Integración Filevine ZapierAutomatiza Filevine con Zapier.
Integración Filevine Zapier: 1 disparador, 10 acciones y 9 búsquedas para que tus expedientes de Filevine se alimenten solos. Qué hace cada operación en el despacho, cuántas tareas te consume en el plan y dónde suele romperse.
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Qué resuelve la integración Filevine Zapier en un despacho
Filevine es un gestor de expedientes pensado para despachos de abogados. Zapier lo conecta con el resto de tus herramientas mediante Zaps: automatizaciones en las que un evento pone en marcha una serie de pasos. En Filevine tienes un evento que escuchar, diez cosas que escribir y nueve búsquedas.
Empieza por el uso que más tiempo ahorra: reutilizar lo que ya está escrito. Con Copy Data From y Copy Data To, los datos de un expediente pasan a otro relacionado sin copiar a mano ni olvidar ninguna parte por el camino. Después, el alta sin doble tecleo: Create Contact registra al cliente y Create Project abre su asunto. Y por último, las fichas al día: Update Form y Update Collection Item corrigen datos cuando cambian fuera de Filevine, sin que nadie tenga que acordarse.
Ahora, lo que no hace. Solo hay un disparador, New Event, así que todo Zap que nace en Filevine nace ahí. No hay acción para borrar. Tampoco para subir documentos: Find Document solo localiza uno por su identificador. Para lo que falte, queda API Request (Beta), que exige conocimientos técnicos.
Si aún dudas de la herramienta, la reseña de Zapier repasa la plataforma y la comparativa Make vs Zapier pone los criterios lado a lado.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas: un evento de inicio y uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap. Con el Zap activado, Zapier lo espera, y nada se mueve hasta que llega.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cambia o escribe algo por ti en Filevine.
- Tarea
- Lo que Zapier te cobra: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta solo en tareas.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier revisa la app cada cierto tiempo. Instantáneo, la app avisa a Zapier en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, un contacto o un expediente, para que lo usen los pasos siguientes.
Cuánto cuesta de verdad un Zap con Filevine
Filevine no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito. Lo que mueve la factura son las acciones, no los eventos.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño de un Zap gratis2 pasos: un disparador, una acción
- Coste del disparador0 tareas
- FilevineNo es app premium, va en el plan gratuito
El disparador New Event nunca gasta tareas. Cada acción que sale bien cuenta una; la que falla, no cuenta. El límite que pocos ven: en el plan gratuito, un Zap tiene dos pasos, un disparador y una acción. Con una búsqueda, un filtro o una segunda acción pasa a ser un Zap de varios pasos, y eso pide un plan de pago. La pareja Copy Data From y Copy Data To ya son dos acciones: cuenta con ello desde el principio.
Conecta Filevine con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Filevine y permisos sobre los expedientes de otros compañeros si el Zap tiene que leerlos o cambiarlos.
- 02
Elige Filevine
Escribe Filevine en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con la pantalla de acceso propia de Filevine.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra con tu usuario de Filevine y concede a Zapier el acceso que pide. Esa conexión la reutilizan después todos los pasos de Filevine de todos tus Zaps.
Tu primer Zap: arrastrar datos a un expediente relacionado
ObjetivoCuando llega el evento de Filevine elegido, localizar el expediente de origen y copiar sus datos a otro.
- 01
Build: coloca New Event
Crea un Zap, elige Filevine y el disparador New Event. En el campo obligatorio Event, selecciona el evento de Filevine que debe arrancarlo.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así configuras con un caso real y no a ciegas.
- 03
Añade Find Project
Añade Find Project, elige el campo por el que buscar y enlázalo con el dato del disparador. Desde aquí el Zap es de varios pasos: hace falta un plan de pago.
- 04
Añade la pareja de copia
Añade Copy Data From sobre el expediente encontrado y, justo después, Copy Data To sobre el expediente destino. Las dos piden Project y Project Type.
- 05
Test y Publish
Prueba cada paso y revisa el resultado directamente en Filevine. Cuando todo cuadre del todo, pulsa Publish para activar el Zap.
El disparador de Filevine
1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en Filevine, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers on a new event.”
Es la única puerta de entrada desde Filevine: el Zap arranca cada vez que ocurre el tipo de evento que elegiste y pasa sus datos a los pasos siguientes. Cualquier automatización que montes en el despacho a partir de Filevine empieza aquí.
Las acciones de Filevine
Filevine te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Collection Item
AcciónEn Zapier“Creates a new collection item.”
Añade una entrada nueva a una colección dentro de un expediente, sin tocar las que ya hay.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Da de alta a una persona o entidad en los contactos de Filevine, lista para vincularla a un asunto.
Copy Data From
AcciónEn Zapier“Creates a reference to data in a project. This action supplies the data output to a "Copy Data To" action, which should be included in your Zap as a subsequent step.”
Toma una referencia a los datos de un expediente de origen, sin escribir nada todavía. Sola no produce ningún efecto visible.
Copy Data To
AcciónEn Zapier“Copies data from a reference to a project. This action depends on the data output from a "Copy Data From" action, which should be included in your Zap as a prior step.”
Escribe en el expediente destino los datos que preparó Copy Data From y cierra la pareja.
Update Form
AcciónEn Zapier“Updates an existing form.”
Rellena o corrige un formulario que ya existe en un expediente. Pese a su clave interna, no crea formularios nuevos.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un expediente nuevo en Filevine, el punto de partida de cualquier asunto.
Toggle Section
AcciónEn Zapier“Toggles a project section's visibility.”
Actúa sobre la visibilidad de una sección del expediente, para que la ficha enseñe lo que importa en cada momento del asunto.
Update Collection Item
AcciónEn Zapier“Updates an existing collection item.”
Modifica una entrada existente de una colección en lugar de añadir otra, sin duplicados.
Update Project
AcciónEn Zapier“Updates an existing project.”
Reescribe campos de un expediente que ya existe para que refleje lo último sin edición manual.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Paso avanzado que envía una petición en bruto a Filevine con tu conexión ya creada, para lo que no cubren las demás acciones.
Las búsquedas de Filevine
9 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Filevine, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza lo que ya existe en Filevine y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es limpio.
Find Collection Item
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a collection item by searching on item id.”
Localiza una entrada de colección por su identificador y la devuelve al Zap.
Find Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a contact by searching.”
Comprueba si alguien ya figura en los contactos de Filevine, buscando por el campo que elijas.
Find Document
BúsquedaEn Zapier“Finds a document by searching.”
Recupera un documento de Filevine para que los pasos siguientes usen sus datos.
Find Form
BúsquedaEn Zapier“Finds a form by searching.”
Encuentra un formulario por su nombre dentro de un tipo de expediente.
Find Form by Selector
BúsquedaEn Zapier“Finds a form by searching by selector name.”
Variante de Find Form que trabaja con el nombre del selector de sección y no con el nombre visible.
Find User
BúsquedaEn Zapier“Finds a user by searching.”
Localiza a un miembro de tu equipo en Filevine para que un paso posterior lo utilice.
Find Phase
BúsquedaEn Zapier“Finds a phase by searching.”
Encuentra una fase de Filevine para reutilizar su referencia exacta más adelante.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a project by searching.”
Localiza un asunto existente por el campo de expediente que indiques.
Find Project Type
BúsquedaEn Zapier“Finds a project type by searching.”
Devuelve un tipo de expediente según el campo que elijas, para usarlo en pasos posteriores.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y los pasos que dependían de ella se saltan. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarlo convierte la búsqueda en «buscar o crear»: pide los campos para crear lo que falta y el ajuste anterior desaparece.
- If multiple search results are found?Quedarse con el primero (la opción por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuándo se rompe un Zap con Filevine
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda propio a Filevine, así que los puntos débiles conocidos son los de cualquier Zap.
Ninguno aparece en la primera prueba. Salen cuando ya circulan expedientes reales. Si alguno te frena, la guía de depuración Zapier te ayuda a resolverlo.
Copiar sin origen
Copy Data To no tiene nada que escribir si no hay un Copy Data From antes en el mismo Zap. Monta la pareja, prueba las dos y cuenta dos tareas por ejecución.Avalancha tras una importación
Tras una migración o una carga masiva, una ola repentina de eventos puede quedar retenida por la protección contra avalanchas de Zapier.Sin recuperar lo anterior
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los expedientes que ya estaban en Filevine se ignoran; traspasar el histórico es otro trabajo.Un Zap que se dispara solo
Si una acción provoca justo el evento que New Event escucha, el Zap se relanza una y otra vez y agota tus tareas a toda velocidad.
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