Ressources · Intégration Zapier

Intégration PassEngine ZapierAutomatiser PassEngine avec Zapier.

L'intégration PassEngine Zapier compte 4 déclencheurs et 6 actions, pour 0 recherche. Les quatre déclencheurs sont instantanés : un nouveau client, un pass, un scan ou un changement de statut lance ton automatisation sans attente, même en gratuit.

Voir les 10 opérations

Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth

Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration PassEngine Zapier

PassEngine gère des cartes de membre virtuelles et des passes QR pour des événements, des lieux et des organisations. Relié à Zapier, il signale ce qui arrive à tes clients et à tes passes (création, scan, changement de statut) et laisse tes autres outils créer des clients, émettre des passes, les révoquer, les réactiver ou enregistrer un scan.

Trois montages reviennent sans cesse. Une carte pour chaque nouvel adhérent, sans saisie : une inscription dans ton formulaire ou ta boutique lance Create Client, puis Create Pass, et la personne a sa carte avant que tu y penses. Un accès qui suit le paiement : quand un abonnement s'arrête ailleurs, Revoke Pass coupe la carte ; quand la personne repaie, Activate Pass rallume la même carte. Un registre de présence tout fait : Pass Scanned part à chaque scan réussi, donc les passages dans une salle de sport, un espace de coworking ou un congrès arrivent dans un tableur ou un CRM.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune étape de recherche, donc un Zap ne peut pas retrouver un pass ou un client existant à partir d'un e-mail. Le pass doit venir d'une étape précédente. Rien ne supprime un pass non plus : la révocation est le geste le plus fort. Et aucun déclencheur ne relit le passé, puisqu'un Zap ne voit que ce qui arrive après son activation.

Pour te faire une idée de l'outil, il y a l'avis Zapier ; pour comparer, n8n vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots portent toute la page. Les voici en langage courant.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, ici quelque chose qui arrive à un client ou à un pass PassEngine. Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit ou modifie quelque chose à ta place, comme émettre ou révoquer un pass.
Tâche
Ce que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le chiffre de ton plan compte ces actions-là, rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Zapier vérifie un déclencheur par interrogation à intervalle fixe. Un déclencheur instantané, c'est l'app qui prévient Zapier elle-même.
Filtre
Une étape qui ne laisse passer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête net sinon.
Connexion
Ton compte PassEngine relié une fois à Zapier, puis proposé à chaque étape PassEngine de tous les Zaps que tu construis.
Coût

Combien coûte PassEngine sur Zapier

PassEngine n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte jamais de tâche ; chaque action réussie en coûte une, et une action qui échoue n'est pas décomptée.

  • DéclencheurAucune tâche
  • Action réussie1 tâche
  • Action échouéeNon comptée
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Déclencheurs PassEngine4 instantanés, 0 par interrogation

Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Le parcours d'inscription décrit plus haut, avec Create Client puis Create Pass, fait déjà trois étapes : il faut un plan payant, comme pour tout Zap avec un filtre. La grille d'intervalle ci-dessous ne s'applique jamais ici, les quatre déclencheurs sont instantanés. Et quelques apps ou actions coûtent plus d'une tâche chacune.

Connexion

Connecter ton compte PassEngine en trois étapes

  1. 01

    Pars de la page des apps

    Dans ton compte Zapier, ouvre Apps et clique sur + Add connection. Dans la fenêtre qui s'affiche, tape PassEngine dans le champ de recherche et sélectionne l'app.

  2. 02

    Connecte-toi à PassEngine

    Clique sur Add connection. Un nouvel onglet te demande tes identifiants PassEngine. Choisis le compte qui détient les clients et les passes que tes Zaps vont lire et modifier.

  3. 03

    Donne l'accès

    Autorise Zapier à entrer dans le compte. La connexion est enregistrée, et chaque étape PassEngine la propose dans une liste. Pour des clients ou des passes gérés par quelqu'un d'autre, obtiens d'abord un droit de lecture ou d'écriture.

Premier Zap

Ton premier Zap : un pass pour les bons nouveaux clients

ObjectifQuand un client est créé dans PassEngine, ne garder que ceux que ta règle retient, puis leur créer un pass.

  1. 01

    Règle le déclencheur

    Crée un Zap, prends PassEngine comme app et New Client comme événement, puis choisis ta connexion PassEngine dans la liste proposée.

  2. 02

    Teste sur du réel

    Lance le test du déclencheur : Zapier ramène les trois clients les plus récents du compte. La suite se règle sur une vraie fiche, pas sur une fiche vide.

  3. 03

    Ajoute un filtre

    Clique sur l'icône plus et ajoute Filter. Indique le champ à regarder, la règle et la valeur. Un filtre rend le Zap multi-étapes : il faut un plan payant.

  4. 04

    Ajoute Create Pass

    Ajoute PassEngine avec Create Pass. Remplis le champ Type, obligatoire, puis place les données du client venues du déclencheur dans les autres champs utiles.

  5. 05

    Teste et publie

    Teste chaque étape et lis ce qui revient, en vérifiant que le pass porte bien les données du client. Quand tout colle, clique sur Publish pour allumer le Zap.

Déclencheurs

Les 4 déclencheurs PassEngine

4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans PassEngine, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new client is created.”

Lance le Zap à chaque nouvelle fiche client dans PassEngine. Le client, c'est la personne derrière les passes : ce déclencheur est donc la bonne porte d'entrée pour tout ce qui doit arriver une fois par nouvel adhérent, avant même qu'un pass existe.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
recopier chaque nouvel adhérent de ton club dans ton CRM ou ton outil d'e-mailing.
Attention
si un autre Zap utilise Create Client, ces clients-là lancent aussi ce déclencheur.
2

New Pass

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new pass is created.”

Part à chaque création de pass dans PassEngine, qu'il ait été fait à la main dans l'app ou émis par un Zap. Le pass tout neuf est transmis à la suite, pratique pour tout ce qui doit accompagner l'émission d'une carte ou d'un billet.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
tenir un registre des passes émis, ou prévenir le responsable d'une salle qu'un pass invité vient d'être créé.
Attention
un Zap qui surveille ce déclencheur et crée lui-même des passes se relance sans fin.
3

Pass Scanned

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a pass is successfully scanned.”

Réagit à chaque scan réussi d'un pass. C'est l'instant où quelqu'un entre vraiment : le déclencheur des présences, des visites et des contrôles d'accès, plutôt que celui de l'administratif.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
compter les venues de chaque adhérent d'une salle d'escalade, ou pointer les participants d'un séminaire.
Attention
seuls les scans réussis remontent ; un pass refusé à l'entrée ne laisse aucune trace dans ce Zap.
4

Pass Status Changed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a pass status changes (active, used, expired, revoked).”

Se déclenche quand un pass change de statut : actif, utilisé, expiré ou révoqué. Un seul déclencheur couvre toute la vie d'une carte, ce qui t'évite un Zap par état.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
envoyer une relance de renouvellement quand une carte de membre expire, ou alerter l'accueil quand un pass est révoqué.
Attention
il part à chaque changement ; ajoute un filtre sur le statut qui t'intéresse, ce qui rend le Zap multi-étapes.
Actions

Les 6 actions PassEngine

PassEngine te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Activate Pass

Action

Dans Zapier“Re-activates a revoked pass.”

Rallume un pass révoqué. C'est le même pass qui revient, pas un nouveau, donc aucun nouveau pass n’est à émettre.

Quand l'utiliser
quand un abonnement suspendu est réglé, ou qu'une exclusion temporaire prend fin.
Attention
l'action vise les passes révoqués ; Pass est obligatoire, donc le Zap doit connaître le pass exact qu'il avait coupé.
2

Create Client

Action

Dans Zapier“Creates a new client.”

Ajoute un client dans PassEngine à partir de données venues d'ailleurs, comme un formulaire d'adhésion ou une commande en ligne. Les passes émis ensuite ont ainsi une personne à qui appartenir.

Quand l'utiliser
en première étape après l'achat d'une adhésion.
Attention
Name est le seul champ obligatoire ; alimente-le depuis une étape qui en a toujours un.
3

Create Pass

Action

Dans Zapier“Creates a new single or multi-use pass.”

Émet un nouveau pass, à usage unique ou multiple. L'usage unique convient à un billet pour une soirée ; le multiple, à une carte de membre scannée à chaque visite.

Quand l'utiliser
juste après un paiement, ou après Create Client dans le même Zap.
Attention
le champ Type est obligatoire ; règle-le avant le reste.
4

Revoke Pass

Action

Dans Zapier“Deactivates a pass.”

Désactive un pass. Il reste dans PassEngine mais n'est plus valable : c'est ce qui se rapproche le plus d'un retrait d'accès dans cette intégration.

Quand l'utiliser
après un prélèvement refusé, une résiliation ou une exclusion.
Attention
Pass est obligatoire, et la révocation change le statut, donc un Zap sur Pass Status Changed la verra passer.
5

Scan Pass

Action

Dans Zapier“Scans a pass by its code.”

Enregistre un scan venu d'un autre système, à partir du code du pass. Un portique, une borne ou un outil de billetterie comptent alors comme un contrôle PassEngine, sans appli de scan dans la boucle.

Quand l'utiliser
quand les entrées sont validées hors de PassEngine mais doivent y apparaître.
Attention
Pass Code est obligatoire ; le code doit venir du système qui l'a lu.
6

Update Pass

Action

Dans Zapier“Updates fields on an existing pass.”

Modifie les champs d'un pass existant sans en émettre un nouveau. Le porteur garde sa carte, seules les informations changent.

Quand l'utiliser
après un changement de formule ou de coordonnées enregistré dans un autre outil.
Attention
le champ Pass est obligatoire et, sans recherche disponible, le Zap doit déjà porter ce pass depuis son déclencheur.
Quand ça casse

Quand un Zap PassEngine casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à PassEngine et ne signale aucune limite propre à l'app. Les pannes viennent du fonctionnement général des Zaps, et PassEngine offre quelques façons de s'y heurter.

Ces quatre cas couvrent l'essentiel. Pour un Zap qui s'arrête sans explication, il y a la page Dépannage Zapier.

  • Les membres existants ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son activation. Les clients et passes créés avant restent de côté ; reprendre l'historique est un chantier à part.

  • Le Zap s'alimente lui-même

    Un Zap qui écrit là où regarde son propre déclencheur, comme Create Client sous New Client, se relance sans fin et vide ton quota de tâches.

  • Un import massif bloque le déclencheur

    Quand un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après l'import d'une liste complète d'adhérents par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Un même élément ne passe pas deux fois

    Sur un déclencheur par interrogation, Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu, pour qu'un élément ne lance pas le Zap deux fois. Les quatre de PassEngine sont instantanés : ce garde-fou n'est pas ce qui les régit.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser PassEngine avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

PassEngine et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration PassEngine Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle tourne avec le plan gratuit de Zapier, car PassEngine n'est pas réservée aux plans payants. Le plan gratuit comprend 100 tâches par mois et des Zaps illimités. La limite porte sur leur taille : un déclencheur et une action. Un flux qui crée un client puis un pass, ou qui filtre sur un statut, est multi-étapes et demande un plan payant. Une seule action, comme émettre un pass pour chaque nouveau client, tient dans le gratuit.
02Combien de tâches consomme un Zap PassEngine ?
Une tâche par action réussie, aucune pour le déclencheur. Émettre un pass pour chaque nouveau client coûte une tâche par client. Un Zap qui crée un client puis un pass en coûte deux par inscription, le double d'un Zap à une action. Une action qui échoue, parce que le champ Pass vise un pass invisible pour le compte par exemple, n'est pas comptée. Attendre les scans ou les changements de statut ne coûte rien, quel que soit leur nombre.
03PassEngine déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui. Les quatre déclencheurs PassEngine sont instantanés : c'est PassEngine qui prévient Zapier quand un client est créé, qu'un pass est créé ou scanné, ou qu'un statut change, et le Zap part aussitôt. La grille d'intervalle des plans (15 minutes en gratuit) ne concerne que les déclencheurs par interrogation, et PassEngine n'en a aucun. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair. Rien à régler de ton côté : le type est fixé par l'app et ne se change pas depuis l'éditeur.
04Que faut-il pour connecter PassEngine à Zapier ?
Un compte PassEngine, plus un droit de lecture ou d'écriture sur les clients et passes qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher. Côté Zapier, ouvre la page Apps, clique sur + Add connection, choisis PassEngine, connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre et autorise l'accès. La connexion est ensuite enregistrée et resservie à chaque étape PassEngine. Prends le compte qui gère vraiment les passes à révoquer ou à modifier. Une seule connexion suffit pour tous tes Zaps.
05Pourquoi un Zap PassEngine ne retrouve-t-il pas un pass existant ?
Parce que PassEngine n'a aucune étape de recherche sur Zapier. Update Pass, Revoke Pass et Activate Pass exigent un champ Pass obligatoire, Scan Pass un Pass Code, mais rien dans l'intégration ne retrouve un pass à partir d'un e-mail ou d'un nom. Le pass doit arriver par le déclencheur, Pass Status Changed ou New Pass par exemple, ou par une valeur qu'une autre app conserve déjà. Pense le Zap autour de ça avant de le construire.
06Et si l'opération PassEngine dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne sait pas la faire avec cette app aujourd'hui, et aucun réglage ne la fera apparaître. La liste visible compte 4 déclencheurs et 6 actions, sans recherche et sans suppression de pass. Des étapes existantes s'en approchent parfois : Revoke Pass tient lieu de retrait, Activate Pass l'annule. Sinon, le travail se fait directement dans PassEngine, ou dans un outil qui propose cette opération. Mieux vaut le savoir avant de construire.
07Zapier, Make ou n8n pour PassEngine ?
Choisis sur des critères, pas sur un vainqueur. Sur Zapier, PassEngine offre quatre déclencheurs instantanés et six actions, et tourne en plan gratuit tant que chaque Zap reste à deux étapes. Si tes flux enchaînent plusieurs actions ou filtrent sur un statut, prévois un plan payant. Vérifie ensuite que l'autre outil propose les opérations PassEngine dont tu dépends, à commencer par la recherche absente ici, et que ses déclencheurs sont eux aussi instantanés.
Même plateforme

Autres docs utiles sur ce stack.

Voir toutes les intégrations