Integración Folderit DMS MakeAutomatiza Folderit DMS con Make.
¿Qué te aporta la integración Folderit DMS Make? Son 17 módulos: 1 disparador programado, 13 acciones y 3 búsquedas para archivar, etiquetar y ordenar tus documentos sin código. En esta guía conectas tu cuenta y montas un primer escenario paso a paso.
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¿Qué puedes automatizar con la integración Folderit DMS Make?
La integración Folderit DMS Make une tu gestor documental con Make, una herramienta sin código donde encadenas aplicaciones en un escenario (la automatización que construyes). Cada pieza del escenario es un módulo: aquí hay uno que detecta archivos nuevos en una carpeta y otros que crean carpetas, gestionan sus metadatos, mueven archivos o inician un flujo de trabajo.
Escrituras que llegan solas a revisión. En una inmobiliaria, cada escritura escaneada entra en una carpeta vigilada por Watch Files in a Folder y Start a Workflow la pasa al circuito de revisión que tengas en Folderit DMS. Nadie tiene que reenviar nada por correo.
Documentos que salen hacia otras herramientas. Download a File trae el contenido del archivo al escenario para que otro módulo lo guarde, lo adjunte o lo mande a firmar. Si necesitas una carpeta entera, List Files from Folder devuelve un bundle (un elemento que pasa al módulo siguiente) por archivo.
Un expediente abierto desde tu CRM. Cuando entra un cliente nuevo en una gestoría, Create a Section / Folder crea su carpeta y Add Meta To Folder le añade el NIF o el tipo de trámite para encontrarla luego sin buscar.
Lo que Make no te da: su propia documentación sobre Folderit DMS figura como limitada, así que los campos se descubren en el editor. Lo que no cubran los 17 módulos se resuelve con Make an API Call y la misma conexión. Si aún estás decidiendo, mira la Reseña de Make y el Curso de Make; y si dudas con n8n, lee n8n vs Make.
¿Cómo conectas Folderit DMS con Make?
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Añade un módulo de Folderit DMS
En cualquier escenario, añade un módulo de Folderit DMS, por ejemplo Watch Files in a Folder, y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Folderit enlazada una sola vez con Make; todos los módulos de la app la reutilizan.
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Ponle nombre a la conexión
Elige un nombre que reconozcas, como el del equipo o el espacio al que pertenece. Es opcional, pero te ahorra dudas el día que enlaces una segunda cuenta de Folderit con Make.
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Autoriza y guarda
Haz lo que pida la ventana: aprobar el acceso de Make en la página de Folderit DMS o pegar la clave que te da Folderit. Después pulsa Save. El módulo ya puede mostrarte las carpetas que lee de tu cuenta.
Tu primer escenario con Folderit DMS
ObjetivoCuando entra un archivo nuevo en una carpeta de Folderit DMS, Make inicia un flujo de trabajo en Folderit DMS.
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Crea el escenario
En la página Scenarios de Make, crea un escenario nuevo y pulsa el + para colocar el primer módulo. Escribe Folderit DMS en el buscador y verás sus 17 módulos.
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Coloca el disparador
Elige Watch Files in a Folder y pulsa Create a connection si es tu primer módulo de Folderit. Ya conectado, escoge la carpeta que quieres vigilar en la lista que te muestra Make.
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Añade el inicio del flujo
Pulsa el + a la derecha del disparador y añade Start a Workflow. Rellena sus campos arrastrando los datos del disparador, como el archivo que acaba de detectar.
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Prueba con Run once
Sube un archivo de prueba a la carpeta vigilada y pulsa Run once. Revisa los bundles que recibió cada módulo y comprueba en Folderit DMS que el flujo arrancó.
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Programa y activa
Pulsa el reloj del primer módulo: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto y los planes de pago bajan a 1 minuto. Guarda y activa el escenario.
¿Qué pone en marcha un escenario de Folderit DMS?
1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en Folderit DMS. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Folderit DMS en cuanto ocurre.
Watch Files in a Folder
programadoSolo en la docGracias a este disparador, tu escenario responde cuando llegan documentos: vigila la carpeta que eliges y pasa cada archivo que encuentra al módulo siguiente como un bundle. Es el único disparador de Folderit DMS en Make, así que casi todos los escenarios arrancan aquí.
¿Qué hace Folderit DMS dentro de un escenario de Make?
Folderit DMS te da 16 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Add Meta To Folder
AcciónSolo en la docCarpetas etiquetadas que tu equipo encuentra y ordena sin abrirlas. Add Meta To Folder escribe metadatos (el NIF de un cliente, una referencia, un tipo de trámite) en la carpeta que indiques, con datos del escenario.
Create a Section / Folder
AcciónSolo en la docUn sitio nuevo donde archivar, creado sin entrar en Folderit DMS. Este módulo genera una sección o una carpeta a partir de un dato del escenario, como el nombre de una promoción que viene de otra app.
Delete Folder's Meta
AcciónSolo en la docCarpetas limpias de etiquetas que ya no aplican, para que las búsquedas dejen de mostrarlas por error. Delete Folder's Meta quita metadatos de la carpeta que elijas.
Delete a File
AcciónSolo en la docCarpetas sin copias viejas ni borradores olvidados. Delete a File elimina un archivo de Folderit DMS en cada ejecución, algo útil cuando otro paso ya lo guardó en otro lugar.
Delete a Folder or a Section
AcciónSolo en la docUna estructura completa retirada de una sola vez cuando ya no sirve. Delete a Folder or a Section es el módulo de limpieza más amplio de la app, un nivel por encima de Delete a File.
Download a File
AcciónSolo en la docEl contenido real de un documento dentro del escenario, no solo su nombre. Download a File entrega el archivo al módulo siguiente, que puede guardarlo, adjuntarlo a un correo o mandarlo a firmar.
Get a File
AcciónSolo en la docUn archivo concreto a disposición de los módulos siguientes. Get a File recupera el archivo que indiques, normalmente el que un disparador o una búsqueda acaba de encontrar.
Get a Folder
AcciónSolo en la docTodo lo que Make puede leer de una carpeta, listo para mapearlo en el módulo siguiente. Get a Folder trabaja con una sola carpeta ya identificada, por su ubicación o gracias a un módulo anterior.
List Files from Folder
BúsquedaSolo en la docCada archivo de una carpeta como un elemento aparte que el escenario trata de uno en uno. Esta búsqueda devuelve cero, uno o varios bundles; cada módulo siguiente se ejecuta una vez por bundle y cada ejecución cuenta como una operación de tu plan de Make.
List Sections
BúsquedaSolo en la docUna vista del primer nivel de tu estructura en Folderit DMS sin abrir la app. List Sections devuelve las secciones de tu espacio como bundles, sean cero, una o varias.
Make an API Call
AcciónSolo en la docAcceso a las funciones de Folderit DMS que los módulos de la lista no cubren, con la conexión que ya tienes. Make an API Call envía una petición a cualquier endpoint de la API de Folderit DMS desde el escenario.
Search Folders
BúsquedaSolo en la docLa carpeta correcta localizada con lo que sabes de ella, sin recorrer el árbol a mano. Search Folders devuelve lo que encuentra como bundles: ninguno, uno o varios.
Start a Workflow
AcciónSolo en la docUn documento metido en el circuito que tu equipo ya sigue en Folderit DMS, a partir de una señal de Make. Start a Workflow inicia un flujo de trabajo de Folderit, de modo que un hecho externo abre una revisión interna.
Update Folder's Meta
AcciónSolo en la docEtiquetas de carpeta al día con lo que pasa en tus otras herramientas, como un cambio de estado en tu CRM. Update Folder's Meta modifica los metadatos de una carpeta con datos del escenario.
Update a Folder
AcciónSolo en la docUna carpeta que sigue cuadrando con la ficha que representa en otra herramienta. Update a Folder modifica la carpeta que indiques con valores de módulos anteriores.
Upload A File
AcciónSolo en la docDocumentos de otras apps guardados directamente en la carpeta correcta de Folderit DMS. Upload A File toma un archivo generado antes en el escenario, un adjunto o un PDF creado al vuelo, y lo deja en Folderit DMS.
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