Intégration Personio ZapierAutomatiser Personio avec Zapier.
L'intégration Personio Zapier compte 12 déclencheurs, 7 actions et 5 recherches pour faire sortir tes événements RH de Personio et y écrire depuis d'autres outils. Cinq déclencheurs sont instantanés, tout marche sur le plan gratuit, et voici ce que ça coûte et ce qui casse.
Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth
Ce que fait vraiment l'intégration Personio Zapier
Zapier relie Personio aux autres outils de ton service RH, sans écrire une ligne de code. Tu construis un Zap : une automatisation qui part d'un événement et enchaîne ensuite des étapes, à chaque fois que cet événement se produit. Côté Personio, tu disposes de 24 opérations visibles : ce que Personio signale, ce que Zapier peut y écrire, et des recherches.
Trois usages reviennent en premier. Un dossier d'arrivée rempli tout seul : quand New Employment Created part, Upload File to Employee dépose le règlement intérieur ou la charte informatique dans les documents du nouveau salarié. Des candidatures qui arrivent sans ressaisie : un formulaire de ta page carrières lance Create Applicant, et le chargé de recrutement retrouve le profil dans Personio. Un planning des congés à jour : New Absence recopie chaque absence dans l'agenda partagé de l'équipe, et les managers savent qui est absent sans demander.
Le point qui change tout si tu es sur le plan gratuit : cinq déclencheurs Personio sont instantanés. C'est Personio qui prévient Zapier, donc l'attente de 15 minutes du plan gratuit ne s'applique pas à eux. Il s'agit des deux déclencheurs de pointage (attendance) et des trois déclencheurs de contrat (employment). Les sept autres sont interrogés à intervalle régulier. Si le délai compte pour toi, démarre ton Zap sur un instantané.
Ce que Zapier ne fait pas avec Personio : aucune action de suppression n'existe, les rémunérations se surveillent mais ne se modifient pas, et un Zap ne voit que ce qui arrive après sa mise en route. Les absences déjà posées restent hors champ. Pour comparer avec une autre plateforme, il existe aussi une page Intégration Personio Make, et le comparatif Make vs Zapier.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici une fois, en français courant.
- Zap
- Ton automatisation sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement d'une app qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend et démarre tout seul quand il arrive.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, modifie ou dépose quelque chose dans une app à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action réussie. Le quota de ton plan compte ces actions réussies, rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation, Zapier va le vérifier à intervalle fixe. Un instantané, c'est l'app qui prévient Zapier.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
- Connexion
- Ton compte Personio relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes de tous tes Zaps qui touchent Personio.
Combien coûte vraiment un Zap Personio
Personio n'est pas réservée aux plans payants : elle marche sur le plan gratuit. La facture se compte en tâches, et seules les actions réussies comptent.
- Déclencheurjamais décompté
- Action réussie1 tâche chacune
- Action échouéenon décomptée
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- Personiodisponible dès le plan gratuit
Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les vérifications de Zapier sur un déclencheur par interrogation, quelle que soit leur fréquence. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chacun s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Ajoute un filtre, une recherche ou une deuxième action, et tu passes en Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.
Connecter Personio à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Il te faut d'abord un compte Personio, et des droits de lecture ou d'écriture sur les fiches que tu ne gères pas toi-même.
- 02
Choisis Personio
Tape Personio dans la recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Personio pour te connecter avec le compte au nom duquel le Zap agira.
- 03
Donne l'accès
Connecte-toi à Personio dans cet onglet et autorise Zapier à accéder au compte. La connexion apparaît alors dans ta liste, et chaque étape Personio de tes Zaps la propose sans rien redemander.
Ton premier Zap Personio : le dossier d'arrivée qui se remplit seul
ObjectifChaque nouveau contrat saisi dans Personio reçoit le règlement intérieur dans les documents du salarié, sans que personne n'ouvre sa fiche.
- 01
Construis : choisis l'événement de départ
Crée un Zap, prends Personio comme app de déclencheur et
New Employment Createdcomme événement, puis ta connexion Personio. Ce déclencheur est instantané : l'intervalle du plan ne joue pas. - 02
Teste le déclencheur
Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte : tu fais le paramétrage des étapes suivantes sur un vrai contrat, pas sur un exemple vide.
- 03
Ajoute une recherche
Ajoute
Find Personet donne-lui une valeur renvoyée par le déclencheur. Elle passe à l'étape suivante une fiche Personio confirmée. Cette recherche rend le Zap multi-étapes : plan payant obligatoire. - 04
Ajoute l'envoi du fichier
Ajoute
Upload File to Employee. Reprends l'identifiant du salarié trouvé par la recherche, indique la catégorie d'accueil, donne le fichier sous forme de lien et un nom qui finit par son extension. - 05
Teste, puis publie
Teste chaque étape et vérifie le résultat dans Personio. Quand le fichier tombe dans la bonne catégorie, publie le Zap pour l'allumer. Chaque nouveau contrat le fera tourner une fois.
Les déclencheurs Personio sur Zapier
12 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Personio, et 5 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Absence
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new absence is created.”
Lance ton Zap à chaque nouvelle absence créée dans Personio. C'est la base pour tenir un planning d'équipe ou prévenir un manager sans qu'il aille consulter l'outil RH.
New Attendance (Instant)
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers instantly when a new attendance period is created.”
Réagit à chaque nouvelle période de présence enregistrée dans Personio, c'est-à-dire le temps de travail suivi par salarié. C'est l'un des cinq déclencheurs instantanés de l'app.
Updated Attendance (Instant)
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers instantly when an attendance period is updated.”
Part quand quelqu'un corrige une période de présence déjà existante dans Personio. Les copies de cette période ailleurs suivent alors la correction.
Update Attendance sur Personio, il peut se relancer lui-même en boucle.New Candidate
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Candidate is created.”
Récupère chaque candidat nouvellement créé dans le module de recrutement de Personio, quel que soit le canal de candidature. Pratique pour prévenir le manager qui recrute.
New Employee Compensation Record (Starts Today)
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Employee Compensation Record is effective today.”
Se déclenche le jour où une nouvelle rémunération prend effet, pas le jour de sa saisie. C'est ce décalage qui le rend utile pour la paie et le contrôle de gestion.
New Document
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new document is created for the specified Owner”
Surveille les documents d'un propriétaire précis dans Personio et lance le Zap à chaque nouveau document chez lui. Il ne balaie pas tout le compte.
New Employee
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Démarre sur chaque salarié nouvellement créé dans Personio. C'est le point d'entrée classique de l'intégration, côté outils que Personio ne gère pas lui-même.
New Employment Created est instantané et couvre le même moment de l'embauche.Employee Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an employee is updated.”
Réagit quand une fiche salarié existante change dans Personio. Il garde un annuaire ou un organigramme aligné sur ce que les RH modifient.
Update Employee sur la même fiche peut se relancer lui-même et vider ton quota.New Employment Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when one or more Employment details of a Person are created”
Part quand des informations de contrat d'une personne sont créées dans Personio, ce qui marque en pratique le début de son contrat. Plusieurs informations créées ensemble peuvent arriver d'un coup.
Employment Terminated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an existing employment is terminated.”
Lance le Zap quand un contrat existant prend fin dans Personio. C'est le point d'accroche naturel des départs, la partie des RH qu'on oublie le plus souvent d'automatiser.
Employment Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when one or more Employment details of a Person are updated”
Se déclenche quand des informations de contrat d'une personne changent dans Personio. Plusieurs changements enregistrés ensemble peuvent passer d'un seul coup.
New Open Position
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new open position is created.”
Repère chaque nouveau poste ouvert créé dans Personio. Une décision prise côté RH devient une annonce ou une tâche ailleurs.
Les actions Personio sur Zapier
Personio te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Applicant
ActionDans Zapier“Creates a new applicant.”
Ajoute un candidat dans le recrutement Personio, rattaché à un poste. Idéal quand on postule par un formulaire hors de Personio.
Create Absence
ActionDans Zapier“Creates a new absence.”
Enregistre une absence pour un salarié dans Personio, à partir de l'outil où la demande a commencé.
Create Attendance
ActionDans Zapier“Creates a new attendance.”
Écrit une nouvelle période de présence dans Personio pour un salarié. Personne ne saisit ses heures deux fois.
Create Employee
ActionDans Zapier“Creates a new employee.”
Ouvre une nouvelle fiche salarié dans Personio. Utile quand l'embauche est actée dans un autre système et que les RH ne veulent pas la ressaisir.
Find Employee en mode « trouver ou créer » pour éviter les doublons.Update Attendance
ActionDans Zapier“Updates an existing attendance.”
Modifie une période de présence déjà présente dans Personio. C'est par là qu'une correction faite ailleurs atteint le registre officiel.
Find Attendance juste avant.Update Employee
ActionDans Zapier“Updates an existing employee.”
Met à jour une fiche salarié existante avec des valeurs venues d'une autre étape. Personio reste la référence, même quand le changement naît ailleurs.
Employee Updated sur la même fiche, sinon le Zap tourne en boucle.Upload File to Employee
ActionDans Zapier“Uploads a new file to an employee.”
Range un document dans la fiche d'un salarié, fichier issu d'une étape précédente ou lien vers ce fichier, dans la catégorie choisie.
Les recherches Personio sur Zapier
5 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Personio, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve une fiche déjà présente dans Personio et la transmet aux étapes suivantes. Les recherches sont en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.
Find Absence
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an absence by employee ID.”
Retrouve les absences d'un salarié à partir de son identifiant. L'éditeur affiche aussi Find or Create Absence : la même recherche, case de création cochée.
Find Employee avant si tu n'as qu'un e-mail.Find Attendance
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a attendance by employee ID.”
Renvoie les périodes de présence d'un salarié. Une option ajoute les périodes en attente aux périodes confirmées. Find or Create Attendance est cette même recherche avec la création activée.
Update Attendance.Find Document
RechercheDans Zapier“Finds a document by owner ID”
Récupère les documents d'un propriétaire dans Personio, pour qu'une étape suivante les envoie ou les archive.
Find Employee
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a employee based on email.”
Trouve un salarié à partir de son adresse e-mail : le pont entre les outils qui connaissent les gens par e-mail et Personio, qui les connaît par identifiant. Find or Create Employee est cette recherche, création cochée.
Find Person
RechercheDans Zapier“Finds a person by their Personio ID, name, last name and email, optionally including their absence information.”
Cherche une personne par identifiant Personio, prénom, nom ou e-mail, et peut ramener ses absences avec la fiche.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap à cet endroit. Activé, le Zap continue sans la valeur.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en « trouver ou créer » : elle demande les champs pour créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (le défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup aux étapes suivantes.
Quand un Zap Personio casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit propre à Personio. Les pannes que tu croiseras sont les pannes générales, et chacune a une cause claire.
La plupart viennent du calendrier et des boucles, pas de Personio. Pour la méthode générale, la page Dépannage Zapier reprend le diagnostic pas à pas.
Aucun rattrapage du passé
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les salariés, absences ou candidats déjà dans Personio ne remontent jamais ; les migrer est un autre chantier.Le Zap qui se nourrit lui-même
Employee Updated avec Update Employee sur la même fiche, ou la paire attendance, relance le Zap encore et encore, et le quota de tâches fond.Les imports massifs retenus
Après une migration ou un import en masse dans Personio, un déclencheur peut renvoyer un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir.Un même élément, une seule fois
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu : une même absence ou un même candidat ne relance pas le Zap une seconde fois.
Besoin d'aide pour automatiser Personio avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
