Integración Pabau ZapierAutomatiza Pabau con Zapier.
La integración Pabau Zapier ofrece 16 disparadores, 7 acciones y 2 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos, la app funciona con el plan gratuito y Zapier aún la marca como beta. Aquí tienes qué hace cada paso, cuánto cuesta y dónde falla.
App en beta Zapier todavía marca esta integración como beta.
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Qué hace la integración Pabau Zapier en tu clínica
La integración Pabau Zapier conecta Pabau, el CRM pensado para clínicas médicas y de estética, con el resto de tus herramientas. Se reserva una cita, se cobra un pago, se pierde un lead: Zapier recoge el evento y ejecuta los pasos que has definido. Sin copiar datos de una pantalla a otra y sin depender de la memoria de nadie.
Tres resultados que se montan a menudo. Una agenda que se llena sola: una solicitud de cita recibida en un formulario pasa por Create Appointment y aparece en el calendario de Pabau, con confirmación por email o SMS si la activas. Un historial de contactos completo: Log Communication anota en la ficha del paciente el SMS o el WhatsApp que envió otra herramienta. Un control de caja sin hojas manuales: New Payment y Refunded Payment llevan cada movimiento a la hoja de tu gestoría.
Lo que Zapier no hace aquí. No hay acción para cancelar o mover una cita, ni para emitir una venta, ni para borrar un paciente. Log Communication registra el mensaje, pero no lo envía. Y un Zap nunca recupera el pasado: solo cuenta lo que ocurre después de activarlo.
La ventaja está en la velocidad: los 16 disparadores de Pabau son instantáneos, así que el plan gratuito reacciona igual de rápido que el más caro. Si quieres una visión general de la herramienta, tienes la Reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda esta página. Aquí van, una sola vez, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando justo ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier. Cada acción que tu Zap completa con éxito es una tarea, y tu plan cuenta tareas.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la propia app. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo fijo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes puedan usar lo que encontró.
- Conexión
- Tu cuenta de Pabau vinculada una vez a Zapier y reutilizada después por cada paso de cada Zap que use Pabau.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Pabau
El disparador no cuesta nada. Cada acción que sale bien cuesta una tarea, y la que falla no se descuenta.
- Disparador0 tareas
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
- Disparadores de Pabau16 instantáneos, 0 por consulta
Así que un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos como máximo: un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que exige plan de pago. Pabau no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito. La tabla de consulta de abajo no afecta a Pabau, porque todos sus disparadores son instantáneos.
Conecta tu cuenta de Pabau a Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador. Solo necesitas tener ya una cuenta en Pabau.
- 02
Elige Pabau
Escribe Pabau, selecciona la app y pulsa Add connection. Zapier abre una pestaña nueva donde inicias sesión en Pabau con el usuario en cuyo nombre actuarán los Zaps.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier en la cuenta. Comprueba que ese usuario puede leer o modificar las fichas de pacientes, los leads y la agenda que tocarán tus Zaps, también los que no son suyos.
Tu primer Zap de Pabau: marcar cada reembolso en la ficha
ObjetivoCada reembolso registrado en Pabau deja una nota en la ficha del paciente y un aviso visible para recepción.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Pabau como app y Refunded Payment como evento, y luego tu conexión de Pabau. Con dos acciones, el Zap es de varios pasos y necesita plan de pago.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres reembolsos más recientes de tu cuenta, así configuras los pasos siguientes sobre un caso real y no sobre una ficha vacía.
- 03
Añade Add Note to Client
Añade una acción de Pabau, Add Note to Client. Asigna el Client que llega con el pago y escribe en Note el importe devuelto, que aparece en negativo.
- 04
Añade Add Alert to Client
Segunda acción: Add Alert to Client, con un Alert Text breve, por debajo de 150 caracteres. Deja Critical sin marcar si no quieres que salte antes de cada reserva.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción y revisa el resultado en Pabau. Después pulsa Publish para activar el Zap. Cada reembolso costará dos tareas.
Los 16 disparadores de Pabau, uno a uno
16 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Pabau, y 16 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Canceled Appointment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an appointment is canceled in Pabau.”
Un paciente anula su cita en Pabau y tu Zap se pone en marcha. El hueco que queda en la agenda pasa a ser un dato aprovechable fuera del calendario.
Deleted Shift
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a staff shift is deleted from the Pabau scheduler.”
En el cuadrante del personal, este disparador reacciona cuando alguien borra un turno del planificador de Pabau.
Lead Lost
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a lead is marked as lost in Pabau.”
Cuando un lead queda marcado como perdido en Pabau, el Zap toma el relevo. Ahí suele acabarse la historia de un prospecto, así que conviene guardar el rastro.
Lead Won
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a lead is marked as won (converted) in Pabau.”
La cara buena del anterior: arranca cuando un lead se marca como ganado, es decir, convertido, en Pabau.
New Appointment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new appointment is booked in Pabau.”
Cada cita nueva reservada en Pabau activa este disparador. Es el punto de partida típico de una clínica: una reserva implica recordatorios, preparación y seguimiento.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client (patient) is created in Pabau.”
Toda ficha nueva de cliente, o sea de paciente, creada en Pabau pasa por aquí, la haya dado de alta recepción u otro Zap.
New Lead
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new lead is created in Pabau.”
Un prospecto entra en Pabau, venga del canal que venga, y este disparador se lo pasa a Zapier sin esperas.
New Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a payment is recorded in Pabau — includes the amount, method, invoice ID, parent invoice and client.”
Con cada pago registrado en Pabau, Zapier recibe el importe, el método de pago, el número de factura, la factura principal y el paciente.
New Sale
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a sale (invoice) is raised in Pabau — includes every sale item, payment, the client and the biller.”
Pabau trata una venta como una factura; este disparador salta al emitirse una, con cada línea de venta, los pagos, el paciente y quien la facturó.
New Shift
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a staff shift is created on the Pabau scheduler.”
Un responsable añade un turno al planificador de Pabau y el Zap se entera. Los cambios de cuadrante se pierden fácilmente si van de boca en boca.
Refunded Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a payment is refunded in Pabau (refund payments carry negative amounts).”
La devolución de un pago en Pabau dispara este evento. El importe llega en negativo, lo que simplifica las cuentas en una hoja que también recoge los cobros.
Rescheduled Appointment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an appointment is rescheduled in Pabau.”
El paciente cambia el día de su sesión: Pabau mueve la cita y este disparador señala justo ese cambio de horario.
Updated Appointment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an appointment is updated in Pabau.”
Es la red más amplia de la agenda: cualquier cambio en una cita existente de Pabau lo activa.
Updated Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client (patient) record is updated in Pabau.”
Cualquier retoque de una ficha de paciente en Pabau despierta este disparador.
Updated Lead
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a lead is updated in Pabau.”
A lo largo del embudo, un lead cambia a menudo; cada modificación guardada en Pabau puede viajar ahora a otra herramienta.
Updated Shift
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a staff shift is updated on the Pabau scheduler.”
Horario retrasado, centro cambiado: la modificación de un turno que ya estaba en el planificador de Pabau llega al Zap.
Las 7 acciones de Pabau, agrupadas por uso
Pabau te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Alert to Client
AcciónEn Zapier“Adds an alert (medical/staff warning banner) to a client in Pabau.”
Pone una alerta a un paciente: un aviso médico o interno que se muestra como banner en su ficha. Los hashtags como #allergy se convierten en etiquetas de patología.
Add Note to Client
AcciónEn Zapier“Adds a note to a client's record in Pabau.”
Escribe una nota en la ficha de un paciente, para que lo recogido en otra herramienta quede junto a su historial.
Add Note to Lead
AcciónEn Zapier“Adds a note to a lead in Pabau.”
Adjunta una nota a un lead de Pabau, de modo que el contexto de una conversación quede pegado al prospecto.
Create Appointment
AcciónEn Zapier“Books a new appointment in the Pabau calendar.”
Reserva una cita en el calendario de Pabau desde otra herramienta, ya sea un formulario web o una petición recibida por email.
Create Lead
AcciónEn Zapier“Creates a new lead in the Pabau leads pipeline.”
Mete un prospecto en el embudo de leads de Pabau, para que las consultas de anuncios o formularios lleguen adonde trabaja tu equipo comercial.
Create or Update Client
AcciónEn Zapier“Creates a client (patient) in Pabau, or updates the existing one when the email already matches a client.”
Da de alta un paciente en Pabau o actualiza su ficha si el email ya coincide con un cliente existente. Un paso, sin duplicados.
Log Communication
AcciónEn Zapier“Records an email, SMS, letter, WhatsApp message or call on a client or lead's Pabau timeline. This logs the communication — it does not send it.”
Anota un email, SMS, carta, mensaje de WhatsApp o llamada en la línea de tiempo de Pabau de un paciente o un lead. Registra el contacto, no lo envía.
Las 2 búsquedas de Pabau y sus ajustes
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Pabau, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un paciente o un lead que ya existe, para que la acción siguiente sepa en qué ficha escribir. En el editor, las búsquedas de Pabau están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Algunos campos ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda por ti. Recuerda que una búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos.
Find Client
BúsquedaEn Zapier“Finds a client (patient) in Pabau by email or name.”
Localiza un paciente en Pabau por email o por nombre y entrega su identificador a los pasos siguientes.
Find Lead
BúsquedaEn Zapier“Finds a lead in Pabau by email or name.”
Encuentra un lead existente a partir de un email o un nombre, para escribir en él en lugar de crear otro.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en «buscar o crear». Pabau no ofrece esa variante en sus dos búsquedas: para crear un paciente que falta, usa Create or Update Client.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varias fichas: quedarse con la primera (por defecto), detener el Zap o pasarlas todas juntas.
Cuando un Zap de Pabau falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Pabau y la app no documenta límites propios. Lo que falla es lo que falla en cualquier Zap, más algunas trampas en las que las acciones de Pabau hacen fácil caer.
Seis casos que conviene conocer antes de publicar. Si el Zap sigue dando guerra, la página de Depuración Zapier repasa las causas habituales.
Las citas antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Las citas, pacientes y pagos que ya existían no se recogen; mover ese histórico es otro trabajo.El Zap se reactiva sin parar
Updated Client alimentando Create or Update Client sobre el mismo paciente es un bucle: cada escritura genera otra actualización y tus tareas se evaporan.Una importación masiva se queda parada
Al importar una lista grande de pacientes o leads, New Client o New Lead devuelven un lote enorme de golpe. La protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.La alerta se rechaza
Add Alert to Client limita Alert Text a 150 caracteres. Un texto largo sacado de un formulario no cabe: recórtalo o mándalo con Add Note to Client.El paciente no recibió nada
Log Communication anota un email, SMS o llamada en el historial, pero no envía nada. El envío corresponde a tu herramienta de email o de SMS.El Zap se para tras una búsqueda
Find Client o Find Lead no encontró nada con el ajuste por defecto, así que se saltaron los pasos siguientes. Actívalo solo si el Zap puede seguir sin resultado.
¿Necesitas ayuda para automatizar Pabau con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
