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Intégration incwo ZapierAutomatiser incwo avec Zapier.

L'intégration incwo Zapier propose 4 déclencheurs, 3 actions et 2 recherches. Les quatre déclencheurs sont instantanés : un nouveau contact, une société, une affaire ou une tâche dans ton CRM incwo arrive aussitôt chez Zapier, plan gratuit compris.

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Aperçu

Ce que l'intégration incwo Zapier fait pour toi

Réponse directe : elle branche incwo, le CRM et outil de facturation des TPE et PME, sur Zapier, le service qui fait travailler les applications ensemble. incwo signale quatre types de nouvelles fiches dès leur création, et Zapier peut y créer contacts, sociétés et tâches en retour.

Le premier gain, c'est un CRM qui se remplit tout seul. Create Contact et Create Firm transforment une demande de devis, une inscription ou une commande venue d'ailleurs en vraies fiches incwo, sans ressaisie.

Deuxième gain : la vérification avant écriture. Find Contact et Find Firm retrouvent ce qui existe déjà, pour que la suite du Zap s'appuie dessus au lieu de créer un doublon.

Troisième gain : le suivi commercial qui ne dépend plus de la mémoire de chacun. Un New Contact ou un New Opportunity peut aboutir à un Create Task attribué à un commercial précis.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune action ne modifie ni ne supprime une fiche, et aucun déclencheur ne réagit à un changement, seulement à une création. Rien non plus sur les factures, alors qu'incwo les gère. Côté vitesse, aucun souci : les quatre déclencheurs sont instantanés. Pour valider que Zapier colle au reste de tes outils, l'Avis Zapier et le comparatif n8n vs Zapier aident à trancher.

Vocabulaire

Les mots de Zapier à connaître

Huit termes portent l'essentiel de cette page. Un par ligne, sans jargon.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement d'une app qui lance le Zap. Tant que le Zap est allumé, Zapier attend cet événement.
Action
L'étape qui agit une fois le Zap lancé : elle écrit, envoie ou déplace des données pour toi.
Tâche
L'unité de facturation de Zapier : une action réussie par ton Zap. Le quota de ton plan se compte ainsi.
Instantané ou interrogation
Un déclencheur instantané est poussé par l'app dès l'événement. Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à heure fixe.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve quelque chose qui existe déjà dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Zap multi-étapes
Tout Zap au-delà d'un déclencheur et d'une action. Un filtre, une recherche ou une seconde action suffit, en plan payant.
Coût

Combien coûte un Zap incwo

incwo n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Ses déclencheurs étant tous instantanés, l'intervalle du plan ne la freine jamais.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Étapes sur le gratuit2 : un déclencheur, une action
  • Déclencheurs incwo4 instantanés, aucune attente quel que soit le plan
  • RecherchesElles rendent le Zap multi-étapes, donc payant

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Chaque action réussie en compte une, et une action ratée n'est pas facturée. Un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une seule. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Une recherche comme Find Firm, un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant. La grille ci-dessous ne concerne que les déclencheurs par interrogation.

Connexion

Connecter incwo à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvre Apps

    Va sur la page Apps de ton compte Zapier et clique sur + Add connection. Cette connexion, c'est ton compte incwo relié une fois, puis réutilisé par tous tes Zaps incwo.

  2. 02

    Choisis incwo

    Tape incwo dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte incwo existant, Zapier n'en crée pas.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur incwo dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès à Zapier. Pour les fiches de tes collègues, le compte doit aussi avoir des droits de lecture ou d'écriture dessus.

Premier Zap

Ton premier Zap incwo : rappeler chaque nouveau contact

ObjectifQuand un contact est créé dans incwo, retrouver sa société puis créer une tâche de rappel pour un commercial.

  1. 01

    Build : le déclencheur

    Dans l'éditeur, à l'étape Build, choisis incwo comme app de départ et New Contact comme événement, puis la connexion incwo créée juste avant.

  2. 02

    Test : un vrai contact

    Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte : tu règles la suite sur un vrai contact, pas sur une fiche vide.

  3. 03

    Ajoute Find Firm

    Clique sur le plus et ajoute Find Firm. Active Successful if no search results are found? : sinon, un contact sans société arrête le Zap et n'aura jamais sa tâche. Cette recherche fait passer le Zap en multi-étapes, donc en plan payant.

  4. 04

    Ajoute Create Task

    Choisis incwo en action, puis Create Task. Désigne l'Assigned User et rédige un Task Title avec le nom du contact et, s'il y en a une, celui de la société trouvée.

  5. 05

    Teste, puis Publish

    Teste chaque étape une fois et vérifie la tâche dans incwo. Clique ensuite sur Publish. Les contacts créés avant ce moment ne seront jamais traités.

Déclencheurs

Les 4 déclencheurs incwo

4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans incwo, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new contact is created”

Il part à chaque création d'un contact dans incwo, peu importe qui la saisit. C'est la porte d'entrée de tout ce qui doit arriver à une personne le jour où elle apparaît dans ton CRM.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet d'architectes qui veut qu'un associé rappelle chaque nouveau prospect le jour même.
Attention
si un autre Zap utilise Create Contact, les contacts qu'il crée lancent aussi ce déclencheur. Vérifie que les deux ne tournent pas en boucle.
2

New Firm

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new firm is created”

Ici, le point de départ est une entreprise, pas une personne : une nouvelle fiche société dans incwo. Il convient aux process qui se jouent une fois par compte client, pas une fois par contact.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un expert-comptable qui ouvre un dossier client dans son espace de stockage dès qu'une société est créée dans le CRM.
Attention
seules les créations comptent. Une société renommée ensuite ne relance pas le Zap.
3

New Opportunity

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new opportunity is created”

Il réagit à chaque nouvelle affaire enregistrée dans incwo. C'est le moment où un prospect devient une vente possible, le point de départ logique d'un Zap commercial.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un gérant de PME du bâtiment qui veut être prévenu dans sa messagerie d'équipe à chaque nouvelle affaire.
Attention
il ne signale que la création, ni l'avancement de l'affaire ni sa signature.
4

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task is created”

Lance le Zap à la création d'une tâche dans incwo. Pratique quand les tâches du CRM sont la vraie liste de choses à faire de l'équipe et que d'autres outils doivent les connaître.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
recopier les tâches incwo dans l'agenda que tes techniciens consultent vraiment sur le terrain.
Attention
ne l'associe jamais à Create Task dans le même Zap : chaque tâche créée relance le déclencheur, et la boucle vide ton quota.
Actions

Les 3 actions incwo

incwo te donne 3 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Contact

Action

Dans Zapier“Creates a Contact”

Ajoute une personne dans incwo ; First Name et Last Name sont les deux champs dont il ne peut se passer.

Quand l'utiliser
une demande de devis reçue par formulaire devient un contact que tes commerciaux peuvent traiter.
Attention
l'action crée à tous les coups. Place Find Contact avant si la même personne peut arriver deux fois.
2

Create Firm

Action

Dans Zapier“Creates a Firm”

Ouvre une fiche société dans incwo à partir d'un seul champ obligatoire, Firm Name.

Quand l'utiliser
une commande professionnelle tombe sur ta boutique en ligne, et l'entreprise cliente doit exister dans le CRM avant la facture.
Attention
deux orthographes d'une même société donnent deux fiches ; un Find Firm avant reste plus sûr.
3

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a Task”

Place une tâche dans la liste d'un utilisateur incwo. Il lui faut un Assigned User et un Task Title à chaque passage.

Quand l'utiliser
en bout de Zap, pour qu'un commercial nommé rappelle le prospect.
Attention
pas dans un Zap déclenché par New Task, sous peine de boucle sans fin.
Recherches

Les 2 recherches incwo

2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans incwo, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve une fiche qui existe déjà dans incwo et la passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui insère une recherche juste avant et branche son résultat tout seul. Valeur exacte ou approchante : c'est incwo qui décide, pas Zapier. Trois réglages fixent la suite.

1

Find Contact

Recherche

Dans Zapier“Finds a contact”

Cherche un contact déjà présent dans incwo et le renvoie, pour que la suite réutilise la bonne personne au lieu d'en créer une jumelle.

Quand l'utiliser
avant Create Contact, quand un même client peut écrire depuis deux formulaires différents.
Attention
elle rend le Zap multi-étapes, donc payant.
2

Find Firm

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing firm”

Retrouve une société existante dans incwo et transmet sa fiche aux étapes suivantes du Zap.

Quand l'utiliser
dans le Zap ci-dessus, pour inscrire dans le titre de la tâche le nom de la société déjà connue d'incwo.
Attention
si plusieurs sociétés correspondent, le réglage par défaut garde la première ; vérifie que c'est la bonne.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Active-le, et le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher cette case transforme une recherche en recherche-ou-création. incwo n'affiche aucune variante de ce type pour ses deux recherches : prévois une étape de création à part.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs fiches correspondent : garder la première, ce qui est le réglage par défaut, arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap incwo casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à incwo. Voici donc les limites générales de tout Zap, appliquées à un CRM.

Peu d'entre elles affichent une erreur claire : le Zap rate des fiches, ou tourne bien plus souvent que prévu. Quand un passage échoue sans raison évidente, la page Dépannage Zapier prend le relais.

  • Les fiches existantes ne sont pas reprises

    Un Zap ne réagit qu'aux fiches créées après son allumage. Les contacts et sociétés déjà dans incwo ne lui parviennent jamais ; les reprendre est un autre chantier.

  • New Task suivi de Create Task

    Un Zap qui écrit là où regarde son propre déclencheur se relance sans fin, et consomme ton quota de tâches à grande vitesse.

  • Un import massif retenu

    Si un déclencheur envoie d'un coup un énorme lot, après l'import d'un fichier de contacts dans incwo par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Une recherche qui revient vide

    Avec le réglage par défaut, un Find Contact ou un Find Firm qui ne trouve rien arrête le Zap, et les étapes suivantes ne tournent jamais.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser incwo avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration incwo Zapier : tes questions

01L'intégration incwo Zapier est-elle gratuite ?
Oui. incwo n'est pas une app réservée aux plans payants, elle fonctionne donc sur le plan gratuit de Zapier, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite à connaître porte sur les étapes : un Zap gratuit tient en un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes un filtre, une recherche comme Find Contact ou une seconde action, il devient multi-étapes et demande un plan payant. Le déclencheur, lui, ne coûte jamais de tâche.
02Combien de tâches consomme un Zap incwo ?
Une par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap qui crée une tâche à chaque nouvelle affaire consomme une tâche par affaire. Un Zap qui enchaîne Find Firm, Create Contact puis Create Task compte chaque étape réussie séparément : un seul prospect peut donc coûter plusieurs tâches. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Méfie-toi des boucles entre New Task et Create Task, qui peuvent vider le quota très vite.
03incwo envoie-t-il les données à Zapier en temps réel ?
Oui. Les quatre déclencheurs incwo, New Contact, New Firm, New Opportunity et New Task, sont instantanés : incwo prévient Zapier dès la création de la fiche, et le Zap part aussitôt, quel que soit ton plan. La grille d'interrogation, 15 minutes sur le gratuit, ne s'applique pas à eux. Ce mode vient de l'API d'incwo et ne se modifie pas dans l'éditeur, où un Zap instantané affiche un éclair. Pratique pour vérifier d'un coup d'œil.
04Que faut-il pour connecter incwo à Zapier ?
Un compte incwo existant et, pour les fiches de tes collègues, des droits de lecture ou d'écriture dessus. La connexion tient en trois gestes : ouvrir la page Apps de Zapier et cliquer sur + Add connection, chercher incwo et cliquer sur Add connection, puis te connecter à incwo dans l'onglet qui s'ouvre et accorder l'accès. Tous tes Zaps incwo réutilisent ensuite cette même connexion, que tu ne règles qu'une fois. Rien à refaire ensuite.
05Pourquoi une étape Create Task échoue-t-elle ?
Le plus souvent, parce qu'un champ obligatoire est vide. Create Task demande un Assigned User et un Task Title à chaque passage, sans exception. L'Assigned User doit être un utilisateur auquel le compte incwo relié a accès : choisis un compte qui atteint les personnes à qui tu confies les tâches. Quant au Task Title, s'il vient du déclencheur, il ne doit jamais arriver vide, sinon l'action échoue. Elle n'est alors pas facturée, mais la tâche n'existe pas non plus.
06Et si l'opération incwo dont tu as besoin manque ?
Alors Zapier ne la propose pas pour incwo aujourd'hui. L'intégration couvre quatre déclencheurs sur les nouvelles fiches, trois actions de création pour les contacts, sociétés et tâches, et deux recherches. Pas de mise à jour, pas de suppression, rien sur les factures. Les options réalistes : adapter ton process à ce qui existe, par exemple créer plutôt que modifier, ou confier cette partie précise à une autre plateforme d'automatisation. Mieux vaut le savoir avant de construire.
07Zapier, Make ou n8n pour incwo ?
Choisis sur des critères, pas sur un classement. Sur Zapier, les quatre déclencheurs incwo sont instantanés et l'app tourne dès le plan gratuit, ce qui convient bien aux Zaps simples à deux étapes. Ce que Zapier expose, c'est de la création : trois actions, deux recherches, aucune mise à jour, aucune suppression, rien sur les factures. Si ces opérations couvrent tes flux CRM, Zapier suffit. S'il te faut modifier des fiches ou toucher aux factures, regarde d'abord ce que propose le connecteur incwo de Make ou de n8n.
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