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Intégration Edusign ZapierAutomatiser Edusign avec Zapier.

L'intégration Edusign Zapier, c'est 7 déclencheurs, 11 actions et 7 recherches. De quoi faire circuler apprenants, formateurs, groupes, cours et documents à signer entre Edusign et le reste de tes outils. Le tout tourne dès le plan gratuit de Zapier.

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Aperçu

L'intégration Edusign Zapier, concrètement

Edusign, c'est la feuille d'émargement numérique et la signature de documents pour les écoles et les organismes de formation. Branché à Zapier, il peut lancer une automatisation quand un apprenant, un formateur, un groupe ou un cours apparaît, et créer ou modifier ces mêmes fiches à partir d'un autre outil. Fini la double saisie.

Côté organisme de formation, trois usages reviennent. Des documents qui partent seuls : Create Document (From Template) génère un document depuis un modèle de l'école et peut l'envoyer en signature par email, avec un ordre de signature si besoin. Des promos montées sans ressaisie : Create Student inscrit l'apprenant, Create Group range la promo, Create Course (Group) pose la session avec ses dates et son formateur. Des fiches qui restent à jour : Update Student et Update Professor suivent les changements faits ailleurs.

Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun des 7 déclencheurs n'est instantané : Zapier passe voir Edusign à intervalle fixe, rien n'arrive à la seconde. Changer l'email d'un apprenant ou d'un formateur demande son identifiant Edusign. Et Create Group comme Create Course (Students) supposent que les personnes listées existent déjà.

Tu compares les outils ? La page Intégration Edusign Make traite la même app, et le comparatif n8n vs Zapier met les deux plateformes face à face.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots suffisent pour lire la suite. Chacun est expliqué ici, une fois.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouvel apprenant dans Edusign. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, modifie ou envoie quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le compteur de ton plan ne compte que ça.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe et garde le neuf. En instantané, l'app prévient Zapier aussitôt. Edusign : tout par interrogation.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve une fiche existante, un formateur par son email par exemple, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte Edusign relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes Edusign de tous tes Zaps.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

Edusign n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit. La facture se compte en tâches, et seules les actions réussies comptent.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Étapes en gratuit1 déclencheur + 1 action
  • Edusign en gratuitOui, aucune restriction de plan
  • Ce qui coûteChaque action réussie

Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les passages de Zapier chez Edusign pour chercher du neuf. Chaque action réussie vaut une tâche, une action ratée ne compte pas. Trois actions dans un Zap, c'est trois fois la consommation d'un Zap à une action. Le piège : le plan gratuit s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre ou une recherche en plus, et le Zap devient multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter Edusign à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ajouter la connexion

    Dans ton compte Zapier, ouvre Apps puis clique sur + Add connection. Cherche Edusign par son nom et sélectionne-le. Prérequis : un compte Edusign, et les droits sur ce que le Zap doit toucher.

  2. 02

    Se connecter à Edusign

    Clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté Edusign : identifie-toi avec le compte de l'organisme sur lequel les Zaps doivent agir, pas avec un compte de test personnel.

  3. 03

    Donner l'accès

    Autorise Zapier sur le compte. Cette connexion sert ensuite à toutes tes étapes Edusign, qu'elles surveillent les cours ou créent des documents : tu ne la refais pas à chaque Zap.

Premier Zap

Ton premier Zap : les identifiants envoyés à chaque inscription

ObjectifDès qu'un apprenant apparaît dans Edusign, lui renvoyer ses identifiants par email, mais seulement pour les apprenants qui remplissent la condition choisie.

  1. 01

    Build : poser le déclencheur

    Dans l'éditeur, partie Build, choisis l'app Edusign puis l'événement New Student, et sélectionne la connexion Edusign créée juste avant.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance Test : Zapier ramène les trois apprenants les plus récents du compte. Tu fais ton paramétrage sur une vraie fiche, pas sur une supposition.

  3. 03

    Ajouter un filtre

    Avec l'icône plus, ajoute Filter. Choisis, parmi les champs ramenés par le test, celui qui distingue les apprenants concernés, puis la règle et la valeur. Sur du texte, prends une règle de texte : une règle de nombre ne passerait jamais.

  4. 04

    Ajouter l'action

    Ajoute Update Student, renseigne l'email de l'apprenant venu du déclencheur et active l'envoi des identifiants. L'apprenant est retrouvé par cet email.

  5. 05

    Tester puis publier

    Teste chaque étape une fois et relis le retour. Clique ensuite sur Publish. Avec le filtre, le Zap compte trois étapes : il lui faut un plan payant.

Déclencheurs

Les 7 déclencheurs Edusign

7 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Edusign. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New Admin

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when you want to get all Admins in your school from the API.”

Lance le Zap à l'arrivée d'un nouvel administrateur dans ton espace Edusign. Le Zap démarre avec cet admin, prêt à être transmis à l'étape suivante.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
le responsable qualité d'un organisme de formation veut tracer chaque nouvel accès administrateur pour ses audits internes, sans tenir de tableau à la main.
2

New Course

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a user needs to get all courses from the API.”

Se déclenche quand un cours apparaît dans Edusign. C'est le point d'entrée logique dès qu'une session posée au planning doit entraîner autre chose.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un CFA veut qu'une convocation parte pour chaque nouvelle session d'alternance, sans passer par l'assistante pédagogique.
Attention
si tes cours sont aussi créés par Zapier, ne recrée pas de cours dans ce même Zap : il se relancerait lui-même en boucle.
3

New Documents

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when you want to get all Documents in your school from the API.”

Remonte les documents à mesure qu'ils apparaissent dans ton espace. Chaque nouveau document lance le Zap une fois, pas deux.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un organisme de formation continue veut consigner chaque document émis dans son suivi administratif, pour retrouver vite une pièce lors d'un contrôle sans fouiller dans Edusign.
4

New Documents Templates

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when you want to get all Documents Templates in your school from the API.”

Réagit à l'ajout d'un modèle de document dans ton école. Pratique quand les modèles sont la base de tout ce que tu fais signer.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
une école de commerce crée un modèle par programme et veut prévenir la scolarité à chaque nouveau modèle, pour qu'il soit relu avant usage.
5

New Professor

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when you want to get all professors from the API.”

Démarre le Zap quand un formateur est ajouté dans Edusign. Tu récupères ce formateur pour l'inscrire sur un cours ou prévenir quelqu'un.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un organisme qui travaille avec des formateurs indépendants veut qu'un premier cours soit préparé dès qu'un intervenant est référencé dans l'outil, sans attendre la réunion de planning.
6

New Student

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when you want to get all Students in your school from the API.”

Part de chaque nouvel apprenant inscrit dans Edusign. Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : un même apprenant ne lance pas le Zap deux fois.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un CFA veut que chaque apprenti reçoive ses identifiants dès son arrivée dans Edusign, sans relance manuelle.
Attention
un import en masse d'une rentrée entière peut remonter un très gros lot d'un coup, que Zapier peut retenir comme un afflux.
7

New Group

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new group is created”

Se déclenche à la création d'un groupe. Dans Edusign, le groupe, c'est la promo ou la classe : c'est donc l'accroche de tout ce qui concerne une promo entière.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
une école d'ingénieurs veut que chaque nouvelle promo ait son premier cours créé tout de suite, avec le responsable de filière en formateur.
Actions

Les 11 actions Edusign

Edusign te donne 11 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Course (Group)

Action

Dans Zapier“Create a Course with groups Ids.”

Crée un cours avec son nom, son début, sa fin, l'email du formateur et un ou plusieurs groupes. Un groupe qui n'existe pas encore est créé avec le cours.

Quand l'utiliser
ton planning se fait par promo et chaque session doit arriver avec la classe entière rattachée.
2

Create Course (Students)

Action

Dans Zapier“Creates a Course with Students”

Même principe, mais tu listes les apprenants par email au lieu des groupes. Nom, début, fin et email du formateur restent obligatoires.

Quand l'utiliser
un module transverse mélange des apprenants de plusieurs promos.
Attention
formateur et apprenants doivent être créés dans Edusign avant que l'étape tourne.
3

Create Document (From Template)

Action

Dans Zapier“Create a document using a school template”

Génère un document à partir d'un modèle de ton école, avec son nom et l'email d'un admin. Par défaut, il part en signature par email puis repart une fois signé par tous.

Quand l'utiliser
une convention ou une attestation doit partir dès qu'un outil en amont donne le feu vert.
Attention
active Sign with order si chaque signataire doit attendre que le précédent ait signé.
4

Create Group

Action

Dans Zapier“Creates a Group”

Monte un groupe à partir d'un nom et des emails de ses apprenants, séparés par des virgules. C'est la promo créée en une seule étape.

Quand l'utiliser
la liste d'une nouvelle promo d'alternants est arrêtée et le groupe doit exister avant le planning.
Attention
chaque apprenant doit déjà exister dans Edusign, sinon l'étape échoue.
5

Create Professor

Action

Dans Zapier“Creates a Professor”

Crée la fiche d'un formateur à partir de son prénom, de son nom et de son email. C'est cet email que les actions de cours utiliseront ensuite.

Quand l'utiliser
un intervenant vient d'être recruté pour une session et doit être prêt sans ressaisie.
6

Create Student

Action

Dans Zapier“Creates a Student”

Inscrit un apprenant dans Edusign avec prénom, nom et email. Tu peux aussi demander l'envoi de ses identifiants par email dans la même étape.

Quand l'utiliser
les inscriptions arrivent par ton CRM ou ton formulaire, et l'apprenant doit être dans Edusign avant sa première feuille d'émargement.
7

Delete Document

Action

Dans Zapier“Delete a document.”

Supprime un document d'Edusign, désigné par son nom. C'est l'étape destructrice de la liste : teste-la sur un document jetable avant de publier.

Quand l'utiliser
une inscription est annulée en amont et la convention correspondante ne doit pas rester en attente de signature.
8

Update Group

Action

Dans Zapier“Updates a Group by finding the group you want to update with the name you enter. Disclaimer: if you're trying to change the name of the group, you have to enter his ID at the end of the form or the group won't be find. If you aren't changing the name, you can just enter his name to find the group and not the ID.”

Modifie un groupe retrouvé par le nom que tu saisis. Tu choisis aussi si les apprenants déjà dedans y restent.

Quand l'utiliser
une promo est réorganisée en cours d'année et le groupe Edusign doit coller à la réalité.
Attention
pour renommer le groupe, il faut son identifiant en fin de formulaire, le nom seul ne suffit pas.
9

Update Professor

Action

Dans Zapier“Updates a Professor Disclaimer: if you're trying to change the mail of the professor, you have to enter his ID at the end of the form or the professor won't be find. If you aren't changing the mail you can just enter his mail and not the ID.”

Retouche la fiche d'un formateur déjà présent, retrouvé par son email. Tes intervenants restent alignés sur ta base RH.

Quand l'utiliser
un nom mal orthographié à la création doit être corrigé depuis ta source principale.
Attention
changer l'email du formateur demande son identifiant en fin de formulaire.
10

Update Student

Action

Dans Zapier“Updates a Student. Disclaimer: if you're trying to change the mail of the student, you have to enter his ID at the end of the form or the student won't be find. If you aren't changing the mail you can just enter his mail and not the ID.”

Modifie un apprenant existant, retrouvé par son email. Elle peut aussi renvoyer ses identifiants si tu le demandes.

Quand l'utiliser
les coordonnées d'un apprenant changent dans ton outil de gestion et Edusign doit suivre.
Attention
pour changer l'email lui-même, saisis l'identifiant Edusign en fin de formulaire, sinon l'apprenant reste introuvable.
11

File URL to Base64

Action

Dans Zapier“BETA - This Action only permit to transform a file URL to a base64 string, used to send a document to sign from a file URL.”

Un utilitaire plus qu'une action métier : il transforme le lien d'un fichier en chaîne Base64, le format qu'Edusign utilise pour faire signer un fichier à partir d'un lien.

Quand l'utiliser
ton fichier est accessible par une URL et une étape suivante en a besoin sous cette forme.
Attention
Edusign la marque BETA.
Recherches

Les 7 recherches Edusign

7 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Edusign, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Dans l'éditeur, les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Certains champs proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche juste avant et branche son résultat tout seul. Trois réglages décident de la suite quand la recherche ne se passe pas comme prévu.

1

Find Admin

Recherche

Dans Zapier“Finds an Administrator in Edusign API”

Retrouve un administrateur à partir de son email et transmet sa fiche aux étapes suivantes. L'email est le seul champ demandé.

Quand l'utiliser
la génération d'un document réclame un admin et ton Zap ne transporte que son email.
Attention
c'est Edusign, pas Zapier, qui décide si la valeur doit être exacte : reprends l'email tel qu'il est enregistré.
2

Find Document

Recherche

Dans Zapier“Finds a Document in Edusign API”

Cherche un document par son nom, pour qu'une étape suivante agisse sur le bon et pas sur un voisin.

Quand l'utiliser
tu veux vérifier qu'une convention existe avant de la supprimer ou de la signaler.
Attention
si deux documents portent le même nom, c'est le réglage des résultats multiples qui tranche.
3

Find Document Template

Recherche

Dans Zapier“Finds a document template in Edusign API”

Récupère un modèle par son nom. Utile pour vérifier que le nom transmis est bien celui qu'Edusign connaît.

Quand l'utiliser
les noms de modèles viennent d'un autre outil et une faute de frappe ferait échouer l'étape document.
Attention
sans résultat, le Zap s'arrête là, sauf si tu actives le réglage dédié.
4

Find External

Recherche

Dans Zapier“Finds an external user in Edusign API”

Cherche parmi les utilisateurs externes de ton compte Edusign à partir d'un email, et renvoie celui qui correspond.

Quand l'utiliser
un intervenant extérieur ou un signataire hors école doit être identifié avant l'étape suivante.
Attention
elle n'a pas de variante « trouver ou créer » : un externe absent arrête simplement le Zap.
5

Find Group

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Group in Edusign.”

Retrouve un groupe par son nom. Sa variante Find or Create a Group n'est pas une opération de plus : c'est la même recherche, case de création cochée.

Quand l'utiliser
une étape de cours a besoin d'une promo qui n'est peut-être pas encore montée.
6

Find Professor

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Professor.”

Cherche un formateur par son email. Find or Create Professor, c'est cette même recherche avec la création activée, pour un intervenant peut-être nouveau.

Quand l'utiliser
tu rattaches un formateur à un cours sans risquer un email inconnu.
Attention
création cochée, l'étape réclame les champs nécessaires pour créer le formateur : prévois-les dans le Zap.
7

Find Student

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Student.”

Retrouve un apprenant grâce à son email. Création cochée, elle devient Find or Create Student, toujours une seule recherche, qui inscrit l'apprenant s'il manque.

Quand l'utiliser
la mise à jour d'une promo ne doit jamais casser sur un apprenant que personne n'a créé.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Coche-le et la recherche devient un « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande de quoi créer la fiche manquante.
  3. If multiple search results are found?
    Plusieurs fiches correspondent : garder la première (par défaut), arrêter le Zap, ou les transmettre toutes d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Edusign casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Edusign, et aucune limite de débit propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse vient de ce que les actions attendent, et des règles de Zapier.

Six cas à connaître avant de publier. Si ça coince encore, direction le Dépannage Zapier.

  • Apprenant ou formateur absent

    Create Group et Create Course (Students) exigent que chaque personne listée existe déjà dans Edusign. Crée-les plus tôt dans le Zap, ou passe par une recherche « trouver ou créer ».

  • Email changé sans identifiant

    Update Student et Update Professor retrouvent la personne par son email. Pour changer cet email, il faut l'identifiant Edusign en fin de formulaire, sinon personne n'est trouvé.

  • Groupe renommé

    Update Group cherche le groupe par son nom. Pour le renommer, donne son identifiant en fin de formulaire : l'ancien nom ne correspondra plus à rien.

  • Rien d'avant la publication

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son allumage. Les apprenants et cours déjà dans Edusign ne remontent pas : reprendre l'existant est un chantier à part.

  • Le Zap qui se relance

    Surveiller New Course et créer des cours dans le même Zap, c'est le relancer à chaque cours créé. La boucle vide ton compteur de tâches à grande vitesse.

  • Une rentrée entière d'un coup

    Après un import en masse, un déclencheur peut renvoyer un énorme lot, que la protection anti-afflux de Zapier peut retenir. Un même élément ne lance jamais le Zap deux fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Edusign avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Edusign et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Edusign Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. Edusign n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La vraie limite tient à la forme du Zap. En gratuit, tu as droit à un déclencheur et une action, pas plus. Un filtre, une recherche ou une deuxième action, et il te faut un plan payant. Rien n'est chiffré ici en euros : les grilles de prix bougent trop vite.
02Combien de tâches consomme un Zap Edusign ?
Une tâche par action réussie, rien d'autre. Le déclencheur est gratuit, tout comme les passages de Zapier chez Edusign pour guetter un nouvel apprenant ou un nouveau cours. Une action qui échoue ne compte pas. Un Zap qui inscrit un apprenant puis l'ajoute à un groupe consomme donc deux tâches par inscription, là où un simple Create Student en consomme une. Fais le calcul sur ton volume de rentrée et compare aux 100 tâches du plan gratuit.
03Edusign et Zapier, est-ce que ça marche en temps réel ?
Non. Les 7 déclencheurs Edusign fonctionnent par interrogation : Zapier va demander les nouveautés à Edusign à intervalle fixe, selon ton plan. L'intervalle : 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et en Enterprise. Aucun n'est instantané, donc impossible de voir un nouvel apprenant arriver dans le Zap à la seconde de sa création. Sur les plans payants, tu peux aussi lancer une vérification à la main depuis l'éditeur pendant tes tests.
04Que faut-il pour connecter son compte Edusign ?
D'un compte Edusign et des droits sur les fiches que Zapier doit lire ou modifier. Ensuite, trois gestes : ouvrir Apps dans Zapier et cliquer sur + Add connection, choisir Edusign, puis te connecter dans l'onglet Edusign qui s'ouvre et accorder l'accès. La connexion s'enregistre une fois et sert à toutes les étapes Edusign suivantes. Prends le compte de l'organisme, pas un compte personnel : c'est avec lui que chaque Zap lira et écrira.
05Pourquoi Create Group échoue sur certains apprenants ?
Parce que chaque apprenant doit exister dans Edusign avant d'entrer dans le groupe. Create Group prend une liste d'emails séparés par des virgules, et un email inconnu d'Edusign fait échouer l'étape. Même règle pour Create Course (Students), côté apprenants comme côté formateur. La parade : placer Create Student plus tôt, ou passer par Find Student avec la création activée, qui inscrit l'apprenant manquant d'abord. Coche cette case et l'étape te demande ses informations.
06Et si l'action Edusign dont tu as besoin n'existe pas ?
Regarde d'abord les recherches : avec 7 recherches, une recherche suivie d'une mise à jour couvre souvent ce qui semble manquer. Si rien ne colle, les 11 actions forment toute la liste que Zapier propose aujourd'hui pour Edusign, et aucun réglage n'en fera apparaître une autre. Restent alors deux pistes : une autre plateforme d'automatisation, ou une demande directe à Edusign. L'équipe peut regarder ton cas avec toi si ce flux compte pour ton organisme.
07Zapier, Make ou n8n pour Edusign ?
Tout dépend de tes critères. Zapier marque des points sur la mise en route : trois gestes pour connecter le compte, et le plan gratuit fait déjà tourner Edusign. En face, tous les déclencheurs Edusign passent par interrogation, et tout Zap de plus de deux étapes réclame un plan payant. Pour Make et n8n, vérifie que chacun se connecte à Edusign et à quel coût pour ton volume. Compare ensuite le nombre d'étapes par passage, la fraîcheur voulue et qui maintiendra le flux.
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