Intégration MaintainX ZapierAutomatiser MaintainX avec Zapier.
L'intégration MaintainX Zapier propose 6 déclencheurs, 9 actions et 2 recherches pour faire entrer des demandes d'intervention depuis tes autres outils, réagir dès qu'un ordre de travail bouge et tenir sites et équipements à jour. Fonctionnement, coût et pièges.
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Ce que l'intégration MaintainX Zapier change pour ton équipe
MaintainX suit la maintenance curative et préventive ainsi que les opérations du quotidien d'une entreprise. Branché sur Zapier, l'outil cesse de vivre à part : un ordre de travail ou un changement de statut lance un travail ailleurs, et un événement dans une autre app crée une demande, un ordre de travail, un équipement ou un message dans MaintainX, sans ressaisie.
Des demandes qui arrivent toutes seules. Quand quelqu'un remplit ton formulaire de signalement, Create Work Request dépose la demande dans MaintainX, où l'équipe décide ensuite d'en faire un ordre de travail ou non.
La bonne personne alertée par catégorie. New Category on Work Order réagit dès qu'une catégorie est ajoutée à un ordre de travail : chaque type de travaux peut prévenir son responsable.
Des sites créés une seule fois. Quand un nouveau site apparaît dans ton référentiel, Create Location le crée dans MaintainX avec le même nom.
Bonne nouvelle pour le plan gratuit : les six déclencheurs sont instantanés. MaintainX prévient Zapier dès que l'événement arrive, l'intervalle d'interrogation de ton plan ne les ralentit jamais.
Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune action ne supprime quoi que ce soit, et aucun déclencheur ne réagit à un nouveau site ou à un nouveau message. Pour comparer les plateformes avant de construire, ouvre notre page Make vs Zapier.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Sept mots reviennent sur toutes les pages Zapier. Les voici en langage courant.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui met le Zap en route. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement et rien d'autre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose dans une app à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Instantané ou interrogation
- En instantané, l'app prévient elle-même. Par interrogation, Zapier va voir à intervalle fixe. MaintainX est tout en instantané.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte la condition posée, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
- Connexion
- Ton compte MaintainX relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui parle à MaintainX.
Ce que coûte vraiment MaintainX dans Zapier
Zapier ne réserve pas MaintainX aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches, et seules les actions réussies comptent.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, deux étapes par Zap
- Réservée aux plans payantsNon, MaintainX tourne sur le plan gratuit
- Ce qui est facturéChaque action réussie ; les déclencheurs sont gratuits
Le déclencheur ne coûte jamais rien : un ordre de travail qui arrive de MaintainX est gratuit. Chaque action réussie compte une fois ; créer une demande puis y ajouter une catégorie coûte deux tâches par passage. Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit s'arrête à deux étapes ; un filtre, une recherche ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant. Voici la grille d'interrogation de Zapier par plan ; elle ne s'applique pas à MaintainX, dont les six déclencheurs sont instantanés.
Relier ton compte MaintainX à Zapier
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte MaintainX, et un accès aux ordres de travail, équipements ou sites que tu ne possèdes pas mais que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis MaintainX
Tape MaintainX dans la boîte de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté MaintainX pour la suite.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur MaintainX dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée une fois : chaque Zap suivant la retrouve dans un menu.
Ton premier Zap MaintainX, étape par étape
ObjectifQuand une catégorie est ajoutée à un ordre de travail dans MaintainX, prévenir son responsable dans la messagerie de l'équipe, seulement pour la catégorie choisie.
- 01
Crée le Zap
Ouvre un nouveau Zap, choisis MaintainX comme app de départ et New Category on Work Order comme événement. Sélectionne la connexion enregistrée plus tôt.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois ajouts de catégorie les plus récents de ton compte. Tu prépares la suite sur un vrai ordre de travail, pas sur un modèle vide.
- 03
Pose un filtre
Ajoute un Filter depuis l'icône plus et remplis ses trois cases : le champ à regarder, la règle, la valeur. Le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant.
- 04
Ajoute le message
Choisis ta messagerie d'équipe comme action, avec l'événement qui envoie un message, et glisse dans le texte le titre de l'ordre de travail et sa catégorie.
- 05
Teste puis publie
Teste l'étape une fois et vérifie que le message est arrivé. Clique ensuite sur Publish : le déclencheur est instantané, chaque nouvel ajout part tout de suite.
Les déclencheurs MaintainX : ce qui peut lancer un Zap
6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans MaintainX, et 6 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Asset
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new Asset is created in MaintainX”
Chaque équipement créé dans MaintainX lance ce Zap, avec ses informations. C'est l'événement à suivre quand un autre outil tient sa propre liste de matériel.
New Category on Work Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new category is added to a work order.”
L'ajout d'une catégorie à un ordre de travail suffit à lancer celui-ci. Les catégories servent souvent à trier les travaux : chaque type peut donc avoir sa propre suite.
Work Order Change
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggered when there is a change on a Work Order.”
Toute modification d'un ordre de travail lance ce Zap : c'est le plus large des déclencheurs MaintainX. Zapier reçoit l'ordre de travail tel qu'il est après la modification.
New Work Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new work order is created.”
Ce déclencheur part à chaque ordre de travail créé dans MaintainX. Tu récupères le travail tel qu'il a été ouvert, prêt à être transmis à qui doit le savoir.
Work Order Status Change
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a work order status is changed.”
Seuls les changements de statut lancent ce Zap. Plus étroit que Work Order Change, c'est celui à choisir quand seule l'avancée compte.
New Work Request
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a New Work Request is created”
Une nouvelle demande d'intervention dans MaintainX lance ce Zap. Les demandes ont leur propre déclencheur, distinct de New Work Order.
Les actions MaintainX : ce qu'un Zap peut y faire
MaintainX te donne 9 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Existing Categories to a Work Order
ActionDans Zapier“Adds Existing Categories to a Work Order.”
Classe un ordre de travail dans des catégories déjà définies dans MaintainX. Elle n'en crée pas de nouvelles.
Create Asset
ActionDans Zapier“Creates an Asset in MaintainX”
Ajoute un équipement à MaintainX sous le nom que tu donnes, seul champ obligatoire.
Create Location
ActionDans Zapier“Creates a location in MaintainX”
Crée un site dans MaintainX à partir d'un nom, obligatoire. Personne n'a à ressaisir le nom du site dans MaintainX, et les deux systèmes gardent la même orthographe.
Update Location
ActionDans Zapier“Updates a Location in MaintainX”
Modifie un site déjà présent dans MaintainX, pour que noms et détails restent alignés sur le système d'origine, sans double saisie.
Create New Message
ActionDans Zapier“Creates a new Message in a Conversation”
Envoie un message dans une conversation MaintainX. L'identifiant de la conversation et le contenu du message sont tous deux obligatoires.
Create Work Order Comment
ActionDans Zapier“Creates a New Comment on a Work Order.”
Ajoute un commentaire sur un ordre de travail désigné par son identifiant, obligatoire. L'historique reste dans le travail, là où les techniciens regardent.
Create Work Order
ActionDans Zapier“Creates a new Work Order.”
Ouvre directement un ordre de travail dans MaintainX. Seul le titre est obligatoire : une ligne venue d'un e-mail ou d'un formulaire suffit à mettre le travail au planning.
Update Work Order
ActionDans Zapier“Updates an existing Work Order”
Modifie un ordre de travail existant, désigné par son identifiant, obligatoire.
Create Work Request
ActionDans Zapier“Creates a new Work Request.”
Dépose une demande d'intervention dans MaintainX plutôt qu'un ordre de travail, ce qui garde les deux types d'entrée séparés dans l'app. Le titre est le seul champ exigé.
Les recherches MaintainX
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans MaintainX, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche va chercher un élément avant les étapes suivantes. MaintainX en propose deux, et trois réglages décident de la suite quand la recherche ne se passe pas comme prévu.
List Assets
RechercheDans Zapier“Lists assets in MaintainX”
Ramène des équipements de MaintainX pour que les étapes suivantes s'en servent, par exemple pour reprendre les informations d'un équipement dans un message.
Find an Entity
RechercheDans Zapier“Find an Entity by a specified field.”
Retrouve un élément MaintainX par le champ de ton choix, après avoir indiqué son type d'entité, seul champ obligatoire.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et les étapes qui en dépendent sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». MaintainX ne propose pas cette variante : tu ne la verras sur aucune des deux.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand un Zap MaintainX casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite propre à MaintainX. Ce qui déraille vient du fonctionnement de Zapier lui-même.
Quatre situations expliquent l'essentiel des mauvaises surprises. Aucune ne lance d'alerte spectaculaire : elles se voient à des travaux qui manquent ou à un compteur de tâches qui grimpe trop vite. Si l'une d'elles te bloque, la page Dépannage Zapier est le bon point de départ.
Les anciens ordres de travail ne sont pas repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Ordres, demandes et équipements antérieurs restent dans MaintainX ; rapatrier l'historique est un autre chantier.Le Zap se relance tout seul
Work Order Change suivi d'Update Work Order sur le même ordre, c'est la boucle type : chaque mise à jour peut compter comme une modification, et le Zap repartir en consommant des tâches.Un gros lot reste bloqué
Après un import massif d'équipements ou d'ordres de travail, un déclencheur peut renvoyer d'un coup un lot énorme. La protection contre les afflux peut le retenir.Une recherche arrête le Zap
Quand Find an Entity ou List Assets ne trouve rien, le réglage par défaut arrête le Zap et saute les étapes qui attendaient le résultat. Choisis ce réglage en connaissance de cause.
Besoin d'aide pour automatiser MaintainX avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
