Integración PeopleForce ZapierAutomatiza PeopleForce con Zapier.
La integración PeopleForce Zapier ofrece 13 disparadores, 1 acción y 2 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: una contratación, una baja o una oferta aceptada pone en marcha tu automatización sin esperas, incluso en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración PeopleForce Zapier
Une tu cuenta de PeopleForce con Zapier para que un hecho de recursos humanos (una incorporación, una salida, una oferta aceptada) arranque una automatización sin que nadie mueva un dedo. PeopleForce avisa de 13 tipos de eventos, pero solo escucha de una manera: creando una tarea para un empleado.
Tres resultados habituales. Un embudo de selección que se registra solo: Applicant Created, Vacancy Offer Accepted y Vacancy Offer Rejected anotan cada paso del proceso donde tu equipo lleva el seguimiento. Una salida ordenada: Employee Terminated abre la lista de devolución de equipos y cierre de cuentas. Un control de cambios de nómina: Employee Salary Created y Employee Salary Updated dejan constancia de cada importe para la gestoría.
Lo que Zapier no hace aquí importa igual. No hay acción para dar de alta a un empleado, aprobar una ausencia ni cambiar un salario: la única escritura es Create Task. Las dos búsquedas parten de un identificador (Candidate ID, Employee ID), así que un Zap que solo tiene un nombre no localiza a nadie. Y el plan gratuito se queda en dos pasos, de modo que cualquier búsqueda o filtro exige un plan de pago.
Si dudas entre herramientas, tienes la comparativa n8n vs Zapier. Y si prefieres que alguien monte los flujos contigo, está la Agencia Zapier.
El vocabulario de Zapier, en corto
Ocho términos, una línea cada uno. Aparecen en todas las pantallas del editor.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de PeopleForce que pone en marcha el Zap, como una oferta aceptada. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como Create Task.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo comunica la propia app cuando pasa el evento. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de PeopleForce vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso que toca PeopleForce.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de PeopleForce
El disparador nunca gasta tareas. Solo cuenta una acción completada, y una acción fallida no se descuenta de tu plan.
- Disparador0 tareas
- Create Task con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Reservada a planes de pagoNo, funciona en Free
PeopleForce no está reservada a los planes de pago: funciona con el plan gratuito, que da 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y dos pasos por Zap. La tabla de intervalos de abajo no te afecta, porque los 13 disparadores son instantáneos. Un filtro o una búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, y eso requiere pagar. Cada acción extra cuenta aparte: tres acciones con éxito son tres tareas por ejecución, y un mes de muchas contrataciones se nota en tu contador. Algunas apps y acciones gastan más de una tarea.
Conecta PeopleForce con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de PeopleForce y acceso a los registros que no son tuyos pero que el Zap va a tocar.
- 02
Elige PeopleForce
Escribe PeopleForce en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de PeopleForce, donde termina la conexión.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en PeopleForce desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión queda guardada y cada paso de PeopleForce de tus Zaps la reutiliza.
Tu primer Zap: una tarea de bienvenida para cada fichaje
ObjetivoCuando RR. HH. da de alta a un empleado en PeopleForce, crearle una primera tarea, solo si se cumple tu condición.
- 01
Elige el disparador
Monta el Zap: PeopleForce como app de inicio, Employee Created como evento, y después selecciona tu conexión de PeopleForce.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres empleados más recientes de la cuenta, así configuras el resto sobre una ficha real.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter desde el icono más y define el campo, la regla y el valor. Una regla de texto solo funciona con texto: si eliges mal el tipo, el filtro nunca deja pasar nada.
- 04
Añade Create Task
Vuelve a elegir PeopleForce y Create Task. Asigna el Employee ID que trae el disparador y escribe el Name y la Description de la tarea.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso y revisa lo que devuelve; después pulsa Publish. El filtro hace que el Zap sea de varios pasos y de pago; quítalo para quedarte en el plan gratuito.
Los 13 disparadores de PeopleForce, todos instantáneos
13 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en PeopleForce, y 13 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Applicant Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new applicant is created.”
Entra un nuevo aspirante en PeopleForce y el Zap arranca con su ficha, lista para pasarla al siguiente paso.
Employee Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Salta cuando RR. HH. añade a alguien a la plantilla, por eso es el arranque natural de cualquier Zap de incorporación.
Employee Position Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee position is created.”
Añadir un puesto a la ficha de un empleado pone en marcha este Zap, que recibe ese puesto nuevo.
Employee Position Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee position is updated.”
Aquí el Zap vigila los retoques de un puesto ya registrado, no la creación de uno nuevo.
Employee Salary Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee salary is created.”
Registrar un salario nuevo para alguien en PeopleForce es el evento detrás de este disparador, y el Zap recibe esa línea salarial.
Employee Salary Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee salary is updated.”
Cualquier cambio en un salario ya registrado arranca este Zap, y así una corrección no se le escapa a quien debe conocerla.
Employee Terminated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee is terminated.”
Cuando RR. HH. registra una baja en PeopleForce, este disparador convierte ese momento en el inicio del proceso de salida.
Employee Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an employee is updated.”
Este disparador escucha las ediciones de la ficha de un empleado: basta con cambiar un dato del perfil para lanzar el Zap.
Leave Request Approved
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a leave request is approved.”
El visto bueno de un responsable a una solicitud de ausencia es la señal: la solicitud aprobada llega al Zap con él.
Leave Request Rejected
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a leave request is rejected.”
Las solicitudes de ausencia denegadas arrancan este Zap, y RR. HH. guarda rastro de negativas que si no se quedarían en el correo de un responsable.
Leave Request Withdrawn
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a leave request is withdrawn.”
El empleado ha retirado su solicitud: eso es lo que comunica este disparador, para deshacer lo que se había previsto en torno a esa solicitud.
Vacancy Offer Accepted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a vacancy offer is accepted.”
Un candidato que acepta una oferta pone en marcha este Zap: es el punto en que la selección se convierte en incorporación.
Vacancy Offer Rejected
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a vacancy offer is rejected.”
Las ofertas rechazadas son lo que vigila este, para que el no de un candidato no pase desapercibido a quien sigue seleccionando.
La acción de PeopleForce: Create Task
PeopleForce te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a Task for an employee”
Añade una tarea a la lista de un empleado en PeopleForce, con un nombre y una descripción que escribes tú o rellenas con datos de pasos anteriores.
Las búsquedas de PeopleForce, por identificador
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en PeopleForce, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Añadir una convierte el Zap en uno de varios pasos, así que requiere pago. Es PeopleForce, no Zapier, quien decide si la búsqueda pide el valor exacto.
Find Candidate
BúsquedaEn Zapier“Finds a Candidate by ID.”
Localiza a un candidato en PeopleForce a partir de su Candidate ID y entrega su ficha a los pasos siguientes.
Find Employee
BúsquedaEn Zapier“Finds an Employee by ID.”
Recupera la ficha de un empleado a partir de su Employee ID, para que un paso posterior use datos que el disparador no traía.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». PeopleForce no ofrece esa variante, así que sus dos búsquedas no la muestran.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap de PeopleForce falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a PeopleForce y no hay documentado ningún límite de uso propio de la app. Lo que falla es lo que falla en cualquier Zap.
Cuatro casos que conviene conocer antes de activarlo. Para lo demás, consulta Depuración Zapier.
El pasado no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Las altas del mes pasado o las ausencias aprobadas ayer no entran; mover ese histórico es otro trabajo.Una importación grande, retenida
Da de alta a todo un equipo de golpe y el disparador recibe un lote enorme. La protección de Zapier frente a avalanchas puede retenerlo en lugar de ejecutarlo entero.Un Zap que se relanza solo
Un Zap que escribe justo donde mira su propio disparador se vuelve a lanzar una y otra vez, y agota el cupo de tareas muy rápido.Una búsqueda que no encuentra a nadie
Con el ajuste por defecto, un Find Employee o un Find Candidate sobre un identificador desconocido corta la ejecución, y el Create Task posterior nunca ocurre.
¿Necesitas ayuda para automatizar PeopleForce con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
