Intégration Folderit DMS ZapierAutomatiser Folderit DMS avec Zapier.
L'intégration Folderit DMS Zapier tient en 2 déclencheurs et 2 actions. Les deux déclencheurs vont voir Folderit à intervalle fixe, l'app fonctionne dès le plan gratuit (Zapier la marque encore en bêta) et la facture se compte en tâches, une par action réussie.
App en bêta Zapier marque encore cette intégration comme bêta.
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Ce que fait vraiment l'intégration Folderit DMS Zapier
Elle branche ta GED Folderit (ton espace de gestion de documents) sur les autres outils de l'équipe, sans une ligne de code. Zapier surveille un dossier ou un chemin de l'API Folderit et transmet chaque nouveauté à l'app suivante. Dans l'autre sens, il range un fichier dans Folderit ou appelle son API à ta place.
Trois usages reviennent sans cesse. L'alerte d'abord : New Folderit File repère un document ajouté à un dossier, et l'étape suivante crée une carte ou prévient un collègue. Le classement ensuite : Import File dépose dans le dossier choisi un fichier fourni par une étape précédente (plus de téléchargement suivi d'un nouvel envoi). Le sur-mesure enfin, au sens strict : New Record et Send API Request lisent ou écrivent sur n'importe quel chemin de l'API que tu saisis.
Côté limites, aucun déclencheur instantané ici. Les deux fonctionnent par interrogation, donc sur le plan gratuit un nouveau fichier peut attendre jusqu'à 15 minutes avant que le Zap le voie. Pas d'étape de recherche non plus : un Zap ne retrouve pas seul un fichier Folderit existant. Déplacer, renommer ou supprimer n'a pas d'action dédiée. Reste Send API Request, à condition de connaître le chemin d'API visé.
Tu hésites encore sur l'outil ? La page Intégration Folderit DMS Make traite la même app côté Make, et le comparatif Make vs Zapier t'aide à trancher avant de construire.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots, une ligne chacun. Ils reviennent partout dans la suite.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Ici, un nouveau fichier dans un dossier Folderit ou un nouvel enregistrement renvoyé par l'API.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : avec cette app, importer un fichier dans Folderit ou envoyer une requête à son API.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le plan gratuit en donne 100 par mois, pas une de plus.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier elle-même. Folderit ne fait que la première.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête là sinon.
- Connexion
- Ton compte Folderit relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape Folderit de chacun de tes Zaps.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Un filtre ou une seconde action suffit, et il faut alors un plan payant.
Combien coûte un Zap Folderit DMS
Surveiller Folderit ne coûte rien. Zapier ne compte que les actions qui aboutissent.
- Vérification du déclencheur0 tâche
- Action réussie1 tâche chacune
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- Réservée au payantNon, dispo dès Free (bêta)
Laisser Zapier surveiller un dossier Folderit ne te coûte rien, même s'il passe le vérifier toute la journée. La facture ne bouge qu'au moment où une action aboutit : une tâche par action réussie, rien pour celle qui échoue. Pas besoin de formule payante pour commencer, Zapier ne réservant pas Folderit DMS à ses formules payantes. Le plan gratuit a toutefois sa limite de forme : deux étapes, pas une de plus. Un filtre ou une seconde action, et tu bascules en Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.
Relier ton compte Folderit en trois gestes
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Garde tes identifiants Folderit sous la main, avec un accès à chaque dossier que le Zap doit lire ou alimenter.
- 02
Choisir Folderit DMS
Tape Folderit DMS dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Cette connexion servira ensuite à toutes tes étapes Folderit, sans la refaire.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi sur Folderit dans l'onglet qui s'ouvre, puis accorde à Zapier l'accès au compte. La connexion apparaît alors sur la page Apps, prête à être choisie dans l'éditeur.
Ton premier Zap : une carte Trello à chaque mandat signé
ObjectifUne agence immobilière crée une carte Trello dès qu'un mandat signé arrive dans le dossier Folderit partagé avec les négociateurs.
- 01
Créer le Zap et poser le déclencheur
Crée un nouveau Zap, choisis Folderit DMS puis l'événement New Folderit File. Sélectionne ta connexion et renseigne le Root UID du dossier des mandats.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois fichiers les plus récents du dossier. Repère la valeur qui distingue un mandat signé d'un simple brouillon.
- 03
Ajouter le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ, la règle et la valeur repérée au test. Une règle de texte pour du texte, sinon le filtre ne passe jamais.
- 04
Ajouter l'action Trello
Ajoute Trello avec Create Card, choisis le tableau et la liste, puis place les infos du fichier dans la carte. Teste l'étape une fois et lis ce qui revient.
- 05
Publier
Clique sur Publish pour activer le Zap. Avec son filtre, il passe en multi-étapes et demande un plan payant. Sur Free, retire le filtre et garde deux étapes.
Les déclencheurs Folderit DMS
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Folderit DMS. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Record
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a Folderit API GET request returns a new record.”
Tu lui donnes un chemin de l'API Folderit, et il lance le Zap chaque fois que ce chemin renvoie un enregistrement encore jamais vu. C'est la porte ouverte : tout ce que l'API sait lister, ce déclencheur peut le surveiller.
/entities/all.New Folderit File
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new file is added to the selected Folderit folder, optionally including subfolders.”
Celui-ci garde l'œil sur un seul dossier Folderit et lance le Zap à chaque fichier ajouté. Une case permet d'étendre la surveillance aux sous-dossiers, ce qui compte vite quand l'arborescence est rangée par client ou par année.
Les actions Folderit DMS
Folderit DMS te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Send API Request
ActionDans Zapier“Sends a request to a Folderit API endpoint with custom parameters.”
Appelle un chemin de l'API Folderit avec la méthode et les paramètres que tu fixes. C'est le passe-partout pour tout ce qu'Import File ne fait pas.
/folders.Import File
ActionDans Zapier“Imports a file into the selected folder.”
Range dans le dossier Folderit de ton choix un fichier transmis par une étape précédente. Le document finit classé sans téléchargement manuel.
Quand un Zap Folderit DMS casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app. Les pièges ci-dessous sont ceux de tout Zap.
Aucun de ces cas n'est propre à Folderit. Une GED y est pourtant plus exposée qu'un autre outil : on y verse des dossiers entiers d'un coup, et rien n'empêche un Zap de reclasser un fichier dans le dossier même qu'il surveille. Pour aller plus loin sur un blocage, la page Dépannage Zapier reprend les correctifs un par un.
Les anciens fichiers restent ignorés
Un Zap ne réagit qu'aux fichiers ajoutés après sa publication. Ce qui dort déjà dans le dossier n'est jamais repris : transférer cet historique est un autre chantier.Le Zap se relance tout seul
Importer un fichier dans le dossier même que surveille New Folderit File relance le Zap à chaque import. Les tâches fondent vite : vise un autre dossier.Un dépôt massif reste bloqué
Une reprise d'archives après un changement d'outil, des centaines de scans versés en une fois : face à un tel lot, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de le traiter.Un fichier ne passe jamais deux fois
Zapier garde en mémoire ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà renvoyé. Un fichier vu à plusieurs vérifications ne lance le Zap qu'une fois.
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