Integración ONLYOFFICE DocSpace ZapierAutomatiza ONLYOFFICE DocSpace con Zapier.
La integración ONLYOFFICE DocSpace Zapier reúne 12 disparadores, 16 acciones y 2 búsquedas para reaccionar a salas, archivos y personas nuevas, y luego crear, compartir u ordenar sin abrir DocSpace. Funciona en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración ONLYOFFICE DocSpace Zapier
Conecta tu cuenta de DocSpace con Zapier para que algo que pasa en una sala, en una carpeta o en tu espacio Mis documentos arranque por sí solo una serie de pasos. Después Zapier vigila tus salas, sus archivos, carpetas y miembros por ti. No es una app premium: funciona desde el plan gratuito.
Hay tres resultados que se montan a menudo. El primero, una sala que avisa sola: File Created detecta cada documento que sube un cliente y Download File devuelve un enlace para llevarlo a otra herramienta. El segundo, altas sin clics: Invite User invita al portal a una persona nueva a partir de su correo, y Share Room le abre la sala correcta con el rol adecuado. El tercero, un cierre limpio: cuando un proyecto termina en tu gestor de tareas, Archive Room guarda su sala.
Ahora, lo que Zapier no hace aquí. Ninguno de los 12 disparadores es instantáneo: todos se revisan cada cierto tiempo, así que un archivo nuevo entra en tu Zap en la siguiente revisión, no al segundo. No hay acción para borrar un archivo suelto (solo carpetas) ni para mover o copiar archivos entre salas. Si el paso que buscas falta entre las 30 operaciones, ningún ajuste lo hará aparecer. Para comparar herramientas antes de empezar, está la Reseña de Zapier y la comparativa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, en palabras normales
Ocho palabras se repiten en toda esta página. Esto es lo que significan antes de verlas en el editor.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier espera ese evento y ningún otro.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía, comparte o borra algo en tu nombre.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier. Una tarea es una acción que tu Zap completa con éxito; tu plan cuenta esas.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo por sus últimos elementos y se queda solo con los que aún no había visto.
- Disparador instantáneo
- Es la propia app la que avisa a Zapier en el momento del evento, sin esperar a la siguiente revisión.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene sin ruido si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
Lo que cuesta de verdad en tareas
Vigilar DocSpace no cuesta nada: el disparador nunca gasta una tarea, por muchas veces que Zapier revise. Lo que se paga son las acciones que salen bien.
- Tareas al mes en Free100
- Pasos por Zap en Free2 (un disparador, una acción)
- App premiumNo, funciona en Free
- Disparadores instantáneos0 de 12
Cada acción completada cuenta por separado: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola, y una acción que falla no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada uno se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. Los nombres de plan e intervalos son los de la tabla oficial de Zapier.
Conecta tu cuenta de ONLYOFFICE DocSpace
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta. Una conexión es tu cuenta de DocSpace vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada después por todos los pasos de DocSpace.
- 02
Añade DocSpace
Pulsa + Add connection, escribe ONLYOFFICE DocSpace en el cuadro de diálogo, elígela y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de DocSpace ya creada para el paso siguiente.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en DocSpace en la pestaña que se abre y concede acceso a Zapier. Para todo lo que no sea tuyo, esa cuenta necesita además acceso de lectura o escritura, o el Zap no podrá tocarlo.
Tu primer Zap: llevar las facturas de una sala a tu archivo
ObjetivoCuando se crea un archivo en una sala y es una factura, obtener su enlace de descarga para guardarla en otra herramienta.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige ONLYOFFICE DocSpace como app de inicio y File Created como evento, y después la conexión que añadiste antes.
- 02
Pruébalo con un archivo real
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta: escoge una factura de verdad para configurar lo que sigue.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono más, añade Filter. Elige un valor del archivo, una regla de texto y la palabra que comparten tus facturas. Una regla numérica sobre texto nunca pasa.
- 04
Añade la acción
Añade de nuevo ONLYOFFICE DocSpace con Download File y lleva al campo obligatorio File id el que devolvió el disparador.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez y revisa lo que vuelve. Después pulsa Publish. Con el filtro son tres pasos, así que necesita un plan de pago.
Disparadores de ONLYOFFICE DocSpace en Zapier
12 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en ONLYOFFICE DocSpace. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
File Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file is created in a room or folder.”
Pone en marcha tu Zap con cada archivo nuevo en una sala o en una de sus carpetas. Nadie tiene que avisarte de que ha llegado un documento, algo clave en salas compartidas donde sube material mucha gente.
File Created in My Documents
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file is created in the My Documents directory.”
Solo mira tu espacio personal Mis documentos, nunca las salas compartidas. Cada documento que creas ahí se convierte en el punto de partida de un Zap, sin el ruido del equipo.
File Deleted
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file is deleted (optionally from a room or folder).”
Salta cuando desaparece un archivo. Puedes dejarlo para todo el portal o limitarlo a una sala o a una carpeta, que es lo prudente en un portal con mucho movimiento.
File Deleted From My Documents
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file is deleted from the My Documents directory.”
La versión personal del anterior: reacciona cuando un archivo sale de tu espacio Mis documentos e ignora lo que ocurre en las salas.
Folder Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a folder is created in a room or folder.”
Detecta cada carpeta nueva creada dentro de una sala o de otra carpeta. Es la opción buena cuando la estructura de una sala, más que sus archivos, indica que algo empieza.
Folder Created in My Documents
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a folder is created in the My Documents directory.”
Limitado a tu propio espacio Mis documentos, nota cada carpeta que añades ahí y deja las salas compartidas fuera de su vista.
Folder Deleted
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a folder is deleted (optionally from a room or folder).”
Avisa de que se ha borrado una carpeta, en cualquier sitio o, si lo acotas, en una sala o carpeta madre concreta.
Folder Deleted From My Documents
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a folder is deleted from the My Documents directory.”
Solo informa de las carpetas que salen de tu espacio personal. Las salas compartidas pueden reorganizarse todo el día sin tocar este Zap.
Room Archived
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a room is archived.”
Arranca cuando alguien archiva una sala. Si tu equipo archiva una sala cuando termina el trabajo, es tu señal de cierre para un cliente o un proyecto.
Room Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a room is created.”
Reacciona a una sala nueva en el portal. Si tu equipo abre una sala por cliente o por proyecto, cada sala nueva es el momento de arrancar el seguimiento.
User Added
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a user is added.”
Se dispara cuando entra una persona nueva en tu portal de DocSpace. Es la señal general de una incorporación, sea cual sea la sala donde trabaje después.
User Joined
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a user is invited to the room.”
Vigila una sala y salta cuando invitan a un usuario a ella. Tienes que indicarle esa sala, porque su Room id es obligatorio, y puedes pedirle que devuelva solo a las personas activas.
Acciones de ONLYOFFICE DocSpace en Zapier
ONLYOFFICE DocSpace te da 16 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Archive Room
AcciónEn Zapier“Archive a room.”
Guarda una sala cuando el trabajo ha terminado. El Room id es obligatorio y es lo único que pide.
Create File
AcciónEn Zapier“Create a file.”
Añade un archivo nuevo con el Title que le pases. Sirve cuando el documento tiene que existir antes de que alguien abra DocSpace.
Create File in My Documents
AcciónEn Zapier“Create a file in the My Documents directory.”
La misma idea que Create File, pero el documento cae en tu espacio personal Mis documentos y no en una sala compartida. Solo pide el Title.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Create a folder.”
Monta una carpeta desde un Zap con el Title que elijas o que tomes de un paso anterior. Útil para repetir la misma estructura en todas las salas sin hacerlo a mano.
Create Folder in My Documents
AcciónEn Zapier“Create a folder in the My Documents directory.”
Crea una carpeta en tu propio espacio Mis documentos, lejos de las salas, para que el trabajo a medias no lo vea nadie. Con un Title basta.
Delete Folder
AcciónEn Zapier“Delete a folder.”
Borra una carpeta identificada por su Folder id obligatorio. No existe una acción igual para archivos sueltos: la carpeta es lo más pequeño que un Zap puede borrar aquí.
Delete Folder From My Documents
AcciónEn Zapier“Delete a folder from the My Documents directory.”
Elimina una carpeta de tu espacio personal, también por su Folder id. Las salas compartidas no se enteran.
Download File
AcciónEn Zapier“Returns a hydrated link to download a file.”
Pese al nombre, no guarda nada en tu ordenador. Devuelve un enlace de descarga a partir del File id, para que un paso posterior pase el archivo a otra app.
Download File From My Documents
AcciónEn Zapier“Returns a hydrated link to download a file from the My Documents directory.”
Devuelve un enlace de descarga para un archivo de tu espacio Mis documentos, también a partir de su File id obligatorio. El archivo no se mueve.
Get External Link
AcciónEn Zapier“Returns the primary external link of a room.”
Obtiene el enlace externo principal de una sala a partir de su Room id, para que otro paso lo envíe a gente de fuera del portal.
Invite Guest
AcciónEn Zapier“Invites a guest to the room.”
Hace entrar a un invitado externo en una sala. Necesitas el Room id y el Email del invitado.
Invite User
AcciónEn Zapier“Invites a user to the current portal.”
Invita a una persona a tu portal, no a una sala concreta. El único campo obligatorio es su Email.
Create Room
AcciónEn Zapier“Create a room.”
Abre una sala nueva en tu portal desde un Zap. Le das un Title y un Type, los dos obligatorios, y DocSpace prepara el espacio.
Share Room
AcciónEn Zapier“Share a room with a user.”
Da a un usuario que ya existe acceso a una sala con el rol que elijas. Tres campos obligatorios: Room id, User id y Role.
Upload File
AcciónEn Zapier“Upload a file.”
Mete en DocSpace un archivo que viene de fuera. Su campo obligatorio acepta un enlace directo al archivo o un archivo que pasa un paso anterior.
Upload File to My Documents
AcciónEn Zapier“Upload a file to the My Documents directory.”
La subida en versión privada: el archivo que llega se guarda en tu espacio Mis documentos, donde solo tú lo ves hasta que decidas compartirlo.
Búsquedas de ONLYOFFICE DocSpace en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en ONLYOFFICE DocSpace, para que un paso posterior lo use.
Una búsqueda localiza un archivo o una carpeta que ya existe para que el paso siguiente actúe sobre él. Están al final de la lista Action event, bajo SEARCH, y añadir una convierte el Zap en uno de varios pasos. ONLYOFFICE DocSpace no ofrece ninguna variante de «buscar o crear»: ninguna búsqueda crea lo que no encuentra.
Search File
BúsquedaEn Zapier“Search for a file.”
Busca un archivo por su título o su extensión dentro de la sección que elijas. Section y Title son obligatorios, y el resultado entrega a los pasos siguientes el File id que necesitan.
Search Folder
BúsquedaEn Zapier“Search for a folder.”
Encuentra una carpeta por su título dentro de una sección, con los dos campos obligatorios. Es la forma segura de conseguir un Folder id sin teclearlo.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como viene, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en «buscar o crear». DocSpace no expone esa variante, así que aquí la búsqueda solo busca.
- If multiple search results are found?Con varios resultados hay tres salidas: quedarse con el primero (la opción por defecto), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de ONLYOFFICE DocSpace falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a esta app ni le conoce un límite propio, así que las trampas de abajo son las generales. Afectan igual a los Zaps de DocSpace.
Casi todas nacen del mismo sitio: las salas y carpetas son a la vez lo que vigilan los disparadores y lo que modifican las acciones. Para las comprobaciones generales, consulta Depuración Zapier.
El pasado no se recoge
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Las salas, archivos y miembros que ya existían siguen invisibles; traerlos es otro trabajo.El Zap se alimenta solo
Folder Created con Create Folder en la misma sala, o Room Archived con Archive Room: el Zap se vuelve a lanzar y se come tu cupo de tareas.Una importación masiva queda retenida
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una migración o una subida masiva, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un mismo elemento no repite
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio: un archivo o una sala procesados una vez no vuelven a lanzar el Zap.
¿Necesitas ayuda para automatizar ONLYOFFICE DocSpace con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
