif, le déclencheur peut renvoyer un énorme lot d'un coup. La protection de Zapier contre les afflux peut alors retenir ces éléments.Jamais deux fois le même élément
Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation. Un vieux modèle réenregistré ne relance pas le Zap.
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