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Intégration Filevine ZapierAutomatiser Filevine avec Zapier.

Intégration Filevine Zapier : 1 déclencheur, 10 actions et 9 recherches pour alimenter tes dossiers Filevine sans ressaisie. Ce que fait chaque opération pour le cabinet, ce qu'elle te coûte, et l'endroit exact où ça coince.

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Aperçu

Ce que l'intégration Filevine Zapier change pour un cabinet

Filevine est un logiciel de gestion de dossiers pensé pour les cabinets d'avocats. Zapier le branche sur tes autres outils grâce à des Zaps, des automatisations où un événement lance une suite d'étapes. Côté Filevine, tu disposes d'un seul événement à écouter, de dix écritures possibles et de neuf recherches.

Commençons par ce que Zapier ne fait pas ici. Un seul déclencheur, New Event : tout Zap qui part de Filevine part de lui. Aucune action de suppression. Aucun dépôt de document : Find Document retrouve une pièce par son identifiant, rien de plus, et ne dépose rien. Pour un appel absent de la liste, il reste API Request (Beta), réservé à quelqu'un qui sait ce qu'il envoie.

Dans ce cadre, trois usages tiennent la route. Le dossier qui reste à jour tout seul : Find Project repère l'affaire, Update Project réécrit ses champs. L'affichage adapté à l'étape du dossier, avec Toggle Section qui montre ou masque une section. Et la reprise d'un dossier voisin : Copy Data From puis Copy Data To transportent les données d'une affaire vers une autre, sans recopie ni oubli d'une partie au passage.

Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif n8n vs Zapier pose les critères, et notre avis Zapier détaille la plateforme.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, sans jargon

Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en français courant.

Zap
L'automatisation que tu construis : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui s'exécutent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier l'attend, et rien ne bouge tant qu'il n'arrive pas.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, modifie ou écrit quelque chose à ta place dans Filevine.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action qui a abouti. Le quota de ton plan se compte uniquement en tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va vérifier l'app à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui prévient Zapier dès que ça arrive.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve ce qui existe déjà dans une app, un contact ou un dossier, pour que la suite s'en serve.
Coût

Combien coûte vraiment un Zap Filevine

Filevine n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Ce qui pèse sur la facture, ce sont les actions.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Longueur d'un Zap gratuit2 étapes : un déclencheur, une action
  • Coût du déclencheur0 tâche
  • FilevineDisponible dès le plan gratuit

Le déclencheur New Event ne consomme jamais de tâche. Chaque action réussie en compte une ; une action qui échoue ne compte pas. Le vrai plafond du plan gratuit est ailleurs : deux étapes maximum, un déclencheur et une action. Une recherche, un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Or la plupart des mises à jour Filevine commencent par retrouver le dossier : anticipe ce passage.

Connexion

Connecter Filevine à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Filevine, et des droits sur les dossiers d'un confrère si le Zap doit les lire ou les modifier.

  2. 02

    Choisis Filevine

    Tape Filevine dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion de Filevine.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi avec ton compte Filevine et donne à Zapier l'accès demandé. Cette connexion unique sert ensuite à toutes les étapes Filevine de tous tes Zaps.

Premier Zap

Ton premier Zap : adapter l'affichage d'un dossier

ObjectifQuand l'événement Filevine choisi arrive, retrouver le dossier concerné et agir sur la visibilité de la section utile.

  1. 01

    Build : pose New Event

    Crée un Zap, choisis Filevine puis le déclencheur New Event. Dans le champ obligatoire Event, sélectionne l'événement Filevine qui doit lancer le Zap.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte. Tu fais ton paramétrage sur un vrai cas, pas sur une supposition.

  3. 03

    Ajoute Find Project

    Ajoute Find Project, choisis le champ de recherche et relie-le à la valeur du déclencheur. Cette recherche rend le Zap multi-étapes : plan payant obligatoire.

  4. 04

    Ajoute Toggle Section

    Ajoute Toggle Section, relie le dossier trouvé à l'étape précédente et son Project Type, puis désigne la section dont la visibilité doit changer.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque étape et vérifie le résultat directement dans Filevine. Quand tout est bon, clique sur Publish pour activer le Zap.

Déclencheurs

Le déclencheur Filevine

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Filevine, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Event

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers on a new event.”

Le seul point d'entrée côté Filevine : le Zap démarre chaque fois que le type d'événement que tu as choisi se produit, et transmet ses données aux étapes suivantes. Quelle que soit l'automatisation imaginée pour le cabinet, elle commence ici.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une avocate en droit de la famille veut que son assistante soit prévenue dès qu'un dossier bouge dans Filevine.
Attention
le champ Event est obligatoire : choisis l'événement qui compte pour le cabinet avant de construire la suite.
Actions

Les actions Filevine

Filevine te donne 10 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Collection Item

Action

Dans Zapier“Creates a new collection item.”

Ajoute une entrée dans une collection d'un dossier, sans toucher aux entrées déjà présentes.

Quand l'utiliser
chaque nouvelle pièce adverse enregistrée ailleurs devient une ligne dans le dossier concerné.
Attention
trois champs obligatoires, le dossier, son Project Type et la Collection visée.
2

Create Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new contact.”

Inscrit une nouvelle personne ou une structure dans les contacts Filevine, prête à être rattachée à une affaire.

Quand l'utiliser
un client potentiel remplit le formulaire de prise de contact du site, il arrive dans Filevine avant le premier rendez-vous.
Attention
le champ Contact Types est obligatoire ; choisis le type en vigueur au cabinet.
3

Copy Data From

Action

Dans Zapier“Creates a reference to data in a project. This action supplies the data output to a "Copy Data To" action, which should be included in your Zap as a subsequent step.”

Prend une référence vers des données d'un dossier source, sans rien écrire encore. Seule, elle ne produit aucun effet visible.

Quand l'utiliser
un divorce suivi d'une procédure de garde, et tu veux repartir des informations déjà saisies.
Attention
elle n'a de sens qu'avec Copy Data To placée après elle dans le même Zap.
4

Copy Data To

Action

Dans Zapier“Copies data from a reference to a project. This action depends on the data output from a "Copy Data From" action, which should be included in your Zap as a prior step.”

Écrit dans le dossier cible les données préparées par Copy Data From, ce qui complète la paire.

Quand l'utiliser
ouvrir une affaire liée sans recopier les parties à la main.
Attention
sans Copy Data From en amont, il n'y a rien à copier. Les deux étapes consomment chacune une tâche, et le Zap devient multi-étapes.
5

Update Form

Action

Dans Zapier“Updates an existing form.”

Remplit ou corrige un formulaire déjà présent dans un dossier. Malgré son nom technique, elle ne crée aucun formulaire.

Quand l'utiliser
les réponses d'un questionnaire en ligne envoyé au client complètent la fiche d'ouverture.
Attention
Project et Project Type sont tous deux obligatoires.
6

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new project.”

Ouvre un nouveau dossier dans Filevine, point de départ de toute affaire.

Quand l'utiliser
la convention d'honoraires signée dans un autre outil ouvre le dossier sans ressaisie.
Attention
il exige un Project Type et un Contact ; le client doit donc exister avant, d'où l'intérêt de Find Contact juste avant.
7

Toggle Section

Action

Dans Zapier“Toggles a project section's visibility.”

Agit sur la visibilité d'une section du dossier, pour que l'écran montre ce qui compte à ce stade de l'affaire.

Quand l'utiliser
la section contentieux doit apparaître quand la tentative de médiation a échoué.
Attention
Project et Project Type sont obligatoires, le Zap doit donc savoir sur quelle affaire il agit.
8

Update Collection Item

Action

Dans Zapier“Updates an existing collection item.”

Modifie une ligne existante d'une collection au lieu d'en ajouter une nouvelle, ce qui évite les doublons.

Quand l'utiliser
un montant de provision corrigé dans un tableur remplace l'ancien sur la bonne ligne.
Attention
l'Item ID est obligatoire en plus du dossier, du type et de la collection ; Find Collection Item te le fournit.
9

Update Project

Action

Dans Zapier“Updates an existing project.”

Réécrit les champs d'un dossier existant pour qu'il reflète la réalité sans intervention manuelle.

Quand l'utiliser
une date d'audience modifiée dans l'agenda partagé doit apparaître sur le dossier Filevine.
Attention
l'action vise un dossier précis ; si le Zap ne connaît qu'un nom, place Find Project devant.
10

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Étape avancée qui envoie une requête brute à Filevine en réutilisant ta connexion, pour tout ce que les autres actions ne couvrent pas.

Quand l'utiliser
un développeur du cabinet a besoin d'un appel Filevine sans action toute faite.
Attention
seuls les domaines liés à Filevine sont joignables, et le réglage Stop on error décide si une erreur arrête le Zap.
Recherches

Les recherches Filevine

9 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Filevine, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve ce qui existe déjà dans Filevine et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont rangées en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.

1

Find Collection Item

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a collection item by searching on item id.”

Retrouve une entrée de collection d'après son identifiant d'élément et la remonte au Zap.

Quand l'utiliser
juste avant Update Collection Item, pour corriger la bonne ligne.
Attention
Project, Project Type, Collection et Search By sont obligatoires. Find or Create Collection Item, dans l'éditeur, n'est que cette recherche avec la case de création cochée.
2

Find Contact

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a contact by searching.”

Vérifie si une personne figure déjà dans les contacts Filevine, d'après le champ que tu choisis.

Quand l'utiliser
avant Create Project, pour rattacher l'affaire au bon client.
Attention
Find or Create Contact n'est pas une opération de plus mais cette recherche avec la création activée, ce qui t'évite les clients en double.
3

Find Document

Recherche

Dans Zapier“Finds a document by searching.”

Récupère un document Filevine pour que les étapes suivantes exploitent ses informations.

Quand l'utiliser
un autre outil conserve déjà la référence de la pièce et doit en récupérer le détail.
Attention
le Document ID est un champ obligatoire, le Zap doit donc déjà porter cet identifiant.
4

Find Form

Recherche

Dans Zapier“Finds a form by searching.”

Repère un formulaire par son nom dans un type de dossier donné.

Quand l'utiliser
avant Update Form, quand ton Zap connaît le formulaire sous le nom que lui donne le cabinet.
Attention
Project Type et Name sont obligatoires, et le nom doit correspondre à celui paramétré dans Filevine.
5

Find Form by Selector

Recherche

Dans Zapier“Finds a form by searching by selector name.”

Variante de Find Form qui s'appuie sur le nom du sélecteur de section plutôt que sur le nom affiché.

Quand l'utiliser
ton Zap connaît le sélecteur de section du formulaire plutôt que son nom.
Attention
Project Type et Section Selector sont obligatoires ; demande le sélecteur exact à la personne qui administre Filevine.
6

Find User

Recherche

Dans Zapier“Finds a user by searching.”

Retrouve un membre de ton équipe Filevine pour qu'une étape suivante l'utilise.

Quand l'utiliser
le collaborateur responsable, noté dans un autre outil, doit être associé au bon utilisateur Filevine.
Attention
le champ Search By est obligatoire : indique sur quelle information porte la comparaison.
7

Find Phase

Recherche

Dans Zapier“Finds a phase by searching.”

Retrouve une phase Filevine, pour réutiliser sa référence exacte plus loin.

Quand l'utiliser
avant d'écrire une phase sur un dossier avec Update Project.
Attention
Project Type et Search By sont obligatoires ; garde le type sous la main avant cette étape.
8

Find Project

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a project by searching.”

Retrouve une affaire existante d'après le champ de dossier que tu indiques.

Quand l'utiliser
en tête de quasiment tout Zap de mise à jour, car Update Project a besoin d'une cible précise.
Attention
case de création cochée, elle devient Find or Create Project : même recherche, qui ouvre le dossier quand rien ne correspond.
9

Find Project Type

Recherche

Dans Zapier“Finds a project type by searching.”

Remonte un type de dossier d'après le champ que tu choisis.

Quand l'utiliser
pour remplir un Project Type obligatoire sans le figer à la main dans chaque étape.
Attention
le champ Field est obligatoire : précise sur quelle donnée du type porte la recherche.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap à cet endroit et les étapes qui en dépendent sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : elle demande les champs de création et le réglage précédent disparaît.
  3. If multiple search results are found?
    Garder le premier résultat (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Filevine casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide propre à Filevine : les points de rupture connus sont ceux de tous les Zaps.

Aucun ne se voit au premier test. Ils sortent une fois les vrais dossiers en circulation. Si l'un d'eux te bloque, la page Dépannage Zapier t'aide à t'en sortir.

  • Une boucle qui vide le quota

    Si une action produit justement l'événement que New Event surveille, le Zap se relance sans fin et consomme tes tâches à toute vitesse.

  • Rien sur l'historique

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les dossiers déjà présents dans Filevine sont ignorés ; reprendre l'existant est un chantier distinct.

  • Une paire de copie incomplète

    Copy Data To n'a rien à écrire sans Copy Data From plus haut dans le même Zap. Monte la paire, teste les deux, et compte deux tâches par exécution.

  • Afflux après un import massif

    Après une migration ou un gros import, une vague soudaine d'événements peut être retenue par la protection anti-afflux de Zapier.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Filevine avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Filevine Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Filevine Zapier est-elle gratuite ?
Oui, pour démarrer. Filevine n'est pas une app réservée aux plans payants, elle fonctionne donc avec le plan gratuit de Zapier : 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La contrainte porte sur la forme du Zap : deux étapes, un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes Find Project, un filtre ou une deuxième action, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant. Comme beaucoup de Zaps Filevine commencent par retrouver un dossier, vérifie ce point avant de concevoir quoi que ce soit.
02Combien de tâches consomme un Zap Filevine ?
Une par action réussie, rien pour le déclencheur. New Event ne coûte aucune tâche, quel que soit le nombre d'événements reçus. Un Zap qui enchaîne Find Project puis Toggle Section compte chaque étape qui aboutit. La paire Copy Data From et Copy Data To en prend toujours deux. Une action en échec n'est pas facturée. Avec 100 tâches par mois sur le plan gratuit, un cabinet qui ouvre beaucoup de dossiers atteint vite la limite si chaque ouverture enchaîne plusieurs étapes.
03Filevine déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui. New Event est un déclencheur instantané : Filevine prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap démarre aussitôt. La grille d'intervalle des plans (15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise) ne s'applique pas à lui. Bonne nouvelle pour un petit cabinet sur le plan gratuit : il obtient la même réactivité qu'une grosse structure sur ce déclencheur. Dans l'éditeur, un Zap bâti dessus affiche un éclair.
04Que faut-il pour connecter Filevine à Zapier ?
Un compte Filevine avec lequel tu peux te connecter, et des droits sur les dossiers que le Zap va toucher. Si une affaire appartient à un associé et que le Zap doit la modifier, ton compte a besoin d'un accès en lecture ou en écriture dessus. La connexion se fait une fois depuis la page Apps de Zapier, via Add connection, puis une identification dans l'onglet Filevine. Toutes les étapes Filevine réutilisent ensuite cette connexion.
05Pourquoi Filevine demande-t-il sans cesse un Project Type ?
Parce que c'est un champ obligatoire sur la plupart des actions Filevine. Huit actions sur dix l'exigent, dont Update Project, Create Collection Item et Toggle Section, et les recherches Find Form, Find Form by Selector et Find Phase le demandent aussi. Si ton Zap ne connaît pas le type à l'avance, ajoute l'étape Find Project Type et relie son résultat au champ. Le type n'est alors plus saisi à la main, et le même Zap sert pour plusieurs familles d'affaires.
06Et si l'action Filevine dont tu as besoin n'existe pas ?
API Request (Beta) sert de solution de repli. Elle envoie une requête brute à Filevine en passant par la connexion existante, sans nouvel identifiant à gérer. Elle ne joint que les domaines liés à Filevine, et c'est toi qui décides si une erreur arrête le Zap. L'étape reste technique : la personne qui la paramètre doit savoir quelle requête Filevine attend. La liste standard ne propose ni suppression, ni dépôt de document.
07Zapier, Make ou n8n pour Filevine ?
Tranche sur des critères plutôt que sur un classement. La couverture d'abord : sur Zapier, Filevine propose un déclencheur instantané, dix actions et neuf recherches, vérifie que ton besoin y tient. Le coût ensuite : Zapier facture à l'action réussie, facile à prévoir sur un petit volume. Enfin, qui maintient : Zapier convient à une équipe sans développeur, un outil auto-hébergé demande plus de mise en place en échange de plus de contrôle. Teste ton propre scénario sur chacun avant de choisir.
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