Integración Folderit DMS ZapierAutomatiza Folderit DMS con Zapier.
La integración Folderit DMS Zapier se reduce a 2 disparadores y 2 acciones. Los dos disparadores consultan Folderit cada cierto tiempo, la app funciona en el plan gratuito (Zapier aún la marca como beta) y lo que pagas se mide en tareas: una por acción que sale bien.
App en beta Zapier todavía marca esta integración como beta.
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Qué hace de verdad la integración Folderit DMS Zapier
Conecta tu gestor documental Folderit con el resto de herramientas del equipo, sin programar nada. Zapier vigila una carpeta o una ruta de la API de Folderit y pasa cada novedad a la siguiente app. En sentido contrario, guarda un archivo en Folderit o llama a su API por ti.
Hay tres usos que se repiten mucho. El aviso: New Folderit File detecta un documento nuevo en una carpeta y el paso siguiente manda un correo a quien corresponda. El archivado: Import File deja en la carpeta elegida un archivo que llega de un paso anterior, sin descargarlo y volver a subirlo. Y la vía libre: New Record y Send API Request leen o escriben en cualquier ruta de la API que indiques.
¿Qué no hace? No hay ningún disparador instantáneo. Los dos funcionan por consulta, así que en el plan gratuito un archivo nuevo puede esperar hasta 15 minutos antes de que el Zap lo vea. Tampoco hay paso de búsqueda: un Zap no localiza por sí solo un archivo que ya existe en Folderit. Mover, renombrar o borrar no tiene acción propia; solo queda Send API Request, y exige conocer la ruta de la API que buscas.
Si aún comparas plataformas, la página Integración Folderit DMS Make cubre la misma app en Make, y la Reseña de Zapier te da una idea general de la herramienta antes de montar nada.
El vocabulario de Zapier, en un minuto
Ocho términos, una línea cada uno. Aparecen en todo lo que sigue.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. Aquí, un archivo nuevo en una carpeta de Folderit o un registro nuevo que devuelve la API.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: con esta app, importar un archivo en Folderit o mandar una petición a su API.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El plan gratuito incluye 100 al mes, ni una más.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo, la app avisa a Zapier ella misma. Folderit solo usa consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de Folderit vinculada una vez a Zapier, y reutilizada luego por cada paso de Folderit en todos tus Zaps.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que pase de un disparador y una acción. Basta un filtro o una segunda acción, y entonces requiere un plan de pago.
Cuánto cuesta un Zap con Folderit DMS
Vigilar Folderit sale gratis. Zapier solo cuenta las acciones que terminan bien.
- Revisión del disparador0 tareas
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- App premiumNo, funciona en Free (beta)
Que Zapier revise una carpeta de Folderit cada pocos minutos no te cuesta ni una tarea. Solo se cobra cuando una acción termina bien, una tarea por acción, y la que falla no entra en la cuenta. Como Folderit DMS no es una app premium, puedes empezar sin pagar nada. El plan gratuito pone un tope de forma: dos pasos y ni uno más. Si añades un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y exige un plan de pago.
Vincula tu cuenta de Folderit en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Ten a mano tu acceso a Folderit, con permiso sobre cada carpeta que el Zap vaya a leer o a llenar.
- 02
Elige Folderit DMS
Escribe Folderit DMS en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Esa conexión será la que usen después todos tus pasos de Folderit, sin repetir el proceso.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Folderit en la pestaña que se abre y concede a Zapier acceso a la cuenta. A partir de ahí, la conexión aparece en la página Apps, lista para elegirla en el editor.
Tu primer Zap: un correo de Gmail con cada informe de paciente
ObjetivoUna clínica de fisioterapia recibe un correo de Gmail cuando llega a la carpeta compartida de Folderit un informe que cumple su criterio.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Crea un Zap nuevo, elige Folderit DMS y el evento New Folderit File. Selecciona tu conexión e indica el Root UID de la carpeta de informes.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres archivos más recientes de la carpeta. Fíjate en qué valor separa un informe definitivo de un borrador.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el signo más, elige Filter y ajusta el campo, la regla y el valor que viste en la prueba. Regla de texto para texto, o el filtro no pasará nunca.
- 04
Añade la acción de Gmail
Añade Gmail con Send Email, indica el destinatario y lleva los datos del archivo al cuerpo del correo. Prueba el paso una vez y revisa lo que devuelve.
- 05
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Con el filtro es un Zap de varios pasos y requiere plan de pago. En Free, quita el filtro y quédate con dos pasos.
Disparadores de Folderit DMS
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Folderit DMS. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Record
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Folderit API GET request returns a new record.”
Le indicas una ruta de la API de Folderit y arranca el Zap cada vez que esa ruta devuelve un registro que no había visto. Es la opción abierta: todo lo que la API sabe listar, este disparador lo puede vigilar.
/entities/all.New Folderit File
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new file is added to the selected Folderit folder, optionally including subfolders.”
Este vigila una única carpeta de Folderit y arranca el Zap con cada archivo que se añade. Una casilla amplía la vigilancia a las subcarpetas, algo clave si ordenas los documentos por cliente o por año.
Acciones de Folderit DMS
Folderit DMS te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Send API Request
AcciónEn Zapier“Sends a request to a Folderit API endpoint with custom parameters.”
Llama a una ruta de la API de Folderit con el método y los parámetros que fijes. Sirve de comodín para todo lo que Import File no cubre.
/folders.Import File
AcciónEn Zapier“Imports a file into the selected folder.”
Guarda en la carpeta de Folderit que elijas un archivo que entrega un paso anterior. El documento queda archivado sin descargas manuales.
Cuando falla un Zap de Folderit DMS
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a esta app. Los fallos de abajo son los de cualquier Zap.
Ninguno es exclusivo de Folderit, pero en un gestor documental pesan más: las carpetas se llenan a tandas, cuando alguien vuelca un archivo entero, y un Zap mal planteado puede devolver un documento a la carpeta que él mismo vigila. Para resolver un bloqueo concreto, la página Depuración Zapier repasa las soluciones.
Los archivos antiguos no cuentan
Un Zap solo reacciona a lo que se añade después de publicarlo. Lo que ya estaba en la carpeta se queda fuera; pasar ese histórico es otro trabajo distinto.El Zap se dispara a sí mismo
Si importas un archivo en la misma carpeta que vigila New Folderit File, cada importación vuelve a arrancar el Zap. Las tareas se agotan rápido: usa otra carpeta.Una subida masiva queda retenida
Cuando se vuelca de golpe un archivo histórico, por ejemplo al cambiar de herramienta, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar ese lote enorme en vez de procesarlo.Un archivo nunca pasa dos veces
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya devolvió. Un archivo que aparece en varias revisiones arranca el Zap una sola vez.
¿Necesitas ayuda para automatizar Folderit DMS con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
