Integración PlatoForms ZapierAutomatiza PlatoForms con Zapier.
La integración PlatoForms Zapier se resume en 1 disparador y 1 acción: recoger un formulario enviado o enviar uno tú. El disparador es instantáneo, no hay pasos de búsqueda y la app funciona en el plan gratuito. Esto hacen los dos.
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Qué hace de verdad la integración PlatoForms Zapier
PlatoForms convierte un PDF en un formulario web que tus clientes rellenan desde el navegador. Conectarlo con Zapier sirve para dos cosas: que un formulario enviado ponga en marcha trabajo en otra herramienta, y que datos de otra herramienta se envíen a uno de tus formularios de PlatoForms. Es todo el catálogo, y da para mucho.
Tres montajes le sacan partido. Una ficha rellenada que llega a quien la necesita: New Submission arranca el Zap y el paso siguiente manda las respuestas a donde trabaja tu clínica, una hoja de cálculo, el chat del equipo o el CRM. Dos formularios que se pasan el testigo: un paciente envía su ficha de alta y Submit Form rellena tu ficha interna con sus respuestas, sin teclear nada. Formularios alimentados por otras herramientas: un presupuesto aceptado o una cita reservada en otro sitio arranca el Zap, y Submit Form envía el formulario de PlatoForms que toca.
La mejor noticia está en el tipo de disparador. New Submission es instantáneo, y un disparador instantáneo arranca al momento sea cual sea el plan: la revisión cada 15 minutos del plan gratuito no le afecta. En la mayoría de apps, gratis significa esperar; aquí no.
Lo que Zapier no hace con PlatoForms. No hay paso de búsqueda, así que un Zap no puede localizar un envío anterior. No hay más disparador que el envío, ni acción para editar o borrar una respuesta. Cada operación trabaja con un solo formulario, el que eliges en su campo Form.
Para comparar con otra herramienta existe la página Integración PlatoForms Make y la comparativa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras de Zapier recorren toda la página. Una línea para cada una aquí y luego se usan sin repetir la explicación.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. En PlatoForms, es un cliente enviando uno de tus formularios.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o rellena algo por ti, aquí o en otra herramienta.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que termina bien. Tu plan marca cuántas tienes al mes y nada más.
- Disparador instantáneo
- Es la app la que avisa a Zapier en el momento del evento, sin esperar a la siguiente revisión. New Submission es uno de ellos.
- Disparador por consulta
- Zapier revisa la app cada cierto tiempo fijo, según tu plan. PlatoForms no tiene ninguno, por eso sus Zaps arrancan al instante.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene si no.
- Conexión
- Tu cuenta de PlatoForms enlazada con Zapier una vez y reutilizada por cada paso de cada Zap que toca PlatoForms.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de PlatoForms
Zapier cobra tareas, y una tarea es una acción que sale bien. El disparador de PlatoForms no cuesta nada, lleguen los formularios que lleguen.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos ilimitados
- New SubmissionInstantáneo en todos los planes, nunca se cobra
- Acción fallidaNo se descuenta de tu plan
- Plan de pago necesario paraUna segunda acción o un filtro
Un Zap que recoge cada envío y rellena un segundo formulario gasta una tarea por envío. Si además mandas las respuestas a una hoja de cálculo, ese mismo envío cuesta dos tareas, porque cada acción correcta cuenta por separado. Una acción que falla no se descuenta. PlatoForms no está reservada a los planes de pago: funciona en el plan gratuito, que solo monta Zaps de dos pasos, un disparador y una acción. Una segunda acción o un filtro lo convierten en un Zap de varios pasos, y eso pide plan de pago. La tabla de abajo vale para los disparadores por consulta; New Submission no la necesita.
Conecta tu cuenta de PlatoForms en 3 pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de PlatoForms y acceso de lectura o escritura a los formularios que no sean tuyos y quieras que toque el Zap.
- 02
Busca PlatoForms
Escribe PlatoForms en el buscador de la ventana, selecciona la app en la lista y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de PlatoForms para terminar.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en PlatoForms desde esa pestaña y permite que Zapier use la cuenta. La conexión aparece luego en tu página Apps y cada paso de PlatoForms puede reutilizarla.
Tu primer Zap: de la ficha del paciente a la ficha interna
ObjetivoCuando un paciente envía su ficha de alta, se envía una ficha interna de PlatoForms con sus respuestas, solo para los casos que te interesan.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap nuevo, elige PlatoForms y New Submission, selecciona tu conexión y marca la ficha de alta en el campo Form.
- 02
Prueba con envíos reales
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres envíos más recientes de ese formulario: quédate con uno real, porque todo lo que enlaces después sale de sus respuestas.
- 03
Añade un filtro
Añade un paso Filter, indica el campo que miras, la regla y el valor, y pulsa Configure & test. Cuidado con el tipo de regla: una regla de texto solo funciona con texto.
- 04
Envía la ficha interna
Añade Submit Form, elige la ficha interna y enlaza cada uno de sus campos con las respuestas del disparador. Usa un formulario distinto del que vigila el disparador.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso y comprueba el envío interno en PlatoForms. El filtro convierte este Zap en uno de varios pasos: necesitas plan de pago antes de pulsar Publish.
El disparador de PlatoForms
1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en PlatoForms, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Submission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a form is submitted and its PDF is generated.”
Pone en marcha un Zap cada vez que un cliente termina uno de tus formularios de PlatoForms y se genera el PDF correspondiente. Eliges qué formulario vigilar, y todas las respuestas de ese envío pasan a los pasos siguientes, listas para llevarlas a otra herramienta.
La acción de PlatoForms
PlatoForms te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Submit Form
AcciónEn Zapier“Submit a Form.”
Rellena y envía uno de tus formularios de PlatoForms con datos que llegan de pasos anteriores, como si alguien lo hubiera tecleado. Eliges el formulario y enlazas cada uno de sus campos.
Cuando un Zap de PlatoForms falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a PlatoForms: los casos de abajo salen del campo Form obligatorio y de cómo funciona cualquier Zap.
Con solo dos operaciones, los fallos vienen casi siempre del montaje y no de la app: un formulario mal elegido, un Zap que se alimenta a sí mismo o esperar envíos antiguos. Revisa estos puntos antes de publicar y guarda la página Depuración Zapier para lo demás.
La lista de formularios sale vacía
Las dos operaciones piden un formulario de la cuenta conectada. Si no hay ninguno, o no el que buscas, créalo primero en PlatoForms y vuelve después.El Zap se envía a sí mismo sin parar
New Submission y Submit Form sobre el mismo formulario: cada envío vuelve a lanzar el Zap y se come tus tareas. Usa dos formularios distintos.Los envíos antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Los formularios enviados antes se quedan donde están; recuperarlos es un trabajo aparte.Una avalancha de formularios queda retenida
Si llega de golpe un lote grande de envíos, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener el disparador.
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