Integración PassEngine ZapierAutomatiza PassEngine con Zapier.
La integración PassEngine Zapier trae 4 disparadores y 6 acciones, con 0 búsquedas. Los cuatro disparadores son instantáneos: un cliente nuevo, un pase, un escaneo o un cambio de estado arrancan tu automatización sin esperas, incluso gratis.
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Qué hace de verdad la integración PassEngine Zapier
PassEngine gestiona carnés de socio virtuales y pases QR para eventos, recintos y organizaciones. Conectado a Zapier, avisa de lo que les pasa a tus clientes y a tus pases (altas, escaneos, cambios de estado) y deja que tus otras herramientas creen clientes, emitan pases, los revoquen, los reactiven o registren un escaneo.
Hay tres montajes que se repiten. Un carné para cada socio nuevo, sin teclear: un alta en tu formulario o tu tienda lanza Create Client y luego Create Pass, y la persona tiene su tarjeta antes de que te des cuenta. Un acceso que va con el pago: si una cuota deja de cobrarse en otra herramienta, Revoke Pass apaga el carné; cuando vuelve a pagar, Activate Pass enciende el mismo carné. Un control de asistencia ya hecho: Pass Scanned salta con cada escaneo correcto, así que las entradas a un gimnasio, un coworking o un congreso acaban en una hoja de cálculo o en tu CRM.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay paso de búsqueda, de modo que un Zap no puede localizar un pase o un cliente existente a partir de un email. El pase tiene que venir de un paso anterior. Tampoco hay forma de borrar un pase; revocarlo es lo máximo. Y ningún disparador recupera el pasado, porque un Zap solo ve lo que ocurre después de activarlo.
Si aún estás eligiendo herramienta, empieza por la reseña de Zapier y sigue con Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, en corto
Siete palabras sostienen toda la página. Aquí van en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, aquí algo que le pasa a un cliente o a un pase de PassEngine. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe o cambia algo por ti, como emitir o revocar un pase.
- Tarea
- Lo que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. La cifra de tu plan cuenta esas acciones y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto intervalo fijo. Uno instantáneo lo comunica la propia app, sin esperar a la revisión.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo frena en seco si no.
- Conexión
- Tu cuenta de PassEngine enlazada una vez con Zapier y ofrecida luego a cada paso de PassEngine en todos los Zaps que montes.
Cuánto cuesta PassEngine en Zapier
PassEngine no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. El disparador nunca gasta tareas; cada acción que sale bien cuesta una, y la que falla no se descuenta.
- DisparadorNo gasta tareas
- Acción completada1 tarea
- Acción fallidaNo se cuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Disparadores de PassEngine4 instantáneos, 0 por consulta
El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. El alta de socio de más arriba, con Create Client y después Create Pass, ya tiene tres pasos, así que necesita un plan de pago, igual que cualquier Zap con filtro. La tabla de intervalos de abajo nunca se aplica aquí: los cuatro disparadores son instantáneos. Ojo también: algunas apps y acciones gastan más de una tarea cada una.
Conecta tu cuenta de PassEngine en tres pasos
- 01
Empieza en la página de apps
En tu cuenta de Zapier abre Apps y pulsa + Add connection. En la ventana que aparece, escribe PassEngine en el buscador y selecciona la app en los resultados.
- 02
Entra en PassEngine
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva que te pide iniciar sesión en PassEngine. Usa la cuenta que guarda los clientes y los pases que tus Zaps van a leer y cambiar.
- 03
Concede el acceso
Deja entrar a Zapier en la cuenta. La conexión queda guardada y cada paso de PassEngine te la ofrece en una lista. Si los clientes o pases los gestiona otra persona, consigue antes permiso de lectura o escritura.
Tu primer Zap: un pase para los clientes nuevos que toca
ObjetivoCuando se crea un cliente en PassEngine, quedarte solo con los que marca tu regla y emitirles un pase.
- 01
Configura el disparador
Crea un Zap, elige PassEngine como app y New Client como evento, y después selecciona tu conexión de PassEngine en la lista que aparece.
- 02
Prueba con datos reales
Lanza la prueba del disparador: Zapier trae los tres clientes más recientes de la cuenta. Así configuras lo que sigue sobre una ficha real y no sobre una vacía.
- 03
Añade un filtro
Pulsa el icono más y añade Filter. Indica el campo a mirar, la regla y el valor. Un filtro convierte el Zap en uno de varios pasos: necesita plan de pago.
- 04
Añade Create Pass
Añade PassEngine con Create Pass. Rellena el campo Type, que es obligatorio, y lleva los datos del cliente que trae el disparador a los demás campos que necesites.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso y lee lo que devuelve, comprobando que el pase lleva los datos del cliente. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activar el Zap.
Los 4 disparadores de PassEngine
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en PassEngine, y 4 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
Arranca el Zap cada vez que aparece una ficha de cliente en PassEngine. El cliente es la persona que hay detrás de los pases, así que este disparador es la puerta de entrada para todo lo que debe ocurrir una vez por socio nuevo, antes incluso de que exista un pase.
New Pass
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new pass is created.”
Salta con cada pase creado en PassEngine, tanto si alguien lo hizo a mano en la app como si lo emitió un Zap. El pase recién creado pasa a los pasos siguientes, útil para todo lo que acompaña la emisión de un carné o una entrada.
Pass Scanned
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a pass is successfully scanned.”
Reacciona a cada escaneo correcto de un pase. Es el momento en que alguien entra de verdad: el disparador de la asistencia, las visitas y el control de acceso, más que del papeleo.
Pass Status Changed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a pass status changes (active, used, expired, revoked).”
Se activa cuando un pase cambia de estado: activo, usado, caducado o revocado. Un único disparador cubre toda la vida de un carné y te ahorra montar un Zap por estado.
Las 6 acciones de PassEngine
PassEngine te da 6 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Activate Pass
AcciónEn Zapier“Re-activates a revoked pass.”
Reactiva un pase revocado. Vuelve el mismo pase, no uno nuevo, así que no hace falta emitir otro.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en PassEngine con datos que vienen de fuera, como un formulario de inscripción o un pedido online. Así los pases que emitas después tienen a quién pertenecer.
Create Pass
AcciónEn Zapier“Creates a new single or multi-use pass.”
Emite un pase nuevo, de un solo uso o de varios. El de un uso encaja con una entrada para un concierto; el de varios, con un carné de socio que se escanea en cada visita.
Revoke Pass
AcciónEn Zapier“Deactivates a pass.”
Desactiva un pase. Sigue en PassEngine pero deja de ser válido: es lo más parecido a retirar un acceso que ofrece esta integración.
Scan Pass
AcciónEn Zapier“Scans a pass by its code.”
Registra un escaneo que llega de otro sistema, usando el código del pase. Un torno, un quiosco o una ticketera cuentan entonces como control de PassEngine, sin app de escaneo de por medio.
Update Pass
AcciónEn Zapier“Updates fields on an existing pass.”
Cambia campos de un pase que ya existe, sin emitir otro. El titular conserva su carné y solo cambian los datos.
Cuando un Zap de PassEngine falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a PassEngine ni indica límites propios de la app. Los fallos vienen de cómo funcionan los Zaps en general, y PassEngine ofrece varias formas de chocar con ellos.
Estos cuatro casos cubren casi todo. Si un Zap se para sin motivo claro, tienes la página de depuración Zapier.
Los socios que ya tenías no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los clientes y pases creados antes se quedan fuera; recuperar el histórico es otro trabajo.El Zap se alimenta solo
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador, como Create Client bajo New Client, se relanza sin parar y agota tus tareas enseguida.Una importación masiva frena el disparador
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras importar toda una lista de socios por ejemplo, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un mismo elemento no entra dos veces
En los disparadores por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio para que un elemento no arranque el Zap dos veces. Los cuatro de PassEngine son instantáneos, así que esa salvaguarda no es la que los rige.
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Una persona lee cada mensaje.
