Ressources · Intégration Zapier

Intégration PeopleForce ZapierAutomatiser PeopleForce avec Zapier.

L'intégration PeopleForce Zapier propose 13 déclencheurs, 1 action et 2 recherches. Tous les déclencheurs sont instantanés : une embauche, un congé validé ou une offre acceptée lance ton automatisation sans attendre, même sur le plan gratuit.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration PeopleForce Zapier

Elle relie ton compte PeopleForce à Zapier pour qu'un événement RH (une arrivée, un départ, une demande de congé tranchée) démarre une automatisation tout seul. PeopleForce parle beaucoup : 13 types d'événements. Il n'écoute que d'une façon, en créant une tâche pour un salarié.

Trois usages qui reviennent souvent. Un planning des absences toujours à jour : Leave Request Approved et Leave Request Withdrawn alimentent l'agenda partagé de l'équipe au fil des décisions des managers. Un départ qui ne s'oublie pas : Employee Terminated ouvre la liste de restitution du matériel côté informatique. Un premier jour préparé : Employee Created lance Create Task, et la nouvelle recrue trouve sa première tâche dans PeopleForce.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucune action ne crée de salarié, ne valide un congé ou ne modifie un salaire : la seule écriture possible, c'est Create Task. Les deux recherches partent d'un identifiant (Candidate ID, Employee ID), donc un Zap qui n'a qu'un nom ne retrouve personne. Et le plan gratuit s'arrête à deux étapes : une recherche ou un filtre, et il faut un plan payant.

Pour situer les outils entre eux, il y a le comparatif Make vs Zapier. Et pour apprendre à monter tes Zaps pas à pas, la Formation Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots, une ligne chacun. Tu les retrouveras sur chaque écran de l'éditeur.

Zap
L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement dans PeopleForce qui lance le Zap, comme un congé validé. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme Create Task.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Instantané ou par interrogation
Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même au moment de l'événement. Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui va chercher un élément qui existe déjà dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte PeopleForce relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par chaque étape qui touche PeopleForce.
Coût

Combien coûte un Zap PeopleForce

Le déclencheur ne consomme jamais de tâche. Seule une action réussie compte, et une action échouée n'est pas décomptée de ton plan.

  • Déclencheur0 tâche
  • Create Task réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • Réservée aux plans payantsNon, marche dès le plan Free

PeopleForce n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois, des Zaps illimités et deux étapes par Zap. La grille d'intervalle ci-dessous ne te concerne pas ici, car les 13 déclencheurs sont instantanés. Un filtre ou une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant. Chaque action en plus compte à part : trois actions réussies, trois tâches par passage, et un mois chargé en recrutements se voit sur ton compteur. Quelques apps et actions prennent plus d'une tâche.

Connexion

Connecter PeopleForce à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte PeopleForce, et un accès aux fiches que tu ne gères pas toi-même mais que le Zap doit toucher.

  2. 02

    Choisis PeopleForce

    Tape PeopleForce dans la boîte de recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté PeopleForce.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur PeopleForce dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée, et chaque étape PeopleForce de tes Zaps la réutilise.

Premier Zap

Ton premier Zap : une tâche d'accueil pour chaque recrue

ObjectifQuand les RH ajoutent un salarié dans PeopleForce, lui créer une première tâche, seulement si ta condition est remplie.

  1. 01

    Choisis le déclencheur

    Construis : PeopleForce comme app de départ, Employee Created comme événement, puis sélectionne ta connexion PeopleForce.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test. Zapier ramène les trois salariés les plus récents du compte : tu fais le reste du paramétrage sur une vraie fiche.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Ajoute une étape Filter depuis l'icône plus, puis règle le champ, la règle et la valeur. Une règle de texte ne marche que sur du texte : mauvais type, et le filtre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajoute Create Task

    Reprends PeopleForce et choisis Create Task. Relie l'Employee ID venu du déclencheur, puis rédige le Name et la Description de la tâche d'accueil.

  5. 05

    Teste, puis publie

    Teste chaque étape et lis ce qui revient, puis clique sur Publish. Le filtre rend ce Zap multi-étapes, donc payant ; retire-le pour rester sur le plan gratuit.

Déclencheurs

Les 13 déclencheurs PeopleForce, tous instantanés

13 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans PeopleForce, et 13 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Applicant Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new applicant is created.”

Un nouveau postulant entre dans PeopleForce, et le Zap démarre avec sa fiche en main pour la passer à l'étape suivante.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la chargée de recrutement veut chaque candidature notée dans le tableau de suivi du poste, sans ressaisie.
Attention
les postulants déjà présents avant la publication du Zap ne remontent jamais.
2

Employee Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new employee is created.”

Il part quand les RH ajoutent quelqu'un à la liste des salariés : c'est l'ouverture logique d'un Zap d'intégration.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le responsable des services généraux veut une tâche d'accueil pour chaque arrivée, via Create Task, dans un Zap de deux étapes qui tient sur le plan gratuit.
Attention
un import de salariés en masse arrive d'un bloc, et la protection de Zapier contre les afflux peut le retenir.
3

Employee Position Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee position is created.”

L'ajout d'un poste sur la fiche d'un salarié lance ce Zap, qui reçoit ce nouveau poste.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le manager veut être prévenu de chaque nouveau poste pour revoir les droits d'accès.
Attention
il réagit à un poste ajouté, pas à la modification d'un poste existant, qui relève d'Employee Position Updated.
4

Employee Position Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee position is updated.”

Ici, le Zap guette les retouches d'un poste déjà enregistré, et non la création d'un nouveau.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le gestionnaire de paie veut savoir chaque fois qu'un poste déjà enregistré est corrigé.
Attention
aucun des deux déclencheurs de poste ne couvre l'autre ; pour suivre les deux cas, il faut deux Zaps.
5

Employee Salary Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee salary is created.”

L'enregistrement d'un nouveau salaire pour un salarié est l'événement derrière ce déclencheur, et le Zap reçoit cette ligne de salaire.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la direction financière tient un registre confidentiel des décisions de rémunération pour l'expert-comptable.
Attention
ces données sont sensibles, vérifie qui peut ouvrir l'outil dans lequel l'étape suivante écrit.
6

Employee Salary Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee salary is updated.”

Toute retouche d'un salaire déjà saisi lance ce Zap, ce qui évite qu'une correction passe sous le nez de ceux qui doivent la connaître.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les RH veulent prévenir le cabinet de paie à chaque montant modifié.
Attention
seules les modifications faites après la publication du Zap comptent ; les anciennes restent où elles sont.
7

Employee Terminated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee is terminated.”

Quand les RH enregistrent un départ dans PeopleForce, ce déclencheur fait de ce moment le point de départ de la procédure de sortie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'informatique veut une liste ouverte pour récupérer l'ordinateur et fermer les comptes du partant.
Attention
le test ramène les trois éléments les plus récents du compte, donc il faut un départ récent réel pour paramétrer.
8

Employee Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an employee is updated.”

Ce déclencheur écoute les modifications de la fiche d'un salarié : un détail changé sur un profil suffit à lancer le Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'annuaire interne tenu dans un autre outil doit suivre chaque changement fait dans PeopleForce.
Attention
des fiches souvent retouchées font beaucoup d'exécutions, et chaque action réussie de chaque exécution compte comme une tâche.
9

Leave Request Approved

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a leave request is approved.”

Le feu vert d'un manager sur une demande d'absence, voilà le signal : la demande validée arrive dans le Zap avec lui.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'agenda partagé de l'atelier affiche qui est absent, sans que personne ne recopie les validations.
Attention
une demande retirée après validation passe par Leave Request Withdrawn, donc l'agenda a besoin de ce second Zap pour rester juste.
10

Leave Request Rejected

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a leave request is rejected.”

Les demandes de congé refusées lancent ce Zap, et les RH gardent une trace de refus qui resteraient sinon dans la boîte d'un manager.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les RH comptent les refus dans un tableur pour repérer les équipes en sous-effectif.
Attention
ne garder que les refus d'une équipe demande un filtre, donc un Zap multi-étapes sur un plan payant.
11

Leave Request Withdrawn

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a leave request is withdrawn.”

Le salarié a retiré sa demande : c'est ce que signale ce déclencheur, de quoi défaire ce qui avait été prévu autour de cette demande.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
effacer de l'agenda partagé l'absence qu'un autre Zap avait posée à la validation.
Attention
la suppression se fait par une action de l'outil d'agenda, pas de PeopleForce, qui n'en propose aucune.
12

Vacancy Offer Accepted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a vacancy offer is accepted.”

Un candidat qui dit oui à une offre lance ce Zap : c'est le moment où le recrutement bascule vers l'intégration.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
préparer le dossier administratif et prévenir le futur manager une fois le oui obtenu.
Attention
la personne est encore candidate, pas salariée, et Create Task exige un Employee ID ; cette tâche a sa place dans un Zap Employee Created.
13

Vacancy Offer Rejected

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a vacancy offer is rejected.”

Les offres déclinées sont ce que surveille celui-ci, pour qu'un refus de candidat ne passe pas inaperçu auprès de ceux qui recrutent encore.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la recruteuse veut relancer le deuxième profil de la short-list le jour même du refus.
Attention
récupérer la fiche complète avec Find Candidate demande un Candidate ID et rend le Zap multi-étapes.
Actions

L'action PeopleForce : Create Task

PeopleForce te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a Task for an employee”

Ajoute une tâche à la liste d'un salarié dans PeopleForce, avec un nom et une description que tu écris ou que tu remplis depuis les étapes précédentes.

Quand l'utiliser
après Employee Created, pour confier à chaque recrue sa première tâche d'accueil.
Attention
Employee ID, Name et Description sont obligatoires ; le Zap doit donc transporter l'identifiant du salarié depuis une étape précédente, un nom ne suffit pas.
Recherches

Les recherches PeopleForce, par identifiant

2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans PeopleForce, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. En ajouter une rend le Zap multi-étapes, donc payant. C'est PeopleForce, pas Zapier, qui décide si la recherche veut la valeur exacte.

1

Find Candidate

Recherche

Dans Zapier“Finds a Candidate by ID.”

Retrouve un candidat dans PeopleForce à partir de son Candidate ID et passe sa fiche aux étapes qui suivent.

Quand l'utiliser
un Zap parti d'un autre outil connaît l'identifiant d'un candidat et a besoin du reste de son profil.
Attention
le Candidate ID est obligatoire et c'est la seule porte d'entrée ; un Zap qui n'a qu'un nom ne peut pas s'en servir.
2

Find Employee

Recherche

Dans Zapier“Finds an Employee by ID.”

Va chercher la fiche d'un salarié depuis son Employee ID, pour qu'une étape suivante utilise des détails que le déclencheur n'apportait pas.

Quand l'utiliser
juste avant Create Task, quand le Zap doit confirmer à qui la tâche revient.
Attention
avec le réglage par défaut, un identifiant qui ne correspond à personne arrête le Zap à cette étape.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». PeopleForce n'en propose pas, donc ses deux recherches ne l'affichent jamais.
  3. If multiple search results are found?
    Garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap PeopleForce casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à PeopleForce, et aucune limite de débit propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur n'importe quel Zap.

Quatre cas à connaître avant d'allumer le Zap. Pour le reste, va voir Dépannage Zapier.

  • Le passé ne remonte pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les embauches du mois dernier ou les congés validés hier ne passent pas ; reprendre l'historique est un chantier à part.

  • Un gros import retenu

    Ajoute toute une équipe d'un coup et le déclencheur reçoit un lot énorme. La protection de Zapier contre les afflux peut le retenir au lieu de tout exécuter.

  • Un Zap qui se relance seul

    Un Zap qui écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur se relance encore et encore, et vide le quota de tâches très vite.

  • Une recherche qui ne trouve personne

    Avec le réglage par défaut, un Find Employee ou un Find Candidate sur un identifiant inconnu arrête l'exécution, et le Create Task qui suit n'a jamais lieu.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser PeopleForce avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

PeopleForce et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration PeopleForce Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. PeopleForce n'est pas réservée aux plans payants : elle marche sur le plan gratuit, qui donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. Le piège tient à la forme du Zap : le plan gratuit ne construit que des Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Leave Request Approved suivi de Create Task, ça passe. Ajoute un filtre, une seconde action ou l'une des deux recherches, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. Ton abonnement PeopleForce, lui, est une autre affaire.
02Combien de tâches consomme un Zap PeopleForce ?
Une par action réussie, et rien pour le déclencheur. Un Zap qui part d'Employee Created et lance Create Task une fois consomme une tâche par arrivée. Un Zap à trois actions en consomme trois à chaque passage. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Comme PeopleForce n'a qu'une action, l'essentiel de ta consommation viendra des actions que tu ajoutes dans d'autres outils : c'est le volume d'événements RH attendu qu'il faut surveiller.
03PeopleForce sur Zapier, c'est en temps réel ?
Oui, pour les 13 déclencheurs. Chacun est instantané : PeopleForce signale lui-même l'événement à Zapier, et le Zap démarre tout de suite quel que soit ton plan. Les intervalles des plans, de 15 minutes sur Free à 1 minute sur Team et Enterprise, ne valent que pour les déclencheurs par interrogation, et PeopleForce n'en a aucun. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair. Cette rapidité concerne le départ du Zap : chaque étape suivante doit encore réussir.
04Que faut-il pour connecter PeopleForce à Zapier ?
Un compte PeopleForce, et un accès en lecture ou en écriture sur ce que tu ne gères pas toi-même mais que le Zap doit toucher. La connexion tient en trois gestes : ouvrir la page Apps de ton compte Zapier et cliquer sur + Add connection, chercher PeopleForce et cliquer sur Add connection, puis te connecter à PeopleForce dans l'onglet qui s'ouvre et autoriser Zapier. La connexion s'enregistre une fois et chaque étape PeopleForce la réutilise.
05Pourquoi Create Task ne retrouve-t-elle pas un salarié par son nom ?
Parce que Create Task demande un Employee ID, pas un nom, et ce champ est obligatoire, comme Name et Description. Même chose pour les recherches : Find Employee prend un Employee ID, Find Candidate un Candidate ID. En pratique, fais partir le Zap d'un déclencheur PeopleForce qui concerne un salarié, comme Employee Created, et récupère l'identifiant qu'il apporte. Un Zap parti d'un autre outil qui ne connaît qu'un nom n'a aucun moyen de retrouver la personne avec ces deux recherches.
06Et si l'opération PeopleForce dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne sait pas la faire pour cette app aujourd'hui. Côté écriture, la liste est courte : Create Task est la seule action, Find Candidate et Find Employee les seules recherches. Créer un salarié, valider un congé ou modifier un salaire depuis un Zap n'est pas proposé. Vérifie la liste des opérations sur la page de l'app chez Zapier avant de bâtir un process autour d'une étape absente, et prévois qu'une personne fasse cette étape dans PeopleForce pendant que le Zap gère le reste.
07Zapier, Make ou n8n pour PeopleForce ?
Tranche par critères, pas par marque. Sur Zapier, PeopleForce offre 13 déclencheurs instantanés, une action et deux recherches par identifiant, fonctionne sur le plan gratuit, et ce plan s'arrête aux Zaps de deux étapes. Pose donc trois questions à chaque outil : propose-t-il les événements PeopleForce qui te servent, sait-il écrire dans PeopleForce ce que tu veux y écrire, et combien te coûte là-bas un scénario avec un filtre ou une recherche. La réponse dépend de ton process, pas d'un classement.
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