Integración OneDesk ZapierAutomatiza OneDesk con Zapier.
La integración OneDesk Zapier ofrece 8 disparadores, 7 acciones y 2 búsquedas. Tickets, tareas, proyectos, partes de horas y clientes pueden arrancar un Zap o recibir lo que escribe, también en el plan gratuito, porque OneDesk no está reservada a los planes de pago.
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Qué hace de verdad la integración OneDesk Zapier
La integración OneDesk Zapier conecta tu cuenta de OneDesk (soporte, gestión de proyectos y de producto en una sola plataforma) con el resto de tus herramientas, sin programar. Pasa algo en OneDesk, Zapier lo detecta en su siguiente consulta y hace un trabajo en otra app. O al revés: algo que ocurre en otra herramienta crea en OneDesk un ticket, un comentario o un parte de horas.
Tres resultados que se montan primero. Proyectos que nacen ordenados: New Project seguido de Create Item deja en cada proyecto nuevo su tarea de arranque, siempre igual. Horas facturables que no se pierden: New Timesheet Created puede quedarse solo con lo facturable y mandarlo a la herramienta que prepara las facturas. Tickets que avanzan solos: Find Work Item y Update Work Item mueven un ticket cuando el pedido relacionado cambia en otra app.
Ahora, lo que Zapier no hace aquí. Ninguno de los ocho disparadores es instantáneo: todos funcionan por consulta, así que en el plan gratuito un ticket nuevo puede esperar hasta 15 minutos antes de que el Zap lo vea. No hay ninguna acción para borrar, la única forma de cambiar algo existente es Update Work Item, y un Zap nunca recoge lo que ya estaba creado antes de activarlo.
Si quieres situar Zapier frente a otras opciones, tienes la Reseña de Zapier y la página de Alternativas a Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete palabras salen en cada bloque de esta página. Aquí van una sola vez, explicadas con palabras de todos los días.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, como un proyecto nuevo en OneDesk. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o cambia algo por ti, por ejemplo un comentario en un ticket.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una tarea es una acción que tu Zap completa con éxito; el contador de tu plan solo cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento. OneDesk solo tiene del primero.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo para sin ruido cuando no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un ticket abierto, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
Lo que cuesta un Zap de OneDesk en tareas
Zapier cobra por tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien. El disparador no cuesta nada, igual que las consultas que Zapier hace a OneDesk, por muchas que sean.
- Consultas del disparadorGratis, nunca se cobran
- Cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
- Filtro o búsquedaPlan de pago (Zap de varios pasos)
Una acción que falla no se descuenta. Un Zap con tres acciones gasta tres tareas cada vez que corre. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos: un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que pide un plan de pago. OneDesk, en cambio, funciona desde el plan gratuito: un Zap sencillo de dos pasos solo cuesta las tareas que gasta.
Conecta tu cuenta de OneDesk con Zapier
- 01
Abre la página de conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta. Una conexión es tu cuenta de OneDesk enlazada una vez y reutilizada por cada paso que trabaje con OneDesk.
- 02
Busca OneDesk
Pulsa + Add connection, escribe OneDesk en el buscador de la ventana y elígela; luego pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de OneDesk ya creada: Zapier no la abre por ti.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en OneDesk en la pestaña que se abre y autoriza a Zapier a usar la cuenta. Si el Zap va a tocar proyectos o tickets de compañeros, esa cuenta necesita permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap: cada proyecto nuevo, con su tarea y su nota
ObjetivoCada proyecto creado en OneDesk recibe una tarea de arranque y un comentario con las instrucciones del equipo.
- 01
Construye: elige el disparador
Crea un Zap, elige OneDesk como app de inicio y New Project como evento. Selecciona tu conexión de OneDesk; este disparador no pide ningún ajuste más.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres proyectos más recientes de la cuenta conectada, así eliges uno real y configuras el resto con datos reales.
- 03
Añade la primera acción
Añade OneDesk con Create Item. Ponle nombre, elige el tipo de elemento y asigna como proyecto el que trae el disparador.
- 04
Añade el comentario
Añade Create Comment y asígnale el elemento creado en el paso anterior. Con esta segunda acción el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción y revisa el resultado en OneDesk. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap. Solo actuará sobre los proyectos creados a partir de ahora.
Disparadores de OneDesk en Zapier
8 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OneDesk. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Item Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an item is updated.”
Arranca el Zap cuando cambia un ticket o una tarea en OneDesk, en los campos que tú decides vigilar. También eliges si cuentan los tickets, las tareas o ambos.
New Comments
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new comment is created.”
Recoge los mensajes nuevos publicados en OneDesk y los pasa al resto del Zap. Tú decides si escucha en elementos de trabajo, en proyectos o en ambos.
Project Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a project is updated.”
Reacciona a los cambios de un proyecto, no a los de los tickets que contiene. Solo lo despiertan los campos que marques al configurarlo.
New Portfolio
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new portfolio is created.”
Salta con cada portafolio creado en OneDesk. Un portafolio agrupa proyectos, así que el evento es poco frecuente y suele señalar un cliente nuevo o una línea de trabajo nueva.
New Task/Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task/ticket is created.”
La puerta de entrada más usada: aparece un elemento de trabajo nuevo en OneDesk y el Zap arranca. Eliges si cuentan tickets, tareas o ambos, lo que separa bien los Zaps de soporte y los de entrega.
New Timesheet Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new timesheet is created.”
Mete en el Zap cada parte de horas registrado en OneDesk, con la opción de quedarse solo con los facturables. Ese ajuste decide si el Zap alimenta la facturación o los informes generales.
New User/Customer
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user or customer is created.”
Vigila a las personas que se añaden en OneDesk: usuarios internos, clientes o ambos, según el ajuste obligatorio que elijas al montar el Zap.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Pone en marcha el Zap cada vez que se crea un proyecto en OneDesk. No tiene ningún ajuste que rellenar: cuenta cualquier proyecto nuevo, lo cree quien lo cree.
Acciones de OneDesk en Zapier
OneDesk te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Comment
AcciónEn Zapier“Creates a new comment on a work item.”
Escribe un mensaje en un elemento de trabajo que ya existe. Indicas el elemento, el tipo de publicación y el texto, escrito o traído de otro paso.
Create Container
AcciónEn Zapier“Creates a new container, probably with input from previous steps.”
Crea en OneDesk un contenedor del tipo que elijas, con datos llegados de pasos anteriores. Le basta un tipo y un nombre.
Create New Customer
AcciónEn Zapier“Creates a new customer.”
Da de alta un cliente en OneDesk con correo, nombre, apellido y la organización a la que pertenece. Los cuatro datos son obligatorios.
Create Item
AcciónEn Zapier“Creates a new work item”
Abre un ticket o una tarea nuevos, con nombre, tipo de elemento y el proyecto que lo va a contener; los tres son obligatorios.
Create Timesheet
AcciónEn Zapier“Creates a new timesheet.”
Registra horas en un elemento de trabajo a nombre de un usuario: el trabajo hecho, el porcentaje completado, un inicio y un fin. Puedes marcarlo como facturable.
Create New User
AcciónEn Zapier“Creates a new user.”
Añade a un miembro del equipo en OneDesk. El correo que indiques le sirve también de nombre de acceso, y el mismo paso puede darle permisos de administrador.
Update Work Item
AcciónEn Zapier“Updated a work item using its external ID”
Cambia un ticket o una tarea existentes, localizados por su identificador. Es la única vía para que un Zap haga avanzar algo que no creó él.
Búsquedas de OneDesk en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en OneDesk, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un elemento de trabajo o un contenedor existente para que la acción siguiente sepa cuál tocar. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es único.
Find Container
BúsquedaEn Zapier“Finds a container based on some fields.”
Localiza un contenedor de OneDesk que ya existe. Indicas el tipo de contenedor, el campo por el que buscar y el valor que debe coincidir.
Find Work Item
BúsquedaEn Zapier“Finds a work item based on some fields.”
Encuentra un ticket o una tarea por el campo que elijas y el valor que le des, y pasa su identificador a los pasos siguientes.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados para el Zap ahí y se saltan los pasos siguientes. Activado, el Zap sigue con valores vacíos.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». OneDesk no ofrece esa variante en Zapier, así que ninguna de sus dos búsquedas la muestra.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (por defecto), parar el Zap o pasar todos los resultados a los pasos siguientes.
Cuando un Zap de OneDesk falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a OneDesk ni publica límites propios de la app. Lo que falla es lo que falla en cualquier app, con matices de OneDesk.
Cuatro casos explican casi todos los Zaps atascados. Si la causa sigue sin estar clara, la página de Depuración Zapier repasa las comprobaciones una a una.
Los tickets antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Tickets, clientes y partes de horas que ya existían se quedan donde están; traerlos es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador vuelve a arrancar con lo que acaba de crear y quema tareas. En los disparadores de cambios, Ignore My Own Changes existe para eso.Una importación masiva se queda quieta
Tras una importación grande en OneDesk, un disparador puede devolver un lote enorme de golpe, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un elemento solo pasa una vez
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya ha visto, así que el mismo ticket nunca arranca el Zap dos veces, aunque se edite después.
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