Integración Personio ZapierAutomatiza Personio con Zapier.
La integración Personio Zapier reúne 12 disparadores, 7 acciones y 5 búsquedas para sacar los eventos de RR. HH. de Personio y escribir en él desde otras herramientas. Cinco disparadores son instantáneos, funciona en el plan gratuito y aquí ves qué cuesta y qué falla.
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Qué hace de verdad la integración Personio Zapier
Zapier conecta Personio con el resto de herramientas de tu equipo de personas, sin programar. Montas un Zap: una automatización que arranca con un evento y encadena pasos cada vez que ese evento ocurre. En el lado de Personio tienes 24 operaciones visibles: lo que Personio avisa, lo que Zapier puede escribir en él y búsquedas.
Tres resultados que se montan primero. Una carpeta de incorporación completa: cuando salta New Employment Created, Upload File to Employee guarda la política de teletrabajo o el código de conducta en los documentos de la nueva incorporación. Candidaturas que entran solas: el formulario de una feria de empleo lanza Create Applicant y la persona de selección encuentra el perfil en Personio sin teclear nada. Un calendario de vacaciones al día: New Absence copia cada ausencia en el calendario compartido, y nadie pregunta quién falta.
Lo que lo cambia todo si usas el plan gratuito: cinco disparadores de Personio son instantáneos. Es Personio quien avisa a Zapier, así que la espera de 15 minutos del plan gratuito no les afecta. Son los dos de fichajes (attendance) y los tres de contrato (employment). Los otros siete se consultan cada cierto tiempo. Si el plazo importa, arranca tu Zap con uno instantáneo.
Lo que Zapier no hace con Personio: no existe ninguna acción de borrado, las retribuciones se vigilan pero no se editan, y un Zap solo ve lo que ocurre después de activarlo. Las ausencias anteriores se quedan fuera. Si quieres comparar con otra plataforma, existe también la Integración Personio Make y la comparativa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras se repiten en toda la página. Aquí van una sola vez, en lenguaje llano.
- Zap
- Tu automatización en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier lo espera y arranca solo cuando llega.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, actualiza o sube algo en una app por ti.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción completada con éxito. La cuota de tu plan cuenta esas acciones y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app, sin esperas.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Personio vinculada una vez a Zapier y reutilizada en cada paso de cada Zap que toque Personio.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Personio
Personio no es una app reservada a planes de pago: funciona en el plan gratuito. La factura se mide en tareas y solo cuentan las acciones completadas.
- Disparadornunca cuenta
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Acción fallidano cuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Personiodisponible en el plan gratuito
El disparador nunca gasta tareas, ni tampoco las comprobaciones que hace Zapier sobre un disparador por consulta, por muchas que sean. Cada acción con éxito cuenta una vez: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. Una acción que falla no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro, una búsqueda o una segunda acción, pasa a ser un Zap de varios pasos y necesita un plan de pago.
Conecta Personio con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de Personio y permisos de lectura o escritura sobre los registros que no son tuyos.
- 02
Elige Personio
Escribe Personio en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva de Personio para entrar con la cuenta en cuyo nombre actuará el Zap.
- 03
Concede el acceso
Inicia sesión en Personio en esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión aparece en tu lista y cualquier paso de Personio la ofrece sin volver a pedir nada.
Tu primer Zap de Personio: la carpeta de bienvenida automática
ObjetivoCada contrato nuevo en Personio recibe el código de conducta en los documentos del empleado, sin que nadie abra su ficha.
- 01
Monta: elige el evento de inicio
Crea un Zap, elige Personio como app del disparador y
New Employment Createdcomo evento, y luego tu conexión. Este disparador es instantáneo: el intervalo del plan no cuenta. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que asignas los campos de los pasos siguientes sobre un contrato real y no sobre un ejemplo vacío.
- 03
Añade una búsqueda
Añade
Find Persony pásale un valor que devolvió el disparador. Entrega al paso siguiente una ficha de Personio confirmada. Esta búsqueda vuelve el Zap de varios pasos: hace falta plan de pago. - 04
Añade la subida del archivo
Añade
Upload File to Employee. Usa el identificador que encontró la búsqueda, indica la categoría de bienvenida, da el archivo como enlace y un nombre que termine en su extensión. - 05
Prueba y publica
Prueba cada paso y comprueba el resultado en Personio. Cuando el archivo cae en la categoría correcta, publica el Zap para activarlo. Cada contrato nuevo lo ejecutará una vez.
Disparadores de Personio en Zapier
12 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Personio, y 5 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Absence
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new absence is created.”
Arranca tu Zap con cada ausencia nueva creada en Personio. Es la base para llevar un calendario de equipo o avisar a una responsable sin que entre en la herramienta de RR. HH.
New Attendance (Instant)
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers instantly when a new attendance period is created.”
Reacciona a cada nuevo periodo de asistencia registrado en Personio, es decir, al tiempo de trabajo que se controla por empleado. Es uno de los cinco disparadores instantáneos de la app.
Updated Attendance (Instant)
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers instantly when an attendance period is updated.”
Salta cuando alguien corrige un periodo de asistencia que ya existía en Personio. Así las copias de ese periodo en otras herramientas siguen la corrección.
Update Attendance en Personio, puede volver a lanzarse en bucle.New Candidate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Candidate is created.”
Recoge cada candidatura creada en el módulo de selección de Personio, venga del canal que venga. Útil para avisar al responsable que contrata.
New Employee Compensation Record (Starts Today)
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new Employee Compensation Record is effective today.”
Salta el día en que una nueva retribución entra en vigor, no el día en que alguien la registra. Esa diferencia es la que lo hace útil para nóminas y finanzas.
New Document
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new document is created for the specified Owner”
Vigila los documentos de un propietario concreto en Personio y lanza el Zap con cada documento nuevo suyo. No recorre toda la cuenta.
New Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Arranca con cada empleado nuevo creado en Personio. Es la puerta de entrada clásica para todo lo que la incorporación exige fuera de Personio.
New Employment Created es instantáneo y cubre el mismo momento de la contratación.Employee Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an employee is updated.”
Reacciona cuando cambia la ficha de un empleado existente en Personio. Mantiene un directorio o un organigrama alineado con lo que edita RR. HH.
Update Employee sobre la misma ficha puede relanzarse solo y agotar tu cuota.New Employment Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when one or more Employment details of a Person are created”
Salta cuando se crean datos de contrato de una persona en Personio, lo que en la práctica marca el inicio de su relación laboral. Varios datos creados a la vez pueden llegar juntos.
Employment Terminated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing employment is terminated.”
Lanza el Zap cuando termina un contrato existente en Personio. Es el punto natural para automatizar las salidas, la parte de RR. HH. que más se olvida.
Employment Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when one or more Employment details of a Person are updated”
Salta cuando cambian datos de contrato de una persona en Personio. Varios cambios guardados a la vez pueden pasar juntos.
New Open Position
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new open position is created.”
Detecta cada puesto vacante nuevo creado en Personio. Una decisión de RR. HH. se convierte en un anuncio o una tarea en otra parte.
Acciones de Personio en Zapier
Personio te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Applicant
AcciónEn Zapier“Creates a new applicant.”
Añade una candidatura en la selección de Personio, ligada a un puesto. Perfecta cuando la gente se apunta desde un formulario externo.
Create Absence
AcciónEn Zapier“Creates a new absence.”
Registra una ausencia de un empleado en Personio desde la herramienta donde empezó la solicitud.
Create Attendance
AcciónEn Zapier“Creates a new attendance.”
Escribe un nuevo periodo de asistencia en Personio para un empleado. Nadie registra sus horas dos veces.
Create Employee
AcciónEn Zapier“Creates a new employee.”
Abre una ficha de empleado nueva en Personio. Útil cuando la contratación se cierra en otro sistema y RR. HH. no quiere volver a teclearla.
Find Employee en modo «buscar o crear» para evitar duplicados.Update Attendance
AcciónEn Zapier“Updates an existing attendance.”
Modifica un periodo de asistencia que ya está en Personio. Por aquí una corrección hecha fuera llega al registro oficial.
Find Attendance justo antes.Update Employee
AcciónEn Zapier“Updates an existing employee.”
Actualiza la ficha de un empleado existente con valores de otro paso. Personio sigue siendo la referencia aunque el cambio nazca fuera.
Employee Updated sobre la misma ficha o el Zap entra en bucle.Upload File to Employee
AcciónEn Zapier“Uploads a new file to an employee.”
Guarda un documento en la ficha de un empleado, sea un archivo de un paso anterior o un enlace a él, en la categoría elegida.
Búsquedas de Personio en Zapier
5 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Personio, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza una ficha que ya está en Personio y la pasa a los pasos siguientes. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Absence
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an absence by employee ID.”
Localiza las ausencias de un empleado a partir de su identificador. El editor muestra también Find or Create Absence: la misma búsqueda con la creación marcada.
Find Employee antes si solo tienes un correo.Find Attendance
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a attendance by employee ID.”
Devuelve los periodos de asistencia de un empleado. Una opción añade los pendientes a los confirmados. Find or Create Attendance es esta misma búsqueda con la creación activada.
Update Attendance.Find Document
BúsquedaEn Zapier“Finds a document by owner ID”
Recupera los documentos de un propietario en Personio para que un paso posterior los envíe o los archive.
Find Employee
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a employee based on email.”
Encuentra a un empleado por su correo: el puente entre las herramientas que conocen a la gente por email y Personio, que la conoce por identificador. Find or Create Employee es esta búsqueda con la creación marcada.
Find Person
BúsquedaEn Zapier“Finds a person by their Personio ID, name, last name and email, optionally including their absence information.”
Busca a una persona por identificador de Personio, nombre, apellido o correo, y puede traer sus ausencias junto con la ficha.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap ahí. Si lo activas, el Zap sigue adelante sin ese valor.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: pide los campos necesarios para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez a los pasos siguientes.
Cuando un Zap de Personio falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni ningún límite de velocidad propio a Personio. Los fallos que verás son los generales, y cada uno tiene una causa clara.
Casi todos vienen de los tiempos y de los bucles, no de Personio. Para el método general, la página Depuración Zapier sigue el diagnóstico paso a paso.
Nada del pasado se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Empleados, ausencias o candidaturas que ya estaban en Personio no llegan nunca; migrarlos es otro trabajo.El Zap que se alimenta solo
Employee Updated con Update Employee sobre la misma ficha, o la pareja de asistencia, relanza el Zap una y otra vez, y la cuota de tareas se esfuma.Importaciones masivas retenidas
Tras una migración o una importación masiva en Personio, un disparador puede devolver un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Un mismo elemento, una sola vez
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio: la misma ausencia o candidatura no vuelve a lanzar el Zap en una comprobación posterior.
¿Necesitas ayuda para automatizar Personio con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
