Integración Onboard.io ZapierAutomatiza Onboard.io con Zapier.
10 disparadores, 14 acciones, 4 búsquedas. Así es la integración Onboard.io Zapier tal como la muestra el editor: qué hace cada operación por la puesta en marcha de tus clientes, cuánto cuesta, qué disparadores no esperan y dónde suele atascarse una Map.
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Qué hace de verdad la integración Onboard.io Zapier
Onboard.io organiza la implantación de cada cliente en Maps, planes de lanzamiento compartidos entre tu equipo y el cliente. Zapier lo enlaza con el resto de tus herramientas mediante Zaps (una automatización: un evento que la arranca y uno o varios pasos que se ejecutan cada vez). Y funciona desde el plan gratuito, porque Zapier no la reserva a los planes de pago.
Hay tres resultados que se repiten. Clientes dados de alta desde el CRM: cuando ganas una oportunidad, Create or Update Customer crea el cliente en Onboard.io, o actualiza el que ya existe si coincide su identificador externo o su web. Avisos cuando un lanzamiento se mueve: Updated Map detecta un cambio de estado, de responsable o de fecha objetivo, y avisas a quien lleva la cuenta. Respuestas que llegan al cliente donde preguntó: Find Map Task localiza la tarea y Create Discussion Message publica la respuesta en su discusión, con el nombre y el logo de tu empresa; son dos acciones, así que hace falta un plan de pago.
Ahora lo que la ficha de la app no cuenta. Ninguna operación borra nada: no hay forma de eliminar una Map, una tarea o un cliente desde un Zap. Seis de los diez disparadores se consultan cada cierto tiempo, no avisan al momento, así que en una cuenta gratuita pueden tardar hasta 15 minutos. Y un Zap nunca mira atrás: las Maps que ya existían antes de encenderlo se quedan fuera.
Si comparas plataformas, empieza por Make vs Zapier y n8n vs Zapier. Nuestra opinión sobre la herramienta está en la reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras se entiende toda la página. Cada una se explica aquí una vez y luego se usa sin más.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap, por ejemplo un cliente nuevo en Onboard.io. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como crear una Map o una tarea.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cifra de tu plan cuenta justo eso y nada más.
- Por consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa a intervalo fijo y Zapier se queda solo con lo nuevo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el mismo momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo detiene sin ruido si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un miembro del equipo por su email, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Onboard.io enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada después por cada paso de cada Zap que toque Onboard.io.
Lo que cuesta de verdad
El disparador nunca gasta una tarea, y las consultas de Zapier en busca de novedades tampoco, por muchas que haga.
- Onboard.io en el plan gratuitoSí, no está reservada a planes de pago
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Disparador y consultas0 tareas
- Disparadores instantáneos4 de 10, sin espera en ningún plan
Solo se paga la acción que sale bien: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola, y una acción fallida no cuenta. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos como máximo. Si añades una segunda acción, un filtro o una búsqueda, tienes un Zap de varios pasos (todo lo que pasa de un disparador y una acción), y eso exige un plan de pago. Con la espera pasa igual: un disparador por consulta tarda hasta 15 minutos en Free, 2 en Professional y 1 en Team o Enterprise, y uno instantáneo no espera nunca.
Conecta tu cuenta de Onboard.io
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Onboard.io y acceso a cualquier Map o cliente que no sea tuyo y que el Zap vaya a tocar.
- 02
Elige Onboard.io
Escribe Onboard.io en el buscador de la ventana, selecciónala en los resultados y confirma con Add connection. Zapier abre entonces una pestaña nueva para el acceso a Onboard.io.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Onboard.io desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión queda guardada de una vez y aparece en cada paso de Onboard.io que montes después.
Tu primer Zap de Onboard.io, paso a paso
ObjetivoCada Map nueva recibe una tarea de arranque y al compañero adecuado, sin que nadie abra Onboard.io.
- 01
Elige el disparador
Monta el Zap: elige Onboard.io como app y
New Mapcomo evento, y después tu conexión. Este disparador funciona por consulta, así que su retraso depende de tu plan. - 02
Pruébalo con una Map real
Lanza la prueba. Zapier trae las tres Maps más recientes de la cuenta, y así enlazas los pasos siguientes sobre un registro auténtico, no sobre datos de ejemplo.
- 03
Añade la tarea de arranque
Añade
Create One-Off Task. Toma el Map ID del resultado del disparador y escribe un Task Name fijo, el mismo para cada lanzamiento. - 04
Asigna al compañero
Añade
Add Team Member to Map, toma la misma Map y elige a la persona. Con dos acciones es un Zap de varios pasos: necesita plan de pago y gasta dos tareas por Map nueva. - 05
Prueba y publica
Prueba cada acción una vez y revisa el resultado en Onboard.io. Cuando ambos cuadren, pulsa Publish para encender el Zap.
Los 10 disparadores de Onboard.io
10 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Onboard.io, y 4 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Customer Custom Field Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when selected customer custom field is updated.”
Arranca el Zap cuando cambia el valor de un campo personalizado de cliente, el que tú elijas. El resto de la ficha puede moverse: si ese campo no cambia, no sale nada.
Form Submitted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new form is created.”
Reacciona a los formularios de Onboard.io. El nombre habla de un formulario enviado y la descripción oficial de uno creado, así que manda lo que devuelva la prueba.
Map Custom Field Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when selected map custom field is updated.”
La versión para Maps del disparador anterior: salta cuando cambia un campo personalizado de Map que hayas seleccionado. Los demás campos de la Map no lo despiertan.
New Discussion Message
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new message is posted in the discussion of a Task.”
Salta con cada mensaje publicado en la discusión de una tarea. Es la vía más limpia para sacar las preguntas de los clientes de Onboard.io y llevarlas a la herramienta que tu equipo vigila.
New Map
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Map is created.”
Detecta cada Map creada en la cuenta, la cree quien la cree. Es el punto de partida natural para todo lo que debe ocurrir una vez por proyecto: una tarea de arranque, una asignación, un registro en otra herramienta.
Updated Map
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Map's properties such as status, owner, or target launch date is changed.”
Recoge los cambios en las propiedades de una Map: su estado, su responsable o su fecha objetivo de lanzamiento. Un solo disparador cubre los tres, sin necesidad de un Zap por cada tipo de cambio.
New Customer
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new onboardee customer is created.”
Arranca cuando aparece en la cuenta un cliente nuevo en implantación, la empresa que estás poniendo en marcha. Encaja de forma natural con Create Map para dar a cada cliente su propio plan.
New or Updated Map Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when any tasks in any Map within your account are created, updated, or removed. Event Type field will be returned as "created", "updated", or "removed".”
El disparador más amplio de la app: salta cuando se crea, se modifica o se elimina una tarea de cualquier Map. Cada ejecución trae un campo Event Type con el valor created, updated o removed.
New Team Member
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Team Member is created.”
Salta cuando un Team Member se incorpora a tu cuenta de Onboard.io, es decir, de tu lado y no del lado del cliente. Útil para que tus herramientas internas sepan quién trabaja en Onboard.io.
Roles
Disparador por sondeoEn Zapier“List of onboard roles”
Vigila la lista de roles definidos en tu cuenta de Onboard.io. La descripción oficial solo dice que lista roles, así que funciona más como utilidad que como evento de negocio.
Las 14 acciones de Onboard.io
Onboard.io te da 14 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Team Member to Map
AcciónEn Zapier“Adds an existing team member to a Map.”
Asigna a un miembro del equipo ya existente a una Map concreta, con la opción de asignarle tareas. Map y Team Member son obligatorios.
Create or Update Customer
AcciónEn Zapier“Creates an onboardee customer. If an external ID or website is provided matches an existing customer, that customer will be updated.”
Da de alta un cliente en implantación, o actualiza el existente si el identificador externo o la web que envías ya coinciden con uno. Solo Company Name es obligatorio.
Create Discussion Message
AcciónEn Zapier“Posts a message on a particular task's discussion in a Map. The message will be posted as a company user in the discussion with your company name and logo.”
Publica un mensaje en la discusión de una tarea de Map, firmado con el nombre y el logo de tu empresa. Message y Task ID son obligatorios.
Create Map
AcciónEn Zapier“Creates a Map with an owner, and optional target launch date and generates tasks based on variable options selected. Note: at least one variable option is required for the Map to be created.”
Monta una Map para un cliente, con responsable, fecha objetivo de lanzamiento opcional y tareas generadas a partir de las opciones de variable elegidas. Map Name, Customer y Owner son obligatorios.
Create Global Task Section
AcciónEn Zapier“Creates a global Task Section”
Crea una sección global, la agrupación que ordena las tareas de tus plantillas. El campo Name es el único que se exige.
Create Global Task
AcciónEn Zapier“Creates a Global Task”
Amplía tu biblioteca global con una tarea, sin tocar ninguna Map. Task Name es obligatorio, y la opción Internal? la deja visible solo para tu equipo.
Create Team Member
AcciónEn Zapier“Creates a Team Member”
Incorpora a un compañero a tu cuenta de Onboard.io. Pide cinco campos obligatorios: Email Address, First Name, Last Name, Account Type y Role.
Create Variable
AcciónEn Zapier“Creates a Variable”
Crea una variable con sus opciones de desplegable, los valores que deciden qué tareas genera una Map. Name y Options son obligatorios, y Required la vuelve exigible en cada Map nueva.
Find Map Task
AcciónEn Zapier“Action to find a specific Map Task by name and Map id.”
Localiza una tarea por su nombre dentro de una Map concreta. Zapier la coloca entre las acciones, aunque busca en lugar de escribir. Map y Map Task Name son obligatorios.
Find Onboardee by Email
AcciónEn Zapier“Finds an Onboardee User by email.”
Encuentra a un usuario del lado del cliente a partir de su email. También figura entre las acciones en Zapier, y Email es su único campo obligatorio.
Invite Customer to Map
AcciónEn Zapier“Invite someone from the Customer's team to a Map.”
Invita a alguien del equipo del cliente a seguir su Map. Map y Email Address son obligatorios, y de paso se le pueden asignar tareas.
Create One-Off Task
AcciónEn Zapier“Add a one-off Task to a Map”
Añade una tarea suelta a una sola Map, fuera de tus plantillas globales. Pide un Map ID y un Task Name, y puede marcarse como interna u opcional.
Update Map
AcciónEn Zapier“Updates a Map with an owner, and optional target launch date and generates tasks based on variable options selected. Note: at least one variable option is required for the Map to be created.”
Modifica una Map existente: responsable, fecha objetivo de lanzamiento y opciones de variable que generan tareas. Un ajuste desplaza los vencimientos de las tareas según la nueva fecha.
Update Map Task
AcciónEn Zapier“Updates a Task status within an existing Map. (Requires Map Task ID)”
Cambia el estado de una tarea dentro de una Map existente. Solo exige el Map Task ID.
Las 4 búsquedas de Onboard.io
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Onboard.io, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda lee sin escribir. En el editor, las cuatro siguientes están al final de la lista Action event, bajo el encabezado SEARCH. Ninguna trae variante find-or-create en esta app.
Get Map Info
BúsquedaEn Zapier“Gets information about a Map by the provided ID.”
Trae el detalle de una Map a partir de su identificador, para que los pasos siguientes reutilicen lo que contiene la Map. Map ID es obligatorio.
Find Team Member by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds a Team Member in your account by email.”
Comprueba que una dirección pertenece a un Team Member de la cuenta y devuelve a esa persona. Team Member Email es obligatorio.
Find Variable by Name
BúsquedaEn Zapier“Finds a Variable by name”
Encuentra una variable por su nombre. Distingue mayúsculas de minúsculas: Tarifa y tarifa son búsquedas distintas.
Find Variable Option
BúsquedaEn Zapier“Finds available variable options in account.”
Lista las opciones de variable disponibles en la cuenta, las que Create Map y Update Map usan para generar tareas.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y los pasos que dependen de ella se saltan. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en find-or-create en las apps que lo ofrecen. Onboard.io no ofrece ninguna, así que aquí no la verás.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos de golpe.
Cuando un Zap de Onboard.io falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Onboard.io ni le conoce límites propios. Lo que falla es lo que falla en cualquier Zap.
Cuatro situaciones explican casi todos los sustos. Léelas antes de publicar y ten a mano la depuración Zapier para lo demás.
El Zap ignora tus Maps existentes
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Los clientes y Maps creados antes quedan fuera, y migrar ese histórico es otro trabajo.El Zap se relanza solo
Si escribes donde mira tu disparador, por ejemplo un mensaje publicado tras New Discussion Message, el Zap se dispara una y otra vez y quema tareas a toda velocidad.Una importación masiva se atasca
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras importar clientes o migrar Maps, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener esas ejecuciones.Un elemento ya visto no se repite
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio, así que la misma Map o el mismo cliente nunca arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Onboard.io con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
