Integración Perfex CRM ZapierAutomatiza Perfex CRM con Zapier.
La integración Perfex CRM Zapier ofrece 10 disparadores, 10 acciones y 1 búsqueda. Todos los disparadores funcionan por consulta y todas las acciones crean un registro. Aquí ves qué hace cada uno, qué cuesta y dónde falla, antes de abrir Zapier.
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Qué hace de verdad la integración Perfex CRM Zapier
La integración Perfex CRM Zapier conecta tu CRM con el resto de tus herramientas sin programar. Zapier detecta los registros nuevos de Perfex CRM (un presupuesto, un pago, un ticket) y los envía a otra app. O al revés: otra app arranca la cadena y Zapier crea el registro dentro de Perfex CRM.
Hay tres resultados que se repiten. Del contacto al cliente: New Lead alimenta Create Customer y luego Create Project, y la ficha comercial se convierte en trabajo planificado. El seguimiento de presupuestos: New Estimate abre una tarea con Create Task para que nadie olvide llamar al cliente. El control de cobros: New Payment lleva cada pago a la hoja de cálculo o al programa contable que revisa tu gestoría.
Lo que Zapier no hace aquí importa igual. Ninguno de los 10 disparadores es instantáneo: Zapier consulta Perfex CRM cada cierto tiempo, cada 15 minutos en el plan Free. Todas las acciones crean algo. No hay actualización ni borrado, así que un Zap añade un registro pero nunca lo corrige. Y la única búsqueda, Find Customer, localiza un cliente por su ID y nada más. Un registro editado después de crearse no lo ve ningún disparador.
Si estás comparando herramientas, tienes Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, en palabras claras
Ocho términos aparecen en cada línea de esta página. Aquí van una sola vez, sin jerga.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, aquí algo nuevo en Perfex CRM, como un presupuesto o un pago. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- El paso que hace el trabajo cuando el Zap ya arrancó. En esta app, una acción siempre crea un registro, de una tarea a una factura.
- Tarea
- La unidad que Zapier cobra: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas y en nada más.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app por novedades a intervalo fijo. Instantáneo, la app avisa a Zapier. Perfex CRM solo usa consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pusiste. Si no la cumple, el Zap se detiene ahí.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, por ejemplo un cliente de Perfex CRM, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Perfex CRM vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de tus Zaps que toque Perfex CRM.
Cuánto cuesta de verdad un Zap con Perfex CRM
El disparador no cuesta nada, y las consultas tampoco: Zapier puede mirar Perfex CRM tantas veces como permita tu plan sin descontar nada. Solo una acción completada cuenta como tarea.
- Disparador0 tareas
- Cada acción completada1 tarea
- Plan Free100 tareas al mes, 2 pasos por Zap
- App reservada a planes de pagoNo
Una acción que falla no se descuenta, así que un paso roto no vacía tu cupo. Un Zap con tres acciones gasta tres tareas por ejecución, frente a una de un Zap con una sola acción. Perfex CRM no está reservada a planes de pago, así que funciona en Free: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Una segunda acción, un filtro o una búsqueda lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige un plan de pago.
Conecta tu cuenta de Perfex CRM en 3 pasos
- 01
Abre Apps y añade una conexión
En tu cuenta de Zapier, abre la página Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Perfex CRM, y permiso de lectura o escritura sobre los registros que no son tuyos pero que el Zap debe tocar.
- 02
Elige Perfex CRM
En el cuadro de diálogo, escribe Perfex CRM y selecciónala en los resultados. Después pulsa Add connection: Zapier abre una pestaña nueva para la parte de Perfex CRM.
- 03
Inicia sesión y da acceso
En esa pestaña, inicia sesión en Perfex CRM y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión queda guardada y cada paso que use Perfex CRM la ofrece en una lista, sin volver a pedirla.
Tu primer Zap: cada lead nuevo pasa a cliente con su proyecto
ObjetivoCada lead nuevo de Perfex CRM se convierte en cliente y recibe su proyecto, sin teclear nada dos veces.
- 01
Elige el disparador
En la fase de construcción (Build), elige Perfex CRM como app de inicio y New Lead como evento. Luego selecciona la conexión que creaste antes.
- 02
Pruébalo con datos reales
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres leads más recientes de la cuenta conectada, así que preparas los pasos siguientes sobre un registro real y no sobre una plantilla vacía.
- 03
Añade Create Customer
Añade Perfex CRM con Create Customer. Solo pide el nombre de la empresa: asígnale el dato del lead que corresponda y prueba el paso.
- 04
Añade Create Project
Debajo, añade Create Project. Pon Related Type en customer, asigna en Client ID el cliente que acaba de crear el paso anterior y completa nombre, fecha de inicio y estado. Con dos acciones, el Zap ya necesita un plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción una vez y revisa lo que devuelve antes de seguir. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap. Los leads que entren a partir de ahí lo pondrán en marcha.
Los 10 disparadores de Perfex CRM
10 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Perfex CRM. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Contract
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new contract created.”
Arranca un Zap con cada contrato que se añade en Perfex CRM y pasa ese contrato a los pasos siguientes. Encaja con todo lo que debe ocurrir tras cerrar un acuerdo por escrito.
New Customer
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new customer is created.”
Salta con cada ficha de cliente creada en Perfex CRM. Ese cliente, con todo lo que Zapier leyó de él, se convierte en la materia prima del Zap.
New Estimate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created.”
Recoge cada presupuesto que aparece en Perfex CRM y lo hace llegar a otro sitio, allí donde tu seguimiento comercial ocurre de verdad.
New Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Reacciona a las facturas creadas en Perfex CRM, sea quien sea su autor. Cada factura lanza su propia ejecución del Zap, con sus propios datos.
New Lead
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new lead is created.”
Vigila los leads de Perfex CRM y arranca el Zap por cada lead que todavía no había visto. Es la puerta de entrada clásica de una automatización comercial.
New Payment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new payment is created.”
Se activa cuando se registra un pago en Perfex CRM. El Zap recibe ese pago y puede avisar a otra herramienta de que el dinero ha llegado.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Lleva a Zapier cada proyecto nuevo de Perfex CRM la primera vez que aparece. Todo lo que contiene el proyecto queda listo para usarse en los pasos siguientes.
New Proposal
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when new proposal is created.”
Captura cada propuesta comercial creada en Perfex CRM y la convierte en el punto de partida de un Zap. Los pasos siguientes saben que acaba de redactarse una propuesta.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Detecta cada tarea creada en Perfex CRM, la haya creado una persona u otro Zap. Cada tarea llega con lo que Zapier leyó de ella.
New Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Ticket is created.”
Pone en marcha el Zap con cada ticket de soporte abierto en Perfex CRM y entrega ese ticket a los pasos siguientes.
Las 10 acciones de Perfex CRM
Perfex CRM te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Timesheet
AcciónEn Zapier“Creates a TimeSheet in the system”
Registra tiempo dedicado a una tarea de Perfex CRM. Indicas la tarea y una hora de inicio, y la entrada se suma a su hoja de horas.
Create Contract
AcciónEn Zapier“Creates a Contract in the system.”
Redacta un contrato nuevo en Perfex CRM para un cliente concreto, con un asunto y una fecha de inicio.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Creates a Customer in the system.”
Da de alta un cliente en Perfex CRM. Solo el nombre de la empresa es obligatorio, lo que la convierte en la acción más ligera de la app.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Creates an Invoice in the system.”
Monta una factura completa en Perfex CRM, con línea de artículo y totales. Es la acción más pesada de la app: 15 campos obligatorios, del número de factura al total.
Create Lead
AcciónEn Zapier“Creates a Lead in the system.”
Mete un lead nuevo en Perfex CRM. Le basta un nombre, un origen y un estado para empezar.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a Project in the system”
Abre un proyecto en Perfex CRM, ligado a un lead, a un cliente o a un uso interno, con tipo de facturación, fecha de inicio y estado.
Create Proposal
AcciónEn Zapier“Creates a Proposal in system.”
Prepara una propuesta en Perfex CRM para un lead o un cliente, con una línea de artículo y sus totales. Pide casi tanto como una factura: destinatario, email, moneda, artículo y totales.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a Task in system.”
Crea una tarea en Perfex CRM y la vincula, mediante Related Type, a un lead, un cliente, una factura, un proyecto, un ticket o una propuesta, entre otros.
Create Ticket
AcciónEn Zapier“Creates a Ticket in the system.”
Abre un ticket de soporte en Perfex CRM, en un departamento elegido, para un contacto y asignado a un usuario.
Create Estimate
AcciónEn Zapier“Creates a Estimate in the system”
Genera un presupuesto en Perfex CRM para un cliente, con su número, su fecha, un artículo y los totales.
La búsqueda de Perfex CRM: Find Customer
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en Perfex CRM, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda no crea nada: localiza un cliente que ya está en Perfex CRM para que el resto del Zap lo use. En el editor, las búsquedas aparecen al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Añadir una convierte el Zap en uno de varios pasos, que exige plan de pago.
Find Customer
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a Customer in the system”
Localiza un cliente de Perfex CRM por su ID y pasa la ficha a los pasos siguientes. El editor también muestra Find or Create Customer: la misma búsqueda con la casilla de creación marcada, no una operación más.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». El ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos necesarios para crear el cliente que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios clientes: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Perfex CRM falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Perfex CRM. Los fallos de abajo son, por tanto, los límites generales de Zapier aplicados a esta app.
Vienen de dos rasgos: disparadores que funcionan todos por consulta y acciones que solo saben crear. Para el método cuando un Zap se atasca, tienes Depuración Zapier.
El historial nunca entra
Un Zap solo reacciona a lo que llega después de publicarlo. Los leads, facturas o tickets que ya estaban en Perfex CRM se quedan donde están; moverlos es otro trabajo.El Zap que se relanza solo
Un Zap que arranca con New Customer y ejecuta Create Customer escribe justo donde mira su propio disparador. Se relanza una y otra vez y el cupo de tareas se agota.Importaciones masivas retenidas
Si importas de golpe un lote grande de leads o clientes, la siguiente consulta devuelve una montaña. La protección contra aluviones de Zapier puede retenerla.Duplicados descartados
Zapier guarda lo que un disparador por consulta ya vio, así que un mismo registro nunca arranca el Zap dos veces. Un registro que parece saltado probablemente no era nuevo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Perfex CRM con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
