Integración PayBee ZapierAutomatiza PayBee con Zapier.
La integración PayBee Zapier tiene 1 disparador y 0 acciones, y ese disparador es instantáneo. Cada donación, entrada o pago de subasta que procesa PayBee puede poner en marcha un Zap que lleve la transacción a las demás herramientas de tu ONG.
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Para qué sirve la integración PayBee Zapier
Conecta tu cuenta de PayBee, la plataforma de eventos de recaudación pensada para organizaciones sin ánimo de lucro, con Zapier, para que cada transacción que procesa PayBee active trabajo en otra herramienta. El Zap es la automatización que montas: un disparador y luego las acciones que se ejecutan cada vez. PayBee no está reservada a los planes de pago, así que un Zap de dos pasos funciona gratis.
Un único disparador, New Transaction, y tres usos claros. Una base de donantes que se actualiza sola: cada donación llega como fila o contacto a la herramienta donde tu equipo sigue a los donantes. Un recuento de entradas para la organización: las entradas vendidas llegan a donde se prepara la sala. Un registro de la subasta: los pagos de pujas ganadas llegan a quien cuadra las cuentas después del evento.
El flujo va en un solo sentido. PayBee no tiene ninguna acción en Zapier: un Zap no puede escribir nada en PayBee, ni invitados, ni campañas, ni cambios. Tampoco hay paso de búsqueda. PayBee siempre es el punto de partida y el trabajo se hace en la app siguiente.
Hay una decisión previa. El disparador reacciona a todo tipo de transacciones, y PayBee te deja limitar cuáles envía desde su propio panel, en los ajustes de la integración con Zapier. Limitarlo ahí mantiene el Zap en dos pasos; hacerlo con un filtro de Zapier lo convierte en uno de varios pasos.
Para ver la herramienta con perspectiva, tienes nuestra Reseña de Zapier y la comparativa n8n vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras, una línea cada una. A partir de aquí se usan sin repetir la explicación.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador seguido de una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. En PayBee es una transacción procesada; Zapier la espera con el Zap activado.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, siempre en otra app porque PayBee no tiene.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto intervalo. Uno instantáneo lo avisa la propia app. New Transaction es instantáneo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene si no.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta una segunda acción o un filtro, y entonces pide un plan de pago.
- Conexión
- Tu cuenta de PayBee enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada por cada Zap que salga de PayBee.
Lo que cuesta de verdad un Zap con PayBee
Zapier cobra tareas y solo cuentan las acciones que salen bien. El disparador de PayBee no cuesta nada.
- DisparadorNo gasta tareas
- Acción completada1 tarea cada una
- Acción fallidaNo se descuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- PayBee en gratuitoSí, no está reservada a planes de pago
Cada transacción que pasa por un Zap de una acción cuesta una tarea si esa acción se completa. Con una segunda acción, la misma donación cuesta dos. Una acción fallida no se descuenta, y buscar datos nuevos tampoco cuesta nada. El plan gratuito da 100 tareas al mes y solo Zaps de dos pasos, así que un filtro de Zapier te lleva a un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo afecta a los disparadores por consulta; New Transaction es instantáneo.
Conecta tu cuenta de PayBee en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con buscador. Necesitas una cuenta de PayBee ya creada: Zapier no la crea por ti.
- 02
Elige PayBee e inicia sesión
Escribe PayBee, selecciónala y pulsa Add connection. Inicia sesión en PayBee en la pestaña que aparece, con la cuenta que gestiona los eventos cuyas transacciones quieres enviar.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a entrar en la cuenta. Si los eventos dependen de la cuenta de un compañero, comprueba que tu usuario puede leerlos; si no, el Zap solo se enterará de lo que es tuyo.
Tu primer Zap con PayBee: cada donación anotada en una hoja
ObjetivoCada vez que PayBee procesa una donación, añadir una fila en la hoja de tesorería, sin copiar y pegar después del evento.
- 01
Limita las transacciones en PayBee
En el panel de PayBee, abre los ajustes de la integración con Zapier y deja solo las transacciones que este Zap debe recibir. Hacerlo aquí te ahorra un paso de filtro.
- 02
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige PayBee como app y New Transaction como evento, luego tu conexión. Un rayo en el editor marca el disparador instantáneo.
- 03
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae las tres transacciones más recientes de la cuenta, así que relacionas los campos con una real y no con datos de ejemplo vacíos.
- 04
Añade la acción de la hoja
Añade la hoja de cálculo como acción, elige la hoja y lleva a cada columna los valores de la transacción que trajo la prueba.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez y revisa la fila nueva en la hoja. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap antes de que abra el evento.
El disparador de PayBee en Zapier
1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en PayBee, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Transaction
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when new transaction is processed on PayBee. It could be donation/ticket purchase/auction payment etc. You can filter the transactions by editing Zapier integration in the PayBee Dashboard/Integration.”
Cada pago que procesa PayBee, ya sea una donación, una entrada para una cena benéfica o una puja ganada, llega a tu Zap a través de este disparador. Es la única puerta a los datos de PayBee desde Zapier, así que todo Zap con PayBee empieza aquí.
Cuando un Zap con PayBee falla
Zapier no asocia a PayBee ningún artículo de ayuda ni límite de uso propio. Lo que falla viene de cómo funciona cualquier Zap.
Cuatro casos que conviene conocer antes de tu próximo evento. Si alguno te pasa igualmente, empieza por nuestra página de Depuración Zapier.
Las transacciones pasadas no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Las donaciones y entradas anteriores no pasan nunca; mover ese histórico es otro trabajo.Llegan todos los tipos de transacción
Donaciones, entradas y pagos de subasta arrancan el mismo disparador. Limítalos en el panel de PayBee, o con un filtro, que exige un plan de pago.Lotes grandes retenidos
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación masiva o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo. Apaga el Zap durante esas operaciones.Ningún bucle hacia PayBee
Un Zap que escribe donde mira su propio disparador vuelve a arrancar sin parar. PayBee no tiene acciones, así que ese bucle no puede venir de PayBee: vigila la app en la que escribes.
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