Integración OrbisX ZapierAutomatiza OrbisX con Zapier.
La integración OrbisX Zapier trae 30 disparadores, 7 acciones y 3 búsquedas. De ellos, 20 son instantáneos y 10 se consultan cada cierto tiempo, y OrbisX funciona en el plan gratuito. Aquí tienes cada operación, lo que cuesta y dónde falla.
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Qué hace de verdad la integración OrbisX Zapier
OrbisX es un CRM (programa de gestión de clientes) hecho para talleres de detailing, de polarizado de lunas y de servicios para el automóvil. Conectado a Zapier, lo que pasa en tu cuenta (un lead, una solicitud de reserva, un trabajo terminado, un pago) pone en marcha tareas en tus otras herramientas, y esas herramientas pueden crear en él clientes, leads, citas y gastos.
Hay tres resultados que se repiten. Leads atendidos antes de que se enfríen: New Leads Hook manda cada contacto a quien devuelve la llamada, y Create Lead mete en OrbisX las consultas que llegan de anuncios o formularios. Trabajos que se cierran solos: Completed Event Hook marca el final del servicio, y la petición de reseña sale sin que nadie se acuerde. Contabilidad al día con el taller: New Invoice Hook, New Payment Hook y New Expense Hook alimentan tu programa contable, mientras Create Expense registra gastos que nacen fuera.
Lo más útil de esta página: 20 de los 30 disparadores son instantáneos, y casi todos los que funcionan por consulta tienen un gemelo instantáneo con la palabra Hook en el nombre. En el plan gratuito, elige siempre la versión Hook si existe. Solo Get POS Items, List Invoice Items y New Custom Web Form Submission no la tienen.
Lo que Zapier no hace con OrbisX: ninguna acción borra nada, nada modifica un cliente ni una cita (Update Lead es la única edición), y facturas, presupuestos y pagos se leen con disparadores pero no se crean ni se cambian. Si tu flujo depende de eso, mira la Reseña de Zapier y la página Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, en corto
Ocho palabras sostienen el resto de la página. Cada una, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier espera ese evento y nada más.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en otra app o en la misma.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo por sus últimos elementos y solo se queda con los que no había visto.
- Disparador instantáneo
- Es la app la que avisa a Zapier cuando ocurre el evento, sin esperar a ninguna consulta. El editor lo marca con un rayo.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que ha encontrado.
Cuántas tareas gasta un Zap de OrbisX
El disparador nunca cuesta una tarea, y tampoco las consultas de Zapier, las haga con la frecuencia que las haga. Solo cuenta una acción que sale bien, una tarea por acción: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una. Una acción fallida no se cobra.
- Disparador, cualquiera0 tareas
- Cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Tamaño de un Zap gratuito2 pasos
- OrbisX en el plan gratuitoSí
OrbisX no está reservada a los planes de pago: funciona en el plan gratuito, que da 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y una consulta cada 15 minutos en los disparadores por consulta. El límite que nadie anuncia: en el gratuito, un Zap se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda como Find Leads o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, y entonces hace falta un plan de pago. Algunas apps y acciones gastan además más de una tarea.
Conecta tu cuenta de OrbisX
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, abre Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de OrbisX enlazada una sola vez y reutilizada por cada paso que hable con OrbisX.
- 02
Elige OrbisX
Escribe OrbisX en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con la pantalla de acceso de OrbisX.
- 03
Entra y da acceso
Inicia sesión con tu cuenta de OrbisX y concede acceso a Zapier. Usa un usuario que lea y escriba los clientes, leads y citas que tocarán tus Zaps, no solo los que tú mismo creaste.
Tu primer Zap: anotar cada lead nuevo en su diario
ObjetivoCada lead que cumple tu condición recibe una anotación de diario en OrbisX, así su historial empieza el mismo día que entra.
- 01
Monta el disparador
Crea un Zap, elige OrbisX como app de inicio y New Leads Hook como evento, y luego tu conexión de OrbisX. El disparador es instantáneo, así que no hay consulta que esperar.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres leads más recientes de tu cuenta: eliges uno real y configuras los pasos siguientes con valores de verdad, no con suposiciones.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el signo más, añade Filter y define en Configure & test el campo que mirar, la regla y el valor. Una regla de texto solo funciona con texto. Este paso exige un plan de pago.
- 04
Añade Create Journal Entry
Añade la acción de OrbisX Create Journal Entry y rellena sus tres campos obligatorios: Journal Target, Target ID (lead or client ID) sacado del lead encontrado, y el texto de Journal Entry.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción, abre el lead en OrbisX para ver la anotación y pulsa Publish. Solo entrarán los leads creados después de publicar: los anteriores se quedan fuera.
Los 30 disparadores de OrbisX, uno a uno
30 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OrbisX, y 20 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Completed Event Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is completed”
Señala el cierre de un trabajo. Cuando una cita pasa a completada en OrbisX, tu Zap recibe esa cita y arranca: es la señal más limpia de que el coche ya está listo.
Deleted Event Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is deleted.”
Detecta que una cita desaparece. Alguien la borra en OrbisX y el Zap recibe esa cita y se ejecuta. Ningún otro disparador de la lista reacciona a que se elimine una cita entera.
Get POS Items
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a list of available POS items is required.”
Lee los artículos de punto de venta disponibles en OrbisX. Su descripción oficial lo vincula a los momentos en que hace falta una lista de artículos, así que funciona más como selector que como aviso.
Lead Converted to Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a lead is converted to a client”
Capta el paso de interesado a cliente. El lead se convierte en cliente dentro de OrbisX y el Zap arranca con esa conversión, la bisagra entre ventas y taller.
List Invoice Items
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a list of invoice line items required as a selection.”
Devuelve las líneas de una factura de OrbisX. Su descripción oficial lo presenta como una lista ofrecida para seleccionar, así que alimenta una elección en un paso posterior más que anunciar algo nuevo.
New Booking Request Received
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new booking request is received”
Recoge cada solicitud de reserva que un cliente te envía por OrbisX. El Zap recibe la solicitud tal cual, antes de que alguien del taller la convierta en cita.
New Clients
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new clients are created.”
Busca las fichas de cliente añadidas en OrbisX desde su última visita y entrega cada una al Zap. Cubre lo mismo que New Clients Hook, por el camino lento.
New Clients Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
La versión instantánea de New Clients. OrbisX avisa por sí mismo a Zapier de que se ha creado un cliente, y el Zap arranca con ese cliente.
New Custom Web Form Submission
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new custom website form is submitted”
Recoge lo que envían los visitantes desde un formulario web personalizado vinculado a OrbisX. Cada envío nuevo hallado en una consulta recorre el Zap por separado.
New Estimate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created.”
Localiza los presupuestos recién creados en OrbisX y pasa cada uno al Zap en la consulta siguiente.
New Estimate Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created.”
Arranca el Zap con cada presupuesto creado en OrbisX, que sirve de material de partida. Es el disparador del seguimiento comercial.
New Events
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new events are created.”
Revisa OrbisX en busca de citas creadas desde su visita anterior y ejecuta el Zap una vez por cada cita que no conocía.
New Events Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new event is created.”
Entrega al Zap cada cita creada en OrbisX, y es OrbisX quien avisa. De él cuelgan casi todas las agendas de taller.
New Expense
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new expense is created.”
Vigila los gastos de OrbisX y mete cada uno nuevo en el Zap cuando Zapier vuelve a mirar.
New Expense Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new expense is created.”
Gasto anotado, Zap en marcha. OrbisX empuja cada gasto nuevo hacia Zapier por su cuenta, sin consultas de por medio.
New Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Encuentra las facturas añadidas en OrbisX desde la consulta anterior y manda cada una por el Zap, una ejecución por factura.
New Invoice Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created”
Toda factura creada en OrbisX llega directa al Zap, sin que Zapier tenga que pedirla.
New Invoice Hook Event Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is completed and sends each of the invoices attached to an event.”
Une las facturas al trabajo terminado. Cuando una cita se completa, este disparador manda al Zap cada factura vinculada a esa cita, en lugar de la cita misma.
New Leads
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new leads are created.”
Busca los leads añadidos en OrbisX y arranca el Zap por cada uno que todavía no conoce.
New Leads Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new lead is created.”
Entra un lead en OrbisX y el Zap ya está corriendo: la app comunica cada contacto a Zapier por sí sola.
New Payment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new payment is created.”
Recoge los pagos registrados en OrbisX desde la última consulta y lanza el Zap una vez por pago encontrado.
New Payment Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new payment is created.”
Cobro hecho, Zap en marcha. Cada pago creado en OrbisX sube directo a Zapier, y lo que sigue no depende de ninguna consulta.
New Tag Added to Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is added to a client”
Convierte una etiqueta en un interruptor. Pon una etiqueta a un cliente en OrbisX y el Zap arranca con ese cliente.
New Tag Added to Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is added to an event”
Vigila las etiquetas de las citas. Al añadir una a una cita en OrbisX, el Zap recibe esa cita y se pone en marcha.
New Tag Added to Lead
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is added to a lead”
Las etiquetas de lead se vuelven órdenes: etiquetar un lead en OrbisX lo pone en manos de tu Zap.
New Tag Removed From Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is removed from a client”
El interruptor al revés. Quita una etiqueta a un cliente en OrbisX y el Zap arranca con ese cliente.
New Tag Removed From Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is removed from an event”
Salta cuando una etiqueta sale de una cita y entrega esa cita al Zap.
New Tag Removed From Lead
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a tag or label is removed from a lead”
Retirar una etiqueta de un lead en OrbisX manda ese lead al Zap, el espejo de New Tag Added to Lead.
Updated Invoice Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated”
Los cambios de una factura llegan directos al Zap: OrbisX comunica cada actualización a Zapier, con la factura.
Updated Events Hook
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is updated.”
Cualquier cambio en una cita de OrbisX llega a Zapier y arranca el Zap con la cita tal como ha quedado.
Las 7 acciones de OrbisX
OrbisX te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Abre una ficha de cliente en OrbisX con lo que ha llegado al Zap: un formulario, una pasarela de pago, una fila de hoja de cálculo.
Create Event
AcciónEn Zapier“Creates a new event.”
Coloca una cita en la agenda de OrbisX, con título, fecha, hora y un miembro del equipo asignado.
Create Expense
AcciónEn Zapier“Creates a new expense.”
Registra un gasto en OrbisX, para que lo que gasta el taller conviva con sus trabajos.
Create Journal Entry
AcciónEn Zapier“Creates a journal entry in the system”
Deja una anotación escrita en el diario de un lead o de un cliente, el historial que el equipo lee antes de llamar.
Create Lead
AcciónEn Zapier“Creates a new lead.”
Da de alta un lead en OrbisX, listo para tu seguimiento de siempre.
Save Client Communication
AcciónEn Zapier“Saves email or SMS content to a client profile”
Guarda un correo o un SMS en la ficha de un cliente, para que la conversación viva en OrbisX aunque haya ocurrido fuera.
Update Lead
AcciónEn Zapier“Updates a new lead”
Modifica un lead que ya existe en OrbisX, la única acción de edición de la integración.
Las 3 búsquedas de OrbisX
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en OrbisX, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza una ficha que ya existe en OrbisX y la pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Cualquier búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, es decir, de pago. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Clients
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Client in OrbisX”
Localiza un cliente existente en OrbisX para que un paso posterior escriba en la ficha correcta.
Find Client Events
BúsquedaEn Zapier“Finds a list of client's events in OrbisX”
Devuelve las citas de un cliente, la lista de trabajos que ya tiene registrados.
Find Leads
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Lead in OrbisX”
Encuentra un lead que ya existe, el paso que permite a Update Lead apuntar a la persona correcta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos para crear la ficha que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varias fichas: quedarse con la primera (por defecto), detener el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando un Zap de OrbisX falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a OrbisX ni le conoce límites propios. Lo que falla es lo que falla en cualquier app, con algún matiz de OrbisX.
Cuatro casos cubren casi todo lo que sale mal. Si alguno ya se está comiendo tu cupo, empieza por la página de Depuración Zapier.
Nada de antes de publicar
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los clientes, leads o facturas que ya estaban en OrbisX nunca se recogen; moverlos es otro trabajo.El Zap que se relanza solo
New Leads Hook con Create Lead, New Clients Hook con Create Client, New Events Hook con Create Event: escribir donde mira el disparador relanza el Zap y agota tareas.Importaciones masivas frenadas
Un disparador que de golpe devuelve un lote enorme, tras una importación en OrbisX o una migración, puede quedar retenido por la protección contra avalanchas de Zapier.Nunca dos veces lo mismo
En los disparadores por consulta como New Clients, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que la misma ficha no lanza el Zap una segunda vez.
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Una persona lee cada mensaje.
