Ressources · Intégration Zapier

Intégration OrbisX ZapierAutomatiser OrbisX avec Zapier.

L'intégration OrbisX Zapier propose 30 déclencheurs, 7 actions et 3 recherches. Parmi eux, 20 sont instantanés, 10 sont relevés à intervalle, et OrbisX tourne sur le plan gratuit. Ici, chaque opération, son coût et ses pièges, sans détour.

Voir les 40 opérations

Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth

Aperçu

Ce que l'intégration OrbisX Zapier fait vraiment

OrbisX est un CRM (logiciel de gestion de la relation client) pensé pour les ateliers de detailing, de pose de films teintés et de services automobiles. Branché sur Zapier, il laisse ce qui arrive dans ton compte (un prospect, une demande de réservation, un chantier terminé, un paiement) lancer du travail dans tes autres outils, et ces outils peuvent y créer clients, prospects, rendez-vous et dépenses.

Trois résultats reviennent tout le temps. Un prospect rappelé avant qu'il refroidisse : New Leads Hook envoie chaque contact à celui qui rappelle, et Create Lead fait entrer dans OrbisX les demandes venues d'un formulaire ou d'une pub. Un chantier qui se clôt tout seul : Completed Event Hook marque la fin de la prestation, et la demande d'avis part sans que personne y pense. Une compta alignée sur l'atelier : New Invoice Hook, New Payment Hook et New Expense Hook alimentent ton logiciel comptable, pendant que Create Expense enregistre les frais nés ailleurs.

Le point qui compte le plus : 20 des 30 déclencheurs sont instantanés, et presque chaque déclencheur relevé à intervalle a un jumeau instantané qui porte le mot Hook. Sur le plan gratuit, prends toujours la version Hook quand elle existe. Seuls Get POS Items, List Invoice Items et New Custom Web Form Submission n'en ont pas.

Ce que Zapier ne fait pas pour OrbisX : aucune action ne supprime quoi que ce soit, rien ne modifie un client ni un rendez-vous (Update Lead est la seule modification), et factures, devis et paiements se lisent par les déclencheurs sans jamais se créer ni se changer. Si ton besoin passe par là, regarde l'Avis Zapier et la page Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots suffisent pour lire la suite. Chacun en langage courant.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement et rien d'autre.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Déclencheur par interrogation
Zapier va voir l'app à intervalle fixe, lui demande ses derniers éléments et ne garde que ceux qu'il n'a pas encore vus.
Déclencheur instantané
C'est l'app qui prévient Zapier au moment où l'événement arrive, sans attendre de relevé. L'éditeur l'affiche avec un éclair.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête là sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Coût

Combien coûte un Zap OrbisX en tâches

Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les relevés de Zapier, quelle que soit leur fréquence. Seule une action réussie compte, une tâche chacune : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une seule. Une action ratée ne compte pas.

  • Déclencheur, quel qu'il soit0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois
  • Taille d'un Zap en gratuit2 étapes
  • OrbisX en plan gratuitOui

OrbisX n'est pas réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit, qui donne 100 tâches par mois, des Zaps en nombre illimité et un relevé toutes les 15 minutes sur les déclencheurs par interrogation. La limite que personne n'annonce : en gratuit, un Zap s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche comme Find Leads ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, et là il faut un plan payant. Quelques apps et actions prennent aussi plus d'une tâche.

Connexion

Connecter ton compte OrbisX

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans ton compte Zapier, ouvre Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte OrbisX relié une fois, puis réutilisé par chaque étape qui parle à OrbisX.

  2. 02

    Choisis OrbisX

    Tape OrbisX dans la recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion d'OrbisX.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi avec ton compte OrbisX et donne l'accès à Zapier. Prends un identifiant qui lit et écrit les clients, prospects et rendez-vous que tes Zaps vont toucher, pas seulement ceux que tu as créés.

Premier Zap

Ton premier Zap : tracer chaque nouveau prospect dans son journal

ObjectifChaque prospect qui remplit ta condition reçoit une note de journal dans OrbisX, et son historique commence dès sa création.

  1. 01

    Construis le déclencheur

    Crée un Zap, choisis OrbisX comme app de départ et New Leads Hook comme événement, puis ta connexion OrbisX. Le déclencheur est instantané : aucun relevé à attendre.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test. Zapier ramène les trois prospects les plus récents de ton compte : tu en choisis un vrai, et le réglage des étapes suivantes se fait sur de vraies valeurs.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Clique sur le plus, ajoute Filter, puis règle dans Configure & test le champ à regarder, la règle et la valeur. Une règle de texte ne marche que sur du texte. Cette étape demande un plan payant.

  4. 04

    Ajoute Create Journal Entry

    Ajoute l'action OrbisX Create Journal Entry et remplis ses trois champs obligatoires : Journal Target, Target ID (lead or client ID) tiré du prospect trouvé, et le texte de Journal Entry.

  5. 05

    Teste puis publie

    Teste l'action, ouvre le prospect dans OrbisX pour voir la note, puis clique sur Publish. Seuls les prospects créés après la publication passeront : les anciens restent de côté.

Déclencheurs

Les 30 déclencheurs OrbisX, un par un

30 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OrbisX, et 20 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Completed Event Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an event is completed”

Signale la fin d'une prestation. Quand un rendez-vous passe en terminé dans OrbisX, ton Zap reçoit ce rendez-vous et démarre : c'est le signal le plus net qu'un véhicule est prêt.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
demander un avis au client une fois le lavage intérieur rendu, pas au moment de la prise de rendez-vous.
Attention
terminer un rendez-vous peut aussi lancer New Invoice Hook Event Completed, donc deux Zaps peuvent réagir au même moment.
2

Deleted Event Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an event is deleted.”

Repère la suppression d'un rendez-vous. Quelqu'un en efface un dans OrbisX, et le Zap reçoit ce rendez-vous puis tourne. Aucun autre déclencheur de la liste ne réagit à la disparition d'un rendez-vous entier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
libérer le créneau dans l'agenda partagé de l'atelier, pour qu'aucun poseur ne prépare un véhicule qui ne viendra pas.
Attention
supprimer n'est pas terminer ; un chantier fini passe par Completed Event Hook, jamais par celui-ci.
3

Get POS Items

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a list of available POS items is required.”

Lit les articles de caisse disponibles dans OrbisX. Sa description officielle le lie aux moments où une liste d'articles est nécessaire : il sert de menu de choix plus que d'alerte.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
quand une étape suivante doit piocher dans ton catalogue d'articles plutôt que recevoir une valeur tapée à la main.
Attention
il décrit des articles, pas des ventes ; l'argent encaissé, c'est le rôle de New Payment Hook.
4

Lead Converted to Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a lead is converted to a client”

Capte le passage de prospect à client. Le prospect est converti dans OrbisX et le Zap démarre avec cette conversion, la charnière entre la vente et l'atelier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
inscrire le nouveau client dans ton programme de fidélité le jour où il signe, sans recopier son nom.
Attention
si un autre Zap écoute New Clients Hook, vérifie en test si une seule conversion lance les deux.
5

List Invoice Items

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a list of invoice line items required as a selection.”

Ramène les lignes d'une facture OrbisX. Sa description officielle le présente comme une liste proposée en sélection : il nourrit un choix dans une étape suivante plus qu'il n'annonce une nouveauté.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
quand une étape doit travailler ligne par ligne sur le contenu d'une facture précise.
Attention
Invoice ID est obligatoire, le déclencheur ne tourne donc pas tant que tu ne lui dis pas quelle facture lire.
6

New Booking Request Received

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new booking request is received”

Attrape chaque demande de réservation qu'un client t'envoie via OrbisX. Le Zap reçoit la demande elle-même, avant que quiconque à l'atelier l'ait transformée en rendez-vous.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir sur la messagerie de l'équipe la personne qui gère le planning, pour qu'une demande de covering ne dorme pas.
Attention
si ce Zap crée ensuite le rendez-vous avec Create Event, ce rendez-vous peut lancer New Events Hook dans un autre Zap.
7

New Clients

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new clients are created.”

Cherche les fiches clients ajoutées dans OrbisX depuis son dernier passage et confie chacune au Zap. Même terrain que New Clients Hook, par la route lente.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
seulement si le jumeau instantané ne convient pas ; en gratuit, la version Hook t'évite l'attente.
Attention
Zapier garde la trace des clients déjà vus, donc modifier une vieille fiche ne relance jamais le Zap.
8

New Clients Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new client is created.”

La version instantanée de New Clients. OrbisX prévient lui-même Zapier qu'un client vient d'être créé, et le Zap part avec ce client en main.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
ajouter chaque nouveau client à ta newsletter ou à ton logiciel de facturation pendant que sa voiture est encore sous le pont.
Attention
un Zap sur ce déclencheur ne doit jamais finir par Create Client sur le même compte, sinon chaque client créé relance tout.
9

New Custom Web Form Submission

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new custom website form is submitted”

Récupère ce que les visiteurs envoient par un formulaire web personnalisé relié à OrbisX. Chaque nouvel envoi trouvé lors d'un relevé part seul dans le Zap.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
envoyer les demandes de devis du site à la personne qui chiffre les vitres teintées, réponses comprises.
Attention
il n'a pas de version Hook : en gratuit, un envoi peut attendre le relevé suivant avant que quoi que ce soit se passe.
10

New Estimate

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new estimate is created.”

Repère les devis fraîchement créés dans OrbisX et passe chacun au Zap au relevé suivant.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
rarement en premier choix, puisque New Estimate Hook voit la même création sans attente.
Attention
sa description officielle est mot pour mot celle de la version Hook ; seule la façon de se déclencher change, et elle compte.
11

New Estimate Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new estimate is created.”

Lance le Zap à chaque devis créé dans OrbisX, avec ce devis comme matière de départ. C'est le déclencheur du suivi commercial.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
noter chaque devis dans un tableur partagé, pour relancer ceux restés sans réponse.
Attention
rien dans la liste ne réagit à un devis accepté ou modifié ; seule la création est couverte.
12

New Events

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new events are created.”

Passe voir OrbisX à la recherche des rendez-vous créés depuis sa dernière visite, puis lance le Zap une fois par rendez-vous inédit.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
en solution de secours ; New Events Hook reçoit les mêmes rendez-vous sans attendre Zapier.
Attention
un rendez-vous créé par ton propre Zap avec Create Event compte aussi comme nouveau ici, et la boucle commence.
13

New Events Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new event is created.”

Livre au Zap chaque rendez-vous créé dans OrbisX, c'est OrbisX qui prévient. La plupart des agendas d'atelier s'y accrochent.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
recopier chaque rendez-vous dans l'agenda que l'équipe consulte déjà, pour que la journée soit visible de tous.
Attention
un Zap sur ce déclencheur qui lance aussi Create Event dans OrbisX se rappelle sans fin ; sépare les deux.
14

New Expense

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new expense is created.”

Surveille les dépenses d'OrbisX et fait entrer chaque nouvelle dans le Zap lors du prochain passage de Zapier.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
ça suffit si ton comptable n'a pas besoin des dépenses tout de suite ; sinon, New Expense Hook fait mieux.
Attention
une dépense écrite par Create Expense est une dépense comme une autre, et ce déclencheur la ramassera.
15

New Expense Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new expense is created.”

Dépense saisie, Zap lancé. OrbisX pousse lui-même chaque nouvelle dépense vers Zapier, et les frais quittent le CRM sans relevé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
transmettre les achats de film, de produits ou de pièces à ton logiciel comptable le jour de leur saisie.
Attention
ne le marie jamais à Create Expense dans le même Zap, sinon chaque dépense écrite devient un nouveau départ.
16

New Invoice

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new invoice is created.”

Trouve les factures ajoutées dans OrbisX depuis le relevé précédent et envoie chacune dans le Zap, une exécution par facture.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
seulement si la version Hook ne colle pas à ton montage ; les deux voient la même création.
Attention
une facture modifiée n'est pas une nouvelle facture ; les modifications relèvent d'Updated Invoice Hook.
17

New Invoice Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new invoice is created”

Chaque facture créée dans OrbisX arrive directement au Zap, sans que Zapier ait à la demander.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
envoyer chaque facture à ton outil comptable, pour que personne ne retape un montant.
Attention
création seulement ; un paiement passe par New Payment Hook, une modification par Updated Invoice Hook.
18

New Invoice Hook Event Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an event is completed and sends each of the invoices attached to an event.”

Relie les factures au travail fini. Quand un rendez-vous est terminé, ce déclencheur envoie dans le Zap chaque facture rattachée à ce rendez-vous, plutôt que le rendez-vous lui-même.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
archiver les papiers d'un chantier à sa clôture.
Attention
un rendez-vous à plusieurs factures les envoie toutes, donc les actions suivantes peuvent tourner plusieurs fois et compter plusieurs tâches.
19

New Leads

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new leads are created.”

Cherche les prospects ajoutés dans OrbisX et lance le Zap pour chacun de ceux qu'il ne connaît pas encore.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
garde-le en roue de secours, New Leads Hook atteint les mêmes prospects sans intervalle.
Attention
les prospects ajoutés par Create Lead sont aussi des nouveaux pour lui, donc un Zap qui mélange les deux tourne en rond.
20

New Leads Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new lead is created.”

Un prospect entre dans OrbisX et le Zap tourne déjà : l'app signale elle-même chaque contact à Zapier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
faire rappeler une demande de pose de film par un commercial pendant que le prospect compare encore les ateliers.
Attention
un Zap sur ce déclencheur qui finit par Create Lead sur le même compte crée une boucle sans fin et vide ton quota.
21

New Payment

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new payment is created.”

Ramasse les paiements enregistrés dans OrbisX depuis le dernier relevé et lance le Zap une fois par paiement trouvé.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
seulement quand New Payment Hook n'est pas une option pour ton Zap.
Attention
sa description officielle est celle de la version Hook, mot pour mot ; tu ne verras la différence que dans l'attente.
22

New Payment Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new payment is created.”

Argent encaissé, Zap lancé. Chaque paiement créé dans OrbisX remonte tout droit à Zapier, et la suite ne dépend d'aucun relevé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
remercier le client par SMS, ou le marquer comme payé dans ta liste marketing, une fois le règlement saisi.
Attention
aucun déclencheur ne couvre un remboursement ni un paiement refusé ; ne construis rien qui en attende un.
23

New Tag Added to Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is added to a client”

Fait d'une étiquette un interrupteur. Pose une étiquette sur un client dans OrbisX, et le Zap démarre avec ce client.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'accueil étiquette un client « flotte d'entreprise » et le Zap l'ajoute à la liste de suivi des flottes.
Attention
n'importe quelle étiquette ajoutée lance le Zap ; un filtre, sur plan payant, permet de ne garder que la bonne.
24

New Tag Added to Event

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is added to an event”

Surveille les étiquettes des rendez-vous. Ajoute-en une à un rendez-vous dans OrbisX, le Zap reçoit ce rendez-vous.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
étiqueter un chantier « photos à faire » et laisser le Zap rappeler au technicien les clichés avant et après.
Attention
sans filtre, chaque étiquette sur chaque rendez-vous lance le Zap, et chaque action derrière compte une tâche.
25

New Tag Added to Lead

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is added to a lead”

Les étiquettes de prospects deviennent des consignes : étiqueter un prospect dans OrbisX le confie à ton Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
marquer un prospect « chaud » et l'envoyer dans la liste de tâches du commercial qui rappelle.
Attention
les étiquettes posées par un autre de tes Zaps lancent aussi celui-ci ; vérifie que deux Zaps ne s'étiquettent pas en cercle.
26

New Tag Removed From Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is removed from a client”

L'interrupteur inverse. Retire une étiquette d'un client dans OrbisX, et le Zap part avec ce client.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
sortir un client de la liste de rappels d'entretien quand son étiquette « abonné » disparaît.
Attention
il ne réagit qu'au retrait de l'étiquette ; il ne te dit rien d'autre sur la fiche du client.
27

New Tag Removed From Event

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is removed from an event”

Part quand une étiquette quitte un rendez-vous, et passe ce rendez-vous au Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
effacer le drapeau « pièces en attente » sur le tableau de l'équipe quand l'étiquette est levée dans OrbisX.
Attention
ne l'associe à New Tag Added to Event que si les deux Zaps ne peuvent jamais défaire le travail l'un de l'autre.
28

New Tag Removed From Lead

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a tag or label is removed from a lead”

Enlever une étiquette à un prospect dans OrbisX envoie ce prospect dans le Zap, le miroir de New Tag Added to Lead.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
arrêter une séquence d'emails de relance quand le prospect perd l'étiquette « devis envoyé ».
Attention
convertir le prospect en client est un autre événement, capté par Lead Converted to Client et pas par celui-ci.
29

Updated Invoice Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an invoice is updated”

Les changements d'une facture arrivent droit au Zap : OrbisX signale chaque mise à jour à Zapier, facture comprise.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
garder la copie de la facture dans ton outil comptable conforme à ce que dit OrbisX.
Attention
chaque mise à jour est une exécution à part avec ses tâches ; une rafale de corrections sur une facture finit par peser.
30

Updated Events Hook

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an event is updated.”

Toute mise à jour d'un rendez-vous dans OrbisX remonte à Zapier et lance le Zap avec le rendez-vous dans son nouvel état.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tenir à jour l'agenda partagé ou le rappel envoyé au client quand un chantier est décalé.
Attention
si un de tes Zaps réécrit le même rendez-vous via un autre outil, ce déclencheur voit le changement et repart.
Actions

Les 7 actions OrbisX

OrbisX te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Client

Action

Dans Zapier“Creates a new client.”

Ouvre une fiche client dans OrbisX à partir de ce qui est arrivé au Zap : un formulaire, un outil de paiement, une ligne de tableur.

Quand l'utiliser
un client réserve ou paie ailleurs et doit exister dans OrbisX avant son passage à l'atelier.
Attention
Contact / Full Name est obligatoire ; sans nom relié, l'étape échoue, sans coûter de tâche.
2

Create Event

Action

Dans Zapier“Creates a new event.”

Place un rendez-vous dans le planning OrbisX, avec un titre, une date, une heure et un membre de l'équipe assigné.

Quand l'utiliser
une réservation confirmée dans un autre agenda doit apparaître dans OrbisX pour l'atelier.
Attention
Title, Event Date, Event Time et Assigned Staff Member sont tous obligatoires, et le membre se choisit parmi les utilisateurs du compte.
3

Create Expense

Action

Dans Zapier“Creates a new expense.”

Enregistre un frais dans OrbisX, pour que les dépenses de l'atelier côtoient ses chantiers.

Quand l'utiliser
une facture fournisseur arrive par email ou dans ta compta et doit aussi figurer dans OrbisX.
Attention
Amount, Category et Vendor/Supplier sont obligatoires, et le montant attend deux décimales.
4

Create Journal Entry

Action

Dans Zapier“Creates a journal entry in the system”

Laisse une note écrite dans le journal d'un prospect ou d'un client, l'historique que l'équipe lit avant de rappeler.

Quand l'utiliser
tracer qu'un devis est parti ou qu'un appel a été manqué, sans que personne le tape.
Attention
Journal Target et Target ID (lead or client ID) sont obligatoires en plus du texte ; la fiche doit venir d'une étape précédente.
5

Create Lead

Action

Dans Zapier“Creates a new lead.”

Inscrit un prospect dans OrbisX, prêt pour ton suivi habituel.

Quand l'utiliser
faire entrer dans le CRM les demandes venues des pubs, du chat ou d'une page de campagne, au lieu de les recopier.
Attention
Contact / Full Name est obligatoire, et un Zap lancé par New Leads Hook ne doit jamais finir ici.
6

Save Client Communication

Action

Dans Zapier“Saves email or SMS content to a client profile”

Range un email ou un SMS sur la fiche d'un client, pour que l'échange vive dans OrbisX même s'il a eu lieu ailleurs.

Quand l'utiliser
les SMS partis d'un autre outil de messagerie doivent rejoindre l'historique du client.
Attention
OrbisX retrouve le client par le téléphone ou l'email fourni : relie une valeur qui correspond à une fiche existante.
7

Update Lead

Action

Dans Zapier“Updates a new lead”

Modifie un prospect déjà présent dans OrbisX, la seule action de modification de l'intégration.

Quand l'utiliser
un prospect remplit un second formulaire ou répond à un devis, et sa fiche doit le refléter.
Attention
placer Find Leads juste avant est la façon habituelle de viser le bon prospect.
Recherches

Les 3 recherches OrbisX

3 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans OrbisX, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve une fiche déjà présente dans OrbisX et la passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Toute recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.

1

Find Clients

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Client in OrbisX”

Retrouve un client existant dans OrbisX, pour qu'une étape suivante écrive sur la bonne fiche.

Quand l'utiliser
avant Create Journal Entry, quand le déclencheur vient d'un autre outil et ne connaît qu'un email ou un nom.
Attention
l'éditeur affiche aussi Find or Create Client ; c'est cette même recherche avec la case de création cochée, pas une opération de plus.
2

Find Client Events

Recherche

Dans Zapier“Finds a list of client's events in OrbisX”

Renvoie les rendez-vous d'un client, la liste des chantiers déjà enregistrés pour lui.

Quand l'utiliser
vérifier qu'un habitué n'a pas déjà un créneau avant qu'un Zap en réserve un autre.
Attention
elle peut trouver plusieurs rendez-vous ; choisis la bonne option dans If multiple search results are found? avant de t'y fier.
3

Find Leads

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a Lead in OrbisX”

Repère un prospect déjà présent, l'étape qui permet à Update Lead de viser la bonne personne.

Quand l'utiliser
un deuxième formulaire arrive de quelqu'un qui est déjà prospect et ne doit pas devenir un doublon.
Attention
Find or Create a Lead est cette même recherche avec la case de création cochée ; elle ne compte pas comme une opération séparée.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap, et les étapes qui en dépendent sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et Zapier demande les champs pour créer la fiche manquante.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs fiches correspondent : garder la première (par défaut), arrêter le Zap, ou les passer toutes d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap OrbisX casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à OrbisX et ne lui connaît aucune limite propre. Ce qui casse, c'est ce qui casse partout, avec quelques nuances OrbisX.

Quatre cas couvrent l'essentiel des pannes. Si l'un d'eux grignote déjà ton quota, passe par la page Dépannage Zapier.

  • Rien d'avant la publication

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les clients, prospects ou factures déjà dans OrbisX ne sont jamais repris ; les déplacer est un autre chantier.

  • Le Zap qui se relance lui-même

    New Leads Hook avec Create Lead, New Clients Hook avec Create Client, New Events Hook avec Create Event : écrire là où le déclencheur regarde relance le Zap et vide le quota.

  • Les imports massifs freinés

    Un déclencheur qui renvoie d'un coup un énorme lot, après un import dans OrbisX ou une migration, peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier.

  • Jamais deux fois le même élément

    Sur les déclencheurs par interrogation comme New Clients, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : la même fiche ne relance pas le Zap une seconde fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser OrbisX avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration OrbisX Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration OrbisX Zapier est-elle gratuite ?
Oui, OrbisX marche sur le plan gratuit de Zapier, elle n'est pas réservée aux plans payants. Le gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap se limite à deux étapes : un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche comme Find Clients ou une deuxième action font passer le Zap en multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Le prix de l'abonnement OrbisX lui-même est une autre question, que cette page ne traite pas.
02Combien de tâches consomme un Zap OrbisX ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap lancé par New Payment Hook avec une seule action coûte une tâche par paiement ; avec deux actions, deux tâches. Une action qui échoue ne compte pas. Méfie-toi des déclencheurs qui peuvent tourner plusieurs fois pour un seul moment, comme New Invoice Hook Event Completed, qui envoie chaque facture rattachée au rendez-vous terminé : les actions derrière peuvent tourner une fois par facture.
03OrbisX fonctionne-t-il en temps réel avec Zapier ?
Pour 20 de ses 30 déclencheurs, oui : ils sont instantanés, OrbisX prévient Zapier au moment de l'événement et le Zap part quel que soit ton plan. Les 10 autres fonctionnent par interrogation : Zapier passe voir à un intervalle qui dépend du plan, 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. La plupart ont un jumeau Hook, comme New Clients et New Clients Hook : prends la version Hook quand elle existe.
04Que faut-il pour connecter un compte OrbisX à Zapier ?
Un compte OrbisX, plus un accès en lecture ou en écriture sur les fiches que tu n'as pas créées mais que le Zap doit toucher. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, cherche OrbisX, clique sur Add connection, identifie-toi dans l'onglet qui s'ouvre et donne l'accès. Prends un identifiant qui voit toute l'équipe : Create Event exige un membre assigné choisi parmi les utilisateurs du compte. Avec un accès restreint, la liste des membres proposés se réduit.
05Pourquoi un Zap OrbisX tourne-t-il en boucle ?
Très probablement parce qu'il écrit là où son propre déclencheur regarde. Un Zap qui part de New Leads Hook et finit par Create Lead, ou qui part de New Events Hook et finit par Create Event, se relance à chaque fiche qu'il crée. Chaque tour coûte une tâche. Pour casser le cercle, change de déclencheur ou ajoute un filtre qui ne laisse passer que les fiches voulues, ce qui suppose un plan payant.
06Et si l'opération OrbisX dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne la propose tout simplement pas pour OrbisX aujourd'hui. La liste compte 30 déclencheurs, 7 actions et 3 recherches, avec des manques nets : aucune action ne supprime, seuls les prospects se modifient, et factures, devis et paiements se lisent par déclencheur sans jamais se créer. Un contournement existe parfois avec ce qui est là, par exemple Create Journal Entry pour garder une info qu'OrbisX ne stocke pas ailleurs. Si le manque est central, un autre outil d'automatisation peut mieux convenir.
07Zapier, Make ou n8n pour OrbisX ?
Tranche par critères, pas par marque. Sur Zapier, OrbisX offre 30 déclencheurs dont 20 instantanés, 7 actions et 3 recherches, et marche en gratuit dans la limite de deux étapes. Vérifie d'abord si l'autre outil propose l'opération qu'il te faut, surtout les déclencheurs instantanés comme Completed Event Hook. Compare ensuite la façon dont chacun compte ce qu'il facture et ce qui se passe au-delà de deux étapes, puisque c'est là que la facture Zapier grimpe.
Même plateforme

Autres docs utiles sur ce stack.

Voir toutes les intégrations