Integración Dropbox ZapierAutomatiza Dropbox con Zapier.
La integración Dropbox Zapier ofrece 4 disparadores, 17 acciones y 6 búsquedas. Suficiente para reaccionar cuando llega un archivo o una carpeta, guardar los adjuntos de tus otras herramientas, gestionar enlaces compartidos y miembros, y localizar un archivo antes de tocarlo.
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¿Qué hace de verdad la integración Dropbox Zapier?
Conecta tu Dropbox con el resto de tus aplicaciones, sin programar. Zapier vigila carpetas, detecta archivos nuevos o modificados y carpetas recién creadas, y pasa todo eso a otra herramienta. También funciona al revés: sube, copia, mueve, renombra, comparte y borra archivos de Dropbox en nombre de tus otras apps.
Tres resultados cubren casi todos los casos. Adjuntos que se archivan solos: la factura que llega por correo o el documento subido en un formulario acaba en la carpeta del cliente gracias a Upload File, a veces en una carpeta que Create Folder acaba de crear. Un enlace que sale sin que nadie lo pida: New File in Folder detecta un entregable y Create Shared Link genera el enlace que recibe tu cliente. Accesos compartidos bajo control: cuatro acciones ajustan la contraseña, la caducidad o la descarga de un enlace, y Add Folder Member invita a alguien a una carpeta compartida.
Ahora, los límites. Los cuatro disparadores de Dropbox funcionan por consulta: nada es instantáneo, ni pagando. Tres disparadores y varias búsquedas piden que la carpeta vigilada no pase de 6000 archivos y carpetas. Por encima de 500 MB, el contenido de un archivo hace fallar el paso. Y algunas búsquedas dependen de tu plan de Dropbox, no de Zapier.
¿Todavía eliges plataforma? La integración Dropbox Make y la integración Dropbox n8n muestran la misma app desde otra herramienta.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en todas las páginas de Zapier. Aquí van explicadas, de una vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento dentro de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que Zapier factura: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Con un disparador por consulta, Zapier revisa la app cada cierto tiempo. Con uno instantáneo, es la app la que avisa al momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene si no la cumplen.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes puedan usar lo encontrado.
Lo que cuesta realmente un Zap con Dropbox
Zapier no reserva Dropbox a los planes de pago, así que funciona desde el plan gratuito.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos en el gratuitoUn disparador y una acción
- Solo para planes de pagoNo
- Coste del disparador0 tareas
El disparador nunca consume tareas, y que Zapier revise tus carpetas tampoco, lo haga con la frecuencia que sea. Pagas por cada acción que sale bien: subir un archivo y crear su enlace son dos tareas por ejecución. Una acción fallida no se cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y solo permite Zaps de dos pasos. Un filtro, una búsqueda Find File o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago.
Conecta tu cuenta de Dropbox con Zapier
- 01
Abre la página de conexiones
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Dropbox vinculada una sola vez y reutilizada después por todos los pasos que trabajan con Dropbox.
- 02
Elige Dropbox e inicia el enlace
Escribe Dropbox en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Dropbox: inicia sesión con la cuenta cuyos archivos van a leer y escribir los Zaps.
- 03
Concede el acceso y revisa los permisos
Autoriza a Zapier. Verá y cambiará exactamente lo que esa cuenta puede ver y cambiar. Para una carpeta que otra persona compartió contigo, hace falta lectura para vigilarla y escritura para subir archivos.
Tu primer Zap: cada entregable, compartido sin pensarlo
ObjetivoCada PDF que cae en la carpeta Entregables recibe un enlace compartido y una contraseña antes de enviarse al cliente.
- 01
Crea el Zap
Abre el editor de Zaps y empieza un Zap nuevo. La primera tarjeta es siempre el disparador: un Zap arranca por él, nunca por una acción, así que es lo primero que configuras.
- 02
Configura el disparador de Dropbox
Elige Dropbox, luego
New File in Foldery tu conexión. Selecciona la carpeta Entregables y desactiva el contenido de los archivos: el enlace solo necesita la ruta, y un archivo grande haría fallar el paso. - 03
Prueba y filtra
Lanza la prueba: Zapier trae los tres archivos más recientes de la carpeta. Después pulsa el signo más, añade un Filter sobre el nombre del archivo y usa una regla de texto.
- 04
Crea el enlace
Añade
Create Shared Linky asigna la ruta del archivo que trae el disparador al campo Path. Prueba el paso y abre el enlace devuelto para comprobar que funciona. - 05
Protege el enlace
Añade
Set or Remove Shared Link Password, asigna la URL del enlace creado en el paso anterior y elige poner una contraseña. Prueba también este paso antes de seguir. - 06
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Cada PDF que pasa el filtro cuesta dos tareas, y los archivos que el filtro detiene no cuestan nada.
Los 4 disparadores de Dropbox
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Dropbox. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new folder is added. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Pone en marcha el Zap cuando se crea una carpeta dentro de la que le indicas. Útil cuando cada carpeta es un cliente o un proyecto y su creación debe arrancar todo lo demás.
Shared Folders
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a shared folder is added.”
Reacciona cuando se añade una carpeta compartida al Dropbox conectado. Vigila el acto de compartir, no los archivos.
New File in Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new file is added to a folder. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Salta cuando entra un archivo en la carpeta elegida. Es el punto de partida clásico de todo lo que debe ocurrirle a un documento al llegar: enviarlo, compartirlo, archivarlo en otro sitio.
New or Updated File
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new file is added or updated in a folder. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Capta los archivos nuevos y también las versiones nuevas de archivos existentes en la carpeta elegida. Guardar encima de un presupuesto o volver a exportar una hoja cuenta, algo que el disparador de archivo nuevo no vería.
Las 17 acciones de Dropbox
Dropbox te da 17 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Folder Member
AcciónEn Zapier“Adds a member to a folder.”
Invita a una o varias personas, por correo electrónico, a una carpeta compartida con el nivel de acceso elegido, y puede avisarles por correo.
Copy File
AcciónEn Zapier“Creates a copy of a file in a new location.”
Duplica un archivo en una segunda ubicación y deja el original donde estaba. Dos carpetas acaban con el mismo documento.
Create File Request
AcciónEn Zapier“Create a file request that allows external users to upload files to your Dropbox. Advanced features like deadlines require a paid Dropbox account.”
Abre una solicitud de archivos: un enlace con el que personas de fuera pueden subir archivos a una carpeta concreta de tu Dropbox.
Delete File
AcciónEn Zapier“Deletes the specified file.”
Borra de Dropbox el archivo indicado, localizado con el campo de búsqueda integrado o con su ruta completa.
Delete Folder
AcciónEn Zapier“Deletes the specified folder.”
Borra la carpeta que está en la ruta indicada, elegida con el campo de búsqueda integrado o escrita entera.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Creates a brand new folder at the path you specify.”
Crea una carpeta nueva bajo la ruta padre que indiques, con un nombre sacado de pasos anteriores: el nombre del cliente, el código del proyecto.
Upload File
AcciónEn Zapier“Upload an existing file or attachment not bigger than 500 MB.”
Guarda en la carpeta de Dropbox que elijas un archivo que viene de otra app o de una URL. Adjuntos, archivos de formularios y PDF generados terminan aquí.
Move File
AcciónEn Zapier“Moves a file to a new location at the path you specify.”
Lleva un archivo a la ruta indicada y lo saca de su carpeta original. Ideal para vaciar una carpeta de entrada cuando el documento ya está tratado.
Create Text File
AcciónEn Zapier“Creates a brand new text file from plain text content you specify.”
Escribe un archivo de texto nuevo con un contenido que compones con datos de pasos anteriores: una respuesta de formulario, unas notas de reunión, el resumen de un pedido.
Create or Append to Text File
AcciónEn Zapier“Adds a new line to an existing text file, or creates a file if it doesn't exist.”
Añade una línea al final de un archivo de texto existente, y lo crea antes si todavía no existe. Cada ejecución alarga el archivo una línea.
Rename File
AcciónEn Zapier“Renames a file that you specify.”
Pone a un archivo un nombre nuevo construido con datos del Zap: una fecha, el nombre de un cliente, un número de factura sacado de otra app.
Create Shared Link
AcciónEn Zapier“Creates a shared link for a file.”
Genera un enlace para compartir un archivo o una carpeta, listo para meterlo en un correo, un mensaje o un campo del CRM en el paso siguiente.
Set Shared Link Download Permission
AcciónEn Zapier“Allow or deny the download permission for an existing shared link.”
Permite o bloquea la descarga desde un enlace compartido que ya existe, para que quien lo recibe vea el archivo sin quedarse una copia.
Set or Remove Shared Link Expiration
AcciónEn Zapier“Set or remove the expiration date of an existing shared link.”
Pone fecha de caducidad a un enlace compartido, o quita la que tenga, para que el acceso se corte solo.
Set or Remove Shared Link Password
AcciónEn Zapier“Set or remove the password of an existing shared link.”
Protege un enlace compartido con contraseña, o quita esa protección, sin crear un enlace nuevo.
Set Shared Link Visibility and Access
AcciónEn Zapier“Set the visibility and access level for an existing shared link.”
Cambia quién puede abrir un enlace compartido existente y qué nivel de acceso concede.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado que envía una petición en bruto a Dropbox reutilizando tu conexión, para lo que ninguna otra acción cubre.
Las 6 búsquedas de Dropbox
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Dropbox, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda no cambia nada: localiza un archivo, una carpeta o un enlace para los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista de acciones, bajo el encabezado SEARCH. Dropbox no tiene ninguna variante find or create: cada búsqueda solo busca.
Advanced Search
BúsquedaEn Zapier“Search for files and folders using advanced filters like file type, category, and content matching.”
Busca archivos y carpetas por nombre y, si lo permites, por contenido, con filtros como el tipo o la categoría de archivo.
Find Folder
BúsquedaEn Zapier“Finds a folder by name. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Localiza una carpeta por su nombre dentro de una carpeta padre y devuelve sus datos, incluidas las borradas si lo pides.
Find File
BúsquedaEn Zapier“Search for a specific file by name. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Encuentra un archivo concreto por su nombre en la carpeta indicada, y puede traer su contenido y un enlace compartido.
Find File (Content Search)
BúsquedaEn Zapier“Searches for files in a folder that match a search term in the contents or name. Requires a Dropbox Business account.”
Recorre una carpeta buscando archivos cuyo nombre o texto contenga un término, y pasa las coincidencias al siguiente paso.
Find Shared Links
BúsquedaEn Zapier“Find existing shared links for files or folders in your Dropbox.”
Recupera los enlaces compartidos que ya existen para tus archivos o carpetas, para reutilizar uno en lugar de crear otro igual.
List Folder Contents
BúsquedaEn Zapier“Lists all files and folders within a specific Dropbox folder. Make sure the number of files/folders in the watched folder does not exceed 6000.”
Devuelve todo lo que contiene una carpeta, archivos y carpetas, y opcionalmente sus subcarpetas, los elementos borrados y los datos de fotos y vídeos.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?En las apps que lo ofrecen, esta casilla convierte una búsqueda en find or create. Ninguna de las seis búsquedas de Dropbox la tiene: un archivo que falta nunca se crea por ti.
- If multiple search results are found?Si coinciden varios elementos: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez a los pasos siguientes.
Cuando un Zap de Dropbox falla
Zapier mantiene un artículo titulado Common Problems With Dropbox on Zapier. Los límites de abajo salen de los propios pasos de Dropbox y del funcionamiento general de Zapier.
Seis casos explican la mayoría de los Zaps de Dropbox rotos. Léelos antes de publicar y ten a mano la guía de depuración Zapier para lo demás.
La carpeta tiene demasiados elementos
Disparadores y varias búsquedas piden que la carpeta vigilada no pase de 6000 archivos y carpetas. Si la supera, divídela o apunta a una carpeta más concreta.Un archivo grande corta la ejecución
Un contenido de más de 500 MB provoca un error, y Upload File rechaza archivos de ese tamaño. Desactiva el contenido cuando solo importan la ruta o el enlace.Subcarpetas activadas, posibles errores
La opción que incluye subcarpetas puede fallar cuando el árbol tiene demasiados archivos. Vigila una carpeta concreta en vez de una rama entera.Los archivos antiguos nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los archivos que ya estaban se ignoran; migrar ese histórico es otro trabajo.El Zap se relanza en bucle
Escribir, copiar o mover dentro de la carpeta que vigila tu propio disparador relanza el Zap con cada acción. Las tareas vuelan; usa otra carpeta de salida.Una subida masiva se queda parada
Soltar cientos de archivos de golpe hace que el disparador devuelva un lote enorme. Zapier puede retenerlo con su protección contra avalanchas.
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