Intégration Perfex CRM ZapierAutomatiser Perfex CRM avec Zapier.
L'intégration Perfex CRM Zapier propose 10 déclencheurs, 10 actions et 1 recherche. Tous les déclencheurs fonctionnent par interrogation, toutes les actions créent une fiche. Voici ce que fait chacun, ce qu'il coûte et où ça coince, avant d'ouvrir Zapier.
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Ce que fait vraiment l'intégration Perfex CRM Zapier
L'intégration Perfex CRM Zapier relie ton CRM au reste de tes outils, sans écrire une ligne de code. Dans un sens, Zapier repère les nouvelles fiches de Perfex CRM (contrat, facture, ticket) et les transmet ailleurs. Dans l'autre, une app tierce lance la chaîne et Zapier crée la fiche dans Perfex CRM.
Trois usages reviennent sans cesse. Le lancement de mission : New Contract alimente Create Project, et le projet existe dès que le contrat est saisi dans le CRM, sans double saisie. Le suivi du support : New Ticket ouvre une tâche avec Create Task, rattachée au ticket. Le circuit de facturation : New Invoice et New Payment envoient chaque pièce vers le tableur ou l'outil comptable que ton expert-comptable consulte déjà.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucun des 10 déclencheurs n'est instantané : Zapier va voir Perfex CRM à intervalle fixe, toutes les 15 minutes sur le plan Free. Toutes les actions créent quelque chose. Pas de mise à jour, pas de suppression : un Zap ajoute une fiche, il ne la corrige jamais. Et l'unique recherche, Find Customer, retrouve un client par son identifiant, rien d'autre. Une fiche modifiée après sa création reste invisible pour tous les déclencheurs.
Pour situer l'outil avant de te lancer, il y a l'avis Zapier.
Le vocabulaire de Zapier, sans jargon
Huit mots reviennent à chaque ligne de cette page. Les voici une fois pour toutes.
- Zap
- L'automatisation que tu construis dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, ici une nouveauté dans Perfex CRM, comme un contrat ou un ticket. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- L'étape qui fait le travail une fois le Zap lancé. Sur cette app, une action crée toujours une fiche, d'une tâche à une facture.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches, et en rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va demander les nouveautés à intervalle fixe. Instantané, l'app prévient Zapier. Perfex CRM n'a que de l'interrogation.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse passer la suite du Zap que si ce qui arrive remplit ta condition. Sinon, le Zap s'arrête là, sans rien faire.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent, par exemple un client Perfex CRM, pour que les étapes suivantes s'en servent.
- Connexion
- Ton compte Perfex CRM relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par chaque étape de tes Zaps qui touche à Perfex CRM.
Ce que coûte vraiment un Zap Perfex CRM
Le déclencheur ne coûte rien, et la surveillance non plus : Zapier peut interroger Perfex CRM aussi souvent que ton plan le permet sans rien décompter. Seule une action réussie compte comme tâche.
- Déclencheur0 tâche
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan Free100 tâches par mois, 2 étapes par Zap
- App réservée aux plans payantsNon
Une action qui échoue n'est pas décomptée : une étape cassée ne vide pas ton quota. Un Zap à trois actions consomme trois tâches par passage, contre une pour un Zap à action unique. Perfex CRM n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur Free, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action. Une deuxième action, un filtre ou une recherche en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.
Connecter ton compte Perfex CRM en 3 étapes
- 01
Ouvrir Apps et ajouter une connexion
Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte Perfex CRM, et un accès en lecture ou en écriture sur les fiches qui ne sont pas à toi mais que le Zap doit toucher.
- 02
Choisir Perfex CRM
Dans la fenêtre, tape Perfex CRM et sélectionne l'app dans les résultats. Clique ensuite sur Add connection : Zapier ouvre un nouvel onglet pour la partie Perfex CRM.
- 03
Se connecter et autoriser
Dans cet onglet, connecte-toi à Perfex CRM et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée : chaque étape qui utilise Perfex CRM la propose dans une liste, sans rien redemander.
Ton premier Zap : un contrat signé ouvre son projet et sa tâche
ObjectifChaque nouveau contrat saisi dans Perfex CRM crée le projet de la mission et une première tâche, sans ressaisie.
- 01
Poser le déclencheur
À l'étape de construction (Build), choisis Perfex CRM comme app de départ et New Contract comme événement. Sélectionne ensuite la connexion créée plus haut.
- 02
Tester sur un vrai contrat
Lance le test du déclencheur. Zapier remonte les trois contrats les plus récents du compte connecté : tu prépares la suite sur une vraie fiche, pas sur une coquille vide.
- 03
Ajouter Create Project
Ajoute Perfex CRM avec Create Project. Mets Related Type sur customer, glisse le client du contrat dans Client ID, puis renseigne le nom du projet, sa date de début et son statut.
- 04
Ajouter Create Task
Place Create Task juste en dessous, avec un nom, une date de début et un Related Type. Deux actions font de ce Zap un Zap multi-étapes : il faut donc un plan payant.
- 05
Tester puis publier
Teste chaque action une fois et relis ce qui revient avant d'aller plus loin. Si tout est juste, clique sur Publish pour allumer le Zap. Les contrats saisis ensuite le lanceront.
Les 10 déclencheurs de Perfex CRM
10 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Perfex CRM. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Contract
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new contract created.”
Lance un Zap à chaque contrat ajouté dans Perfex CRM et transmet ce contrat aux étapes suivantes. Idéal pour tout ce qui doit suivre une signature.
New Customer
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new customer is created.”
Se déclenche sur chaque fiche client créée dans Perfex CRM. Ce client, avec tout ce que Zapier a lu sur lui, devient la matière première du Zap.
New Estimate
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new estimate is created.”
Récupère chaque devis qui apparaît dans Perfex CRM et le fait suivre. Le devis peut alors atterrir là où ton suivi commercial se passe vraiment.
New Invoice
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Réagit aux factures créées dans Perfex CRM, quel que soit leur auteur. Chaque facture lance son propre passage du Zap, avec ses propres données.
New Lead
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new lead is created.”
Surveille les prospects de Perfex CRM et lance le Zap pour chaque prospect qu'il n'a encore jamais vu. C'est la porte d'entrée classique d'une automatisation commerciale.
New Payment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new payment is created.”
Démarre quand un paiement est enregistré dans Perfex CRM. Le Zap reçoit ce paiement et peut signaler à un autre outil que l'argent est arrivé.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is created.”
Fait entrer dans Zapier chaque nouveau projet Perfex CRM, la première fois qu'il apparaît. Tout ce que porte le projet devient utilisable dans les étapes suivantes.
New Proposal
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when new proposal is created.”
Capte chaque proposition commerciale créée dans Perfex CRM et en fait le point de départ d'un Zap. Les étapes suivantes savent qu'une proposition vient d'être rédigée.
New Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new task is created.”
Se déclenche pour chaque tâche créée dans Perfex CRM, qu'elle vienne d'une personne ou d'un autre Zap. Chaque tâche arrive avec ce que Zapier a lu d'elle.
New Ticket
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Ticket is created.”
Lance le Zap à chaque ticket de support ouvert dans Perfex CRM et confie ce ticket aux étapes suivantes.
Les 10 actions de Perfex CRM
Perfex CRM te donne 10 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Timesheet
ActionDans Zapier“Creates a TimeSheet in the system”
Enregistre du temps passé sur une tâche de Perfex CRM. Tu désignes la tâche, tu donnes une heure de début, et la saisie s'ajoute à sa feuille de temps.
Create Contract
ActionDans Zapier“Creates a Contract in the system.”
Rédige un nouveau contrat dans Perfex CRM pour un client donné, avec un objet et une date de début.
Create Customer
ActionDans Zapier“Creates a Customer in the system.”
Ajoute un client dans Perfex CRM. Seul le nom de la société est obligatoire, ce qui en fait l'action la plus légère de l'app.
Create Invoice
ActionDans Zapier“Creates an Invoice in the system.”
Monte une facture complète dans Perfex CRM, ligne d'article et totaux compris. C'est l'action la plus lourde de l'app : 15 champs obligatoires, du numéro de facture au total.
Create Lead
ActionDans Zapier“Creates a Lead in the system.”
Fait entrer un nouveau prospect dans Perfex CRM. Il lui faut un nom, une source et un statut, rien de plus pour démarrer.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a Project in the system”
Ouvre un projet dans Perfex CRM, rattaché à un prospect, à un client ou à un usage interne, avec un mode de facturation, une date de début et un statut.
Create Proposal
ActionDans Zapier“Creates a Proposal in system.”
Prépare une proposition dans Perfex CRM pour un prospect ou un client, avec une ligne d'article et ses totaux. Elle en demande presque autant qu'une facture : destinataire, e-mail, devise, article, totaux.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a Task in system.”
Crée une tâche dans Perfex CRM et la rattache, via Related Type, à un prospect, un client, une facture, un projet, un ticket, une proposition, entre autres.
Create Ticket
ActionDans Zapier“Creates a Ticket in the system.”
Ouvre un ticket de support dans Perfex CRM, dans un service choisi, pour un contact et assigné à un utilisateur.
Create Estimate
ActionDans Zapier“Creates a Estimate in the system”
Produit un devis dans Perfex CRM pour un client, avec son numéro, sa date, un article et les totaux.
La recherche de Perfex CRM : Find Customer
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Perfex CRM, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche ne crée rien : elle va chercher un client déjà présent dans Perfex CRM pour que la suite du Zap s'en serve. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. En ajouter une rend le Zap multi-étapes, donc réservé aux plans payants.
Find Customer
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a Customer in the system”
Retrouve un client Perfex CRM par son identifiant et passe la fiche aux étapes suivantes. L'éditeur affiche aussi Find or Create Customer : la même recherche, case de création cochée, pas une opération de plus.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher la case transforme la recherche en « trouver ou créer ». Le réglage précédent disparaît, et l'étape demande les champs utiles pour créer le client manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs clients correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap Perfex CRM casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Perfex CRM. Les pannes ci-dessous sont donc les limites générales de Zapier, vues à travers cette app.
Elles tiennent à deux choses : des déclencheurs tous par interrogation, et des actions qui ne savent que créer. Pour la méthode quand un Zap se bloque, direction Dépannage Zapier.
L'historique ne passe jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les prospects, factures ou tickets déjà présents dans Perfex CRM restent où ils sont : les reprendre est un autre chantier.Le Zap qui se relance tout seul
Un Zap lancé par New Customer qui exécute aussi Create Customer écrit là où son propre déclencheur regarde. Il se relance en boucle et le quota de tâches fond.Les imports massifs retenus
Importe un gros lot de prospects ou de clients d'un coup, et le passage suivant remonte une pile énorme. La protection anti-afflux de Zapier peut alors la retenir.Les doublons écartés
Zapier garde la trace de ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà vu : une même fiche ne lance jamais le Zap deux fois. Une fiche qui semble sautée n'était sans doute pas nouvelle.
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