Integración incwo ZapierAutomatiza incwo con Zapier.
La integración incwo Zapier incluye 4 disparadores, 3 acciones y 2 búsquedas. Los cuatro disparadores son instantáneos: cada contacto, empresa, oportunidad o tarea nueva de tu CRM incwo llega a Zapier al momento, también en el plan gratuito.
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Qué hace por ti la integración incwo Zapier
Dicho rápido: conecta incwo, la plataforma de CRM y facturación para pymes, con Zapier, el servicio que hace que las aplicaciones trabajen juntas. incwo avisa de cuatro tipos de registros nuevos en cuanto se crean, y Zapier puede crear contactos, empresas y tareas a cambio.
Empecemos por el seguimiento: que nadie se olvide de llamar. New Firm o New Opportunity arrancan el Zap, y Create Task deja la llamada en la lista de una persona concreta.
Segundo resultado: un CRM que se alimenta desde fuera. Create Contact y Create Firm convierten un formulario web, un pedido o un registro a un evento en fichas de incwo, sin copiar y pegar.
Tercero: comprobar antes de escribir. Find Contact y Find Firm localizan lo que ya existe para que los pasos siguientes lo reutilicen en vez de duplicarlo.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción edita ni borra un registro, y ningún disparador reacciona a cambios, solo a creaciones. Tampoco hay nada sobre facturas, aunque incwo las gestione. La velocidad no es problema: los cuatro disparadores son instantáneos. Si aún dudas de si Zapier encaja con el resto de tus herramientas, mira la Reseña de Zapier y la comparativa Make vs Zapier.
Las palabras de Zapier que vas a ver
Ocho términos sostienen esta página. Uno por línea, en cristiano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Mientras el Zap está encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- El paso que actúa una vez arrancado el Zap: escribe, envía o mueve datos por ti en otra herramienta.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se mide así.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo empuja la app en cuanto ocurre el evento. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes puedan usar lo encontrado.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta un filtro, una búsqueda o otra acción, y exige plan de pago.
Cuánto cuesta un Zap de incwo
incwo no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Y como todos sus disparadores son instantáneos, el intervalo del plan nunca la retrasa.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos en el gratuito2: un disparador y una acción
- Disparadores de incwo4 instantáneos, sin espera en ningún plan
- BúsquedasHacen el Zap de varios pasos, de pago
El disparador nunca gasta tareas. Cada acción que sale bien cuenta una, y la que falla no se cobra. Un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda como Find Contact o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que necesita plan de pago. La tabla de abajo solo cuenta para disparadores por consulta.
Conecta incwo con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre Apps
Entra en la página Apps de tu cuenta de Zapier y pulsa + Add connection. Esa conexión es tu cuenta de incwo vinculada una vez y reutilizada por todos tus Zaps de incwo.
- 02
Elige incwo
Escribe incwo en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de incwo ya creada: Zapier no la abre por ti.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en incwo en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Para fichas que pertenecen a tus compañeros, la cuenta también necesita permisos de lectura o escritura sobre ellas.
Tu primer Zap de incwo: una llamada por cada empresa nueva
ObjetivoCuando se crea una empresa en incwo, crear una tarea de llamada para un comercial y avisarle por email.
- 01
Build: el disparador
En el editor, dentro de Build, elige incwo como app de inicio y New Firm como evento. Después selecciona la conexión de incwo que acabas de crear.
- 02
Test: una empresa real
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que configuras lo siguiente sobre una empresa real y no sobre una ficha vacía.
- 03
Añade Create Task
Pulsa el icono más, elige incwo como app de acción y Create Task. Indica el Assigned User y escribe un Task Title con el nombre de la empresa que llega del disparador.
- 04
Añade el email
Añade una segunda acción que envíe un email al comercial con el nombre de la empresa. Esta segunda acción convierte el Zap en uno de varios pasos, de plan de pago.
- 05
Prueba y Publish
Prueba cada acción una vez y revisa la tarea en incwo. Luego pulsa Publish. Las empresas creadas antes de ese momento no se procesan nunca.
Los 4 disparadores de incwo
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en incwo, y 4 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new contact is created”
Salta cada vez que se crea un contacto en incwo, lo cree quien lo cree. Es la puerta de entrada de todo lo que debe pasarle a una persona el día que aparece en tu CRM.
New Firm
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new firm is created”
Aquí el punto de partida es una empresa, no una persona: una ficha de empresa nueva en incwo. Encaja con procesos que ocurren una vez por cliente, no una vez por contacto.
New Opportunity
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new opportunity is created”
Reacciona a cada oportunidad nueva, la venta en curso que sigues en incwo. Es el momento en que un contacto se convierte en negocio posible, el arranque lógico de un Zap comercial.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created”
Arranca el Zap cuando se crea una tarea en incwo. Útil si las tareas del CRM son la lista real de pendientes del equipo y otras herramientas deben conocerlas.
Las 3 acciones de incwo
incwo te da 3 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a Contact”
Da de alta a una persona en incwo; First Name y Last Name son los dos campos sin los que no funciona.
Create Firm
AcciónEn Zapier“Creates a Firm”
Abre una ficha de empresa en incwo a partir de un único campo obligatorio, Firm Name.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a Task”
Deja una tarea en la lista de un usuario de incwo. Necesita un Assigned User y un Task Title en cada ejecución.
Las 2 búsquedas de incwo
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en incwo, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza una ficha que ya existe en incwo y se la pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Algunos campos de acción ofrecen además + Add search step, que inserta una búsqueda justo antes y conecta su resultado solo. Si hace falta el valor exacto o vale uno parecido lo decide incwo, no Zapier. Tres ajustes deciden qué pasa después.
Find Contact
BúsquedaEn Zapier“Finds a contact”
Busca un contacto que ya está en incwo y lo devuelve, para que los pasos siguientes usen a esa persona en lugar de crear un gemelo.
Find Firm
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing firm”
Localiza una empresa existente en incwo y entrega su ficha a los pasos siguientes del Zap.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte una búsqueda en buscar o crear. incwo no muestra esa variante en ninguna de sus dos búsquedas, así que prevé un paso de creación aparte.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varias fichas: quedarte con la primera, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando un Zap de incwo falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a incwo. Estos son, por tanto, los límites generales de cualquier Zap, aplicados a un CRM.
Pocos aparecen como un error claro: el Zap se salta fichas o se ejecuta mucho más de lo previsto. Si una ejecución falla y no ves la causa, sigue en Depuración Zapier.
Las fichas que ya existían no entran
Un Zap solo reacciona a lo que se crea después de encenderlo. Los contactos y empresas que ya estaban en incwo nunca le llegan; moverlos es otro trabajo.New Task más Create Task
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador se activa una y otra vez, y agota tu cupo de tareas a toda velocidad.Una importación masiva retenida
Si un disparador envía de golpe un lote enorme, por ejemplo tras importar un fichero de contactos en incwo, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Una búsqueda que vuelve vacía
Con el ajuste por defecto, un Find Contact o un Find Firm que no encuentra nada detiene el Zap, y los pasos siguientes no llegan a ejecutarse.
¿Necesitas ayuda para automatizar incwo con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
