Integración MaintainX ZapierAutomatiza MaintainX con Zapier.
La integración MaintainX Zapier ofrece 6 disparadores, 9 acciones y 2 búsquedas para avisar al equipo de cada orden de trabajo nueva, dar de alta equipos desde otras herramientas y seguir cada cambio al momento. Qué hace cada una, cuánto cuesta y dónde falla.
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Para qué sirve de verdad la integración MaintainX Zapier
MaintainX lleva el mantenimiento correctivo y preventivo, y las operaciones diarias de una empresa. Conectado a Zapier deja de ser una isla: una orden de trabajo o un cambio en MaintainX pone en marcha algo en otra app, y lo que pasa en otra herramienta puede crear órdenes, solicitudes, equipos o mensajes en MaintainX sin volver a teclearlos.
Cada orden nueva, anunciada en su conversación. New Work Order salta con cada orden creada y Create New Message la publica en la conversación de MaintainX donde ya habla el equipo implicado.
Equipos dados de alta desde compras. Cuando una máquina nueva entra en la hoja de cálculo de compras, Create Asset la registra en MaintainX con su nombre.
Una copia fiel en tu gestor de proyectos. Work Order Change recoge cada edición de una orden, y Zapier puede reflejarla en la herramienta donde otros equipos siguen el trabajo.
Buena noticia para el plan gratuito: los seis disparadores son instantáneos. MaintainX avisa a Zapier en cuanto ocurre algo, así que el intervalo de consulta de tu plan nunca los frena.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción borra nada, y ningún disparador reacciona a una ubicación nueva o a un mensaje nuevo. Si antes quieres comparar plataformas, consulta nuestra página Alternativas a Zapier.
Las palabras de Zapier que vas a leer aquí
Siete términos se repiten en cualquier página de Zapier. Aquí van en palabras normales.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier espera ese evento y ningún otro.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo en una app por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso.
- Instantáneo o consulta
- Instantáneo: la app avisa ella misma. Por consulta: Zapier mira cada cierto tiempo. Todo MaintainX es instantáneo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pusiste, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
- Conexión
- Tu cuenta de MaintainX enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que hable con MaintainX.
Cuánto cuesta de verdad MaintainX en Zapier
Zapier no reserva MaintainX a los planes de pago: funciona desde el plan gratuito. La factura se mide en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, dos pasos por Zap
- Solo planes de pagoNo, MaintainX funciona en el plan gratuito
- Qué se cobraCada acción completada; los disparadores son gratis
El disparador nunca gasta una tarea: una orden que llega de MaintainX es gratis. Cada acción completada cuenta una vez; publicar un mensaje y además comentar la orden cuesta dos tareas por ejecución. Una acción fallida no se cobra. El plan gratuito se queda en dos pasos; un filtro, una búsqueda o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, de pago. Abajo va la tabla de consulta de Zapier por plan; no se aplica a MaintainX, cuyos seis disparadores son instantáneos.
Conecta tu cuenta de MaintainX a Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de MaintainX y acceso a las órdenes, equipos o ubicaciones que no son tuyos pero que el Zap debe tocar.
- 02
Elige MaintainX
Escribe MaintainX en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de MaintainX, donde sigue el proceso.
- 03
Inicia sesión y da permiso
Entra en MaintainX desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión queda guardada una vez y cada Zap posterior la elige de un menú.
Tu primer Zap con MaintainX, paso a paso
ObjetivoCada vez que se crea una orden de trabajo en MaintainX que cumple la condición elegida, publicar un mensaje en una conversación de MaintainX para avisar al equipo.
- 01
Crea el Zap
Abre un Zap nuevo, elige MaintainX como app de inicio y New Work Order como evento. Selecciona la conexión que guardaste antes.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres órdenes de trabajo más recientes de tu cuenta. Así preparas los pasos siguientes con una orden real.
- 03
Añade un filtro
Pon un Filter desde el icono más y rellena sus tres casillas: el campo que mirar, la regla y el valor. El Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago.
- 04
Añade el mensaje
Elige MaintainX con Create New Message. Indica el identificador de la conversación y escribe el contenido con el título de la orden; los dos campos son obligatorios.
- 05
Prueba y publica
Prueba el paso una vez y revisa el mensaje en MaintainX. Después pulsa Publish: el disparador es instantáneo y cada orden nueva pasa al momento.
Disparadores de MaintainX: qué puede arrancar un Zap
6 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en MaintainX, y 6 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Asset
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Asset is created in MaintainX”
Cada equipo creado en MaintainX arranca este Zap, con sus datos. Es el evento que conviene vigilar cuando otra herramienta lleva su propia lista de maquinaria.
New Category on Work Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new category is added to a work order.”
Basta con añadir una categoría a una orden de trabajo para arrancar este. Las categorías suelen servir para ordenar trabajos, así que cada tipo puede tener su propio seguimiento.
Work Order Change
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when there is a change on a Work Order.”
Cualquier cambio en una orden de trabajo arranca este Zap: es el más amplio de los disparadores de MaintainX. Zapier recibe la orden tal como queda después del cambio.
New Work Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new work order is created.”
Este disparador salta cada vez que se crea una orden de trabajo en MaintainX. Recibes el trabajo tal como se abrió, listo para pasarlo a quien tenga que saberlo.
Work Order Status Change
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a work order status is changed.”
Solo los cambios de estado arrancan este Zap. Es más estrecho que Work Order Change y es el que conviene cuando solo importa el avance.
New Work Request
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a New Work Request is created”
Una solicitud de trabajo nueva en MaintainX arranca este Zap. Las solicitudes tienen su propio disparador, distinto de New Work Order.
Acciones de MaintainX: lo que un Zap puede hacer allí
MaintainX te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Existing Categories to a Work Order
AcciónEn Zapier“Adds Existing Categories to a Work Order.”
Asigna a una orden de trabajo categorías que ya existen en MaintainX. No crea categorías nuevas.
Create Asset
AcciónEn Zapier“Creates an Asset in MaintainX”
Da de alta un equipo en MaintainX con el nombre que le pongas, único campo obligatorio.
Create Location
AcciónEn Zapier“Creates a location in MaintainX”
Crea una ubicación en MaintainX a partir de un nombre, obligatorio. Nadie tiene que volver a teclear el nombre de la sede en MaintainX.
Update Location
AcciónEn Zapier“Updates a Location in MaintainX”
Edita una ubicación que ya existe en MaintainX, para que nombres y datos coincidan con el sistema de origen.
Create New Message
AcciónEn Zapier“Creates a new Message in a Conversation”
Publica un mensaje en una conversación de MaintainX. El identificador de la conversación y el contenido del mensaje son obligatorios.
Create Work Order Comment
AcciónEn Zapier“Creates a New Comment on a Work Order.”
Deja un comentario en una orden de trabajo indicada por su identificador, obligatorio. El historial se queda dentro del trabajo, donde miran los técnicos.
Create Work Order
AcciónEn Zapier“Creates a new Work Order.”
Abre una orden de trabajo directamente en MaintainX. Solo el título es obligatorio, así que una línea de un email o de un formulario basta para poner el trabajo en marcha.
Update Work Order
AcciónEn Zapier“Updates an existing Work Order”
Cambia una orden de trabajo existente, indicada por su identificador, que es obligatorio.
Create Work Request
AcciónEn Zapier“Creates a new Work Request.”
Registra una solicitud en MaintainX en vez de una orden, de modo que los dos tipos de entrada quedan separados en la app. El título es el único campo exigido.
Las búsquedas de MaintainX
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en MaintainX, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo antes de que corran los pasos siguientes. MaintainX ofrece dos, y tres ajustes deciden qué pasa cuando la búsqueda no sale como esperabas.
List Assets
BúsquedaEn Zapier“Lists assets in MaintainX”
Trae equipos de MaintainX para que los pasos siguientes los usen, por ejemplo para llevar los datos de un equipo a un mensaje.
Find an Entity
BúsquedaEn Zapier“Find an Entity by a specified field.”
Localiza un elemento de MaintainX por el campo que elijas, después de indicar su tipo de entidad, único campo obligatorio.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y los pasos que dependen de ella se saltan. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en «buscar o crear». MaintainX no ofrece esa variante, así que no la verás en ninguna de las dos.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de MaintainX falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni ningún límite propio a MaintainX. Lo que sale mal viene de cómo funciona el propio Zapier.
Cuatro situaciones explican casi todas las sorpresas. Ninguna lanza una alarma llamativa: se notan en trabajos que faltan o en un contador de tareas que sube demasiado rápido. Si alguna te tiene atascado, la página Depuración Zapier es el mejor punto de partida.
Las órdenes antiguas no se recuperan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Órdenes, solicitudes y equipos anteriores se quedan en MaintainX; mover el historial es otro trabajo.El Zap se relanza solo
Work Order Change seguido de Update Work Order sobre la misma orden es el bucle típico: cada actualización puede contar como cambio, y el Zap volver a arrancar gastando tareas.Un lote grande se queda retenido
Tras una importación masiva de equipos u órdenes, un disparador puede devolver de golpe un lote enorme. La protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.Una búsqueda detiene el Zap
Si Find an Entity o List Assets no encuentran nada, el ajuste por defecto detiene el Zap y salta los pasos que esperaban el resultado. Elige ese ajuste a conciencia.
¿Necesitas ayuda para automatizar MaintainX con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
