Intégration Onboard.io ZapierAutomatiser Onboard.io avec Zapier.
10 déclencheurs, 14 actions, 4 recherches. Voici l'intégration Onboard.io Zapier telle que l'éditeur l'affiche : ce que chaque opération fait pour tes onboardings clients, ce qu'elle coûte, quels déclencheurs partent sans délai et où une Map se grippe.
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Ce que fait vraiment l'intégration Onboard.io Zapier
Onboard.io sert à piloter la mise en route de tes clients avec des Maps, des plans de lancement partagés entre ton équipe et le client. Zapier le branche à tes autres outils par des Zaps (une automatisation : un événement qui la lance, puis une ou plusieurs étapes qui s'exécutent à chaque fois). Bonne nouvelle : l'app tourne dès le plan gratuit.
Trois usages reviennent sans cesse. Le planning qui suit la date de lancement : quand la date bouge dans ton CRM, Update Map modifie la Map, et un réglage fait glisser les échéances des tâches avec elle. L'avancement suivi hors d'Onboard.io : New or Updated Map Task part quand une tâche est créée, modifiée ou retirée, et tu reportes ce mouvement dans ton outil de gestion. Les tâches cochées depuis tes autres outils : Find Map Task retrouve la tâche par son nom, puis Update Map Task change son statut, un enchaînement de deux actions, donc réservé aux plans payants.
Ce que la fiche de l'app ne dit pas. Aucune opération ne supprime quoi que ce soit : impossible d'effacer une Map, une tâche ou un client depuis un Zap. Six déclencheurs sur dix sont relevés à intervalle régulier, pas signalés en direct : sur un compte gratuit, compte jusqu'à 15 minutes d'attente. Et un Zap ne remonte jamais le temps : les Maps déjà là avant sa mise en route restent hors de portée.
Pour situer Zapier face aux autres outils, les comparatifs Make vs Zapier et n8n vs Zapier sont un bon point de départ, et notre avis Zapier donne notre lecture de l'outil.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots suffisent pour lire la suite. Chacun est expliqué ici une fois, puis employé tel quel.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap dans une app, par exemple un nouveau client dans Onboard.io. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme créer une Map.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le volume de ton plan compte ces tâches-là, rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est relevé à intervalle fixe, Zapier ne garde que le neuf. Un instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un membre d'équipe par son e-mail par exemple, pour que la suite s'en serve.
- Connexion
- Ton compte Onboard.io relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par toutes les étapes de tous les Zaps qui touchent Onboard.io.
Ce que ça coûte vraiment
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, pas plus que les passages de Zapier pour chercher du neuf, aussi fréquents soient-ils.
- Onboard.io sur le plan gratuitOui, l'app n'est pas réservée aux plans payants
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Déclencheur et relevés0 tâche
- Déclencheurs instantanés4 sur 10, sans attente quel que soit le plan
Seule l'action réussie se paie : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action, et une action en échec ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes seulement. Une deuxième action, un filtre ou une recherche, et tu passes au Zap multi-étapes (tout ce qui dépasse un déclencheur et une action), qui demande un plan payant. Côté délai, un déclencheur par interrogation attend jusqu'à 15 minutes en Free, 2 en Professional et 1 en Team ou Enterprise ; un instantané n'attend jamais.
Connecter ton compte Onboard.io
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte Onboard.io, et un accès à toute Map ou tout client qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisir Onboard.io
Tape Onboard.io dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis valide avec Add connection. Zapier ouvre alors un nouvel onglet pour la connexion à Onboard.io.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi sur Onboard.io dans cet onglet et accorde à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée une fois pour toutes et proposée dans chaque étape Onboard.io que tu monteras ensuite.
Ton premier Zap Onboard.io, étape par étape
ObjectifChaque nouvelle Map reçoit une tâche de lancement et le bon collègue, sans que personne ouvre Onboard.io.
- 01
Poser le déclencheur
Construis le Zap : choisis Onboard.io comme app et
New Mapcomme événement, puis ta connexion. Ce déclencheur fonctionne par interrogation, son délai suit donc ton plan. - 02
Le tester sur une vraie Map
Lance le test. Zapier rapporte les trois Maps les plus récentes du compte : tu relies les étapes suivantes sur un vrai dossier, pas sur des données fictives.
- 03
Ajouter la tâche de lancement
Ajoute
Create One-Off Task. Reprends le Map ID issu du déclencheur et saisis un Task Name fixe, identique pour chaque nouveau projet. - 04
Affecter le bon collègue
Ajoute
Add Team Member to Map, reprends la même Map et choisis la personne. Deux actions font de ce Zap un Zap multi-étapes : plan payant obligatoire, deux tâches par nouvelle Map. - 05
Tester puis publier
Teste chaque action une fois et regarde le résultat dans Onboard.io. Quand les deux te conviennent, clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les 10 déclencheurs Onboard.io
10 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Onboard.io, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Customer Custom Field Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when selected customer custom field is updated.”
Lance le Zap quand un champ personnalisé client, celui que tu as choisi, change de valeur. Le reste de la fiche client peut bouger : tant que ce champ ne change pas, rien ne part.
Form Submitted
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new form is created.”
Réagit aux formulaires Onboard.io. Son nom parle d'un formulaire envoyé, sa description officielle d'un formulaire créé : seul le test tranche ce qui arrive vraiment.
Map Custom Field Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when selected map custom field is updated.”
Le pendant côté Map du déclencheur précédent : il part quand un champ personnalisé de Map que tu as sélectionné change. Les autres champs de la Map le laissent muet.
New Discussion Message
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new message is posted in the discussion of a Task.”
Part à chaque message posté dans la discussion rattachée à une tâche. C'est le moyen le plus net de sortir les questions des clients d'Onboard.io vers l'outil que ton équipe surveille.
New Map
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Map is created.”
Repère chaque Map créée dans le compte, quel que soit son auteur. Le point de départ logique de tout ce qui doit arriver une fois par projet : tâche de lancement, affectation, fiche ailleurs.
Updated Map
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a Map's properties such as status, owner, or target launch date is changed.”
Capte les changements de propriétés d'une Map : son statut, son responsable ou sa date de lancement cible. Un seul déclencheur couvre les trois, inutile d'empiler un Zap par type de changement.
New Customer
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new onboardee customer is created.”
Part quand un nouveau client accompagné, l'entreprise que tu fais démarrer, apparaît dans le compte. Il s'associe naturellement à Create Map pour donner à chaque client son propre plan.
New or Updated Map Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when any tasks in any Map within your account are created, updated, or removed. Event Type field will be returned as "created", "updated", or "removed".”
Le déclencheur le plus large de l'app : il part quand une tâche de n'importe quelle Map est créée, modifiée ou retirée. Chaque passage porte un champ Event Type qui vaut created, updated ou removed.
New Team Member
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Team Member is created.”
Se lance quand un Team Member rejoint ton compte Onboard.io, donc côté équipe et non côté client. Pratique pour garder tes outils internes alignés sur qui travaille dans Onboard.io.
Roles
Déclencheur par interrogationDans Zapier“List of onboard roles”
Surveille la liste des rôles définis dans ton compte Onboard.io. La description officielle se borne à dire qu'il liste les rôles : c'est davantage un utilitaire qu'un événement métier.
Les 14 actions Onboard.io
Onboard.io te donne 14 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Team Member to Map
ActionDans Zapier“Adds an existing team member to a Map.”
Affecte un membre d'équipe existant à une Map donnée, avec la possibilité de lui attribuer des tâches. Map et Team Member sont obligatoires.
Create or Update Customer
ActionDans Zapier“Creates an onboardee customer. If an external ID or website is provided matches an existing customer, that customer will be updated.”
Crée un client accompagné, ou met à jour la fiche existante si l'identifiant externe ou le site web envoyé correspond déjà à un client. Seul Company Name est obligatoire.
Create Discussion Message
ActionDans Zapier“Posts a message on a particular task's discussion in a Map. The message will be posted as a company user in the discussion with your company name and logo.”
Publie un message dans la discussion d'une tâche de Map, signé du nom et du logo de ton entreprise. Message et Task ID sont obligatoires.
Create Map
ActionDans Zapier“Creates a Map with an owner, and optional target launch date and generates tasks based on variable options selected. Note: at least one variable option is required for the Map to be created.”
Monte une Map pour un client, avec un responsable, une date de lancement cible facultative et des tâches générées depuis les options de variable choisies. Map Name, Customer et Owner sont obligatoires.
Create Global Task Section
ActionDans Zapier“Creates a global Task Section”
Crée une section globale, le regroupement qui range les tâches dans tes modèles. Le champ Name est le seul exigé.
Create Global Task
ActionDans Zapier“Creates a Global Task”
Enrichit ta bibliothèque globale d'une tâche, sans toucher aux Maps. Task Name est obligatoire, et l'option Internal? la réserve aux yeux de ton équipe.
Create Team Member
ActionDans Zapier“Creates a Team Member”
Ajoute un collègue à ton compte Onboard.io. Cinq champs sont obligatoires : Email Address, First Name, Last Name, Account Type et Role.
Create Variable
ActionDans Zapier“Creates a Variable”
Crée une variable et ses options de liste, les valeurs qui décident des tâches générées dans une Map. Name et Options sont obligatoires, et Required la rend exigée sur chaque nouvelle Map.
Find Map Task
ActionDans Zapier“Action to find a specific Map Task by name and Map id.”
Retrouve une tâche par son nom dans une Map donnée. Zapier la classe parmi les actions, alors qu'elle cherche au lieu d'écrire. Map et Map Task Name sont obligatoires.
Find Onboardee by Email
ActionDans Zapier“Finds an Onboardee User by email.”
Retrouve un utilisateur côté client à partir de son adresse e-mail. Elle aussi figure parmi les actions dans Zapier, et Email est son unique champ obligatoire.
Invite Customer to Map
ActionDans Zapier“Invite someone from the Customer's team to a Map.”
Invite une personne de l'équipe du client à suivre sa Map. Map et Email Address sont obligatoires, et des tâches peuvent lui être attribuées au passage.
Create One-Off Task
ActionDans Zapier“Add a one-off Task to a Map”
Ajoute une tâche unique à une seule Map, hors de tes modèles globaux. Il lui faut un Map ID et un Task Name, et elle peut être marquée interne ou facultative.
Update Map
ActionDans Zapier“Updates a Map with an owner, and optional target launch date and generates tasks based on variable options selected. Note: at least one variable option is required for the Map to be created.”
Modifie une Map existante : responsable, date de lancement cible et options de variable qui génèrent les tâches. Un réglage décale les échéances des tâches selon la nouvelle date.
Update Map Task
ActionDans Zapier“Updates a Task status within an existing Map. (Requires Map Task ID)”
Change le statut d'une tâche dans une Map existante. Seul le Map Task ID est exigé.
Les 4 recherches Onboard.io
4 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Onboard.io, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche lit sans rien écrire. Dans l'éditeur, les quatre ci-dessous se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Aucune ne propose de variante find-or-create sur cette app.
Get Map Info
RechercheDans Zapier“Gets information about a Map by the provided ID.”
Va chercher le détail d'une Map à partir de son identifiant, pour que la suite réutilise ce que contient la Map. Map ID est obligatoire.
Find Team Member by Email
RechercheDans Zapier“Finds a Team Member in your account by email.”
Vérifie qu'une adresse correspond à un Team Member du compte et renvoie la personne. Team Member Email est obligatoire.
Find Variable by Name
RechercheDans Zapier“Finds a Variable by name”
Retrouve une variable par son nom. La recherche respecte la casse : Offre et offre sont deux noms différents.
Find Variable Option
RechercheDans Zapier“Finds available variable options in account.”
Liste les options de variable disponibles dans le compte, celles dont Create Map et Update Map se servent pour générer les tâches.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche bredouille arrête le Zap et les étapes qui en dépendent sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en find-or-create sur les apps qui le permettent. Onboard.io n'en propose aucune, tu ne la verras donc pas ici.
- If multiple search results are found?Trois issues quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap Onboard.io casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Onboard.io et ne lui connaît aucune limite propre. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur tous les Zaps.
Quatre situations expliquent l'essentiel des mauvaises surprises. Lis-les avant de publier, et garde la page Dépannage Zapier sous la main pour le reste.
Le Zap ignore tes Maps existantes
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Clients et Maps créés avant restent hors champ, et reprendre cet historique est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Écris là où ton déclencheur regarde, un message de discussion posté après New Discussion Message par exemple, et le Zap se relance en boucle en dévorant tes tâches.Un import massif reste bloqué
Quand un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après un import de clients ou une migration de Maps, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir ces passages.Un élément déjà vu ne repart pas
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : la même Map ou le même client ne lance jamais le Zap deux fois.
Besoin d'aide pour automatiser Onboard.io avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
