Integración Microsoft Outlook ZapierAutomatiza Microsoft Outlook con Zapier.
Integración Microsoft Outlook Zapier: 13 disparadores, 24 acciones y 9 búsquedas. Guardar adjuntos donde tocan, recordar cada reunión con antelación, revisar la agenda de un periodo sin abrirla: esto es lo que hace cada paso, lo que cuesta y el único disparador que no espera.
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Para qué sirve la integración Microsoft Outlook Zapier
Esta integración une Microsoft Outlook, el servicio de correo, contactos y calendario de Microsoft, con el resto de tus herramientas a través de Zapier. Outlook puede arrancar una automatización cuando llega un correo, cambia un contacto o se mueve una reunión, y también actuar al final: enviar, responder, archivar, agendar o localizar algo.
Adjuntos que se guardan solos. New Attachment detecta los correos con archivo y tu herramienta de almacenamiento recibe el documento, con un filtro en medio para quedarte solo con lo que interesa.
Un recordatorio antes de cada reunión. Calendar Event Start arranca el Zap con la antelación que eliges y Send Email avisa a quien haga falta. La antelación mínima depende de tu plan.
La agenda de un periodo, de un vistazo. Get Calendar Events in Date Range devuelve hasta 500 eventos entre dos fechas, y Find Calendar Events in Group Calendar consulta el calendario de un grupo de Microsoft 365, por ejemplo para un informe en tu hoja de cálculo.
Lo más útil que debes saber: de los 13 disparadores, Cancelled Calendar Event es el único instantáneo. Reacciona al momento incluso en el plan gratuito, mientras los otros 12 esperan al intervalo de tu plan, 15 minutos en Free. Y lo que Zapier no hace: ningún Zap mira hacia atrás, Add User to Distribution List solo funciona en cuentas Microsoft 365 Business con directorio de organización y las reuniones en línea también piden una cuenta Business. La misma app tiene su página Integración Microsoft Outlook n8n.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor. Se explican una vez aquí y luego se usan tal cual.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, como un correo nuevo en Outlook. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como Send Email.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta exactamente eso.
- Por consulta o instantáneo
- Uno por consulta se revisa a intervalos fijos; uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento, sea cual sea tu plan.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo para en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un correo, un contacto o un evento que ya existe, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Outlook vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada por cada paso que trabaja con Outlook.
Lo que cuesta de verdad
Zapier cobra por tareas, no por Zaps. El disparador no gasta nada, y las revisiones de Zapier en tu buzón tampoco, por muchas que sean. Solo cuenta la acción que termina bien; la que falla no se descuenta.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados de dos pasos
- Disparador y revisionesNo gastan tareas
- Acción fallidaNo se descuenta
- Búsqueda, filtro o segunda acciónZap de varios pasos, plan de pago
Outlook no está reservada a los planes de pago, así que funciona desde el plan gratuito: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, cada uno con dos pasos, un disparador y una acción. Una segunda acción, un filtro o cualquiera de las nueve búsquedas convierte el Zap en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. La tabla de abajo vale para los 12 disparadores por consulta; no se aplica a Cancelled Calendar Event, que arranca al momento en cualquier plan. Algunas apps y acciones gastan más de una tarea al completarse.
Conecta tu cuenta de Outlook
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta en Outlook, más acceso de lectura o escritura a todo lo que no sea tuyo y quieras que el Zap toque.
- 02
Elige Microsoft Outlook
Escribe Microsoft Outlook en la ventana, selecciona la app entre los resultados y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el inicio de sesión de Microsoft.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra con el buzón en el que debe trabajar el Zap y concede el acceso a Zapier. Desde ahí, cada paso de Outlook en tus Zaps reutiliza esta conexión: solo lo haces una vez.
Tu primer Zap: cada adjunto, directo a tu almacenamiento
ObjetivoCuando llega un correo con un archivo, el Zap comprueba una condición y sube el adjunto a tu herramienta de almacenamiento.
- 01
Monta el disparador
Crea un Zap, elige Microsoft Outlook y New Attachment como disparador. Solo reacciona a los correos que traen archivo, así que el filtro sirve para afinar.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta conectada. Elige uno real y mira qué datos devuelve sobre el archivo.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso con el botón más, elige Filter y rellena sus tres casillas: el campo que miras, la regla y el valor. Una regla de texto solo funciona con texto. Un filtro convierte el Zap en uno de varios pasos: necesita un plan de pago.
- 04
Sube el archivo
Añade el paso de tu herramienta de almacenamiento y mapea los datos del archivo que viste en la prueba. Prueba el paso una vez y lee lo que devuelve antes de seguir.
- 05
Publica
Pulsa Publish. Este Zap es de varios pasos y necesita plan de pago; los adjuntos nuevos se detectan al intervalo de ese plan.
Los 13 disparadores de Outlook
13 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Microsoft Outlook, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Calendar Event Start
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers at a specified time before an event in your calendar starts.”
Pone en marcha el Zap con cierta antelación respecto al inicio de un evento de tu calendario, para que todo esté listo antes de la reunión.
Cancelled Calendar Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is cancelled.”
Reacciona cuando se cancela un evento de tu calendario y entrega el evento cancelado al resto del Zap, para liberar el hueco o avisar a alguien en otra herramienta.
Cancelled Calendar Event (As Attendee)
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an organizer cancels an event, for which the connected user is an attendee, on the selected calendar. In contrast to the instant Cancelled Calendar Event, this trigger also works with shared and delegated calendars.”
Se dispara cuando un organizador cancela un evento al que el usuario conectado asiste, en el calendario elegido. A diferencia de Cancelled Calendar Event, también funciona con calendarios compartidos y delegados.
New Attachment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is a new attachment.”
Se dispara con cada adjunto nuevo e ignora los correos sin archivo, lo que te ahorra un filtro para eso.
New Calendar Event
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new event is created in your calendar.”
Detecta cada evento que se crea en tu calendario de Outlook y lo pasa a los pasos siguientes.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new contact is added to your account”
Recoge cada contacto nuevo de tu cuenta de Outlook para copiarlo en otra herramienta sin teclear un solo campo.
New Email in Personal Inbox
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new email arrives in your personal mailbox inbox, or in a specific folder if selected.”
Arranca el Zap cuando llega un correo nuevo a la bandeja de entrada de tu buzón personal, o a una carpeta concreta si la eliges.
New Email Matching Search
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox that matches a search.”
Deja pasar únicamente los correos nuevos de la bandeja de entrada que encajan con los términos que escribes, y calla con el resto.
New Email in Shared Mailbox
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new email arrives in a shared mailbox inbox, or in a specific folder if selected.”
Vigila un buzón que comparten varias personas y reacciona a cada correo nuevo de su bandeja de entrada, o de una carpeta elegida.
New Flagged Email
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new email is flagged.”
Convierte la marca de seguimiento en una señal: marcar un correo en Outlook equivale a pedirle a Zapier que actúe.
New Message in Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new message is created in a folder.”
Vigila una sola carpeta en lugar de todo el buzón y reacciona a cada mensaje nuevo que se crea en ella.
Updated Calendar Event
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event is updated.”
Sigue las modificaciones de los eventos que ya están en tu calendario y entrega la versión actualizada al Zap.
Updated Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a contact is updated.”
Cada edición de un contacto que ya está en Outlook arranca el Zap, para que los datos nuevos viajen a tus otras herramientas.
Las 24 acciones de Outlook
Microsoft Outlook te da 24 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Attendees to Calendar Event
AcciónEn Zapier“Adds attendees to a calendar event.”
Suma personas a un evento que ya existe en tu calendario, sin tener que volver a crearlo.
Set Categories on an Email
AcciónEn Zapier“Sets the categories applied to an email.”
Aplica una o varias categorías a un correo; escribir un nombre nuevo crea esa categoría. Email ID y Categories son obligatorios, y de paso puedes marcarlo como leído o no leído.
Add User to Distribution List
AcciónEn Zapier“Adds a user to a distribution list or group. Only available in Microsoft 365 Business accounts that have organizational directories.”
Añade a una persona a una lista de distribución o a un grupo por su dirección. Distribution list y User email son obligatorios.
Copy Email
AcciónEn Zapier“Create a duplicate of an email in a different folder.”
Deja el original en su sitio y pone un duplicado en otra carpeta, la Destination Folder obligatoria.
Create Event
AcciónEn Zapier“Create an event in the calendar of your choice.”
Crea un evento en el calendario que elijas. Subject, Start Date & Time y End Date & Time son obligatorios, y puedes activar un recordatorio o convertirlo en reunión en línea.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Guarda a una persona nueva en tus contactos de Outlook. Solo First Name es obligatorio; el resto depende de lo que mapees desde el paso anterior.
Create Draft Email
AcciónEn Zapier“Creates a draft of an email that can then be reviewed and sent out.”
Deja un correo completo en borradores sin enviarlo: To Email(s), Subject, Body Format y Body son obligatorios.
Create Draft Reply
AcciónEn Zapier“Creates a draft reply for an email.”
Prepara una respuesta a un correo concreto y la guarda en borradores para que la revises. El Email ID del original es obligatorio.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Create a new mail folder.”
Abre una carpeta de correo nueva con el nombre de Folder Name, el único campo obligatorio del paso.
Delete Contact
AcciónEn Zapier“Deletes an existing contact.”
Elimina un contacto de Outlook, indicado en el campo obligatorio Contact to Delete.
Delete Email
AcciónEn Zapier“Delete an email from a shared or own mailbox.”
Borra un correo de tu buzón o de uno compartido, a partir de su Email ID obligatorio.
Delete Event
AcciónEn Zapier“Deletes an existing event.”
Borra un evento existente del calendario, elegido en el campo obligatorio Event.
Flag / Unflag Email
AcciónEn Zapier“Update the follow-up flag on an email.”
Cambia la marca de seguimiento de un correo. Email ID y Flag Action son obligatorios los dos.
Forward Email
AcciónEn Zapier“Forward an email to specific recipients based on rules or conditions.”
Reenvía un correo existente a otras personas. Email ID y To Recipients son obligatorios, con varias direcciones separadas por comas.
Mark Email as Read/Unread
AcciónEn Zapier“Update the read status of an email.”
Cambia el estado de lectura de un correo, fijado en el campo obligatorio Mark as, para el Email ID que mapees.
Move Email to Folder
AcciónEn Zapier“Move an email to a specific folder.”
Saca un correo de su ubicación actual y lo deja en la Destination Folder que elijas. Esa carpeta y el Email ID son obligatorios.
Remove Categories From Email
AcciónEn Zapier“Remove one or more categories from an email.”
Quita una o varias categorías de un correo, elegidas en el campo obligatorio Categories to Remove, junto al Email ID.
Reply to Email
AcciónEn Zapier“Creates a new reply to a specified email message.”
Contesta al momento a un correo concreto. Solo el Email ID del mensaje al que respondes es obligatorio.
Send Draft Email
AcciónEn Zapier“Send a draft email that was previously created.”
Envía un borrador que ya existe, identificado por su Draft Email ID obligatorio, tal como quedó escrito.
Send Email
AcciónEn Zapier“Send an email from your Outlook account.”
Envía un correo nuevo desde tu cuenta de Outlook, de una vez. To Email(s), Subject, Body Format y Body son obligatorios.
Set Email Importance
AcciónEn Zapier“Update an email's importance level.”
Cambia el nivel de importancia de un correo, elegido en el campo obligatorio Importance, junto a su Email ID.
Update Calendar Event
AcciónEn Zapier“Updates a calendar event information.”
Modifica un evento existente, y también puede convertirlo en reunión en línea, pasarlo a día completo u ocultar la lista de asistentes.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates a contact.”
Reescribe los datos de un contacto que ya está en Outlook. El campo Contact es obligatorio e indica a quién se modifica.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Manda a Outlook una petición que escribes tú: HTTP Method y URL los eliges tú, y Zapier firma la llamada con tu conexión. Stop on error es obligatorio.
Las 9 búsquedas de Outlook
9 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Microsoft Outlook, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda lee, no escribe. En el editor, las búsquedas de Outlook aparecen al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH, y algunos campos de acción ofrecen + Add search step para insertar una justo antes. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Bulk Find Emails
BúsquedaEn Zapier“Finds up to 1,000 email summaries in one request.”
Devuelve hasta 1000 resúmenes de correos en una sola petición, en lugar de uno en uno.
Find Calendar Events
BúsquedaEn Zapier“Finds Calendar Events in your calendar.”
Localiza eventos en tu propio calendario y entrega lo que encuentra a los pasos siguientes.
Find Contacts
BúsquedaFind or createEn Zapier“Search for contacts.”
Rastrea tus contactos de Outlook y devuelve lo que encuentra. El editor muestra además Find or Create Contact: es la misma búsqueda con la casilla de creación marcada, no una operación aparte.
Find Emails
BúsquedaEn Zapier“Finds emails based on name.”
Encuentra correos a partir de un Search Value obligatorio y los pasa al resto del Zap.
Find Emails in Specific Folder
BúsquedaEn Zapier“Searches for emails within a specific folder rather than across all mailboxes.”
Limita la búsqueda de correos a la Folder obligatoria en vez de a todos los buzones, lo que descarta coincidencias sueltas.
Find Calendar Events in Group Calendar
BúsquedaEn Zapier“Finds calendar events in a Microsoft 365 group calendar.”
Busca en el calendario de un grupo de Microsoft 365 en lugar del tuyo. El campo obligatorio pide la dirección de correo del grupo o su ID.
Get Attachment by ID
BúsquedaEn Zapier“Retrieves a specific email attachment using its ID.”
Recupera un adjunto concreto a partir del Email ID y del Attachment ID, ambos obligatorios.
Get Calendar Events in Date Range
BúsquedaEn Zapier“Retrieves calendar events within a specific date range for reporting and automation (maximum of 500 events returned).”
Devuelve los eventos entre una fecha y hora de inicio y otra de fin, obligatorias, con un máximo de 500 eventos.
Get Email by ID
BúsquedaEn Zapier“Retrieves one complete email using its ID.”
Recupera un correo completo a partir de su Email ID obligatorio, que eliges o mapeas desde un paso anterior de Outlook.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcada, la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos para crear lo que falta. En Outlook solo la ofrece Find Contacts.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasar todos a la vez.
Cuando algo falla
Zapier asocia a esta app un artículo de ayuda titulado Microsoft Office: New emails won't trigger Zap. Además, seis tropiezos salen directamente de los campos y de las reglas generales de Zapier.
Repásalos antes de publicar. Para un método general cuando un Zap se tuerce, consulta nuestra guía Depuración Zapier.
Antelación Time Before demasiado corta
Calendar Event Start exige al menos 16 minutos de Time Before en el plan gratuito, y al menos 3 minutos en los planes superiores.Tope de eventos alcanzado
Get Calendar Events in Date Range devuelve como máximo 500 eventos, y Bulk Find Emails hasta 1000 resúmenes. Un rango demasiado amplio se queda corto.Asistentes sustituidos
Con Merge with existing attendees? desactivado, Add Attendees to Calendar Event y Update Calendar Event reemplazan a los asistentes en lugar de sumarlos.Opciones solo para cuentas Business
Las reuniones en línea de Create Event exigen una cuenta Microsoft 365 Business, y Add User to Distribution List una con directorio de organización.Un Zap que se relanza solo
Un Zap que escribe justo donde mira su propio disparador puede ponerse en marcha una y otra vez y gastar tus tareas. Separa la carpeta vigilada del destino.El mismo correo no entra dos veces
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que un mismo elemento no lanza el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Microsoft Outlook con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
