Intégration ONLYOFFICE DocSpace ZapierAutomatiser ONLYOFFICE DocSpace avec Zapier.
L'intégration ONLYOFFICE DocSpace Zapier compte 12 déclencheurs, 16 actions et 2 recherches : de quoi réagir à une salle, un fichier ou un membre qui arrive, puis créer, partager ou ranger sans ouvrir DocSpace. Elle marche sur le plan gratuit.
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Ce que l'intégration ONLYOFFICE DocSpace Zapier fait pour toi
Elle relie ton compte DocSpace à Zapier pour qu'un événement dans une salle, un dossier ou ton espace My Documents lance tout seul une suite d'étapes. Zapier surveille ensuite tes salles, leurs fichiers, leurs dossiers et leurs membres à ta place. L'app n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le gratuit.
Trois résultats reviennent souvent. D'abord, une archive personnelle qui se remplit seule : File Created in My Documents repère chaque document que tu crées dans ton espace privé, et Download File From My Documents renvoie un lien pour le récupérer et le copier ailleurs. Ensuite, une arrivée sans clics : Invite User invite un nouveau collaborateur sur le portail à partir de son e-mail, puis Share Room lui ouvre la bonne salle avec le bon rôle. Enfin, une fin de mission propre : quand un dossier client est clos dans ton outil de gestion, Archive Room range la salle correspondante.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun des 12 déclencheurs n'est instantané : tous passent par une vérification à intervalle régulier, donc un fichier ajouté apparaît dans ton Zap au passage suivant, pas à la seconde. Il n'existe aucune action pour supprimer un fichier isolé (seulement des dossiers), ni pour déplacer ou copier un fichier d'une salle à l'autre. Si l'étape voulue manque parmi les 30 opérations, aucun réglage ne la fera apparaître. Pour situer Zapier face aux autres outils, il y a l'Avis Zapier et le comparatif n8n vs Zapier.
Le vocabulaire de Zapier, sans jargon
Huit mots reviennent partout sur cette page. Voici ce qu'ils veulent dire avant de les croiser dans l'éditeur.
- Zap
- L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement-là et rien d'autre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie, partage ou supprime quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture. Une tâche, c'est une action que ton Zap mène à bien ; ton plan compte celles-là.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier vérifie à intervalle régulier : il demande à l'app ses derniers éléments et ne garde que ceux qu'il n'a pas encore vus.
- Déclencheur instantané
- C'est l'app qui prévient Zapier au moment où l'événement a lieu, sans attendre la vérification suivante.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si l'élément reçu remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui va chercher un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
Combien ça coûte vraiment en tâches
Surveiller DocSpace ne coûte rien : le déclencheur ne consomme jamais de tâche, quelle que soit la fréquence des vérifications. Ce sont les actions réussies qui se paient.
- Tâches par mois sur Free100
- Étapes par Zap sur Free2 (un déclencheur, une action)
- App réservée aux plans payantsNon, marche sur Free
- Déclencheurs instantanés0 sur 12
Chaque action réussie compte à part : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action, et une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chacun s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes : il lui faut alors un plan payant.
Connecter ton compte ONLYOFFICE DocSpace
- 01
Ouvre tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte. Une connexion, c'est ton compte DocSpace relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes DocSpace de tous tes Zaps.
- 02
Ajoute DocSpace
Clique sur + Add connection, tape ONLYOFFICE DocSpace dans la boîte de dialogue, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Il te faut déjà un compte DocSpace pour la suite.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur DocSpace dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès à Zapier. Pour tout ce que tu ne possèdes pas toi-même, ce compte doit aussi avoir un accès en lecture ou en écriture, sinon le Zap ne peut pas y toucher.
Ton premier Zap : sauvegarder tes devis privés
ObjectifQuand un document est créé dans My Documents et qu'il s'agit d'un devis, récupérer son lien de téléchargement pour l'archiver.
- 01
Choisis le déclencheur
Crée un Zap, choisis ONLYOFFICE DocSpace comme app de départ et File Created in My Documents comme événement, puis la connexion ajoutée plus haut.
- 02
Teste sur un vrai fichier
Lance le test du déclencheur. Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte : prends un vrai devis pour régler la suite sur du concret.
- 03
Pose le filtre
Avec l'icône plus, ajoute Filter. Choisis une valeur du fichier, une règle de texte et le mot que tes devis ont en commun. Une règle numérique sur du texte ne passe jamais.
- 04
Ajoute l'action
Ajoute ONLYOFFICE DocSpace avec Download File From My Documents et place dans son champ obligatoire File id celui qu'a renvoyé le déclencheur.
- 05
Teste, puis publie
Teste l'action une fois et lis ce qui revient, puis clique sur Publish. Avec le filtre, le Zap compte trois étapes : il demande un plan payant.
Les déclencheurs ONLYOFFICE DocSpace sur Zapier
12 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans ONLYOFFICE DocSpace. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
File Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a file is created in a room or folder.”
Démarre ton Zap à chaque nouveau fichier dans une salle ou dans l'un de ses dossiers. Personne n'a besoin de te prévenir qu'un document est arrivé, ce qui compte dans une salle partagée où plusieurs personnes déposent des pièces.
File Created in My Documents
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a file is created in the My Documents directory.”
Ne regarde que ton espace personnel My Documents, jamais les salles partagées. Chaque document que tu y crées devient le point de départ d'un Zap, sans le bruit de l'activité de l'équipe.
File Deleted
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a file is deleted (optionally from a room or folder).”
Se déclenche quand un fichier disparaît. Tu peux le laisser sur tout le portail ou le restreindre à une salle ou à un dossier, ce qui est plus sage sur un portail chargé.
File Deleted From My Documents
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a file is deleted from the My Documents directory.”
Pendant personnel du précédent : il réagit à un fichier qui quitte ton espace My Documents et ignore tout ce qui se passe dans les salles.
Folder Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a folder is created in a room or folder.”
Attrape chaque nouveau dossier créé dans une salle ou dans un autre dossier. C'est le bon choix quand la structure d'une salle, plus que ses fichiers, annonce qu'un travail commence.
Folder Created in My Documents
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a folder is created in the My Documents directory.”
Limité à ton propre espace My Documents, il repère chaque dossier que tu y ajoutes et laisse les salles partagées hors de son champ.
Folder Deleted
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a folder is deleted (optionally from a room or folder).”
Signale qu'un dossier a été supprimé, n'importe où ou, si tu le restreins, dans une salle ou un dossier parent choisi.
Folder Deleted From My Documents
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a folder is deleted from the My Documents directory.”
Ne remonte que les dossiers qui quittent ton espace personnel. Les salles partagées peuvent être réorganisées toute la journée sans toucher ce Zap.
Room Archived
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a room is archived.”
Part quand quelqu'un archive une salle. Si ton équipe archive une salle une fois le travail fini, c'est ton signal de fin pour une mission ou un dossier client.
Room Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a room is created.”
Réagit à l'ouverture d'une salle sur le portail. Si ton équipe ouvre une salle par client ou par projet, chaque nouvelle salle est le bon moment pour lancer le suivi.
User Added
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a user is added.”
Chaque personne qui rejoint ton portail DocSpace lance ce déclencheur. C'est le signal global d'une arrivée, quelle que soit la salle où elle travaillera ensuite.
User Joined
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a user is invited to the room.”
Surveille une salle et se déclenche quand un utilisateur y est invité. Il faut lui indiquer cette salle, son Room id étant obligatoire, et tu peux lui demander de ne renvoyer que les personnes actives.
Les actions ONLYOFFICE DocSpace sur Zapier
ONLYOFFICE DocSpace te donne 16 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Archive Room
ActionDans Zapier“Archive a room.”
Range une salle quand le travail est fini. Le Room id est obligatoire, et c'est tout ce qu'elle demande.
Create File
ActionDans Zapier“Create a file.”
Ajoute un nouveau fichier, nommé d'après le Title que tu lui passes. Utile quand le document doit exister avant que quiconque ouvre DocSpace.
Create File in My Documents
ActionDans Zapier“Create a file in the My Documents directory.”
Même principe que Create File, mais le document atterrit dans ton espace personnel My Documents plutôt que dans une salle partagée. Seul le Title est obligatoire.
Create Folder
ActionDans Zapier“Create a folder.”
Construit un dossier depuis un Zap, avec le Title que tu choisis ou que tu reprends d'une étape précédente. Pratique pour garder la même arborescence partout sans la refaire à la main.
Create Folder in My Documents
ActionDans Zapier“Create a folder in the My Documents directory.”
Crée un dossier dans ton propre espace My Documents, loin des salles, pour garder un travail en cours à l'abri des regards. Un Title suffit.
Delete Folder
ActionDans Zapier“Delete a folder.”
Supprime un dossier désigné par son Folder id obligatoire. Aucune action équivalente n'existe pour un fichier seul : le dossier est le plus petit élément qu'un Zap peut effacer ici.
Delete Folder From My Documents
ActionDans Zapier“Delete a folder from the My Documents directory.”
Efface un dossier de ton espace personnel, toujours par son Folder id. Les salles partagées n'en voient rien.
Download File
ActionDans Zapier“Returns a hydrated link to download a file.”
Malgré son nom, rien n'est enregistré sur ton ordinateur. L'action renvoie un lien de téléchargement à partir du File id, pour qu'une étape suivante transmette le fichier à une autre app.
Download File From My Documents
ActionDans Zapier“Returns a hydrated link to download a file from the My Documents directory.”
Renvoie un lien de téléchargement pour un fichier de ton espace My Documents, toujours à partir de son File id obligatoire. Le fichier ne bouge pas.
Get External Link
ActionDans Zapier“Returns the primary external link of a room.”
Récupère le lien externe principal d'une salle à partir de son Room id, pour qu'une autre étape l'envoie à des personnes hors du portail. Rien d'autre n'est demandé, et la salle n'est pas modifiée.
Invite Guest
ActionDans Zapier“Invites a guest to the room.”
Fait entrer un invité extérieur dans une salle. Il faut le Room id et l'Email de l'invité.
Invite User
ActionDans Zapier“Invites a user to the current portal.”
Invite une personne sur ton portail, pas dans une salle précise. Le seul champ obligatoire est son Email.
Create Room
ActionDans Zapier“Create a room.”
Ouvre une nouvelle salle sur ton portail depuis un Zap. Donne-lui un Title et un Type, tous deux obligatoires, et DocSpace prépare l'espace.
Share Room
ActionDans Zapier“Share a room with a user.”
Donne à un utilisateur existant l'accès à une salle avec un rôle choisi. Trois champs obligatoires : Room id, User id et Role.
Upload File
ActionDans Zapier“Upload a file.”
Fait entrer dans DocSpace un fichier venu d'ailleurs. Son champ obligatoire accepte soit un lien direct vers le fichier, soit un fichier transmis par une étape précédente.
Upload File to My Documents
ActionDans Zapier“Upload a file to the My Documents directory.”
Version privée du dépôt : le fichier reçu est rangé dans ton espace My Documents, où toi seul le vois tant que tu ne le partages pas.
Les recherches ONLYOFFICE DocSpace sur Zapier
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans ONLYOFFICE DocSpace, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une recherche retrouve un fichier ou un dossier qui existe déjà, pour que l'étape suivante agisse dessus. Elles se trouvent en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et en ajouter une rend le Zap multi-étapes. ONLYOFFICE DocSpace ne propose aucune variante « trouver ou créer » : aucune recherche ne crée ce qu'elle ne trouve pas.
Search File
RechercheDans Zapier“Search for a file.”
Cherche un fichier par son titre ou son extension, dans la section que tu choisis. Section et Title sont obligatoires, et le résultat fournit aux étapes suivantes le File id dont elles ont besoin.
Search Folder
RechercheDans Zapier“Search for a folder.”
Trouve un dossier par son titre dans une section, les deux champs étant obligatoires. C'est la façon sûre d'obtenir un Folder id sans le saisir.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche vide arrête le Zap à cet endroit et les étapes qui en dépendent sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». DocSpace n'expose pas cette variante : ici, la recherche se contente de chercher.
- If multiple search results are found?Plusieurs résultats laissent trois issues : garder le premier (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap ONLYOFFICE DocSpace casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app et ne lui connaît pas de limite propre : les pièges ci-dessous sont les pièges généraux. Ils frappent les Zaps DocSpace comme les autres.
La plupart viennent du même endroit : les salles et les dossiers sont à la fois ce que les déclencheurs surveillent et ce que les actions modifient. Pour les vérifications générales, voir Dépannage Zapier.
Le passé n'est pas repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les salles, fichiers et membres déjà présents restent invisibles ; les reprendre est un chantier à part.Le Zap s'alimente lui-même
Folder Created avec Create Folder sur la même salle, ou Room Archived avec Archive Room : le Zap se relance tout seul et dévore ton quota de tâches.Un import massif est retenu
Quand un déclencheur renvoie d'un coup un très gros lot, après une migration ou un dépôt en masse, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.Un même élément ne repasse pas
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier se souvient de ce qu'il a déjà vu : un fichier ou une salle traité une fois ne relance pas le Zap.
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