Integración OneDrive ZapierAutomatiza OneDrive con Zapier.
La integración OneDrive Zapier ofrece 3 disparadores, 12 acciones y 6 búsquedas. Un archivo o una carpeta nuevos pueden arrancar un Zap, y un Zap puede subir, copiar, mover, exportar, compartir o borrar archivos en OneDrive, también en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración OneDrive Zapier
La integración OneDrive Zapier conecta el almacenamiento en la nube de Microsoft con el resto de tus herramientas, sin programar. Aparece un archivo o una carpeta en OneDrive, Zapier lo detecta en su siguiente consulta y pasa algo en otra app. O al revés: un evento en otra herramienta deja en OneDrive un archivo, una carpeta o un enlace para compartir.
Tres resultados que se montan primero. Una bandeja de entrada que se ordena sola: New or Updated File vigila la carpeta de llegada y Move or Rename File or Folder saca de ella cada archivo y lo renombra. Versiones en PDF sin abrir Word: Export File convierte un documento a PDF o HTML para que el paso siguiente lo envíe. Accesos que se cierran a tiempo: Get Item Permissions y Remove Item Permission retiran a un colaborador externo de una carpeta cuando termina su encargo.
Ahora, los límites. Los tres disparadores funcionan por consulta, así que en el plan gratuito un archivo puede esperar hasta 15 minutos antes de que el Zap lo vea. New File y New Folder solo vigilan la unidad personal; New or Updated File vigila una única carpeta, la que elijas. Un Zap nunca recoge lo que ya estaba antes de activarlo, y Replace File admite archivos de hasta 100 MB.
La misma app tiene también su página de Integración OneDrive Make en este sitio. Para una visión general de la plataforma, está la Reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete palabras aparecen en cada bloque de esta página. Aquí van una sola vez, con palabras de todos los días.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, como un archivo nuevo en OneDrive. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que sube, copia, comparte o borra algo por ti en una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una tarea es una acción que tu Zap completa con éxito; el contador de tu plan solo cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento. OneDrive solo tiene del primero.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, por ejemplo un tipo de archivo, y lo para si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como una carpeta concreta, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
Lo que cuesta un Zap de OneDrive en tareas
Zapier cobra por tareas, y una tarea es una acción que sale bien. El disparador no cuesta nada, igual que las consultas que Zapier hace a tu OneDrive, por muchas que sean.
- Consultas del disparadorGratis, nunca se cobran
- Cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
- Filtro o búsquedaPlan de pago (Zap de varios pasos)
Una acción que falla no se descuenta. Cada acción completada cuenta por separado: un Zap que sube un archivo y luego lo comparte gasta dos tareas cada vez que corre. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que pide un plan de pago. OneDrive, en cambio, funciona desde el plan gratuito.
Conecta tu cuenta de OneDrive con Zapier
- 01
Abre la página de conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta. Una conexión es tu cuenta de OneDrive enlazada una vez y reutilizada por cada paso que trabaje con OneDrive.
- 02
Elige OneDrive
Pulsa + Add connection, busca OneDrive en la ventana y selecciónala; luego pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de Microsoft con OneDrive: Zapier no la crea por ti.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra con tu cuenta de Microsoft en la pestaña que se abre y autoriza a Zapier. Los archivos de otra persona solo se pueden usar si esa cuenta tiene permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap: la carpeta de entrada que se ordena sola
ObjetivoCada archivo nuevo que cumple tu condición sale de la carpeta de llegada hacia su carpeta definitiva, con un nombre claro.
- 01
Construye: elige el disparador
Crea un Zap, elige OneDrive como app de inicio y New or Updated File como evento. Selecciona tu conexión de OneDrive y la carpeta de llegada que debe vigilar.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres archivos más recientes de esa carpeta, así eliges uno real y montas el resto con datos reales.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono más, añade un Filter y rellena sus tres casillas: qué mirar, la regla y el valor de comparación. Usa una regla de texto para un nombre. Este paso pide un plan de pago.
- 04
Añade el movimiento
Añade OneDrive con Move or Rename File or Folder, asigna el archivo que trae el disparador, elige una carpeta de destino fuera de la vigilada y, si quieres, un nombre nuevo.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción, revisa el archivo en OneDrive y pulsa Publish para activar el Zap. Solo moverá los archivos que lleguen a partir de ahora.
Disparadores de OneDrive en Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OneDrive. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New File
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new file is created in the personal drive.”
Arranca el Zap cada vez que se crea un archivo en tu unidad personal, esté donde esté. No pide carpeta: es la red más amplia de las tres.
New Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new folder is created in the personal drive.”
Salta con cada carpeta que aparece en tu unidad personal. Una carpeta nueva suele anunciar un cliente, un proyecto o un expediente, y por eso es un buen punto de partida para preparar todo lo demás.
New or Updated File
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file is created or modified in the selected folder.”
Vigila una carpeta que tú eliges y arranca el Zap cuando un archivo de esa carpeta se crea o se modifica. Es el único disparador de OneDrive que reacciona a los cambios, no solo a lo nuevo.
Acciones de OneDrive en Zapier
OneDrive te da 12 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Copy File or Folder
AcciónEn Zapier“Copy a file or folder to a new location.”
Duplica un archivo o una carpeta entera en otra ubicación. Con una carpeta puedes copiar solo su contenido; con un archivo, conservar el historial de versiones si el destino lo admite.
Delete File or Folder
AcciónEn Zapier“Deletes a file or folder, moving it to the Recycle Bin.”
Borra un archivo o una carpeta enviándolo a la papelera de reciclaje, desde donde un error todavía se puede deshacer.
itemId|||driveId.Export File
AcciónEn Zapier“Exports a file to PDF or HTML format.”
Convierte un archivo a PDF o HTML. No acepta carpetas.
Upload File
AcciónEn Zapier“Upload a file.”
Guarda en OneDrive un archivo que llega de un paso anterior. Es la acción que convierte adjuntos y archivos de formularios en documentos archivados.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Create a new folder.”
Crea una carpeta con el nombre que escribas o que traigas de un paso anterior, por ejemplo el de un cliente.
Move or Rename File or Folder
AcciónEn Zapier“Moves a file or folder to a different location. Optionally rename the item.”
Lleva un archivo o una carpeta a otro lugar de OneDrive y, en el mismo paso, puede cambiarle el nombre.
Remove Item Permission
AcciónEn Zapier“Remove a specific user or link’s access to a file or folder. Provide either email address or permission ID.”
Quita el acceso de una persona o de un enlace a un archivo o una carpeta, identificado por un correo o por un identificador de permiso.
Replace File
AcciónEn Zapier“Replaces a file with new content.”
Sustituye el contenido de un archivo existente por uno nuevo, llegado de un paso anterior o de una dirección pública. El archivo sigue en su sitio.
Create Sharing Invitation
AcciónEn Zapier“Send a sharing invitation to specific recipients for a file or folder in a personal drive.”
Invita a personas concretas a un archivo o una carpeta de la unidad personal, con el nivel de permiso que fijes. Puedes exigir inicio de sesión y decidir si reciben un correo.
Create Sharing Link
AcciónEn Zapier“Create a sharing link for a file or folder in a personal drive.”
Genera un enlace a un archivo o una carpeta de la unidad personal, del tipo que elijas. Por defecto, el elemento conserva los permisos que hereda.
Create Text File
AcciónEn Zapier“Create a new text file with custom content.”
Escribe un archivo de texto plano con el nombre y el contenido que indiques. La terminación .txt la añades tú al nombre si la quieres.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Una acción avanzada para todo lo que las otras once no cubren: envía una petición en bruto a OneDrive, con la identificación de tu conexión ya incluida. Sigue en fase beta.
Búsquedas de OneDrive en Zapier
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en OneDrive, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza una unidad, un archivo, una carpeta o la lista de accesos, para que la acción siguiente sepa sobre qué trabajar. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando la respuesta no es única.
Find Drive by ID
BúsquedaEn Zapier“Find a specific drive using its unique ID.”
Encuentra una unidad concreta cuando ya conoces su identificador. No adivina nada: el identificador es obligatorio.
Find File
BúsquedaEn Zapier“Search for files by name, content, or metadata.”
Busca archivos cuyo nombre o datos contengan el texto que indiques. Es la búsqueda de diario cuando sabes más o menos cómo se llama el archivo.
Find File or Folder by ID
BúsquedaEn Zapier“Find a specific file or folder in a personal drive using its unique ID.”
Recupera un archivo o una carpeta de la unidad personal a partir de su identificador único, sin margen de duda.
Find Items (Via KQL)
BúsquedaEn Zapier“Search for items using Keyword Query Language.”
Busca con Keyword Query Language, una pequeña sintaxis de búsqueda: un asterisco para palabras parciales, filetype:pdf para un tipo, comillas para una frase exacta.
Find Folder
BúsquedaEn Zapier“Search for folders by name and metadata.”
Localiza una carpeta por un texto de su nombre o de sus datos, y la pasa a los pasos siguientes.
Get Item Permissions
BúsquedaEn Zapier“List all users and links that have access to a file or folder.”
Enumera todas las personas y todos los enlaces que llegan a un archivo o una carpeta.
itemId|||driveId.Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados para el Zap y se saltan los pasos siguientes. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». OneDrive no ofrece esa variante en Zapier, así que ninguna de sus seis búsquedas la muestra.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (por defecto), parar el Zap o pasar todos los resultados a los pasos siguientes.
Cuando un Zap de OneDrive falla
Zapier vincula un único artículo de ayuda a OneDrive, una guía de primeros pasos, y no publica límites de uso para la app. Los fallos mezclan las trampas habituales de Zapier con algunas particularidades de OneDrive.
Seis casos explican casi todos los Zaps atascados. Si ninguno encaja, la página de Depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden.
Los archivos antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los archivos que ya estaban en OneDrive se quedan fuera; traerlos es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Un Zap que escribe donde mira su disparador vuelve a arrancar con lo que acaba de crear. New File con Upload File es la pareja típica, y quema tareas.Una subida masiva se queda quieta
Tras una importación grande o una migración a OneDrive, un disparador puede devolver un lote enorme de golpe, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un archivo editado no vuelve a pasar
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya ha visto. Solo New or Updated File reacciona a los cambios en un archivo.Replace File rechaza el archivo
El archivo de sustitución tiene un máximo de 100 MB. Si su extensión no coincide con la del original, necesita además un nombre nuevo o saldrá corrupto.Export File devuelve un error
La exportación solo admite archivos, nunca carpetas, y solo a PDF o HTML. Un formato que no encaja con el tipo de archivo hace fallar el paso.
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Una persona lee cada mensaje.
