Integración Paymo ZapierAutomatiza Paymo con Zapier.
La integración Paymo Zapier ofrece 16 disparadores, 7 acciones y 2 búsquedas, y todos esos disparadores son instantáneos. Funciona en el plan gratuito, con un matiz: dos pasos por Zap. Aquí tienes qué hace cada operación y cuánto te cuesta.
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Qué hace de verdad la integración Paymo Zapier
Conecta tu cuenta de Paymo (proyectos, control de horas y facturación en una sola herramienta) con el resto de tus aplicaciones a través de Zapier. Algo pasa en Paymo, Zapier se entera y da el siguiente paso por ti. También al revés: un evento en otra herramienta crea un cliente, un proyecto o un registro de horas en Paymo.
Tres resultados que la gente monta primero. Proyectos que nacen solos: salta New Estimate y Create Project abre el proyecto ligado a ese presupuesto. Horas que viajan sin copiar: New Time Entry manda cada registro a la hoja de cálculo con la que facturas o pagas al equipo. Clientes sin duplicados: un formulario arranca el Zap, Find Client by Email comprueba si la persona ya existe y Create Client solo actúa cuando no.
Ahora, lo que Zapier no hace con Paymo. Todas sus acciones crean algo: cliente, gasto, factura, proyecto, lista de tareas, tarea o registro de horas. Ninguna edita ni borra un registro, así que un Zap puede llenar Paymo pero nunca ordenarlo. Las búsquedas solo encuentran clientes (por email) y tareas (por nombre); no hay búsqueda de proyectos ni de facturas.
La buena noticia está en los disparadores: los 16 son instantáneos, algo que pesa mucho en un plan gratuito (el bloque de coste lo explica). Si estás valorando otra herramienta, la misma app tiene su página de Integración Paymo Make.
El vocabulario de Zapier, en palabras normales
Ocho palabras aparecen en todo lo que sigue. Aquí van una sola vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier lo espera: aquí, un registro creado o modificado en Paymo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o crea algo por ti, como una tarea en Paymo.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta exactamente eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo fijo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento del evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijas, y lo detiene ahí si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes lo usen, por ejemplo un cliente de Paymo.
- Conexión
- Tu cuenta de Paymo vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de cada Zap que toque Paymo.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Paymo
Zapier cobra por tareas, y solo una cosa las gasta: una acción que sale bien.
- Disparador0 tareas
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Paymo en el plan gratuitoSí, no reservada a planes de pago
- Disparadores de Paymo16 de 16 instantáneos
El disparador no cuesta nada, y que Zapier vigile Paymo tampoco. Cada acción con éxito cuenta una vez: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. Una acción que falla no se descuenta. Paymo no está reservada a los planes de pago, así que funciona en el gratuito: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Una segunda acción, un filtro o una búsqueda lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a los disparadores por consulta. Los de Paymo son todos instantáneos: tu Zap arranca sin esperar, también en el plan gratuito.
Conecta tu cuenta de Paymo en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de Paymo, y permisos de lectura o escritura sobre lo que no es tuyo pero el Zap tiene que tocar.
- 02
Elige Paymo
Escribe Paymo en el buscador de la ventana que aparece, selecciónala en los resultados y pulsa Add connection para iniciar el vínculo. Se abre una pestaña nueva en el lado de Paymo para iniciar sesión.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Paymo desde esa pestaña y da a Zapier acceso a tu cuenta. La conexión aparece en la página Apps y cualquier Zap que use Paymo la reutiliza sin volver a pedir nada.
Tu primer Zap de Paymo, paso a paso
ObjetivoCada proyecto nuevo de Paymo arranca con su lista de tareas y una primera tarea de inicio.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Paymo como app y New Project como evento, y selecciona la conexión que acabas de crear. Es el evento que lo pone todo en marcha.
- 02
Pruébalo
Lanza la prueba: Zapier trae los tres proyectos más recientes de la cuenta, así configuras lo demás sobre un proyecto real y no sobre un hueco.
- 03
Añade la lista
Añade Paymo con Create Task List. Proyecto y nombre son obligatorios: toma el proyecto del disparador y ponle nombre a la lista.
- 04
Añade la tarea
Añade Create Task con el proyecto, la lista creada en el paso anterior y un nombre. Con dos acciones es un Zap de varios pasos: necesitas plan de pago.
- 05
Comprueba y publica
Prueba cada acción y revisa el resultado en Paymo. Luego pulsa Publish para activar el Zap. Solo reacciona a los proyectos creados a partir de ahí.
Los 16 disparadores de Paymo
16 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Paymo, y 16 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created in Paymo.”
Pone en marcha un Zap cada vez que alguien da de alta un cliente en Paymo. Es el punto de partida natural para todo lo que debe seguir a una cuenta nueva, de la carpeta compartida al correo de bienvenida.
New Client Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client contact is created in Paymo.”
Reacciona cuando se añade una persona de contacto dentro de un cliente. Puede que el cliente ya exista; lo nuevo es el interlocutor con nombre y apellidos en esa cuenta.
New Estimate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created in Paymo.”
Salta cuando se crea un presupuesto en Paymo. El presupuesto es el momento en que una oportunidad se vuelve concreta, y este disparador hace que el resto de tus herramientas lo sepa sin reenviar ningún PDF.
New Expense
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new expense is created.”
Arranca el Zap con cada gasto registrado en Paymo. Los costes imputados a un proyecto pueden ir entonces a donde tu gestoría los espera.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created in Paymo.”
Se activa con cada factura que nace en Paymo. Para un autónomo o una agencia pequeña suele ser el disparador que más persecuciones ahorra, porque en la facturación es donde se pierden los detalles.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Entra en juego en el momento en que aparece un proyecto en Paymo. Casi todos los equipos tienen un ritual de arranque (un canal, una carpeta, una lista de inicio) y aquí puede empezar sin nadie.
New Report
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new report is created in Paymo.”
Se dispara cuando alguien genera un informe en Paymo. Un informe se enseña a un cliente o a un jefe: aquí se trata de difundir más que de registrar datos.
New Task List
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task list is created.”
Sigue la aparición de una lista de tareas dentro de un proyecto de Paymo. Las listas dividen un proyecto en fases, así que una lista nueva suele marcar una etapa nueva de trabajo.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Ejecuta tu Zap con cada tarea añadida en Paymo, la cree quien la cree. En una cuenta activa es el disparador más hablador del grupo, algo a tener en cuenta para tu cupo.
New Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Salta con cada registro de horas que se crea en Paymo. Las horas son lo que facturas, así que las exportaciones de partes de horas casi siempre empiezan aquí.
Timer Started
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a timer is started.”
Responde cuando alguien pone en marcha un cronómetro de Paymo. Dice que el trabajo empieza, no cuánto dura, así que sirve más para un estado que para un informe.
Timer Stopped
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a timer is stopped.”
El reverso de Timer Started: salta cuando se detiene un cronómetro en marcha. Es el instante en que un bloque de trabajo termina y se puede pasar a otro sitio.
Update Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client is updated.”
Vigila las fichas de clientes ya existentes y salta cuando una cambia en Paymo. New Client cubre la llegada; este mantiene tus otras herramientas al día con lo que se corrige después.
Update Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is updated.”
Reacciona a la modificación de un proyecto que ya está en Paymo. Un proyecto cambia mucho durante su vida, y este disparador evita que las herramientas externas se queden atrás.
Update Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is updated.”
Lanza el Zap cuando se edita una tarea en Paymo. Renombrada, reasignada, avanzada: cualquier cambio cuenta, así que es la base para tener un espejo de tus tareas en otra herramienta.
Update Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a time entry is updated.”
Las correcciones de horas son su terreno: arranca al editarse un registro que ya existía. Las horas se ajustan a menudo a posteriori, y este disparador mantiene cualquier copia fiel a la realidad.
Las 7 acciones de Paymo
Paymo te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en Paymo con datos que llegan de otra herramienta. Solo pide el nombre: con eso, es la acción más sencilla para empezar.
Create Expense
AcciónEn Zapier“Creates a new expense.”
Apunta un gasto a nombre de un cliente. Cliente, nombre, importe y moneda son obligatorios, y la moneda va en código ISO, como EUR o USD.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a new invoice.”
Emite una factura para un cliente, en su moneda y con al menos una línea: concepto, precio por unidad (en la moneda de la factura) y cantidad. Hay opciones para un segundo impuesto calculado sobre el primero y para el pago online si está configurado en los ajustes de la empresa.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto para un cliente concreto. Cliente y nombre son obligatorios, y la opción Billable decide si el proyecto entra en el tiempo no facturado de los informes.
Create Task List
AcciónEn Zapier“Creates a new task list.”
Coloca una lista de tareas con nombre dentro de un proyecto existente. Bastan proyecto y nombre, lo que encaja con plantillas de proyecto repetitivas.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Escribe una tarea en Paymo bajo un proyecto y una lista concretos, con su nombre. Existe también una opción Invoiced si el estado de facturación te importa.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new time entry.”
Registra un tiempo dedicado a una tarea. Proyecto, lista, tarea, hora de inicio y hora de fin son obligatorios, y las horas van en formato ISO-8601 con la zona horaria cuando incluyen hora.
Las 2 búsquedas de Paymo
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Paymo, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra algo que ya está en Paymo y lo pasa a los pasos siguientes. En el editor aparecen al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Paymo no ofrece variante «buscar o crear», y una búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, con plan de pago. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Client by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds a Client by email”
Localiza un cliente de Paymo a partir de un email, el único campo obligatorio. La opción Exact Match exige, o no, una coincidencia carácter a carácter.
Find Task
BúsquedaEn Zapier“Search for a task”
Busca una tarea por su nombre, el único campo obligatorio, con la opción Exact Match para comparaciones estrictas. Lo que encuentra puede alimentar un paso posterior, como un registro de horas.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en «buscar o crear». Las dos búsquedas de Paymo no la ofrecen, así que la creación va en una acción aparte.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primer resultado (lo predeterminado), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap de Paymo falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda ni límite de uso propio de Paymo. Lo que falla son las reglas generales de los Zaps, que afectan a los montajes con Paymo de unas pocas maneras previsibles.
La más común tiene que ver con el histórico: un Zap solo escucha desde que lo publicas. Todo lo que sigue se evita sabiéndolo. Para lo demás, la página de Depuración Zapier toma el relevo.
Lo anterior nunca llega
Clientes, tareas o facturas creados antes de activar el Zap se ignoran. Pasar ese histórico a otra herramienta es un trabajo aparte, que se hace una vez.El Zap se dispara a sí mismo
New Task con Create Task, New Expense con Create Expense: un Zap que escribe donde escucha su propio disparador se relanza en cada pasada y quema tareas.Una importación masiva se frena
Importar de golpe muchos clientes o tareas manda una ráfaga a Zapier, y su protección contra avalanchas puede retener esas ejecuciones.
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Una persona lee cada mensaje.
