Intégration OneDesk ZapierAutomatiser OneDesk avec Zapier.
L'intégration OneDesk Zapier compte 8 déclencheurs, 7 actions et 2 recherches. Tickets, tâches, projets, feuilles de temps et clients peuvent lancer un Zap ou être écrits par lui, y compris sur le plan gratuit, puisque OneDesk n'est pas réservée aux plans payants.
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Ce que fait vraiment l'intégration OneDesk Zapier
L'intégration OneDesk Zapier relie ton compte OneDesk (support client, gestion de projet et de produit au même endroit) au reste de tes outils, sans écrire une ligne de code. Un événement se produit dans OneDesk, Zapier le repère à son prochain passage et exécute une tâche ailleurs. Ou l'inverse : un événement dans une autre app crée un ticket, un commentaire ou une feuille de temps dans OneDesk.
Trois résultats reviennent souvent. Des heures facturables qui arrivent seules en compta : New Timesheet Created peut se limiter aux saisies facturables et les envoyer vers l'outil qui prépare les factures. Un support qui accuse réception : New Task/Ticket suivi de Create Comment laisse une trace sur chaque nouveau ticket. Un fichier clients à jour des deux côtés : Create New Customer inscrit dans OneDesk chaque acheteur venu de ta boutique, et New User/Customer fait le trajet retour vers ton CRM.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun des huit déclencheurs n'est instantané : tous fonctionnent par interrogation, donc sur le plan gratuit un ticket peut attendre jusqu'à 15 minutes avant que le Zap le voie. Aucune action ne supprime quoi que ce soit, la seule modification possible passe par Update Work Item, et un Zap ne reprend jamais les tickets créés avant sa mise en route.
Pour situer Zapier face aux autres plateformes, il y a l'Avis Zapier et le comparatif n8n vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici une fois pour toutes, en français courant.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau ticket dans OneDesk. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou modifie quelque chose à ta place, comme un commentaire sur un ticket.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture. Une tâche, c'est une action menée à bien par ton Zap ; le compteur de ton plan ne compte rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation, Zapier va le consulter à intervalle fixe. Un instantané, c'est l'app qui prévient Zapier. OneDesk n'a que le premier type.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sans bruit dans le cas contraire.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un ticket existant par exemple, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Combien coûte un Zap OneDesk en tâches
Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies en sont. Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les passages de Zapier sur OneDesk, quelle que soit leur fréquence.
- Passages du déclencheurGratuits, jamais facturés
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
- Filtre ou recherchePlan payant (Zap multi-étapes)
Une action qui échoue n'est pas décomptée. Un Zap à trois actions consomme trois tâches à chaque passage. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais deux étapes par Zap : un déclencheur, une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. OneDesk, elle, fonctionne dès le plan gratuit : un Zap OneDesk simple à deux étapes ne coûte que les tâches qu'il consomme.
Connecter ton compte OneDesk à Zapier
- 01
Ouvre la page des connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte. Une connexion, c'est ton compte OneDesk relié une seule fois, puis réutilisé par chaque étape qui parle à OneDesk.
- 02
Cherche OneDesk
Clique sur + Add connection, tape OneDesk dans la fenêtre de recherche et sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte OneDesk existant : Zapier n'en crée pas.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur OneDesk dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorise Zapier à accéder au compte. Si le Zap doit toucher des projets ou des tickets de collègues, ce compte doit avoir des droits de lecture ou d'écriture dessus.
Ton premier Zap : un accusé interne sur les tickets
ObjectifChaque nouveau ticket OneDesk qui répond à ta condition reçoit un commentaire interne, sans intervention de l'équipe.
- 01
Construire : choisir le déclencheur
Crée un Zap, choisis OneDesk comme app de départ et New Task/Ticket comme événement. Sélectionne ta connexion OneDesk et indique si ce sont les tickets, les tâches ou les deux qui comptent.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte connecté : tu en choisis un vrai, et la suite se règle sur de vraies valeurs.
- 03
Poser le filtre
Avec l'icône plus, ajoute un Filter et remplis ses trois cases : la valeur à regarder, la règle, la valeur de comparaison. Cette étape rend le Zap multi-étapes, donc réservé aux plans payants.
- 04
Ajouter l'action
Ajoute OneDesk avec Create Comment. Associe l'élément ramené par le déclencheur, choisis le type de message et rédige le texte du commentaire.
- 05
Tester puis publier
Teste l'action une fois et vérifie le commentaire dans OneDesk. Si tout est bon, clique sur Publish pour allumer le Zap. Il ne traite que les tickets créés à partir de là.
Les déclencheurs OneDesk sur Zapier
8 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OneDesk. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Item Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an item is updated.”
Lance le Zap quand un ticket ou une tâche change dans OneDesk, sur les champs que tu choisis de surveiller. Tu règles aussi le type d'élément concerné : tickets, tâches ou les deux.
New Comments
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new comment is created.”
Récupère les nouveaux messages publiés dans OneDesk et les transmet au reste du Zap. Tu choisis s'il écoute les éléments de travail, les projets, ou les deux.
Project Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a project is updated.”
Réagit aux modifications d'un projet, pas à celles des tickets qu'il contient. Seuls les champs cochés au réglage le réveillent.
New Portfolio
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new portfolio is created.”
Se déclenche à chaque portefeuille créé dans OneDesk. Un portefeuille regroupe des projets : l'événement est rare et marque souvent l'arrivée d'un nouveau client ou d'une nouvelle activité.
New Task/Ticket
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new task/ticket is created.”
Le point d'entrée le plus courant : un nouvel élément de travail apparaît dans OneDesk et le Zap démarre. Tu choisis si les tickets, les tâches ou les deux comptent, ce qui sépare proprement les Zaps support et production.
New Timesheet Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new timesheet is created.”
Fait entrer dans le Zap chaque feuille de temps saisie dans OneDesk, avec l'option de ne garder que les saisies facturables. Ce seul réglage décide si le Zap alimente la facturation ou le reporting général.
New User/Customer
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new user or customer is created.”
Surveille les personnes ajoutées dans OneDesk : utilisateurs internes, clients, ou les deux, selon le réglage obligatoire choisi à la construction du Zap.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is created.”
Démarre le Zap à chaque projet créé dans OneDesk. Il n'a aucun réglage à remplir : chaque nouveau projet compte, quel que soit son auteur ou son emplacement.
Les actions OneDesk sur Zapier
OneDesk te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Comment
ActionDans Zapier“Creates a new comment on a work item.”
Publie un message sur un élément de travail existant. Tu désignes l'élément, choisis le type de message et rédiges ou associes le texte.
Create Container
ActionDans Zapier“Creates a new container, probably with input from previous steps.”
Crée dans OneDesk un conteneur du type choisi, à partir d'informations venues des étapes précédentes. Un type et un nom suffisent.
Create New Customer
ActionDans Zapier“Creates a new customer.”
Ajoute une fiche client dans OneDesk avec e-mail, prénom, nom et organisation de rattachement. Les quatre sont obligatoires.
Create Item
ActionDans Zapier“Creates a new work item”
Ouvre un nouveau ticket ou une nouvelle tâche, avec un nom, un type d'élément et le projet qui l'accueille, tous trois obligatoires.
Create Timesheet
ActionDans Zapier“Creates a new timesheet.”
Saisit du temps sur un élément de travail pour un utilisateur donné : le travail fait, le pourcentage avancé, un début et une fin. Tu peux aussi la marquer facturable.
Create New User
ActionDans Zapier“Creates a new user.”
Ajoute un membre de l'équipe dans OneDesk. L'e-mail fourni lui sert d'identifiant de connexion, et la même étape peut lui donner les droits d'administrateur.
Update Work Item
ActionDans Zapier“Updated a work item using its external ID”
Modifie un ticket ou une tâche existant, retrouvé par son identifiant. C'est le seul moyen pour un Zap de faire avancer un élément qu'il n'a pas créé.
Les recherches OneDesk sur Zapier
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans OneDesk, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément de travail ou un conteneur existant, pour que l'action suivante sache lequel toucher. Les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique.
Find Container
RechercheDans Zapier“Finds a container based on some fields.”
Retrouve un conteneur OneDesk existant. Tu indiques le type de conteneur, le champ sur lequel chercher et la valeur à faire correspondre.
Find Work Item
RechercheDans Zapier“Finds a work item based on some fields.”
Va chercher un ticket ou une tâche d'après le champ de ton choix et la valeur donnée, puis passe son identifiant aux étapes suivantes.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et les étapes suivantes sont sautées. Activé, le Zap continue avec des valeurs vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». OneDesk n'expose aucune variante de ce genre sur Zapier, ses deux recherches ne l'affichent donc pas.
- If multiple search results are found?Trois issues : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats aux étapes suivantes.
Quand un Zap OneDesk casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à OneDesk et ne publie aucune limite propre à l'app. Ce qui casse, c'est ce qui casse partout, à la sauce OneDesk.
Quatre cas expliquent la plupart des Zaps bloqués. Si la cause reste floue, la page Dépannage Zapier reprend les vérifications une à une.
Les anciens tickets n'arrivent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Tickets, clients et feuilles de temps déjà présents restent en place ; les rapatrier est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Un Zap qui écrit là où son propre déclencheur regarde repart sur son propre résultat et dévore les tâches. Sur les déclencheurs de mise à jour, Ignore My Own Changes sert à ça.Un import massif reste muet
Après un gros import dans OneDesk, un déclencheur peut renvoyer un énorme lot d'un coup, et la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de tout traiter.Un élément ne passe qu'une fois
Zapier garde en mémoire ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà vu : le même ticket ne relance jamais le Zap, même modifié plus tard.
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