Integración Edusign ZapierAutomatiza Edusign con Zapier.
La integración Edusign Zapier te da 7 disparadores, 11 acciones y 7 búsquedas. Con ellos mueves alumnos, profesores, grupos, cursos y documentos para firmar entre Edusign y tus otras herramientas. Y funciona desde el plan gratuito de Zapier, sin pagar nada extra.
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Qué hace la integración Edusign Zapier
Edusign digitaliza las hojas de asistencia y la firma de documentos en centros educativos y academias. Conectado a Zapier, puede arrancar una automatización cuando aparece un alumno, un profesor, un grupo o un curso, y también crear o actualizar esos registros desde otra herramienta. Sin exportar hojas de cálculo ni teclear dos veces.
En una academia o escuela de negocios, tres resultados tienen sentido. Calendario montado por grupos: Create Course (Group) crea la sesión con fechas, profesor y grupos, y si un grupo aún no existe lo crea a la vez. Plantilla de alumnos siempre al día: Create Student, Update Student y Create Group siguen lo que cambia en tu sistema de matrícula. Documentos que salen solos: Create Document (From Template) genera un documento a partir de una plantilla del centro y lo envía a firmar por email.
Lo que Zapier no hace aquí. Ninguno de los 7 disparadores es instantáneo: Zapier consulta Edusign cada cierto tiempo, así que nada llega al segundo. Cambiar el email de un alumno o profesor exige su identificador de Edusign. Y Create Group y Create Course (Students) dan por hecho que las personas que listan ya existen.
¿Estás comparando? La página Integración Edusign Make cubre la misma app, y en Make vs Zapier tienes las dos plataformas cara a cara.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras se entiende el resto de la página. Cada una se explica aquí, una sola vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un evento de partida y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo un grupo nuevo en Edusign. Con el Zap activado, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que crea, actualiza o envía algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El contador de tu plan solo cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo y se queda con lo nuevo. Instantáneo: la app avisa al momento. En Edusign, todo es por consulta.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple la condición que pones, y lo para en silencio si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un registro que ya existe, como un profesor por su email, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Edusign enlazada con Zapier una vez y reutilizada por todos los pasos de Edusign de todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad
Edusign no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito. Se paga en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos en gratuito1 disparador + 1 acción
- Edusign en gratuitoSí, no es app premium
- Lo que gastaCada acción completada
El disparador no gasta tareas, y tampoco las consultas de Zapier a Edusign en busca de novedades. Cada acción completada es una tarea; si falla, no cuenta. Un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. La trampa: el plan gratuito se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Añade un filtro o una búsqueda y el Zap pasa a ser de varios pasos, es decir, de pago, aunque Edusign en sí no tenga restricción de plan.
Conecta Edusign con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre Apps y añade la conexión
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Escribe Edusign en el buscador del cuadro y elígelo. Necesitas una cuenta de Edusign y permisos sobre lo que el Zap vaya a tocar.
- 02
Inicia sesión en Edusign
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Edusign: entra con la cuenta del centro sobre la que deben actuar los Zaps, no con una cuenta de pruebas personal.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier en la cuenta. Desde ese momento la conexión la comparten todos tus pasos de Edusign, tanto los que vigilan cursos como los que crean documentos, y no hay que repetirla.
Tu primer Zap: un curso para cada grupo nuevo
ObjetivoCuando se crea un grupo en Edusign, crear su primer curso con el profesor responsable, solo para los grupos que cumplan la condición que elijas.
- 01
Build: elige el disparador
En el editor, en Build, escoge la app Edusign y el evento New Group, y selecciona la conexión de Edusign que acabas de crear.
- 02
Prueba el disparador
Pulsa Test. Zapier trae los tres grupos más recientes de la cuenta, así que haces el mapeo de campos con uno real y no a ciegas, sin inventar datos.
- 03
Añade un filtro
Con el icono más, añade Filter. Elige, entre los campos que trajo la prueba, el que distingue los grupos que te interesan, y luego la regla y el valor. Sobre texto usa una regla de texto: una regla numérica sobre texto nunca pasa.
- 04
Busca al profesor
Añade Find Professor con el email del profesor responsable. Así el curso recibe el email de un profesor que Edusign ya tiene.
- 05
Crea el curso
Añade Create Course (Group). Pon nombre, fechas de inicio y fin, el email que trae la búsqueda y el grupo que llega del disparador.
- 06
Prueba y publica
Prueba cada paso una vez y revisa lo que devuelve. Después pulsa Publish. Con filtro y búsqueda el Zap es de varios pasos: necesita un plan de pago.
Los 7 disparadores de Edusign
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Edusign. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Admin
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you want to get all Admins in your school from the API.”
Salta cuando aparece un administrador nuevo en el espacio de tu centro. El Zap arranca con ese admin, listo para pasarlo al siguiente paso.
New Course
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a user needs to get all courses from the API.”
Arranca el Zap cuando hay un curso nuevo en Edusign. Es la puerta de entrada natural si una sesión recién programada debe poner algo en marcha.
New Documents
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you want to get all Documents in your school from the API.”
Recoge los documentos según aparecen en tu centro. Cada documento nuevo lanza el Zap una sola vez.
New Documents Templates
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you want to get all Documents Templates in your school from the API.”
Reacciona cuando se añade una plantilla de documento. Útil si las plantillas son la base de todo lo que haces firmar.
New Professor
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you want to get all professors from the API.”
Se activa cuando se da de alta a un profesor en Edusign. Te llega ese profesor para asignarlo a un curso o avisar a quien toque.
New Student
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you want to get all Students in your school from the API.”
Parte de cada alumno nuevo en Edusign. Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que un mismo alumno no lanza el Zap dos veces.
New Group
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new group is created”
Se dispara al crearse un grupo. En Edusign el grupo es la clase o la promoción, así que aquí se engancha todo lo que afecta a una clase entera.
Las 11 acciones de Edusign
Edusign te da 11 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Course (Group)
AcciónEn Zapier“Create a Course with groups Ids.”
Crea un curso con nombre, inicio, fin, email del profesor y uno o varios grupos. Si un grupo aún no existe, se crea junto con el curso.
Create Course (Students)
AcciónEn Zapier“Creates a Course with Students”
La misma idea, pero indicando alumnos por email en vez de grupos. Nombre, inicio, fin y email del profesor siguen siendo obligatorios.
Create Document (From Template)
AcciónEn Zapier“Create a document using a school template”
Genera un documento a partir de una plantilla del centro, con su nombre y el email de un admin. Por defecto se envía a firmar por email y se reenvía una vez firmado por todos.
Create Group
AcciónEn Zapier“Creates a Group”
Monta un grupo con un nombre y los emails de sus alumnos, separados por comas. Es la clase creada de una sola vez.
Create Professor
AcciónEn Zapier“Creates a Professor”
Crea la ficha de un profesor a partir de nombre, apellidos y email. Ese email es el que luego usan las acciones de curso.
Create Student
AcciónEn Zapier“Creates a Student”
Da de alta a un alumno con nombre, apellidos y email. En el mismo paso puedes pedir que Edusign le mande sus credenciales por correo.
Delete Document
AcciónEn Zapier“Delete a document.”
Borra un documento de Edusign, identificado por su nombre. Es el paso destructivo de la lista: pruébalo con un documento de usar y tirar antes de publicar.
Update Group
AcciónEn Zapier“Updates a Group by finding the group you want to update with the name you enter. Disclaimer: if you're trying to change the name of the group, you have to enter his ID at the end of the form or the group won't be find. If you aren't changing the name, you can just enter his name to find the group and not the ID.”
Edita un grupo localizado por el nombre que escribes. Además eliges si los alumnos que ya están dentro se quedan.
Update Professor
AcciónEn Zapier“Updates a Professor Disclaimer: if you're trying to change the mail of the professor, you have to enter his ID at the end of the form or the professor won't be find. If you aren't changing the mail you can just enter his mail and not the ID.”
Retoca la ficha de un profesor que ya está en Edusign, buscado por email. Mantiene a tu claustro alineado con la base de recursos humanos.
Update Student
AcciónEn Zapier“Updates a Student. Disclaimer: if you're trying to change the mail of the student, you have to enter his ID at the end of the form or the student won't be find. If you aren't changing the mail you can just enter his mail and not the ID.”
Modifica un alumno existente, localizado por su email. También puede reenviarle las credenciales si lo pides.
File URL to Base64
AcciónEn Zapier“BETA - This Action only permit to transform a file URL to a base64 string, used to send a document to sign from a file URL.”
Más una utilidad que una acción de negocio: convierte el enlace de un archivo en una cadena Base64, el formato que Edusign usa para enviar a firmar un archivo desde un enlace.
Las 7 búsquedas de Edusign
7 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Edusign, para que un paso posterior lo use.
En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Algunos campos ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda justo antes y conecta su resultado solo. Tres ajustes deciden qué pasa cuando la búsqueda no sale como esperabas.
Find Admin
BúsquedaEn Zapier“Finds an Administrator in Edusign API”
Localiza a un administrador por su email y pasa su ficha a los pasos siguientes. El email es el único dato que pide.
Find Document
BúsquedaEn Zapier“Finds a Document in Edusign API”
Busca un documento por su nombre para que un paso posterior actúe sobre el correcto y no sobre otro parecido.
Find Document Template
BúsquedaEn Zapier“Finds a document template in Edusign API”
Recupera una plantilla por su nombre. Sirve para comprobar que el nombre que mandas es el que Edusign conoce.
Find External
BúsquedaEn Zapier“Finds an external user in Edusign API”
Busca entre los usuarios externos de tu cuenta de Edusign a partir de un email y devuelve el que coincide.
Find Group
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Group in Edusign.”
Encuentra un grupo por su nombre. Su variante Find or Create a Group no es una operación aparte: es esta misma búsqueda con la casilla de creación marcada.
Find Professor
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Professor.”
Busca a un profesor por email. Find or Create Professor es esta misma búsqueda con la creación activada, para cuando el docente puede ser nuevo.
Find Student
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Student.”
A partir del email del alumno, lo encuentra. Con la creación marcada se convierte en Find or Create Student, sigue siendo una sola búsqueda, y da de alta al alumno si falta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Tal cual viene, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Márcalo y la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el paso pide los datos para crear el registro que falta.
- If multiple search results are found?Si hay varias coincidencias: quedarse con la primera (por defecto), parar el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando un Zap de Edusign falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Edusign, y no hay un límite de uso propio de la app documentado. Lo que falla viene de lo que esperan sus acciones y de las reglas de Zapier.
Seis casos que conviene conocer antes de publicar. Si aun así algo se atasca, sigue en Depuración Zapier.
Falta un alumno o el profesor
Create Group y Create Course (Students) exigen que cada persona listada ya exista en Edusign. Créala antes en el Zap o usa una búsqueda de «buscar o crear».Cambio de email sin identificador
Update Student y Update Professor localizan a la persona por su email. Para cambiar ese email hace falta el identificador de Edusign al final del formulario.Renombrar un grupo
Update Group busca el grupo por su nombre. Para renombrarlo, da su identificador al final del formulario, porque el nombre antiguo ya no coincidirá con nada.Nada de antes de publicar
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los alumnos y cursos que ya estaban en Edusign no entran; pasar ese histórico es otro trabajo.El Zap que se alimenta solo
Si vigilas New Course y creas cursos en el mismo Zap, cada curso nuevo lo vuelve a lanzar. El bucle se come tu cupo de tareas a toda velocidad.Una matrícula entera de golpe
Tras una importación masiva, un disparador puede devolver un lote enorme, y la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo. Un mismo elemento nunca lanza el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Edusign con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
