Recursos · Integración Zapier

Integración OmniFocus ZapierAutomatiza OmniFocus con Zapier.

La integración OmniFocus Zapier ofrece 0 disparadores, 1 acción y 0 búsquedas: Create Task, que deja una tarea nueva en la Inbox de OmniFocus. Así que toda automatización arranca en otra app, y OmniFocus se limita a recibir.

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Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth

Resumen

Qué hace de verdad la integración OmniFocus Zapier

Es un enlace de ida hacia OmniFocus, el gestor de tareas para Mac, iPad e iPhone. Zapier, el servicio de automatización, vigila otra app que ya usas y, cada vez que aparece allí el evento elegido, escribe una tarea nueva en tu Inbox de OmniFocus. Nada vuelve: desde Zapier no se puede leer, cambiar ni completar una tarea ya creada.

Tres resultados concretos, todos construidos sobre la única acción Create Task.

Las solicitudes de clientes convertidas en pendientes. Cada respuesta a tu formulario de alta pasa por Create Task y queda como tarea con el nombre de la persona en el título.

Las incidencias del equipo de soporte en tu lista. Un aviso que entra por el canal de tu equipo genera una tarea para revisarlo, sin copiarlo a mano.

Los pedidos especiales que no se olvidan. Un pedido marcado en tu tienda online lanza Create Task y el seguimiento te espera en OmniFocus, no en una pestaña abierta.

Lo que Zapier no hace aquí: nada puede arrancar desde OmniFocus, no se puede buscar una tarea existente y todo llega a la Inbox. Archivar cada tarea en su proyecto sigue siendo cosa tuya dentro de OmniFocus (que, siendo sinceros, es donde mejor se hace).

Si estás valorando otras herramientas para lo mismo, tienes Make vs Zapier y n8n vs Zapier.

Vocabulario

El vocabulario de Zapier, en palabras sencillas

Ocho palabras bastan para leer toda la página. Después se usan siempre con este sentido.

Zap
La automatización que montas en Zapier: un disparador que la arranca y una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
Disparador
El evento de una app que pone en marcha el Zap. OmniFocus no ofrece ninguno en Zapier, así que siempre viene de otra app conectada.
Acción
Lo que hace el Zap una vez arrancado. Aquí la única disponible es Create Task, que escribe una tarea en OmniFocus por ti.
Tarea
La unidad que Zapier factura: una acción completada con éxito. El cupo mensual de tu plan cuenta exactamente eso y nada más.
Consulta o instantáneo
Por consulta: Zapier revisa la app de origen cada cierto intervalo. Instantáneo: la propia app avisa a Zapier cuando ocurre el evento.
Filtro
Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no. Requiere un plan de pago.
Conexión
Tu cuenta de una app, enlazada a Zapier una sola vez y reutilizada después por cada paso que use esa app, en todos tus Zaps.
Zap de varios pasos
Cualquier Zap que pase de un disparador y una acción. Una segunda acción, un filtro o una búsqueda lo convierten en uno, y pasa a ser de pago.
Coste

Lo que cuesta de verdad enviar tareas a OmniFocus

El disparador no cuesta nada, igual que las revisiones de Zapier en la app de origen. Lo que se cuenta es cada Create Task que sale bien: una tarea creada en OmniFocus, una tarea menos en tu plan.

  • Facturación1 tarea por cada Create Task con éxito
  • Plan Free100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
  • Reservada a planes de pagoNo, OmniFocus funciona en Free
  • Versión consultadaOmniFocusCLIAPI@1.0.1, octubre de 2026

Si el paso de OmniFocus falla, esa ejecución no se cuenta. OmniFocus no está reservada a los planes de pago, así que funciona en el plan Free: 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y una consulta cada 15 minutos. El truco que nadie cuenta: el plan Free se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Con un filtro, el Zap pasa a ser de varios pasos y de pago. En un plan de pago, además, la consulta es más frecuente, como muestra la tabla de abajo.

Conexión

Conectar OmniFocus a Zapier en tres pasos

  1. 01

    Abrir la ventana de conexión

    En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de OmniFocus previa: Zapier se enlaza a una cuenta existente, no la crea por ti.

  2. 02

    Elegir OmniFocus y confirmar

    Escribe OmniFocus en el buscador de la ventana, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de OmniFocus para que inicies sesión allí.

  3. 03

    Iniciar sesión y dar acceso

    Entra en tu cuenta de OmniFocus en esa pestaña y concede el acceso a Zapier. La conexión aparece entonces en tu página Apps, y cada Zap que escriba en OmniFocus la reutiliza sin volver a pedirla.

Primer Zap

Tu primer Zap: solicitudes de Typeform en la Inbox de OmniFocus

ObjetivoCada respuesta a tu formulario de solicitudes se convierte en una tarea de OmniFocus, pero solo si la persona pide presupuesto.

  1. 01

    Elegir la app que lo arranca

    Empieza el Zap con Typeform como app de origen y el evento de nueva respuesta. OmniFocus no puede ocupar este lugar, porque no tiene ningún disparador en Zapier.

  2. 02

    Probar el disparador

    Lanza la prueba del paso de origen. Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta conectada, así enlazas los pasos siguientes con una respuesta real y no con una suposición.

  3. 03

    Añadir el filtro

    Añade un paso de filtro y pon la condición sobre la pregunta del motivo, con una regla de texto porque la respuesta es texto. El Zap pasa a ser de varios pasos y requiere un plan de pago.

  4. 04

    Añadir Create Task

    Elige OmniFocus como app de la acción, selecciona Create Task y coloca el nombre de la persona en Title. Es el único campo obligatorio de la acción, así que no puede quedar vacío.

  5. 05

    Probar y publicar

    Prueba el paso de OmniFocus y revisa la tarea nueva en tu Inbox. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap. Solo se recogen las respuestas que lleguen a partir de ese momento.

Acciones

La acción de OmniFocus en Zapier

OmniFocus te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.

1

Create Task

Acción

En Zapier“Creates a new task in your OmniFocus Inbox.”

Deja un pendiente nuevo en tu Inbox de OmniFocus, con el nombre que pongas en Title, su único campo obligatorio. Luego lo archivas desde OmniFocus como siempre.

Cuándo usarlo
cada vez que algo entra en otra herramienta y quieres que un pendiente te espere en tu Mac o tu iPhone.
Ojo
es la única operación de OmniFocus, así que desde Zapier la tarea ya no se puede editar, completar ni volver a encontrar.
Cuando falla

Cuando el Zap de OmniFocus falla

Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni límite de uso a OmniFocus, así que los casos de abajo son los que comparten todos los Zaps. Para un diagnóstico más a fondo está la Depuración Zapier.

Ninguno viene de OmniFocus en sí. Vienen de la app que arranca el Zap y de cómo la lee Zapier.

  • Nada anterior al Zap

    Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Las respuestas que ya tenías se quedan donde están; pasarlas a OmniFocus es un trabajo aparte.

  • Las importaciones masivas pueden frenarse

    Si la app de origen devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo en lugar de crear un aluvión de tareas.

  • Sin duplicados por consulta

    En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto: el mismo elemento no arranca el Zap dos veces y no recibes dos veces la misma tarea.

  • Todo llega a la Inbox

    Create Task escribe en la Inbox de OmniFocus. Si varios Zaps la alimentan, todo acaba en el mismo sitio, y ordenarlo por proyectos sigue siendo trabajo manual.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar OmniFocus con Zapier?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

OmniFocus y Zapier: las preguntas habituales

01¿La integración OmniFocus Zapier es gratis?
Sí, en el plan Free. OmniFocus no está entre las apps que Zapier reserva a los planes de pago, así que un Zap de dos pasos, un disparador en otra app seguido de Create Task, funciona sin pagar. El plan Free da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados. El límite aparece en cuanto quieres más de esos dos pasos: un filtro, una segunda acción o una búsqueda convierten el Zap en uno de varios pasos, y esos Zaps exigen un plan de pago. Aquí no se cita ningún precio, porque Zapier cambia sus tarifas demasiado a menudo.
02¿Cuántas tareas consume enviar elementos a OmniFocus?
Una por tarea creada. Cada vez que Create Task sale bien, Zapier descuenta una tarea de tu plan. El disparador de la otra app no cuesta nada, y tampoco las revisiones que hace Zapier para detectar novedades, por frecuentes que sean. Si el paso de OmniFocus falla, esa ejecución no se cuenta. Si añades una segunda acción al mismo Zap, por ejemplo un mensaje a un compañero, cada acción con éxito cuenta por separado y ese Zap consume dos tareas por pasada.
03¿OmniFocus se sincroniza con Zapier en tiempo real?
No por sí sola. OmniFocus no tiene disparadores en Zapier, así que el Zap arranca en otra app y el retraso depende del disparador de esa app. Si es instantáneo, la propia app avisa a Zapier y el intervalo del plan no se aplica. Si funciona por consulta, Zapier revisa cada cierto tiempo: cada 15 minutos en Free, cada 2 en Professional y cada minuto en Team y Enterprise. El editor marca con un rayo los Zaps construidos sobre un disparador instantáneo, así que es fácil comprobarlo.
04¿Qué hace falta para conectar OmniFocus a Zapier?
Una cuenta de OmniFocus y otra de Zapier. Desde la página Apps de Zapier, pulsa + Add connection, busca OmniFocus y confirma con Add connection. Se abre una pestaña donde inicias sesión en OmniFocus y das acceso a Zapier. A partir de ahí la conexión queda guardada y cada Zap que escriba en OmniFocus la reutiliza, así que solo se hace una vez por cuenta. Si el Zap tiene que tocar algo que no es tuyo, necesitas además permiso de lectura o escritura sobre ello.
05¿Dónde aparecen en OmniFocus las tareas creadas por Zapier?
En la Inbox. Create Task escribe allí, por eso la integración sirve para capturar más que para planificar: archivar cada tarea en su proyecto sigue siendo tu trabajo dentro de OmniFocus. Lo otro que conviene saber es que Title es el único campo obligatorio. Pon algo reconocible, como el nombre del cliente o el asunto de la solicitud, o la Inbox se llenará de tareas que no sabrás distinguir de un vistazo.
06¿Y si la operación de OmniFocus que necesitas no existe?
Entonces Zapier no puede hacerla hoy. En Zapier, OmniFocus ofrece una sola acción, Create Task, sin disparadores ni búsquedas. Arrancar un Zap al completar una tarea, modificar una tarea o buscarla queda fuera de alcance. Revisa la página de la app OmniFocus en Zapier antes de montar nada, porque la lista de operaciones puede cambiar. Si tu flujo depende de verdad de esos movimientos, compara lo que ofrecen otras herramientas de automatización para OmniFocus antes de decidirte.
07¿Zapier, Make o n8n para OmniFocus?
Depende de lo que esperes de OmniFocus, no de un ranking. En Zapier, los criterios son claros: una sola acción, Create Task, que funciona en el plan Free dentro de un Zap de dos pasos, con 100 tareas al mes antes de pagar. Si capturar pendientes en la Inbox es todo lo que buscas, con eso basta. Si necesitas leer, modificar o reaccionar a tareas de OmniFocus, comprueba si otra herramienta ofrece esas operaciones para OmniFocus y mira qué factura cada una.
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